Student residence management system

A
DMINISTRATOR 
O
BJECT 
 
The administrator object (see Table 2) contains administrator personal information.
Name 
Description 
Data type 
Example 
AdminID 
Administrator‟s 
Identification number 
7 numbers
0054959 
DateBirth 
Date of Birthday 
Date 
1970/12/12 
Name 
Administrator „s name 
20Characters 
Mussa 
MobilePhone 
Number of his/her 
phone 
10 Number 
078888800 
Table 2: 
Administrator Object 

---

37 
R
ES
A
DMIN 
O
BJECT 
 
The ResAdmin Object (see Table3) contains ResAdimin
‟s personal information.
Name 
Description 
Data type 
Example 
ResAdmin ID 
ResAdmin
‟s 
Identification number 
7 numbers
0034959 
DateBirth 
Date of Birthday 
Date 
1945/1/14 
Name 
ResAdmin „s name 
20Characters 
Mussa 
Mobile Phone 
Number of his/her 
phone 
10 Number 
078844400 
Table 3: 
ResAdmin Object 
R
ESIDENCE 
O
BJECT 
 
The Residence Object (see Table 4) contains information about the residence of the 
UWC. 
Name 
Description 
Data type 
Example 
Residence Code 
Code given to each residence 
7 numbers
001 
Residence Name 
Actual Name of the residence
20Characters 
Cassinga 
NumberRoom 
Number which are in residence 
20Number 
3000rooms 
Table 4:
Residence Object 
R
OOM 
O
BJECT 
 
The Room Object (see Table 5) contains information about a particular room of a given 
residence. 

---

38 
Name 
Description 
Data type 
Example 
Room Code 
Code given to each room 
7 character
001/0001 
ResidenceID 
Actual code of the residence
Characters 
001 
Room Type 
The type of rooms in that residence 
10 characters 
Single 
Price 
The Charges per room 
10 numbers 
R 1864 
Status 
The status of room 
10 characters 
Vacant 
Table 5: 
Room Object 
P
AYMENT 
O
BJECT 
 
The Payment Object (see Table 6) contains information about a the payment for 
accommodation. 
Name 
Description 
Data type 
Example 
PaymentID
Code of payment 
7 character
001/0001 
StudentNumber 
Student Number of student who paid 
10 Number 
Vincent Biruta 
Amount 
Price of application fees 
10 Number 
R 500 
Date 
Date of payment 
Date 
02/03/2009 
Amountpaid 
Cash student paid 
10 Number 
R300 
Balance 
Rest payment 
10 Number 
R200 
ReferenceNumber 
Number system diplay after application 
5 Number 
10005 
Table 6: 
Payment object 

---

39 
B
OOKING 
O
BJECT 
 
Name 
Description 
Data type 
Example 
BookingID
Code given to each 
application made 
7 character
45738 
Student Number 
Name of student who 
paid 
10 characters 
Vincent Biruta 
Room Code 
Room code applied for 
10 Number 
001/0001 
Date 
Date of application 
Date 
2009/11/11 
Table 7: 
Booking Object 
LATEST BALANCE 
O
BJECT 
 
Name 
Description 
Data type 
Example 
Ref_ID
Helps 
to 
retrieve 
payment information 
7 character
14 
Latest Balance 
Last payment 
Double 
R 700.00 
Table 8: 
Latest Balance Object 
5.3 Class Diagram
The Class Diagram (see Figure 14) shows the relationship between classes. The student 
applies for a room and s/he pays for the room. The administrator controls and records 
the payments. Also, the residence has rooms and rooms are managed by the ResAdmin. 
The ResAdmin manages the applications and allocates rooms to successful applicants. 

---

40 
Figure 14: Class Diagram 

---

41 
5.4 Conclusion
In this chapter, each class and its attributes were explained in detail using data dictionary. 
The data dictionary described the attributes and the data type and an example was given to 
each attribute. Furthermore, the class diagram demonstrated the relationship between 
classes in the system. The next chapter looks at the object oriented design. 

---

42 
C h a p t e r 6
OBJECT ORIENTED DESIGN (OOD) OR LOWER LEVEL DESIGN 
6.1 Introduction 
In the previous chapter, each object was described and documented in data dictionary. However, 
i
n this chapter, the Object Oriented Design (OOD) will take the classes in the OOA a 
level deeper into the realm of pseudo-code. The OOD defines the data types for the 
attributes, the algorithms and implementation details of classes. Also the state and 
sequence diagrams of the system are explained. 
6.2 Inner Details of Class Attributes and Methods 
The class diagram described in Chapter 5 shows all classes that will be used within the 
system. Also class attributes (data types) were defined in the data dictionary and methods 
(functions) are described within the class diagram.

---

43 
6.3 State Diagram 
The State Diagram (see Figure 15) depicts the dynamic behavior of login and application 
functions of the system. The student enters the username and password, and then the 
system validates the entries. If valid, the student is accepted into the system otherwise the 
student is rejected. For the student to be allocated a room, the system checks if the room 
is available, if not, the application is rejected. If the room is available the system will check 
whether the student has paid the room fee and has no outstanding balance. 
Figure 15: State Diagram 

---

44 
6.4 
Sequence Diagram 
The following Sequence Diagram (see Figure 16) illustrates the sequence of activities as 
the system is into operation. 
The student applies on application page, after that the system checks for room availability 
and makes confirmation to the application page. The application page displays the 
reference number to student. Then student make payment to the UWC Administrator and 
the Administrator input payment information and update the database. After that the 
ResAdmin selects room and students in the system, and the system displays the 
information about rooms and students‟ applications. Thereafter the ResAdmin allocates 
rooms to students, update the database and send notifications to successful applicants.