5 mavzu. Biznes muzokaralarida etiket va protokol

suhbat, muloqot
Nutq odob-axloq me'yorlari orasida suhbatning, suhbatning odob-axloq qoidalari bilan tasdiqlangan yo'nalishini belgilaydigan qoidalar muhim o'rin tutadi:
• Suhbatdoshning qo‘li yoki yelkasi bilan teginish, shu tariqa uning e’tiborini jalb qilishga urinish nomaqbul hisoblanadi; gaplashayotganda soatga qarang; boshqa joyga qaramoq; bosh ko'tarmasdan gapiring; qulog'ingizning burchagidan tinglang; uzoq masofada gapiring.
• Suhbat davomida u (she) olmoshi bilan suhbatda ishtirok etgan uchinchi shaxsni chaqirish odat tusiga kirmagan; Bunday holda, siz odamni ismingiz bilan chaqirishingiz kerak. Masalan, "U bugun yig'ilishda edi" emas, balki "Ivan Petrovich bugun yig'ilishda edi".
• Agar suhbatdoshning ismini eslab qolish qiyin bo'lsa yoki chalkashlik xavfi mavjud bo'lsa, siz undan yana bir bor so'rashingiz, bir vaqtning o'zida uzr so'rashingiz va maxsus o'rinbosar manzillarni qidirmasligingiz kerak.
• Ikki kishi o‘rtasidagi suhbatga aralashmang. Ular suhbatni tugatguncha kutishingiz kerak. Istisno hollarda, siz uzr so'raganingizdan so'ng va bu odamlardan u yoki bu savol yoki so'rov bilan bog'lanish uchun ruxsat so'raganingizdan so'ng, suhbatni to'xtatishingiz mumkin.
• Suhbat davomida suhbatdoshga nisbatan e’tiborli bo‘lish, ikki kishining suhbatini monologga aylantirmaslik kerak. Bu nafaqat to'g'ri gapira olish, balki tinglash ham muhimdir. Shu bilan birga, sherikning bo'lajak suhbatga vaqti bor-yo'qligini so'rash har doim foydalidir.
• Agar suhbatda bir necha kishi ishtirok etsa, u holda suhbat mavzusi har bir suhbatdosh uchun qiziqarli va tushunarli bo'lishi kerak. Bunday vaziyatlarda maxsus kasbiy masalalar ko'tarilmasligi kerak, agar ular hamma uchun tushunarli bo'lmasa.
• Ayrim suhbatdoshlargagina tushunarli bo‘lgan ishoralarda gapirish xunuk.
• Odob qoidalari ma'ruzachining so'zini bo'lishni taqiqlaydi, ayniqsa u keksa odam bo'lsa. Siz hikoyachini tuzatmasligingiz va uni taklif qilmasligingiz kerak.
• “Shunday”, “yaxshi”, “bu yerda”, “bunday” kabi qo'pol, jarangdor va “begona” so'zlar bilan to'ldirish, teatrlashtirilganlik, dabdababozlikdan saqlaning, to'g'ri so'z tanlashda pastlab qo'ying.
• Jamiyatning o‘yin-kulgisi uchun latifalar, latifalar aytilayotganda, hech kimni xafa qilmaslikdan, odob chegarasidan o‘tmaslikdan ehtiyot bo‘lish kerak.
Ishbilarmonlik suhbati, muzokaralar odobi
Ishbilarmonlik aloqasi kundalik muloqotda mavjud bo'lgan talablar asosida quriladi. Shu bilan birga, har qanday ish suhbatining ajralmas sharti - bu suhbatdoshga hurmatli munosabat.
• Atrofga qaramaslik, kitob varaqlash yoki qog'ozlarni siljitish, tugmani aylantirmaslik, begona o'ylar bilan chalg'itmaslik kerak; so'zni kiritish uchun suhbatda pauzani sabrsizlik bilan kuting.
• Suhbat davomida qo‘sh ma’noli so‘zlardan foydalanish tavsiya etilmaydi.
• Suhbat va muzokaralarda ibratli ohang noo'rin. Har qanday vaziyatda hamkorlarning tengligini saqlash, suhbatdoshning dalillariga ochiq bo'lish muhimdir.
• Savollarda “nima uchun”, “qachon”, “qanday” so‘zlari bo‘lishi maqsadga muvofiqdir. Bu suhbatdoshga o'z nuqtai nazarini to'liqroq ifodalash imkonini beruvchi monosyllabic javoblarni yo'q qiladi.
• Sherik bilan suhbatda uning ko'ziga qarash yaxshidir va umuman olganda, "ko'z-ko'z" suhbati ko'proq maxfiy bo'lib, o'zaro hamdardlik, qiziqish muhitini yaratadi. Suhbat davomida odatda suhbatdoshning ko'ziga diqqat bilan qaramaydigan sharq madaniyati vakillari (masalan, yaponlar) bundan mustasno. Ular bu xatti-harakatni tajovuzkor deb bilishlari mumkin.
• Haddan tashqari emotsional bo'lmaslik kerak, lekin suhbatdoshning gaplariga jonli munosabatda bo'lish kerak. Bu erda qisqacha izohlar mos keladi: "Ha, ha, tushunaman", "Tushundim", "Bu qiziq" va boshqalar.
Munozara, kelishmovchilik, odob-axloq qoidalari, shuningdek, o'zaro hurmat ko'rsatish va umumiy do'stona muhitni saqlashga qaratilgan xulq-atvorni talab qiladi:
• O'zingizni isbotlash uchun juda baquvvat va dadil bo'lmang.
• Suhbatdosh har doim oxirigacha gapirishga ruxsat berishga loyiqdir va uning dalillari tinglandi.
• Bahsni boshlashdan oldin suhbatdoshlar bir narsa haqida gapiryaptimi yoki yo'qmi, savol to'g'ri yoki yo'qligini aniqlab olish zarar qilmaydi. Shu bilan birga, bunday iboralar juda to'g'ri: "Agar men sizni to'g'ri tushunganimda ...", "Ehtimol, men hamma narsani tushunmadim ...", "Keling, chuqurroq ko'rib chiqaylik ...", "Keling, buni ko'rib chiqishga harakat qilaylik. muammo boshqacha ...".
• E'tirozlarga qat'iy ohangda javob berib bo'lmaydi. "Yo'q, men rozi emasman", "Yo'q, bu yaxshi emas", "Yo'q, bu bizga mos kelmaydi" iboralari qabul qilinishi mumkin emas.
• Nutqning ayrim burilishlari bahsni murakkablashtirishi mumkin, boshqalari esa, aksincha, vaziyatni yumshatishi mumkin. "Siz buni tushunishingiz kerak" iborasi o'rniga: "Siz buni o'ylamaysizmi ..." dan foydalanishingiz mumkin. "Menimcha ..." o'rniga - "Siz buni topolmaysizmi ...". "Men buni sizga isbotlay olaman" o'rniga - "Umid qilamanki, bu sizni ishontira oladi". "Siz bu haqda o'ylamadingiz" o'rniga - "Siz albatta bilasiz."
• Shubhasiz to'g'ri bo'lgan taqdirda ham, uning xatosini darhol tan olishni talab qilib, dushmanni burchakka haydamaslik kerak. Saxiylik ko'rsatish va suhbatdoshga munosib chekinish berish yaxshiroqdir.
• Ish suhbatida “Men xato qilganingga ishonchim komil edi”, “Buning o‘z-o‘zidan asosi yo‘q”, “Bu suhbatni boshlashga arzigulik emas edi, bu vaqtni behuda sarflaydi” iboralarini qo‘llash noto‘g‘ri. Bunday hurmatsiz va beparvo munosabat samarali muloqotga yordam bermaydi.
• Ish suhbati yakunida javob, maslahat, sarflagan vaqt uchun rahmat aytish hech qachon zarar qilmaydi. Suhbatning natijasi qoniqarsiz bo'lsa ham, umidsizlik yoki norozilik bildirmasdan, xushmuomalalik bilan xayrlashing.
BIZNES TASHRIFLARNING ODOBI VA PROTOKOLI
Diplomatik va ishbilarmonlik xarakterdagi ko'plab tashriflarning muhim xususiyati shundaki, bu erda shaxslar nafaqat o'zlarini, balki, birinchi navbatda, tashkilot, kompaniya, mamlakatni ifodalaydilar. Shuning uchun tadbirlarning (vaziyatlarning) dizaynining o'zi, sharaf darajasi va uchrashuvlar, muzokaralar, qabullar va boshqalarning tartibi tashrif mazmuni, uning maqsadi va xarakteriga mos kelishi kerak. Bularning barchasi marosim qoidalarini (eng qat'iy, tartibga solinadigan odob shakli) muloqot amaliyotiga kiritadigan va ularning bajarilishini nazorat qiluvchi protokol bilan belgilanadi.
Etimologik jihatdan Vizantiya diplomatiyasidagi “protokol” soʻzi ishtirokchilar tarkibi sanab oʻtilgan tantanali iboralarda tuzilgan hujjatning birinchi qismini anglatardi. Hozirgi vaqtda protokol deganda turli marosimlarni o'tkazish tartibini tartibga soluvchi va hukumatlar, idoralar, vakolatxonalar, mansabdor shaxslar va rasmiy xalqaro (siyosiy, biznes va boshqalar) ishbilarmon sheriklar tomonidan rioya qilinadigan umume'tirof etilgan qoidalar, an'analar, konventsiyalar majmui tushuniladi. ).) aloqa.
Protokol qoidalari xushmuomalalik va o‘zaro hurmat tamoyillariga asoslanadi. Xushmuomalalik qonuniy kuchga ega bo'lmasa-da, diplomatlar va ishbilarmonlar bu me'yorlarga amal qilishga harakat qilishadi.
Tantanali tadbirlarning mohiyati va darajasini aniqlash mezoni delegatsiyaning kelish maqsadi (tashrif, uchrashuv maqsadi) va delegatsiya rahbarining martabasidir. Shunga qarab, uchrashuv marosimining stsenariylari ishlab chiqiladi (uchrashganlarning shaxsiy tarkibi, matbuot vakillarining ishtiroki, gullar taqdimoti va boshqalar), salomlashish va tanishtirishlar, muzokaralar va qabullar va boshqalar.
Xalqaro protokol amaliyotida tashriflarning bir nechta asosiy turlarini ajratish odatiy holdir: yuqori darajada amalga oshirilgan rasmiy tashriflar (“sammit” – ingliz tilidan tarjima qilingan sammit – “yuqori”); ish (ishchi) tashriflar; norasmiy tashriflar; sayohat tashriflari.
Ularning har biri o'ziga xos odob-axloq qoidalariga, marosim xususiyatlariga ega, ulardan og'ish jiddiy siyosiy va biznes asoratlariga olib kelishi mumkin.
Darvoqe, diplomatiya tarixida bunday holatlar ko‘p bo‘lgan. Masalan, 1768 yilda Londonda quyidagi voqea sodir bo'ldi. Fransiya elchisi saroy baliga kechikdi va yetib borgach, rus elchisi Chernishev o‘z o‘rnida Avstriya elchisining yonida o‘tirganini ko‘rdi. Frantsuz ularning orasiga siqilishdan boshqa chora topolmadi. Duelga olib kelgan janjal bo'lib, Rossiya elchisi yaralangan.
Boshqa bir holat Xitoyda imperatorning yerga to'qqiz marta ta'zim qilishga majbur bo'lganligi bilan bog'liq edi. Rus elchisi Xitoy imperatori oldida bosh egishni kamsitilgan deb bilganida, Xitoy saroyi o'zini haqoratlangan deb hisobladi va missiyaning natijalari noqulay edi.
Rossiyada 1774 yilda "Umumrossiya imperatorlik sudida xorijiy elchilar uchun marosim" ishlab chiqilgan. 1827 yilda "Rossiya imperatorlik sudida eng yuqori tasdiqlangan odob-axloq qoidalari" nashr etildi. Ushbu hukumat hujjati xorijiy elchilarni kutib olish va kutib olish tartibini belgilab berdi.
Keyingi davrning boshqa hujjatlari ham bor edi. diplomatik, xalqaro munosabatlar tartibini tartibga soluvchi, xususan, 1961 yil 18 aprelda BMT konferentsiyasida Vena shahrida qabul qilingan Vena konventsiyasi.
Ish uchrashuvlari va muzokaralarda muloqot qilish qoidalari
Ishbilarmonlik aloqalari - bu ish uchrashuvlari, ishbilarmonlik suhbatlari, bular uchrashuvlar va konferentsiyalar, davra suhbatlari va simpoziumlardir. Bu bir muammo bilan shug'ullanadigan, umumiy muammolarni hal qiladigan bir nechta odamlarning shaxsiy uchrashuvlari. Ishning muvaffaqiyati ko'p jihatdan ushbu aloqalarni o'rnatish, o'z muammolarini aniq shakllantirish, ular haqida gapirish va muhokama qilish, ishonchli tarzda bahslash qobiliyatiga bog'liq.
• Uchrashuv haqida kelishib, vaqt va joyni yozib qo'yiladi, barcha ishlaringizni keyinga qoldirmaslik uchun rejalashtiring, shoshqaloqlik bilan tugatmang, uchrashuvga shoshilmang. Suhbat rejasini o'ylab ko'rish, asosiy narsani ta'kidlash, shuningdek, o'zingiz uchun uchrashuv maqsadini aniq shakllantirish muhimdir.
• Uchrashuvni rejalashtirishda siz doimo aniq vaqtni belgilashingiz kerak va hech qanday holatda kechikmang. Bu nafaqat ish uchrashuviga kechikmaslik, balki o'zingizni tartibga solish, nafasingizni rostlash va fikrlaringizni yig'ish uchun vaqt topish muhimdir.
• Bu holatda yo'lda kechikishlar, kutilmagan biznes va uchrashuvlar - hech qanday bahona. Albatta, kechikish uchun uzr so'rashingiz kerak va agar siz o'z vaqtida kela olmasligingiz oldindan aniq bo'lsa, siz qo'ng'iroq qilishingiz, kechirim so'rashingiz, ogohlantirishingiz kerak (lekin bu ekstremal holat).
Muzokaralarga tayyorgarlik
Biznes sheriklari bilan muzokaralar olib borishda odob-axloq qoidalari mavjud.
Muzokaralar tomonlardan biri shartnoma tuzish tafsilotlari va shartlarini muhokama qilish taklifi bilan chiqqan paytdan boshlanadi. Ikkinchi tomon taklifni qabul qilganda, eng muhim bosqichlardan biri boshlanadi - muzokaralarga tayyorgarlik. Aynan shu bosqichda muzokaralarning muvaffaqiyati ko'p jihatdan qo'yilgan. Nafaqat ularning yakuniy natijasi, balki jarayonning o‘zi ham muzokaralarga qanchalik puxta tayyorgarlik ko‘rilganiga bog‘liq: muzokaralar uzoq davom etadimi, cho‘ziladimi, ziddiyatli bo‘ladimi yoki tez, uzilishlarsiz o‘tadimi.
Muzokaralarga tayyorgarlik ikkita asosiy savolni o'z ichiga oladi:
1) tashkiliy muammolarni hal qilish;
2) muzokaralar jarayonining o'zini ishlab chiqish.
Tashkiliy muammolarga quyidagilar kiradi: qabul dasturini tuzish, muzokarachilar delegatsiyasini shakllantirish, muzokaralar joyi va vaqtini aniqlash va boshqalar.
Xorijiy hamkorlarni qabul qilish dasturini tayyorlash katta e'tibor, kuch va vaqtni talab qiladi.
Ushbu dasturning asosiy elementlari:
- yig'ilish o'tkazish tartibi;
- yig'ilishning shaxsiy tarkibi;
- salomlashish va tanishtirish;
- tabrik so'zlari;
- mashinada o'tirish;
- dasturning biznes qismi (uchrashuvlar, suhbatlar, muzokaralar);
- qabullar, nonushta, tushlik;
- ekskursiya dasturi va madaniy tadbirlar;
- simlar.
Delegatsiya majlisini o‘tkazish tartibi. Bu erda quyidagi protokol qoidalariga rioya qilish kerak:
• Kutib oluvchi delegatsiya rahbarining martabasi va lavozimi tashrif buyuruvchi rahbarining martaba va lavozimiga mos kelishi kerak.
delegatsiyalar, ya'ni xorijiy kompaniya rahbari kelsa, u holda uni qabul qiluvchi kompaniya rahbari kutib olishi kerak.
• Uchrashuvga odatda mezbon delegatsiya rahbari 2-3 kishi hamrohligida keladi. Agar mehmon xotini (eri) bilan kelsa, uni delegatsiya rahbari ham xotini (eri) bilan kutib oladi.
• Havo zinapoyasida uchrashish, kelgan mehmonlarga alohida e'tibor va hurmatdan dalolat beruvchi uchrashuvning eng sharafli turi hisoblanadi.
Salom va tanishtirish. Delegatsiya aʼzolarini tabriklash va tanishtirish quyidagi tartibda amalga oshiriladi:
• Avval mezbon delegatsiya rahbari taqdim etiladi.
• Ikkinchisi mehmon - xorijiy kompaniya rahbari.
• So‘ngra mezbon delegatsiya rahbari o‘z xodimlarini – mehmonlarni kutib olishga kelgan delegatsiya a’zolarini darajalari bo‘yicha (kamayish tartibida) tanishtiradi. Agar ular bilan uchrashadiganlar orasida ayollar bo'lsa, unda ular birinchi navbatda tanishtiriladi. Agar bir nechta ayollar bo'lsa, unda ular martaba bo'yicha, keyin esa erkaklar - ham daraja bo'yicha taqdim etiladi.
• Shundan so‘ng tashrif buyurgan delegatsiya rahbari o‘z delegatsiyasi a’zolarini xuddi shu tarzda tanishtiradi.
• Delegatsiyani aeroport yoki temir yo'l vokzalida kutib olgan holda, mezbon davlat rahbari delegatsiya tarkibiga kirgan yoki delegatsiya a'zolari bilan birga kelgan barcha xonimlarga gullar taqdim etadi.
• Samimiy kutib olish ish jarayonida do'stona muhit yaratishga yordam beradi. Shu bois korxonaga taklifnoma bilan yoki uning faoliyati bilan tanishish uchun kelgan xorijlik mehmonlar qabulxonada korxona rahbari uchrashib, salomlashishlari shart. Qolgan vaqtda kompaniyaning boshqa xodimlari mehmonlar bilan shug'ullanishlari mumkin. Kompaniya rahbari mehmonlarni ham kuzatib boradi.
• Vizitkalar aeroport yoki vokzalda almashtirilmaydi. Buni keyinroq qilish kerak - odobli suhbat paytida ofisda.
• Uchrashuv marosimi tugagandan so'ng, kelgan delegatsiya a'zolari mehmonxonaga kuzatib qo'yilishi kerak.
Shikoyat qilish. Diplomatik protokol va ishbilarmonlik odob-axloq qoidalari davlat rahbarlari, vazirlar, elchilarga murojaat qilish qoidalarini aniq belgilaydi:
• G‘arbiy Yevropa mamlakatlarida bir-birini nazarda tutganda, ismga unvon yoki lavozimni qo‘shish odat tusiga kiradi. Aksariyat mamlakatlarda siz odamlarga familiyasini aytmasdan murojaat qilishingiz mumkin: janob mer, janob doktor. Istisno Germaniyadir, u erda hatto bunday holatda ham familiya qo'shiladi: Herr Doktor Shults. Ayollarni erining unvoni bilan chaqirish mumkin.
• Murojaat qilishda oliy martabali shaxslarning ismi va familiyasi tilga olinmaydi: Janobi Oliylari (Janobi Hazrati), Qirollik Oliylari yoki Oliy Hazrati (Janobi Hazrati). Janobi Oliylari Favqulodda va Muxtor Elchiga, Hazrati Hazrati katolik kardinaliga yoki papa nunsiyiga murojaat qiladi. Prezident va uning rafiqasiga janob Prezident va xonim (familiyasi qo'shib) murojaat qilishadi.
Avtomobilda o'tirish. O'zaro tanishtirish va salomlashishdan so'ng mezbonlar va mehmonlar mashinalarga o'tirishadi.
• Xalqaro protokol amaliyotida avtomobillardagi joylar sharafli va unchalik sharafli bo‘lmagan joylarga bo‘linadi. Birinchi faxriy o'rin avtomobil yo'nalishi bo'yicha o'ngdagi orqa o'rindiqdagi o'rindiqdir. Ikkinchi eng muhim o'rin chapdagi orqa o'rindiqda, uchinchisi o'rtada, to'rtinchisi haydovchining yonida.
• Eng sharafli o'rindiqqa ega bo'lgan yo'lovchi birinchi bo'lib kiradi va chiqadi.
• Transport sifatida taksidan foydalanilgan taqdirda faxriy mehmonga haydovchining yonidagi oldingi o‘rindiqda o‘tirishni taklif qilish protokol buzilishi hisoblanadi.
• Mehmonlar mashinaga o‘tirishdan yoki undan tushmoqchi bo‘lmasdan oldin, ular uchun eshikni oching va keyin ularni orqasidan yoping. Bu vazifa yig'ilish delegatsiyasi a'zolariga yuklanadi va avtomobillarda o'tirish tartibiga qarab, haydovchi yoki tarjimon yoki hamrohlik qiluvchi shaxslardan biri tomonidan bajarilishi mumkin.
• Delegatsiya a'zolarini mehmonxonaga kuzatib borishda hech qanday holatda ularni kiraverishda qoldirmaslik kerak. Bu shafqatsizlik: hujjatlarni qayta ishlashda ularda savollar bo'lishi mumkin. Mehmonlarni o'z xonalariga kuzatib qo'yish ham noqulay, chunki u eskortni bir chashka choy yoki qahva ichish uchun xonaga taklif qilishga majbur qiladi. Mehmonxona qabulxonasida mehmonlar bilan xayrlashish, ular bilan xushmuomalalik bilan (protokol tashrifi) kelishib olish yaxshidir.
Hurmatli tashrif. Umumiy qabul qilingan amaliyotga ko'ra, tashrifining biznes qismini boshlashdan oldin faxriy mehmon (kelgan delegatsiya rahbari) mezbon davlatga xushmuomalalik bilan murojaat qiladi. Bu tashrif, go'yo mehmonning kelishi bilan uchrashishiga javobdir. Protokolli tashrif zaruriyati, shuningdek, delegatsiyalar rahbarlari bo‘lish dasturini yana bir bor aniqlashtirishi, zarurat tug‘ilganda unga o‘zgartirishlar kiritishi lozimligi bilan izohlanadi.
Xushmuomalalik tashrifi aslida muzokaralarning boshlang'ich bosqichi bo'lib, uning davomida ketma-ket bajarilishi kerak bo'lgan bir qator protseduralar talab qilinadi:
- o'zaro salomlashish;
- vizitkalarni rasmiy taqdim etish va almashtirish;
- fikr almashish;
- muzokaralar dasturi bilan tanishish;
- muzokaralar dasturini aniqlashtirish va muvofiqlashtirish.
• Uchrashuvning aniq vaqti va joyini tanlash huquqi mehmonlarda qoladi. Bunday uchrashuvlar odatda mezbon tashkilotning binosida bo'lib o'tadi.
• Bunday uchrashuvlarni soat 10.00 dan 12.30 gacha va 15.00 dan 18.00 gacha tayinlash tavsiya etiladi. 12.30 dan keyin va 18.00 dan keyin o'tkaziladigan uchrashuvlar tushlik yoki kechki ovqatga taklif sifatida qabul qilinishi mumkin.
• Belgilangan vaqtda mehmonni qabulxonada kotib yoki yordamchi kutib oladi va uni muassasa rahbariyatigacha kuzatib boradi. Mezbon tashkilot rahbariyati, faqat alohida hollarda, ayniqsa faxriy mehmonlar kelganda, ularni o'zlari kutib olishlari mumkin.
• Rahbarning kabinetida mehmonlarni qabul qilish uchun maxsus ajratilgan joy bo'lishi maqsadga muvofiqdir. Agar ofisda divan va ikkita qulay stul bo'lsa, u holda divan mehmon uchun sharafli joydir.
• Mezbon divanning chap tomonidagi kresloga o‘tiradi, shunda mehmon uning o‘ng tomonida bo‘ladi. Agar mehmon va uni qabul qilgan kishi divanda birga o'tirsa, mehmon yana uy egasining o'ng tomonida bo'ladi.
• Mehmon kabinet egasi o‘tirgandan keyingina o‘tiradi. Tarjimon o'zboshimchalik bilan o'tiradi.
• Stolda yoki stol boshida o'tirgan mehmonlarni qabul qilmaslik, shuningdek, mehmonlarni ko'chaning quyoshli tomoniga qaraydigan derazalar oldiga qo'ymaslik kerak. Bu tomonlarning ma'lum bir tengsizligi muhitini yaratadi va hurmatsizlikning namoyon bo'lishi sifatida baholanishi mumkin.
• Protokol tashrifi 20-30 daqiqa davom etganligi sababli, 5-7 daqiqadan so'ng shirinliklar berilishi mumkin: choy, kofe, mevalar, shirinliklar, pechenye va boshqalar. Alkogolli ichimliklar berilmaydi.
• Suhbatni o'tkazish tashabbusi qabul qiluvchi tomonda.
• Ziyofatni tark etish tashabbusi mehmonlarga tegishli. Suhbatdagi uzoq pauza ham tinglovchilarning oxiri belgisi sifatida xizmat qilishi mumkin.
• Tashrif tugagandan so'ng, mezbon tomon mehmonlarni yo'lak, lift yoki maydonchada kuzatib boradi. Ularning navbatdagi uchrashuvi muzokaralar stolida bo'lib o'tadi.
Muzokaralar stoliga o'tirish. Muzokaralar stoliga o'tirish uchun bir nechta variant mavjud:
• Delegatsiyalar rahbarlari stol boshida (tarjimonlar yon tomonda) o‘tirishadi, so‘ngra delegatsiyaning qolgan a’zolari daraja bo‘yicha stolga o‘tirishadi.
• Yana bir variant ko'proq qo'llaniladi: delegatsiyalar rahbarlari stolning o'rtasida, bir-biriga qarama-qarshi o'tirishadi, ularning yonida tarjimonlar, so'ngra delegatsiya a'zolari darajasi bo'yicha.
• Agar muzokaralarda uch yoki undan ortiq tomonlar qatnashayotgan bo'lsa, ular dumaloq yoki to'rtburchak stol atrofida alifbo tartibida soat yo'nalishi bo'yicha o'tiradilar.
• Alifbo tartibida navbat bilan raislik qilish yoki birinchi majlisni mezbon, keyin esa alifbo tartibida raislik qiladi.
Va muzokaralar odobi bo'yicha yana bir nechta maslahatlar:
• Uchrashuvlar va muzokaralar paytida stollarda ortiqcha narsa bo'lmasligi kerak. Faqat daftar, qog'oz va ruchka (qalam) mavjudligi maqbul hisoblanadi. Ammo shisha mineral suvni (gazlangan va gazsiz) va benuqson toza stakanlarni (teskari pastga qarab foydalanishdan voz kechish belgisi deb hisoblanadi) yoki sharob stakanlarini (aylantirish odatiy hol emas) oldindan etkazib berilishi mumkin.
• Uchrashuv xonasi mos ko'rinishga ega bo'lishi kerak. Bu juda toza bo'lishi kerak, havo bo'lmagan va shovqinli emas. Kreslolar va kreslolar qulay bo'lishi va derazalar oldida joylashtirilmasligi kerak, chunki muzokarachilar quyosh nuri ta'sirida bezovtalanishi yoki nomaqbul manzara bilan chalg'itishi mumkin. Har qanday holatda, mehmonlar o'z joylarini tanlashga taklif qilinishi kerak.
• Uchrashuv zalida telefon bo'lsa, yig'ilish vaqtida jiringlamasligiga e'tibor berish kerak. Hamkorlar aralashmasdan va chalg'itmasdan gapirishlari uchun butun muhit tinch suhbat uchun qulay bo'lishi kerak. Kirish eshigiga "Kirmang, muzokaralar ketmoqda" degan yozuvni osib qo'yish kerak.
• Uchrashuv xonasida mezbon tashkilot faoliyatiga oid ko‘rgazmali materiallar: bukletlar, mahsulot namunalari bo‘lishi kerak.
• Munozaralar qanchalik sekin kechmasin, sheriklar qanchalik korroziy bo'lmasin, siz doimo vazminlikni, sabr-toqatni saqlashingiz, ovozingizni ko'tarmasligingiz, izoh bermasligingiz, xonada jahl bilan yurmasligingiz kerak.
• Muzokaralar yo‘nalishini o‘z foydangizga o‘zgartirishga urinayotganda, ba’zi muzokarachilar ba’zan o‘zlariga yo‘l qo‘yadigan hiyla-nayrangga hech qachon murojaat qilmaslik kerak: ular kimdir ularga bitimning yaxshiroq shartlarini taklif qilayotganini aytishadi. Hurmatli ishbilarmon doiralarda bu shantaj va soxta pas deb hisoblanadi. Har kim o'zi uchun eng foydali hamrohni tanlashda erkindir, lekin u buni boshqalarni xafa qilmasdan, hurmat bilan bajarishi kerak.
Muzokaralar yakunida jamoaviy suratga olish va sovg'alar almashish odat tusiga kiradi.
Sovg'alar va suvenirlar
Sovg'alar yoki esdalik sovg'alari (ya'ni, biron bir mamlakatga yoki biron bir joyga, muassasaga tashrif buyurishni eslatish uchun mo'ljallangan kichik narsalar), shuningdek, shirinliklar almashish ko'plab xalqlar uchun mehmondo'stlikning ajralmas elementidir. Qat'iy aytganda, mehmondo'stlikning o'zi sovg'a almashishning ma'lum bir shakli bo'lib, mezbon ertami-kechmi mehmon holatida bo'lishiga ishonishi mumkin. Shu ma'noda, sovg'a haqiqatan ham o'ziga xos ekvivalent, muayyan munosabatlar belgisi sifatida ishlaydi, go'yo sovg'aning o'zi, egasiga bo'lgan his-tuyg'ulari. “Sovg‘a qimmat emas, e’tibor qimmat” degan naql bejiz aytilmagan. Bunga shuni qo'shishimiz mumkinki, sovg'aning maqsadga muvofiqligi va xushmuomalaligi ham muhimdir.
Kundalik odob-axloq qoidalarida sovg'alarga bir qator talablar qo'yiladi:
• Sovg'alar berilgan kishilarning ehtiyojlari, qiziqishlari, turmush tarziga javob berishi kerak. Gullar, shirinliklar, mevalar, kitoblar, qalamlar, shisha idishlar, kulolchilik buyumlari, rang-barang kalendarlar, shamdonlar, vazalar, daftarlar, kofe stakanlari, krujkalar va boshqalar har doim o'rinli va har kimga berilishi mumkin bo'lgan sovg'alardir.
• Shaxsiy buyumlar (galstuk, ko'ylak, tayt, atir va boshqalar) faqat juda yaqin odamlarga beriladi.
• Pulni sovg‘a qilish odob-axloq qoidalariga to‘g‘ri kelmaydi (buni faqat juda yaqin qarindoshlar orasida qilish mumkin), chunki u endi sovg‘a emas, balki bir martalik pul yoki pora kabi ko‘rinadi.
• Sovg'a sifatida alkogolli ichimliklar tanlashda ehtiyot bo'ling. Birinchidan, birinchi navbatda, bunday sovg'a uchun mo'ljallangan odam spirtli ichimliklarni iste'mol qiladimi yoki yo'qligini bilib olishingiz kerak. Ikkinchidan, nafaqat beruvchining ta'miga, balki har doim bu odam afzal ko'rgan ichimlikni berish odat tusiga kiradi.
• Agar sovg'a shaxsan topshirilgan bo'lsa, u holda uni sovg'a qiluvchining huzurida ochish, qoniqish va minnatdorchilik bildirish kerak.
• Sovg‘aning o‘zi (uning ma’nosi) odobsiz bo‘lsa yoki u shunchalik qimmatli bo‘lsaki, uni qabul qilib, o‘zini qarzdordek his qiladigan bo‘lsa, sovg‘adan faqat oxirgi chora sifatida voz kechish mumkin, deb ishoniladi. Bunday holda, nima uchun bu sovg'ani qabul qilish mumkin emasligini uzoq vaqt davomida tushuntirishga arzigulik emas. Bu juda qat'iy, ammo muloyim bo'lishi kerak, deyish (yoki sovg'ani eslatma bilan birga qaytarib yuborish): "E'tiboringiz uchun rahmat, lekin men bu sovg'ani qabul qila olmayman".
• Sovg'a berish va ularni olish holatlarida ham ma'lum bir choraga rioya qilish kerak. Sovg'aning qiymati beruvchining moddiy imkoniyatlariga mos kelishi kerak ("cho'ntagidan" saxiylik ochko'zlik kabi kulgili).
• Agar sovg'a unchalik xursand qillmasa, noroziligingiz va umidsizlikni ko'rsatishingiz shart emas. Qanday bo'lmasin, siz sovg'alar uchun xushmuomalalik bilan minnatdorchilik bildirishingiz kerak, chunki odamlar chin dildan yaxshi narsalarni qilishni xohlashdi.
Bu boradagi muhim va muhim ko‘rsatmalar o‘z vaqtida “Ijtimoiy hayot qoidalari va odobi. Yaxshi ohang" (1889): "Berish huquqiga ega bo'lish uchun eng katta noziklikni kuzatadigan tarzda bera olish kerak.
O'zimiz bu narsaga muhtoj emasmiz, deb birovga biror narsa berish odobsizlikdir; ayniqsa, agar biz uni bergan kishi biz bilan buni ko'rgan bo'lsa.
Biz o'z navbatida sovg'a sifatida olgan ba'zi narsalarni berish, uni bizga bergan kishiga nisbatan ham odobsizlikdir.
Ishbilarmonlik munosabatlarida ushbu qoidalarga ham rioya qilish kerak. Bundan tashqari, sheriklar uchun esdalik sovg'alari kabi muhim arzimas narsani unutmaslik kerak, ayniqsa, buni juda jiddiy qabul qiladigan osiyolik ishbilarmonlar bilan muzokaralar olib borishda. Ammo amerikaliklar yoki g'arbiy evropaliklar bilan uchrashganda ham, firmalar rahbariyatidan qabul qilingan taqdirda muhim sovg'alarni tayyorlash kerak.
• Odobga ko‘ra, birinchi uchrashuvda sovg‘a mehmonlar emas, mezbonlar tomonidan beriladi. Shuning uchun, kelgan chet ellik hamkorga u sharafli mehmon sifatida qaralishi va uzoq muddatli munosabatlarga ishonishining belgisi sifatida biror narsa taqdim etish juda muhimdir.
• Sovg'alar qat'iy ravishda martabaga qarab tayyorlanishi va berilishi kerak. Misol uchun, agar siz kompaniya prezidentiga vitse-prezident bilan bir xil sovg'a bersangiz, bu haqorat yoki, eng yaxshisi, biznes odob-axloq qoidalarini bilmaslik belgisi sifatida qabul qilinadi. Qattiq ierarxiya asosida qurilgan yapon, koreys, xitoy va Osiyo jamiyatlarining boshqa vakillari bo'ysunishning buzilishiga ayniqsa sezgir.
• Qadoqlashga alohida e'tibor bering. Chet elliklar sovg'aning haqiqiy qiymatini aniq anglamagan holatlar mavjud, chunki u ko'rinmas qog'ozga o'ralgan va arzonga sotib olingan narsaga o'xshaydi. Juda muhim sovg'a (kompaniyadagi eng yuqori shaxs uchun) muallifning rasmi, qo'lda ishlangan badiiy mahsulotlar va boshqalar. Badiiy albomlar va kitoblarni berish o'rinlidir.
• Quyidagilarni berish tavsiya etilmaydi:
- qo'g'irchoqlar va samovarlar - deyarli barcha chet elliklarda ular bor;
- garderob buyumlari, galstuk va ayollar shoyi sharflari yoki kompaniya logotipi tushirilgan sharflar bundan mustasno;
- buyumlarni teshish va kesish (pichoqlar, uzun pinlardagi nishonlar va boshqalar). Ko'pgina mamlakatlarda pirsing buyumlari yomon belgidir. Masalan, Lotin Amerikasidagi biznes sherigiga pichoq ko'rinishidagi sovg'a u tomonidan munosabatlardagi tanaffus sifatida qabul qilinishi mumkin;
- nometall va ro'molcha - ko'p mamlakatlarda ular xurofot bilan bog'liq ob'ektlardir;
- ikonalar, diniy topinish ob'ektlari.
• Takroriy sovg'alardan qochish kerak. Bu odob-axloq qoidalarini jiddiy buzish hisoblanadi.
• Sovg'alar gravyura yoki monogramma yoki kompaniya logotipi yoki sovg'a mo'ljallangan shaxsning bosh harflari bilan bezatilgan bo'lsa, yanada mazmunli ko'rinadi.
• Mumkin bo'lgan qo'shma loyihalar bo'yicha muzokaralar endigina boshlangan kishilarga sovg'a berish tavsiya etilmaydi, chunki bu muzokaralar natijasiga ta'sir o'tkazishga urinish sifatida qabul qilinishi mumkin. Eng maqbuli - muzokaralar oxirida kompaniya logotiplari bo'lgan kichik suvenirlar.
• Muhim nuqta - bu sovg'aning qiymati. Ko'pgina mamlakatlar qonunchiligi rasmiy lavozimlarni egallagan shaxslarga qimmatbaho sovg'alarni qabul qilishni taqiqlaydi. Bu pora sifatida baholanishi mumkin. Shuning uchun, Rossiya rasmiy va ishbilarmonlik muhitida sovg'aning qiymati 3 ming rubldan, boshqa mamlakatlarda - 100 dollardan, AQShda esa - 20 dollardan oshmasligi kerak. Qimmatbaho sovg'alar Avstraliyada ham qabul qilinmaydi. Shuning uchun, o'zingizni qalam, bloknot, hamyon, kalit zanjir yoki krujka bilan cheklash yaxshiroqdir.
• Gullarni biznes sheriklariga ham taqdim etish mumkin (salom, minnatdorchilik belgisi sifatida, qandaydir muhim voqea munosabati bilan va hokazo). Agar gullar shaxsan taqdim etilsa, ular kengaytirilgan shaklda taqdim etiladi. Bunday holda, guldasta chap qo'l bilan uzaytiriladi, o'ng qo'lni qo'l siqish uchun tayyor ushlab turadi.
• Qoida tariqasida erkaklarga gul berilmaydi. Istisnolar - bu yubileylar va ma'lum bir insonning hayotidagi juda muhim voqealar va hatto bu holatlarda ham gullar yagona sovg'a sifatida berilmaydi.
Bundan tashqari, turli mamlakatlarda gullar va sovg'alar berishning o'ziga xos xususiyatlari mavjud. Masalan, Vengriyada xrizantema va hidrangealar qayg'uni anglatadi. Germaniyada yorqin qizil gullar ehtirosli sevgining ramzi hisoblanadi va sariq va oq gullardan iborat guldasta motam belgisidir. Bunday holda, guldastadagi gullar soni, bizning an'anamizdan farqli o'laroq, teng bo'lishi kerak. Lotin Amerikasi mamlakatlarida, aksincha, qizil gullar qon va o'limni anglatadi. Xitoy va Turkiyada ular oq va ko'kning kombinatsiyasini yoqtirmaydilar, lekin ular qizil va yashil kombinatsiyaga yaxshi moyil.
Yaponiya va Xitoyda ular o'lim ramzi bilan bog'laydigan "4" raqamiga salbiy munosabatda bo'lishadi. Xitoyliklarga soatlar berilmasligi kerak, chunki Xitoy madaniyatida ular inson hayotining qisqaligi haqida eslatib turadi. Xitoy tilida "soat" belgisi "o'lim" belgisiga o'xshaydi, shuning uchun sovg'a sifatida berilgan soat ko'pincha omadsizlik belgisi hisoblanadi. Bu mamlakatlarda nopok hayvonlar hisoblangan Yaqin Sharqda yalang‘och ayollar va uy hayvonlari, masalan, itlar tasvirlangan sovg‘alarga ruxsat berilmaydi.
Haqiqiy sovg'alar va esdalik sovg'alaridan tashqari, ishbilarmonlik munosabatlari amaliyotida tabrik va minnatdorchilik kartalari va xatlarni almashish odatiy holdir. Bu sabablarga quyidagilar kiradi:
- Yangi yil, Rojdestvo va sheriklar tomonidan nishonlanadigan boshqa bayramlar;
- biznes sherigi uchun muhim bo'lgan har qanday voqeaning tug'ilgan kuni, yubileyi, yubileyi;
- rag'batlantirish;
- ilmiy daraja, istalgan unvon va boshqalarni olish;
- ko'rsatilgan maxsus yordam, ijobiy tavsiyalar uchun minnatdorchilik;
- Tezroq tuzalib ketish tilaklari va h.k.
Ishbilarmon sheriklarni har qanday bayram bilan tabriklashda ularning milliy va diniy maqomlarini diqqat bilan ko'rib chiqish kerak va xristian bo'lmagan dinga e'tiqod qiluvchilarni Rojdestvo yoki Pasxa bayramlari bilan tabriklamaslik kerak. Agar sheriklar orasida turli din vakillari bo'lsa, unda neytral xarakterdagi otkritkani (masalan, qish yoki bahor manzarasi tasviri bilan) yuborish va sizni "Qish bayrami!" bilan tabriklash yaxshiroqdir. yoki "Bahor boshlanishi bilan!" va h.k.
MASОFLI ALOQA ETIKETI
Muloqot odobining rivojlanishiga uzoq vaqtdan beri turli omillar ta'sir ko'rsatdi va bu jarayonda o'zaro ta'sirning yangi holatlarini yaratadigan va tegishli va nomaqbul, tasdiqlangan va qoralangan xatti-harakatlar g'oyasini o'zgartiradigan madaniy yangiliklar va texnik ixtirolar muhim rol o'ynadi. Shunday qilib, yozishning ixtiro qilinishi bilan yuzma-yuz jonli muloqot axborotni uzatishning boshqa usullari bilan to'ldirildi. Xat almashish amaliyotidan yozishmalar odobi shakllandi: shaxsiy va ish xatlarining turli janrlari paydo bo'ldi. Hatto maxsus turdagi ma'lumotnomalar - xatlar mavjud edi, unda turli holatlar uchun xatlar namunalari berilgan. Nafosat, fikr teranligi, uslub, qo‘lyozmaning go‘zalligi qadrlandi. Telegrafning ixtiro qilinishi bilan epistolyar an'ana ham o'zgarishlarga uchradi. Xatlarning puxtaligi va tafsiloti o'z o'rnini xabarlarning qisqaligi va sig'imiga berdi, yozishmalarning telegraf uslubi deb ataladigan uslub shakllandi.
Og'zaki muloqot o'zgarishsiz qolmadi. Telefonning paydo bo'lishi yangi talablarni ishlab chiqishni talab qildi, ular allaqachon monolog uchun emas (xatdagi kabi), balki dialogni qurish uchun ham qo'yilgan. Endi muzokaralar samaradorlik va xushmuomalalik fazilatlarini yo'qotmasdan qisqa bo'lishi kerak edi. Nihoyat, Internetning tarqalishi ham texnologiya, ham shaxslararo muloqot rivojlanishining yangi davrini e'lon qildi. Bir-biridan ancha uzoqda bo'lgan odamlar bilan tezkor yozma (nafaqat yozma) o'zaro ta'sir qilish imkoniyati mavjud edi, har xil turdagi ma'lumotlar almashinuvi, hissiy ekspressivlikning yangi vositalari (imo-ishoralar) paydo bo'ldi.
Masofaviy aloqaning zamonaviy odob-axloq qoidalari turli xil aloqa shakllarini o'z ichiga oladi: an'anaviy qog'oz va elektron yozishmalar, telefon suhbatlari, tezkor messenjerlar (tezkor xabar almashish dasturlari) yordamida aloqa. U yoki bu darajada, ularning barchasi ishbilarmonlik aloqalarida ishtirok etadilar, ammo ularni qo'llash chegaralari va foydalanish odob-axloq qoidalari farq qiladi.
ishbilarmonlik yozishmalari odobi
Butun dunyoda ishbilarmonlik aloqalarining muhim qismi yozishmalar orqali amalga oshiriladi. Shuning uchun muallif va u vakili bo'lgan tashkilot haqida eng qulay fikrni beradigan ish xatlarini yozish juda muhimdir.
Asosan, barcha rasmiy xatlar yagona xalqaro standartga muvofiq tuzilgan. Unga ko'ra, xat ma'lum bir shaxs nomidan emas, balki jamoa nomidan - yuridik shaxs nomidan yoziladi. Taqdimotning ushbu shakli rasmiy xatning jamoaviy manfaatlarni ifodalashi va, qoida tariqasida, mansabdor shaxs - korxona, muassasa direktori, komissiya raisi, tashkiliy qo'mita kotibi tomonidan imzolanishi (imzosi) bilan belgilanadi. Tashkiliy qo'mita", qat'iy aytganda, mutlaqo to'g'ri emas).
Mamlakatimizda biznes yozish uchun umumiy qabul qilingan standart yo'q, ammo amal qilish kerak bo'lgan ba'zi qoidalar mavjud:
• Tashkilotlar odatda biznes yozishmalari uchun oldindan chop etilgan blankadan foydalanadilar. Shaxsiy ish xatlari oddiy qog'ozda chop etiladi.
• Yozuv qog'ozi toza va chiroyli tarzda kesilgan bo'lishi kerak.
• Xizmat xatlari faqat bitta masala bo'yicha yoziladi, shu bilan birga ma'lumotlar to'liq bo'lishi va xat imkon qadar qisqa bo'lishi kerak.
• Ish xatlarida murakkab jumlalar bo'lmasligi kerak, unda motivatsiyaning murakkab usullaridan foydalanish tavsiya etilmaydi.
• Rasmiy xatning hajmi mashinada yozilgan matnning bir yarim sahifasidan oshmasligi kerak. Ko'proq ma'lumot, ma'lumotnomalar, xulosalar va hokazolarni ko'rsatish zarur bo'lgan hollarda, aslida, ish xati ushbu hujjatlarga ilova qilingan xat bo'ladi (ular xatga ilova qilinadi). Xatga qo'shimchalar hajmi va ularning soni cheklanmagan.
• Xat qabul qiluvchiga murojaat bilan boshlanadi. Murojaatning universal shakli "Azizim ..." dir, ammo uni qo'llashda bir qator nuanslar mavjud. Agar oluvchi yaxshi tanish bo'lsa, unda siz unga ismingiz va otasining ismingiz bilan murojaat qilishingiz kerak: "Hurmatli Ivan Sergeevich." Agar xat biz shaxsan tanish bo'lmagan va ilgari xat yozmagan shaxsga yozilgan bo'lsa, familiya bilan murojaat qilish maqsadga muvofiqdir: "Hurmatli janob Petrov". Agar biror sababga ko'ra qabul qiluvchining ismi noma'lum bo'lsa, "Hurmatli janob bosh direktor" lavozimiga ko'ra murojaat qilishga ruxsat beriladi. Murojaat oxirida rus an'anasi undov belgisini talab qiladi, chet el yozishmalari odob-axloqi vergulni taklif qiladi. Hozirgi vaqtda faol xalqaro aloqalar ta'sirida bu ikki variant ichki amaliyotda teng huquqli sifatida mavjud.
• Maktub hamkorlik uchun minnatdorchilik va uning davom etishiga umid bildirish bilan yakunlanadi. Va albatta: "Hurmat bilan (siz)", "Hurmat bilan" va hk.
• Imzo varaqning o'ng tomonida, yakuniy xushmuomalalik formulasi ostida qo'yiladi. Imzolovchining ismi uning qo'lyozma imzosi ostida bosiladi. Shu bilan birga, shuni yodda tutish kerakki, hamkor tashkilotlar o'rtasidagi yozishmalarda imzolovchining maqomi adresat maqomiga teng bo'lishi kerak, ya'ni direktorga xat tashkilot direktori tomonidan imzolanadi, xat bo'lim boshlig'i bo'lim boshlig'i tomonidan imzolanadi.
Faqat yaxshi bosilgan, qog'ozda chiroyli tartiblangan, beg'ubor va ko'zga yoqimli, ya'ni darhol yoqimli taassurot qoldiradigan xatlar imzolanishi va yuborilishi kerak. Biznes maktubni jozibali va yaxshi shakllangan qilish uchun bir nechta qoidalar kerak:
• Konvert qog'oz sifati va og'irligi bo'yicha firma blankasiga mos kelishi kerak.
• Keng hoshiyalar yozishni o‘qishni osonlashtiradi va yanada jozibali qiladi.
• Ish xatini varaqning orqa tomoniga chop etish odob-axloq qoidalarini qo‘pol ravishda buzish hisoblanadi.
• Barcha ish xatlari kompyuterda kamida ikki nusxada terilishi kerak. Nusxasi pochta qutisida saqlanishi kerak.
• Paragraflarga bo'lingan matnni o'qish osonroq. Shuning uchun har bir yangi fikr yoki fikrni qizil chiziqdan boshlab, bu fikrni iloji boricha sodda va ixcham ifodalagan ma’qul.
• Maktubda imlo xatolari, matn terish xatolari, noto'g'ri yoki noqulay tuzilgan iboralar bo'lmasligi kerak. Grammatik xatolar, noto'g'ri imlo, etishmayotgan tinish belgilari yoki ulardan noto'g'ri foydalanish harakatlaringizga putur etkazishi mumkin.
• Agar qabul qiluvchining e'tiborini alohida so'z yoki iboralarga qaratish zarurati tug'ilsa, ularni qalin yoki kursiv bilan ajratib ko'rsatish odatiy holdir. Buning uchun pastki chiziq tavsiya etilmaydi.
Nihoyat, etiket nafaqat xatning ko'rinishi va mazmuniga, balki yozma muloqot jarayoniga ham talablar qo'yadi.
• Qabul qilingan xatlarga zudlik bilan, 10 kun ichida javob berilishi kerak. Bunday muddatda batafsil javob berishning iloji bo'lmasa, hech bo'lmaganda xat olingani haqida xabar berish, javob nima uchun kechiktirilganligini tushuntirish va qachon berilishini ko'rsatish kerak.
• Agar bu sherigiga birinchi xat bo'lmasa, u oxirgi xatiga xushmuomalalik bilan murojaat qilish bilan boshlanishi kerak. Bu maktub olinganligi to'g'risida bildirishnoma emas, balki o'lpon emas va unga asoslangan keyingi muloqot.
• Agar xat ishbilarmonlik muloqotining boshlanishi bo'lsa, siz o'z kompaniyangizni, uning vazifasi va maqsadlarini taqdim etishdan boshlashingiz kerak. Hamkorga kompaniya haqida batafsil ma'lumotga ega bo'lgan bukletni yuborish yaxshiroqdir. Biroq, reklama materiallari katta hajmli bo'lmasligi kerak. Ushbu materialning matni sherikning tilida yoki ingliz tilida bo'lishi kerak.
• Yozma tabriklar va yaxshi tilaklar uchun yozma ravishda minnatdorchilik bildirish ayniqsa muhimdir. Va bu erda yana shuni ta'kidlash kerakki, sovg'alar, ko'rsatilgan xizmatlar va biznes bilan bog'liq barcha narsalar uchun minnatdorchilik xatlari kompaniyaning blankida chop etilishi mumkin: oddiy qog'oz faqat jo'natuvchi shaxsiy yuz sifatida ishlaganda yozilishi kerak.
Biznes aloqa tarmog'i
Keyingi yillarda, ayniqsa, ishbilarmonlik aloqalari sohasida global internetning o‘ziga xos odob-axloq qoidalari shakllandi, elektron pochta orqali muloqot qilishning maxsus qoidalari shakllandi. Bu qoidalar netiket (netiquette - ingliz tarmog'idan - tarmoq va etiket) deb ataladi. Rus tilida iz qog'ozi setiket odob-axloq qoidalarining ushbu qismini belgilash uchun paydo bo'ldi.
Setiket qoidalari turlicha bo'lib, ularni texnologik, axloqiy va odob-axloq qoidalariga bo'lish mumkin. Texnologik qoidalarga Internet aloqasi xavfsizligini ta'minlash uchun mo'ljallangan qoidalar kiradi. Masalan, matnlarni elektron pochta orqali yuborish uchun RTF formatidan foydalanish odatiy holdir, chunki u ko'p platformali va Microsoft Word muharririning turli versiyalari tomonidan qo'llab-quvvatlanadi. Bundan tashqari, ushbu qoidaning amalga oshirilishi ushbu formatda uzatilmaydigan kompyuter viruslari muammosini bartaraf etadi. Axloqiy qoidalar har qanday shaxslararo muloqotda amal qilish odatiy bo'lgan qoidalardan unchalik farq qilmaydi. Aslida, odob-axloq qoidalari elektron xatlarning dizayn xususiyatlariga ham, turli holatlarda onlayn yozishmalarning maqsadga muvofiqligiga ham tegishli.
Aloqa holatlari nuqtai nazaridan barcha tarmoq qoidalari ikkita katta guruhga bo'lingan. Ba'zilar umumiy Internet maydonlarida (forumlarda) muloqotga taalluqlidir, boshqalari shaxsiy elektron yozishmalarni tartibga soladi.
Elektron yozishmalarning o'ziga xos xususiyati uning ikki tomonlama tabiatidadir. Bir tomondan, bu virtual makonga o'tkaziladigan o'ziga xos an'anaviy yozishmalar sifatida ko'riladi. Boshqa tomondan, elektron pochta xabarlarini almashish tezligi ularni SMS xabarlar bilan bir qatorga qo'yadi.
Internet muhitining an'analari elektron pochta uchun quyidagi talablarni belgilaydi:
• Maktubdagi muhim qismlar bosh harflar bilan emas, balki qalin yoki kursiv bilan yozilishi kerak. Internet-muloqotda katta harflar bilan yozilgan matn qichqiriq yoki baland ohangdagi suhbatni anglatadi.
• Elektron xatlar almashinuvi telefon odobi qoidalariga muvofiq tugaydi: tashabbus yozishmalarni boshlagan kishiga tegishli. Xatni oluvchi suhbatni to'xtatmasligi kerak.
Bir qator onlayn yozishma qoidalari an'anaviy biznes yozishmalari amaliyotidan olingan:
• Elektron pochta orqali xabar olgandan so'ng, unga imkon qadar tezroq (24 soat ichida) javob berish kerak, agar taklifga rozi bo'lmasa, hech bo'lmaganda xat olinganligini tasdiqlaydi. Qo'shimchalari bo'lgan xatlarga javob berish ayniqsa muhimdir, chunki qabul qiluvchi yuborilgan fayllar to'g'ri o'qilganligi haqida xabardor qilinishi kerak. Elektron pochtaga yetti kun ichida javob bermaslik muloqotni rad etish hisoblanadi. Biroq, bu qoida oluvchidan besh daqiqa ichida darhol javob berishni talab qilish kerak degani emas.
• Xatlar va xabarlar to'g'ri yozilishi kerak. Ishbilarmonlik yozishmalarida "alban" tili mutlaqo chiqarib tashlanadi.
• Elektron pochta xabar bilan boshlanib, imzo bilan tugashi kerak.
• Birovning elektron pochtasini o‘qish va birovning (shaxs yoki kompaniya) nomidan xabar jo‘natish qabul qilinishi mumkin emas.
• Agar an'anaviy ish xati bir sahifaga joylashishi kerak bo'lsa, elektron maktubning uzunligi yarmiga teng bo'lishi kerak. Uzoq xabarlarni o'qish juda charchatadi. Qo'shimcha ma'lumotlarning ilovaga uzatilishi qog'oz yozishmalariga o'xshash tarzda biriktirilgan faylga katta hajmdagi ma'lumotlarni yuborish mantiqan to'g'ri keladi. Bunday holda, maktubning tanasida salomlashish va ilovaga kichik sharh etarli. Biroq, muloyimlikning elementar talablaridan voz kechish hisobiga qisqalikka erishib bo'lmaydi: onlayn yozishmalarda rahmat va iltimos so'zlarini ishlatmaslik mumkin emas.
Va nihoyat, elektron yozishmalarning xususiyatlari maksimal aniqlik va ziddiyatsiz biznes onlayn muloqotiga qaratilgan bir qator aniq qoidalarni keltirib chiqardi:
• Ishbilarmonlik yozishmalarida o‘ynoqi, mehribon, jarangli “laqab”lardan foydalanmaslik kerak (masalan, “Asal”, “Aziz Chucha”, “Do‘stim” va boshqalar). Yuboruvchining ismi va familiyasi asl taxalluslardan afzalroq.
• Har bir chiquvchi elektron pochtada uning mazmunini aks ettiruvchi mavzu bo'lishi kerak. Mavzusiz xatlar spam sifatida qabul qilinadi. “Assalomu alaykum”, “Savol”, “Ivanovdan”, “Mazkur holat” va hokazo mavzularni formula sifatida ishlatmaslik kerak, chunki ular informatsion emas. Bundan tashqari, elektron pochtaga javob berayotganda uning mavzusini o'zgartirish yaxshi odob va professionallik belgisi hisoblanadi va avtomatik ravishda "Re: Boshlang'ich mavzu" bilan cheklanmaydi.
• Onlayn ishbilarmon yozishmalarda elektron imzodan foydalanish odatiy holdir, ya'ni xat oxirida avtomatik ravishda kiritiladigan bir necha qatorlar. Bunday imzo xat muallifi haqidagi ma'lumotlarni o'z ichiga oladi: to'liq ism, lavozim yoki boshqa regaliya, kompaniya nomi, veb-sayt manzili va aloqa ma'lumotlari, shu jumladan muqobil aloqa kanallari (oddiy telefon, faks, ICQ, Skype). Muayyan ma'lumotlar to'plami tashkilot siyosatiga, aloqa xarakteriga bog'liq
va individual muloqot uslubi, lekin imzo juda katta bo'lmasligi kerak.
• Xatni qabul qiluvchiga qaysi vaqtda kelishini aniqlash qiyin bo'lsa ham, “Kunning yaxshi vaqti” tabrik so'zidan foydalanmaslik kerak. Neytral formulalardan foydalanish yaxshiroqdir "Salom!" yoki "Xayrli kun!".
• Ilovani jo‘natishda unga hech bo‘lmaganda salom va ariza haqida qisqacha ma’lumot ilova qilinishi kerak. Xatning bo'sh "tanasi" qabul qiluvchiga spam bilan ishlayotganligini bildiradi. Ushbu qoida, hatto uchinchi shaxslardan olingan xatni kimgadir jo'natganda ham o'z kuchida qoladi.
• Xatga javob berishda uni to‘liq yoki bo‘laklab keltirish odat tusiga kiradi. Birinchi holda, javob keltirilgan xatning tepasida yoziladi. Ikkinchisida, javob matniga asl xatning kerakli qismlarini kiritish tavsiya etiladi, ularni, masalan, ">" belgisi bilan belgilash va har bir chop etish ostida qaroringiz, sharhlaringiz va hokazo.
• Agar do'stona norasmiy yozishmalarda "smayliklar" juda mos bo'lsa (albatta, ikkala Internet suhbatdoshi ham ularga ijobiy munosabatda bo'lish sharti bilan), ular ishbilarmonlik muloqotiga keraksiz beparvolikni beradi. Bundan tashqari, "imo-ishoralar" qabul qiluvchini beixtiyor o'ynoqi ohangga, istehzoga va ba'zan istehzoga qo'zg'atadi. Bularning barchasi ish masalalarini muhokama qilishda axloqiy sabablarga ko'ra ham, noto'g'ri tushunish xavfi tufayli ham qabul qilinishi mumkin emas, shuning uchun "imo-ishoralar" dan voz kechish kerak.
• Qisqartmalarni suiiste'mol qilish tavsiya etilmaydi, ayniqsa Internet jargonlaridan kelib chiqqan. IMHO (IMHO) va boshqalar kabi qisqartmalar forum muhokamalarida qabul qilinadi, lekin biznes yozishmalarida emas.
• Notanish kishilarga elektron pochta xabarlarini yubormang, ayniqsa, tovarlar va xizmatlarni reklama qilish. Aksariyat Internet foydalanuvchilari buni spam deb bilishadi.
• Agar kompaniya xo'jayinga to'g'ridan-to'g'ri qo'ng'iroq qilmasa, unda siz unga elektron pochta xabarlarini yubormasligingiz kerak.
• Agar ma'lumotlar bir-birini tanimaydigan odamlarga yuborilsa, egalarining roziligisiz elektron pochta manzillarini tarqatmaslik uchun "Bcc" maydonidan foydalangan ma'qul.
• Qabul qilinganligi to‘g‘risida maktub jo‘natish odobsizlikdir. Bu sherigingizga nisbatan hurmatsizlik va ishonchsizlik belgisidir. Xabarni elektron pochta orqali yuborganingizdan so'ng, qabul qiluvchiga qo'ng'iroq qilish va xat yetib kelganligini tekshirish yaxshiroqdir. Tasdiqlash uchun ko'pincha elektron imzodan oldin qo'yiladigan quyidagi ibora ishlatiladi: "Iltimos, kvitansiyani qaytarish xati yoki quyidagi raqamlarga qo'ng'iroq qilib tasdiqlang."
Onlayn yozishmalarning ikki tomonlama tabiati uning qoidalarida ba'zi nomuvofiqliklarga olib keladi. Xususan, bu imzo masalasiga tegishli. So‘nggi paytlarda ishbilarmonlik odob-axloqi bo‘yicha xorijiy ekspertlar elektron pochta xabarlarida “Hurmat bilan”, “Hurmat bilan” va hokazo formulalarning o‘rinsizligini ta’kidlab, maksimal qisqalikka, ya’ni ularni chat xabarlariga o‘zlashtirishga chaqirmoqda. Biroq, mahalliy biznes amaliyotida qog'oz va elektron yozishmalarga qo'yiladigan talablarning bir xilligi saqlanib qolgan va shuning uchun muloyimlik formulalari hali ham zarur.