Hujjatlar ob'ekt Hujjatlarni ekspertizadan o’tkazishni tashkil etish

Elektron imzolar
Hujjatlarni boshqarish dasturida ko'pincha menejer imzosini talab qiladigan fayllar, masalan, sotib olish buyurtmalari mavjud. Ko'p hujjatlarni boshqarish tizimlari elektron imzoga ruxsat berish uchun DocuSign kabi elektron imzo vositasi bilan birlashadi. Dasturiy ta'minot orqali tez-tez hujjatni qabul qiluvchiga imzo qo'yishni so'rab yuborishingiz mumkin.
Ish jarayonini avtomatlashtirish
Ish oqimini avtomatlashtirish xususiyatlari vazifalarni avtomatik ravishda ko'chiradi. Misol tariqasida yuqoridagi sotib olish buyurtmasini oling: Siz ish jarayonini avtomatlashtirishni o'rnatishingiz mumkin, shunda sotib olish to'g'risida buyurtma tuzilgandan so'ng, u avtomatik ravishda tegishli menejerga o'z imzosi uchun murojaat qiladi. Menejer xabarnoma oladi va topshiriq tugagandan so'ng, jamoaning navbatdagi tegishli a'zosi (masalan, buxgalteriya bo'limidagi kimdir yoki menejerning rahbari) xabardor qilinadi. Agar ko'proq harakat zarur bo'lsa, siz uni avtomatlashtirilgan ish oqimida ham yaratishingiz mumkin. Hujjatlarni boshqarish bo'yicha eng yaxshi tizimlar sizning ish jarayonlaringizni jamoalaringiz birgalikda ishlash uslubiga moslashtirishga imkon beradi.
Foydalanuvchi uchun ruxsat
Hujjatlarni boshqarish dasturining muhim elementi ma'murlar foydalanuvchiga individual ruxsat berish imkoniyatidir. Ruxsatnomalar ba'zi foydalanuvchilarga fayllarni ko'rish yoki tahrirlashga imkon beradi, boshqalari esa ushbu hujjatlarni tizimda ko'rishga to'sqinlik qilishi mumkin. Bu nafaqat samaradorlik uchun foydali, balki muhim xavfsizlik chorasi hamdir. Hujjatlarni boshqarish bo'yicha eng yaxshi dastur ma'murlarga ma'lum guruhlar bo'yicha ruxsatlarni belgilashga imkon beradi, shuningdek standart ruxsat sozlamalarini bir xil ushlab turganda istisno qilish kerak bo'lsa, darhol ruxsatlarni o'zgartiradi.
Mobil funktsionallik
Bugungi ishbilarmonlik muhitida mobil qurilmalardan foydalanish juda zarur. Ko'pgina hujjatlarni boshqarish tizimlarida maxsus mobil dastur mavjud. Boshqalar veb-brauzerlarga yoki onlayn portallarga ishonishadi. Siz ko'rib chiqayotgan har qanday hujjatlarni boshqarish dasturlarining mobil versiyasi haqiqatan ham mobil aloqada ekanligiga ishonch hosil qiling. Shaxsan siz uni mobil qurilmalarda ishlatmasangiz ham, bu sizning jamoangizning boshqa a'zolari tomonidan amalga oshiriladi.
Har bir hujjat aylanishi tizimi bu katakchalarni tekshirmaydi, boshqalari esa barchasini va boshqalarni taklif qiladi. Hujjatlarni boshqarish dasturini tanlashda qaysi vositalar va xususiyatlar sizning biznesingiz uchun eng foydali bo'lishini ko'rib chiqing. Har tomonlama va qulaylik o'rtasida muvozanatni o'rnatish muhimdir; Masalan, ba'zi tizimlar barchasini bajara olishadi, lekin navigatsiya qilish qiyin (oddiy dasturiy ta'minotga qaraganda qimmatroq).