Lesson-1 introduction, meaning and importance of management 0 Objectives

Peter F. Drucker, 
it is very much desirable to have clear and common measurements
in all key areas of business. It is not necessary that measurements are rigidly quantitative. In his
opinion, for measuring tangible and intangible performance, measurement must be -
a. clear, simple and rational
b. relevant
c. direct attention and efforts
d. reliable, self announcing and understandable complicated interpretation or philosophical
discussions.
(3) Comparing actual and standard performance:
The third major step in control process is the comparison of actual and standard performance. It
involves two steps -
i. finding out the extent of deviations and
ii. identifying the causes of such deviations.
When adequate standards are developed and actual performance is measured accurately,
any variation will be clearly revealed. Management may have information relating to work
performance, data, charts, graphs and written reports, besides personal observation to keep
itself informed about performance in different segments of the organisation. Such performance is
compared with the standard one to find out whether the various segements and individuals of the
organisation are progressing in the right direction.
When the standards are achieved, no further managerial action is necessary and control
process is complete. However, standards may not be achieved in all cases and the extent of
variations may differ from case to case. Such variations depend upon the type of activity.
When the deviation between standard and actual performacne is beyond the prescribed
limit, an analysis is made of the causes of such deviations. For controlling and planning purposes,
ascertaining the causes of variations along with computation of variations is important because
such analysis helps management in taking up proper control action. The analysis will pinpoint the

---

20.5
Principles of Management
Controlling
causes which are controllable by the person responsible. In such a case, person concerned will
take necessary corrective action. However, if the variation is caused by uncontrollable factors,
the person concerned cannot be held responsible and he cannot take any action.