52
sarlavhadan so’ng (agar annotasiya yozilsa, undan keyin) qayd etiladi. Tashqi
belgilarga muqovaning nimadan tayyorlanganligi, bezaklar, hujjatning nimaga
bitilganligi (pergament, mato, qog’oz), qaysi tilda yozilganligi, orginal muhr va
miniatyuralar kiradi.
Yig’majildlar sanasi. Yig’majildlarning muqovasida sarlavha yoki
annotasiyadan so’ng uning yaratilish sanasi yoki yig’majild tarkibiga kirgan
hujjatlarning boshlanishi va tugashi sanalari ko’rsatiladi. Sanalar arab raqamlari,
oy nomlari esa so’z bilan yoziladi. Aniq sanalarni bilishning imkoni bo’lmasa,
kvadrat qavs ichida taxminiy sana krsatiladi (Masalan, «1927 yildan keyin»).
Agarda sanalarni umuman aniqlashning imkoni bo’lmasa, yig’majildlarning
muqovasida «sanasiz» deb yozib qo’yiladi.
Varaqalar miqdori va saqlanish muddati. Sanadan so’ng yig’majildning
muqovasida yangi satrdan varaqalar miqdori yoziladi («115 varaqda»). Varaqlar
miqdorini ko’rsatish hujjatning saqlanishi va nazorat qilinishi uchun zarur.
Varaqlar miqdorining pastida yig’majildlarning saqlanish muddati qayd
etiladi. Vaqtinchalik saqlanayotgan hujjatlar uchun necha yil saqlanishi ko’rsatiladi
(«20 yil saqlansin», «75 yil saqlansin» va hokazo), doimiy saqlanishi zarur bo’lgan
yig’majildlar uchun «doimiy saqlansin» deb yozib qo’yiladi.
Yig’majildning muqovasida arxiv shifri ko’rsatiladi. Arxiv shifri arxivning
qisqartirilgan nomidan («O’zR MDA», FVDA» va hokazo) hamda fondning
raqami, ro’yxat raqami va yig’majildning ro’yxat bo’yicha raqamidan iboratdir.
Masalan, FVDA, 23-f., 2-r., 245-y. Arxiv shifri odatda muqovada tipografiya yo’li
bilan tayyorlangan maxsus shtamp ichiga qo’yiladi.
Yig’majildlardagi hujjatlardan ilmiy maqsadlarda yoki matbuot sahifalarida
foydalanilganda, arxiv ma’lumotnomasi yoki hujjatning ko’chirma nusxasi
berilganda arxiv shifri hamda varaq raqami ko’rsatiladi.
Ichki ro’yxat (mundarija). Ichki ro’yxat (mundarija) qimmatli yig’majildlar
uchun tuziladi. Unda yig’majildga kiritilgan barcha hujjatlar ko’rsatib o’tiladi.
Ichki ro’yxatda hujjatlarning indeksi, mazmuni, sanasi, kimga jo’natilganligi yoki
muallifi, varaqlar raqami qayd etiladi.
Dostları ilə paylaş: