Hujjatlashtirish va inventarizatsiya

Hujjatlarni turlari.

Xo‘jalik jarayonlari turli-tumanligi ularning aks ettiruvchi hujjatlarni ham turli bo‘lishiga sabab bo‘lishi tabiiydir. Hujjatlar bir necha xususiyatlarga kura turkumlarga ajratiladi, bunday guruhlashga sabab, hujjatlashtirish ishlarini, ulardan hisob ishlarida foydalanishni hamda ular aylanishini, saklashini osonlashtirishdir.
Hujjatlar tuzilishi tartibiga, vazifasiga, xo‘jalik jarayonini aks ettirishiga, qaerda tuzilishi xususiyatlariga ko‘ra turkumlarga ajratiladi.
Tuzilish tartibiga ko‘ra, dastlabki va yig‘ma hujjatlarga bo‘linadiki, buni qo‘yidagicha izohlash mumkin.
Xo‘jalik jarayoni ro‘y berganda albatta hujjatlashtirilishi shart, masalan, tovar keltirish uchun asos bo‘lgan TTN (Tovar transport nakladnoyi), kassa kirimi va chiqim orderlari va hokazo. Bular bir xo‘jalik jarayonini o‘zida aks ettiradi, hamda dastlabki hujjatlarga misol bo‘ladi.
Shu dastlabki hujjatlar tekshirilib, ular asosida yigmahujjatlar tuziladi va bu hujjatlar ma’lum bir davr ichida ro‘y bergan jarayonlar hisobot ma’lumotlar beradi.
Yigma hujjatlarga tovar hisoboti, kassir hisobotini misol tariqasida keltirish mumkin. Hujjatlar yana ularni vazifasiga kura 5 turga ajratiladi.

1. 
   Farmoyish beruvchi hujjatlar.
   
2. 
   Tasdiklovchi hujjatlar.
   
3. 
   Farmoyish-tasdiqlovchi hujjatlar.
   
4. 
   Ramiylashtirish hujjatlari.
   
5. 
   Axborot hujjatlari.
   

1. 
   Biror xo‘jalik jarayonini bajarish uchun albatta ma’sul xodimlar tomonidan buyruq beriladi yoki jamoa qaror qabul qiladi. Unda jarayonni bajaruvchi shaxslar, hamda jarayonlar bajarilishi muddati ko‘rsatilgan bo‘ladi. SHunday qilib biror xo‘jalik jarayonini bajarilishiga farmon beruvchi hujjatlar, farmoyish hujjatlari deyiladi. Ular asosida buxgalteriya provodkalari bajarilmaydi, balki korxona boshqaruvini xodimlari ishlar yuzasidan nazoratni o‘rnatish uchun xizmat qiladi.
   
2. 
   Xodim, ma’sul shaxsni biror xo‘jalik jarayonini bajarganini tasdiqlovchi hujjatlar ham amalda qo‘llaniladi. Masalan, asosiy vositalarni qabul qilish, topshirish akti asosiy vositalarni qabul qilinganini, to‘lov qaydnomalari mehnat haqi berilganini (deponentlashtirilganligini) isbotlaydi. SHuning uchun ham bunday hujjatlar tasdiqlovchi hujjatlar deyiladi.
   
3. 
   Korxonalar buxgalteriya hisobini yuritishda shunday hujjatlar ham mavjudki, ularda bir vaqtning o‘zida jarayon bajarilishiga farmon berilishi bilan birga, jarayon bajarilganligini tasdiqlash xususiyati ham mujassamlashtirilgandir. Masalan, to‘lov topshiriqnomasi korxonaning bankdagi «hisoblashish» schetidan to‘lov o‘tkazilishiga buyruq berilishi bilan birga schetdan pul o‘tkazilganligini ham isbotlaydi. Bunday hujjatlarga to‘lov talabnomasi, kassa chiqim orderlarini ham misol tariqasida keltirish mumkin. Ularda 2 xususiyat mujassamlashtirilganligi sababli, farmoyish tasdiqlovchi hujjatlar deb ataladi.
   
4. 
   Buxgalteriya hisobi yuritishda xo‘jalik jarayonlari ro‘y berishi bilan bevosita bog‘liq bo‘lmagan, ammo hisob ishlarida ahamiyatli hujjatlar ham borki, ular rasmiylashtirish hujjatlar deb ataladi. Masalan, korxonada mavjud bo‘lgan asosiy vositalarga eskirish summasini hisoblash qaydnomalari, buxgalteriya ma’lumotnomalari, sotilgan tovarlarga doir o‘rtacha savdo ustamasini hisoblash jadvali, sotilgan tovarlarga tegishli transport xarajatlarini hisoblash jadvali va xokazo. Ulardan buxgalteriya hisobi registrlariga tegishli yozuvlarni aks ettirishda foydalaniladi.
   
5. 
   Korxonada ro‘y bergan xo‘jalik jarayonlarini asosi hisoblangan uni moliyaviy holati, tovar moddiy boyliklari zahiralari hisobot axborot beruvchi hujjatlar, ichki boshqaruv va yuqori tashkilot va muassasalari, davlat soliq nazorati, kreditorlar, hissadorlar, ta’sischilar, tashqi auditorlarga zaruriy vaqtlarda tegishli axborotlar olishda xizmat qiladi. Bunday axborot hujjatlarga mol etkazib beruvchilar, pudratchilar bilan tuzilgan shartnomalar, bank muassasalari bilan tuzilgan shartnomalar tovar moddiy boyliklari zahiralari, tabiiy kamayish me’yorlari misol bo‘la oladi.
   

Hujjatlar qaerda tuzilishiga ko‘ra ikki to‘rga bo‘linadi.

1. 
   Korxona o‘zida tuzilgan hujjatlar
   
2. 
   Boshqa korxonalarda tuzilgan hujjatlar.
   

Korxonada sodir etilgan jarayonlar uchun asos bo‘lgan va uni o‘zida tuzilgan hujjatlarga hisobdor shaxs avans hisoboti, hisob-to‘lov vedomosti, kassa kirim va chiqim orderlari, hisobotlar misol bo‘ladi.
Korxona buxgalteriyasidagi schetlarda tegishli ma’lumotlarni aks ettirishda boshqa korxonalarda rasmiylashtirilgan hujjatlar ham asos bo‘ladiki, ularga hisob-kitob schetidan ko‘chirma, unga ilova qilingan to‘lov talabnomalarini, mol etkazib beruvchi tashkilot yuborgan tovar(mahsulot) uchun asos bo‘luvchi TTN, yuk kvitansiyalari va boshqalar misol bo‘ladi.
Hujjatlar maxsus blankalarga xo‘jalik jarayonlarini aks ettirish orqali olinar ekan, xo‘jalik jarayonlari turliligi ular aks ettirilgan hujjatlarda rekvizitlar turlicha bo‘lishiga olib keladi. hujjatlardagi rekvizitlar hisobot so‘z yuritishdan oldin, blankalardagi rekvizitlarni bilib olmoq maqsadga muvofikdir. CHunki, ma’lumotlar har tomonlama talabga javob beruvchi blankalarda aks ettirilishi lozim:

• 
  blankalarda statistika qo‘mitasi belgilangan shakl kodi bo‘lishi;
  
• 
  xo‘jalik jarayonini aks ettirish uchun maxsus qatorlar bo‘lishi;
  
• 
  ma’sul xodimlar imzosi va muhr uchun o‘rin ajratilishi va xokazo.
  

3.