Mövzu 1 “Azərbaycan dilində işgüzar və akademik kommunikasiya” fənninin məqsəd və vəzifələri. I mühazirənin plani

İşgüzar yazışmaların emalı
İstənilən işgüzar məktub formaları sənədləşmənin idarə edilməsini təmin edən fəaliyyət obyektidir. Sənədlərdə riayət edilən prinsiplər və qaydalar 27 sentyabr 2003-cü il tarixli 935 saylı Fərman ilə təsdiq edilmiş Dövlət hakimiyyəti orqanlarında, idarə, təşkilat və müəssisələrində kargüzarlığın aparılmasına dair təlimat əsasında həyata keçirilir.
Sənədlərlə işin təşkili və ya sənədləşmənin idarə edilməsi daxil olan sənədləri qəbul etmək, qeydə almaq, aidiyyəti üzrə bölüşdürmək və icraçılara çatdırmaq, sənədləri göndərmək, sənədlərin icra müddətinə nəzarət etmək, icra edilmiş sənədləri struktur bölmələrindən tələb etmək, sənədləri işlər üzrə formalaşdırmaq və arxivə vermək, sənədləri saxlamaq və onlardan istifadə edilməsini təmin etməkdən ibarətdir. O cümlədən, buraya sənədlərin ofisdə dövriyyəsinin rasional sxeminin təyin edilməsi və bunun üçün lazım olan texnologiyadan effektiv istifadə də daxildir.
İnformasiya yayımı ilə bağlı məktublar
İnformasiya məktubları rəsmi xarakter daşıyan məlumatlardan ibarət işgüzar məktublardır.
İnformasiya məktubları adətən nümunə xarakteri daşıyır və bir qayda olaraq, hakimiyyət orqanları və müxtəlif səviyyəli idarələrin tabe olduqları təşkilatlar tərəfindən göndərilir. İnformasiya məktublarında hüquqi sənədlərin bu və ya digər əsasnamələri eynilə göstərilə bilər, onların müəyyən şəraitdə tətbiqi üzrə tövsiyə, təkliflər və izahatlar ehtiva oluna bilər.
Ayrı-ayrı hallarda xəbər məktublarında əlavələr göstərilə bilər (şəxsi hüquqi sənədlər, metodiki göstəriş və izahatlar və s.).
İnformasiya məktublarının həcmi bir abzasla iki-üç səhifə arasında dəyişir. Bir qayda olaraq, xəbər məktubları onları paylayan təşkilatın rəhbəri tərəfindən imzalanır.
Əvvəllər informasiya məktublarının bənzəri olan təcili məktublar – hər hansı təcili xarakterli məlumatın çatdırılması məqsədilə ünvanlanmış qrupa paylanan məktublar olmuşdur. Hazırda “təcili məktub” adından istifadə olunmur.
Məlumat məktubu
Məlumat məktubu müəllif üçün olduğu kimi adresat üçün də marağa səbəb olan hər hansı hadisə və faktlar haqqında məlumatı özündə ehtiva edir.
Məlumat məktubu müəllifin təşəbbüsü ilə göndərilə, yaxud xahiş və ya tələbli müvafiq işgüzar məktublara cavab ola bilər. Məlumat məktubları çox zaman bir-iki cümlədən ibarət olan kiçik həcmli məktublardır.
Məlumat məktubu adətən aşağıdakı açar ifadələrdən birinin istifadəsi ilə çatdırılan informasiyanın əsaslandırılması və ya bilavasitə şərhi ilə başlayır.
“Diqqətinizə çatdırıram ki,..”
“Məlumat verirəm ki,.. ”
“Diqqətinizə çatdırmağı vacib hesab edirik ki,..”
Xahiş və ya tələbə cavab olan məlumat məktublarının tərtibi zamanı dil uyğunluğuna riayət olunmalıdır: cavab mətnində müəllifin xahiş və ya tələb mətnində istifadə etdiyi ifadələrdən və leksikadan istifadə etmək lazımdır, bir şərtlə ki, onlar dil cəhətdən nəzakətli hesab olunsun.