Menecmentdə proqnozlaşdirma və planlaşdirma

MENECMENTDƏ PROQNOZLAŞDIRMA VƏ PLANLAŞDIRMA

Proqnozlaşdırma P roqnozlaşdırma dedikdə gələcək nəticələrin proqnozu nəzərdə tutulur. Proqnoz istənilən biznesin mühüm tərkib hissəsini təşkil edir. Belə ki, səhv proqnoz nəticəsində müəssisə ciddi problemlərlə qarşılaşa bilər. Hotel biznesində, nömrə fondunun doluluq səviyyəsi, restoran biznesində isə masaya qoyulan ləvazimatların sayı əlaqədar ola bilər. Analoji qaydada, müəssisənin qida məhsulları ilə təminatı zamanı hər bir qonağın məmnun qalması üçün səhər və nahar yeməyi ilə təmin olunacaq qonaqların sayının dəqiq şəkildə hesablanması labüddür. Nöqsanları aradan qaldırmaq üçün daha öncə qeyd olunmuş fərziyyələrə dair proqnoza əsaslanmaq zəruridir. Beləliklə, hotel sənayesində nəzərə alınan dəyişən amillər aşağıdakı ardıcıllıqla qeyd olunmuşdur: Mövsüm: yay, payız, qış, yaz (mövsüm dəyişiklikləri) Həftənin günü: Həftənin müxtəlif günlərində tələb səviyyəsi fərqli olur. Hava şəraiti: Mülayim hava şəraiti tələbi artırdığı təqdirdə, pis hava şəraiti tələb səviyyəsinin azalmasına səbəb olur. İlkin sifarişlərin mövcudluğu: Proqnozlaşdırma zamanı nəzərə alınan amillər qiymətləndirilir və sözügedən təhlil əsasında meydana gələn ehtimal gələcək fəaliyyət üçün əsas (baza) rolunu oynayır. Proqnoz zamanı həmçinin rəqiblərin iş fəaliyyətinə təsir edən amillərin nəzərə alınması xüsusi əhəmiyyət kəsb edir: 11 / Fəsil. Menecmentdə proqnozlaşdırma və planlaşdırma - Satış strategiyasında qeydə alınan dəyişikliklər, - Yeni hotelin açılışı və ya fəaliyyətini dayandırmaq, - Rəqib hotellərdə tətbiq olunan yeni idarəetmə sistemi. Diqqətli şəkildə hazırlanan proqnoz işinizin tənzimlənməsi istiqamətində lazımi tədbirlərin həyata keçirilməsi, strategiyanın nəzərdən keçirilməsi və əlavə tədbirlərin icrası üçün sizə vaxt verir. Əgər siz hotelin xidmətlərinə olan tələbatın azalacağını müəyyən edirsinizsə, o zaman əvvəlcədən bütün səylərinizi satışlara, marketinq aksiyalarının işlənib hazırlanmasına və tarif siyasətinin nəzərdən keçirilməsinə yönəltmək imkanınız vardır. Fərdi qonaqlardan ibarət seqmentin təhlili zamanı son vaxtlar davamlı artım dinamikası nümayiş etdirən satışın, eləcə də artım dinamikasının azalması ilə nəticələnən satışın dəqiq şəkildə müəyyənləşdirilməsi və aydınlaşdırılması zəruridir. Əgər siz bu və ya digər satış kanalının qazandırdığı qonaqların sayı, tariflərin növləri və müxtəlif kateqoriyalı nömrələr barədə ınəlumatlısımzsa, o zaman sözügedən kanala dair gələcək göziəntiləri müəyyən etmək mümkündür. Gəlirin proqnozlaşdırılması istiqamətində işlər daimi olaraq davam etdirildiyi təqdirdə, toplanmış məlumatlar hər dəfə həqiqətə bir az daha yaxın olur. Proqnozun nəticələrini və faktiki məlumatları müqayisə etməklə, hər bir satış kanalı üzrə xətaların orta faizini müəyyən etmək mümkündür və sonrakı təhlil zamanı o, düzəliş əmsalı qismində çıxış edə bilər. Korporativ və turopcrator satışlarından ibarət seqmentin qiymətləndirilməsi olduqca əhəmiyyətlidir. Həmin seqmentdə sizin gözləntilərinizi qarşılayacaq biznes həcminin müşahidə olunııbolunmayacağını öncədən müəyyənləşdirin. Müəyyən kanal və ya müəyyən nömrə üzrə qonaqların sayında və ya orta qalma (gecələmə) müddətində dəyişikliklər qeydə alına bilər və bütün bunlar proqnozda nəzərə alınmalıdır. Bazar haqqında maksimum dərəcədə məlumatlı olmağa çalışın. Bu məqsədlə potensial müştərilərlə görüşlər təşkil etmək və on12 / Fəsil. Menecmentdə proqnozlaşdırma və planlaşdırma lara gözləntiləri və planları barədə sual ünvanlamaq labüddür. Yadda saxlamaq lazımdır ki, proqnoz keyfiyyət və kəmiyyəti ifadə etməlidir. Bununla yanaşı, pronqozun tərtibi zamanı məlumatların toplanması prosesi müxtəlif xidmətlər (məlumatı birbaşa olaraq müştərilərdən əldə edən ön büro və birbaşa olaraq satışla məşğul olan kommersiya xidməti) vasitəsilə həyata keçirilə bilər. Proqnoz - idarəetmə prosesinin başlıca istiqamətlərindən biri olduğu üçün onun mümkün olduğu qədər dəqiq tərtib olunması daha məqsədəuyğundur: Proqnozda qeydə alınan istənilən nöqsan ardıcıl olaraq, çoxsaylı xətaların meydana gəlməsi ilə nəticələnə bilər. Məsələn, "Hyatt Hotels"in prezidenti tərəfindən həyata keçirilən proqnozlaşdırma sözügedən şirkətin şöbə menecerinin təqdim etdiyi proqnozdan əhəmiyyətli dərəcədə fərqlənir. Şirkətin prezidentinin istənilən proqnoza təsir edə biləcək iqtisadi, siyasi, sosial. mədəni, texnoloji və maliyyə xarakterli komponentləri qiymətləndirmək bacarığına sahib olması zəruridir. Məsələn, "Hyatt" Azərbaycanın Gəncə, Şəki, Qusar və digər şəhərlərində hotellər istifadəyə verməlidirmi? "Hyatt"ın bu bazarlarda fəaliyyətə başlamaq istəyi sözügedən bazarın müəyyən hissəsində mövcud olan iqtisadi və digər amillər ilə birlikdə nəzərə alınmalıdır. Hotelin təklif etdiyi məhsulların və xidmətlərin əksəriyyəti digər sahələrdə təklif olunan məhsul və xidmətlərdən gələcək istifadə üçün saxlanıla bilməməsi ilə fərqlənir. Hazırlanmış yeməyə və ya hotel nömrəsinə tələbat yoxdursa, onların müəssisəyə gəlir qazandırması mümkünsüzdür. “Qonaqpərvərliyin idarə olunması” kitabının müəllifi C. Uoker bu xüsusiyyəti aşağıdakı nümunədə izah edir. Məsələn, hoteldə 100 nömrə var, daha dəqiq desək, satışa çıxarılan nömrələrin sayı 100-ə çatır. Lakin dünən faktiki olaraq 80 nömrə satılmışdır. Bəs yerdə qalan 20 nömrənin sonrakı taleyi necə olacaq? Bu halda unutmamaq lazımdır ki, həmin nömrələrin satışından əldə olunacaq gəlir həmişəlik olaraq itirilmişdir. 13 I Fəsil. Menecmentdə proqnozlaşdırma və planlaşdırma Hotelin rəhbərliyi, hotelin nömrə fondunun doluluq səviyyəsinə dair bir həftə və ya iki həftə sonraya proqnoz verir. Müxtəlif şöbələr və xidmətlər bu proqnoza əsaslanaraq, icra olunacaq işlərin həcmini müəyyən edir və ona müvafiq olaraq, öz resurslarını bölüşdürürlər. Hotellər gözlənilən ticarət dövriyyəsinin proqnozunu verirlər. a) Satışın proqnozlaşdırılması üsulları Təyin olunmuş vaxt ərzində, müəyyən istehlakçılara hansı həcmdə xidmət təqdim olunur, bu satışın proqnozunun göstəricisidir. Satışın proqnozlaşdırılması nəticəsində müəssisənin müəyyən zaman kəsiyində müəyyən istehlakçı qrupunun iştirakı ilə həyata keçirməyə çalışdığı turizm xidmətlərinin həcmini müəyyən etmək mümkündür. Satışa dair proqnozların işlənib hazırlanması mərhələləri: 1. Turist axınının bölüşdürülməsində tendensiyaların, sahə üzrə proqnozun öyrənilməsi. 2. Satışların (yuxarı satış həddi) potensial həcminin qiymətləndirilməsi. 3. Seqmentlər, satış kanalları və məhsullar üzrə real satış səviyyəsinin müəyyən edilməsi. Satışların səviyyəsinə 2 amil təsir göstərir: - ətraf mühitin gözlənilən vəziyyəti (əhalinin gəlir səviyyəsi, inflyasiyanın səviyyəsi); - müəssisənin fəaliyyəti. Satış proqnozu maliyyə (təqvim) ili üçün tərtib edilir. Satış proqnozunun bu növü maliyyə resurslarına olan tələbatın planlaşdırılmasmda, habelə müəssisənin xərclər smetalarının tərtibində istifadə olunur. Turizmdə təqvim ili 3 dövrü əhatə edir: yüksək mövsüm; aşağı mövsüm; mövsümlərarası. Hər bir dövrün davametmə müddəti 14 1 Fəsil. Menecmentdə proqnozlaşdırma və planlaşdırma məhsul növləri və satış kanalları üzrə satışların həcmi göstərilməklə, turizm məhsuluna olan mövsümi tələbatlara əsaslanır. Proqnozun tərtib edilməsi üçün ilk növbədə bazarm təhlilinə diqqət yetirmək lazımdır. Bu prosesin icrası zamanı məlumat mənbələrinin dəqiq və düzgün şəkildə seçilməsi xüsusi əhəmiyyət kəsb edir. Satış proqnozunun işlənib hazırlanması prosesində diqqətə alınacaq nüanslar (çalarlar) aşağıdakılardır: kompleks yanaşma, bir neçə proqnozlaşdırma üsulundan eyni anda istifadə olunması və əldə olunan nəticələrin müqayisəsi. Proqnozların tərtibinin nisbətən geniş yayılmış üsulları isə aşağıdakı ardıcıllıqda qeyd olunmuşdur: - Şirkətin müxtəlif xidmətləri və şöbələri üzrə rəhbərlər qrupuna istiqamətlənmiş sorğu. Sözügedən rəhbərlərə bazarın təhlilinə dair əvvəlcədən müvafiq məlumat təqdim olunmalıdır. - Əvvəlki (ötən ilki) dövriyyənin əsasında proqnozlaşdırma. Bu halda ötən il ərzində həyata keçirilən satışlar barədə məlumatlar gələcəkdə satışa dair proqnoz vermək istiqamətində mənbə rolunu oynayır. - Yekun istifadənin təhlili. Bu zaman proqnoz müəssisənin əsas müştərilərinin sifarişlərinin nəzərdə tutulan həcminə əsaslanır. - Malların çeşidinin təhlili. Bu zaman məmulatların ayrıayrı növləri üzrə satış proqnozları bir araya gətirilir və onlar şirkətin planlaşdırılmış dövriyyəsini əmələ gətirirlər. - Yeni mallar/xidmətlər üçün sınaq marketinqi. Bu metod dəqiq proqnozun tərtib edilməsinə imkan verir. Ümumilikdə satışın proqnozlaşdırılması marketinq büdcəsinin işlənib hazırlanmasım, marketinq resurslarının bölüşdürülməsini, seqmentlər üzrə satışın müvəffəqiyyət dərəcəsinin təhlilini, xarici mühitdə müşahidə olunan dəyişiklikləri, ö cümlədən rəqabət mühitini izləməyi, tələbata istiqamətlənən məhsulların modifikasiyasını nəzərdə tutur. 15 I Fəsil. Menecmentdə proqnozlaşdırma və planlaşdırma "Price Waterhouse Coopers" şirkəti, Avropanın 18 əsas turizm şəhərinin tədqiqinə həsr olunmuş ənənəvi araşdırmasına əsaslanaraq, Avropa sektorunun inkişafına dair təhlilini açıqlamış və mehmanxana sənayesinin inkişafına dair ətraflı proznoz vermişdir. PWC şirkətindən verilən proqnoza əsasən, son illər ərzində Moskva. Dublin. London, Paris. Edinburq, Berlin, Frankfurt, Vyana, Praqa. Lissabon və Sürix kimi şəhərlər bir hotel nömrəsi üzrə hesablanan gəlir göstəricisinə görə Avropa liderləri sırasına daxil olacaq və eyni zamanda həmin ölkələrdəki yerləşdirmə obyektlərinin doluluq səviyyəsi 69, 1% artacaq. Ümumiyyətlə, hoteldə proqnozlaşdırma daim həyata keçirilməlidir. Menecer proqnozlaşdırma üsullarını düzgün seçməli və strateji qərarların qəbulunda məsuliyyət daşımalıdır. 1.2. Planlaşdırma H otel fəaliyyətinin planlaşdırılması menecmentin zəruri elementidir. Hotelin fəaliyyətini əks etdirən düzgün və vaxtında tərtib olunmuş plan, hotelin bütün şöbələri arasında və həmçinin digər müəssisələrlə uğurlu işini şərtləndirən amildir. Planlaşdırma mənasız və əsassız məsrəflərə yol vermir və hotelin resurslarından (vəsait mənbələri) səmərəli istifadə etməyə imkan yaradır. Planlaşdırma menecmentin əsas funksiyalarından biri olmaq etibarilə, idarəçiliyin digər funksiyalarının yerinə yetirilməsinə yardım edir. Bunlar, təşkilatı, qərarların qəbulu, kommunikasiya (ünsiyyət), motivasiya (həvəsləndirmə) və ən əsası nəzarətin həyata keçirilməsi funksiyalarıdır. Belə ki, planlaşdırma, nəyin zəruri, necə etmək lazım olduğunu, nəzarət funksiyası isə nəyi etmək istədiyimizi, necə yerinə yetirməyimizi müəyyən edir. 16 I Fəsil. Menecmentdə proqnozlaşdırma və planlaşdırma Planlaşdırma yalnız yüksək pillədə duran menecerlərə deyil, həmçinin hotelin bütün işçilərinə, qarşıya qoyulan məqsədlərə nail olmaq üçün istiqamət verir. Planlaşdırma, təşkilatı məqsədlərə çatmaq üçün hotelin ən mühüm strategiya və fəaliyyətini müəyyən edir, bütün kollektivin səyini əlaqələndirməyə kömək edir. a) Planlaşdırmanın prinsip və üsulları Planlaşdırma zamanı əsas prinsiplərə riayət etmək lazımdır. Vahidlik prinsipi - planlaşdırma hoteldə sistemli olmalı, yəni, şaquli, (şöbə və iş yerləri) və üfqü xətt üzrə (marketinq planları və maliyyə fəaliyyəti) aparılmalıdır. Fasiləsiz prinsipi - strateji və taktiki planlaşdırma ardıcıl olmalı və düzgün əlaqələndirilməlidir. Bu prinsipə görə, hoteldə, planlaşdırma prosesi, müəyyən silsilə çərçivəsində daim yerinə yetirilməlidir. Çeviklik prinsipi - müəyyən olunmuş plan üzrə çalışan əməkdaşların təşəbbüsünü boğmamalı və imkan yaradılmalıdır. Müxtəlif şəraitdə planları həyata keçirmək üçün, bunların, bir sıra variantlarda işlənib hazırlanması məqsədə uyğundur. Planın iqtisadi cəhətdən əsaslandırmaq prinsipi - İqtisadi əsasların alternativ variantlarının, proqnozlaşdırma və optimallaşdırmanın (əlverişli) sistemli təhlilindən sonra, plan göstəricilərinin yekun variantım seçmək lazımdır. Planın sosial yönümlü prinsipi - texniki və iqtisadi məsələlərlə yanaşı, göstərilən xidmətin beynəlxalq standartlara uyğun təminatı, təqdim olunan xidmətlərin təhlükəsizlik tələbatım, həmçinin kollektivin sosial inkişafının göstəricisini ifadə edir. Planlaşdırma sisteminin avtomatlaşdırılması prinsipi - planlaşdırmada müasir informasiya texnologiyaları və kompyuter texnikasının tətbiqini tələb edir. Qərar qəbul edən menecerə, informasiyanı tez işləyib, vermək və bunu etibarlı saxlamaq lazımdır. 17 I Fəsil. Menecmentdə proqnozlaşdırma və planlaşdırma İştirak etmək prinsipi - plan tapşırıqlarında ifadə olunan, məqsədləri və məhdudları, planı icra edənlər başa düşməlidir. Kollektivin hər bir üzvü, tutduğu vəzifə və funksiyasından asılı olmayaraq, plan fəaliyyətinin iştirakçısı olmalıdır. Planın işlənib hazırlanması və yerinə yetirilməsi üçün məsuliyyət prinsipi - planın qəbul olunmasında, hotel rəhbərliyi cavabdehdir. Lakin, planın tərtib edilməsi və yerinə yetirilməsində, hər bir əməkdaş öz məsuliyyətini dərk etməlidir. Dəqiqlik prinsipi - plan elə tərtib olunmalıdır ki, o, başqa cür ifadə olunmasın, hotelin planı, daxili və xarici amilləri nəzərə almaqla, konkret və təfərrüatlı olmalıdır. Hotelin planlarının formalaşması müxtəlif üsullarla həyata keçirilir. Planlaşdırma üsulları, iqtisadi hesablamalar yolu və konkret qaydalarla irəli sürülür. Planlaşdırmanın konkret üsullarının seçimində aşağıdakı amillər nəzərə alınır. - Plan dövrünün uzunmüddətliyi - Plan göstəricilərinin hesablanmasının xüsusiyyətləri - İlkin informasiyanın təminatı və onun istifadə imkanları - Hesablanmanın aparılması və informasiyanın işlənməsi üçün müvafiq texniki bazanın olması - Əməkdaşların ixtisas səviyyəsi Hotelin planlaşdırma fəaliyyətində, aşağıdakı planlaşdırma üsulları, təcrübədə istifadə oluna bilər. Bunlar, balans (hotelin müəyyən müddət ərzində gəlir və məsrəfinin yekunu) normativ (hər bir vahid üçün sərf edilən vəsait və ya materialın miqdarı), hesablama - analitik üsullardır. - Balans üsulu, hotelin sərəncamında olan ehtiyat vəsaitlərinin (əmək, avadanlıq, maddi və maliyyə ehtiyatları) qarşılıqlı əlaqəsinə əsaslanır. Bu üsul balansın sistemli tərtibatı (əmək, maddi, dəyərləndirmək) ilə yerinə yetirilir. - Normativ üsul, norma və normativlər əsasında plan taqşırıqlarının hesablanmasını nəzərdə tutur. Norma - bir xidmət vahidi18 / Fəsil. Menecmentdə proqnozlaşdırma və planlaşdırma nə (iş, məhsul), hər nəyinsə minimal zəruri məsrəfidir (material, iş vaxtı, enerji ehtiyatları) . Normativ planlaşdırma üsulu, balans üsuluna, münasibətdə müstəqil və ya yardımçı rolunu oynayır. - Planlaşdırmanın hesablama - analitik üsulu, normativ baza olmayanda bu üsul istifadə olunur. Bu üsulun mahiyyəti ondan ibarətdir ki. mehmanxananın göstəricilərinin təhlili əsasında, planlaşdırma həyata keçirilir. Hotelin idarə olunmasında, iki tip planlaşdırma böyük rol oynayır. Qısa müddətli və ya taktiki və uzunmüddətli və ya strateji planlaşdırma. Qısa müddətli (taktiki) planlar bir il müddətinə tərtib olunur. Uzunmüddətli (strateji) planlar beş və ya daha uzun müddətə tərtib olunur. Bu planlar hotelin siyasət və strategiyasını göstərməklə, onun əsas məqsədlərini qarşıya qoyur. b) Taktiki planlaşdırma Bir il müddətinə tərtib olunan taktiki plan, strateji planla uyğunlaşdırılır. Taktiki plan hotelin təşkilatı strukturunda aşağı pillədə duran menecer və əməkdaşlara aiddir. Taktiki plan mərhələlər üzrə yerinə yetirilir. Taktiki planlaşdırmanın əsas məqsədi, nailiyyətlər qazanmaq üçün, əməkdaşları səfərbər etməkdir. Planlaşdırmanın təşkili 7 mərhələni əhatə edir. 1. Vəzifə və məqsədlərin qoyuluşu. Bu planlaşdırmanın ilk mərhələsidir. Bu hotel fəaliyyətinin gözlənilən nəticələrinə aiddir. Məqsədlər perspektiv, vəzifələr konkret olmalıdır. 2. Marketinq mühitinin qiymətləndirilməsi və təhlili mərhələsinə. hotelin fəaliyyətinə təsir göstərə bilən, siyasi, iqtisadi, sosial və digər amillər daxildir. 3. Alternativ yolların müəyyən olunması. Məqsədə çatmaq üçün, müxtəlif üsulları təhlil etmək və münasibini seçmək. Bəzən işçi qrupun təklif etdiyi tövsiyələr, şəxsi təkliflərdən daha maraqlı olur. 19 / Fəsil. Menecmentdə proqnozlaşdırma və planlaşdırma 4. Alternativ planın qiymətləndirilməsi. Bütün variantların üstün və çatışmayan cəhətlərin siyahısını tərtib etmək və bu amillər içərisində xarici təsirlərə, ehtiyat vəsaitlərinə, diqqət etmək zəruridir. 5. Optimal yolun seçilməsi. Alternativ yolların təhlili nəticəsində. məqsədə çatmaq üçün, ən yaxşı hesab edilən münasib variant seçilir. Lakin müxtəlif variantların kombinasiyası mümkündür. 6. Planın tətbiqi. Optimal variant seçiləndən sonra, menecer aşağıdakı sualları cavablandırır. Kim nə edir? Hansı müddətə? Hansı ehtiyat vəsaitlər tələb olunur? Hansı mənfəətlər gözlənilir? Hansı qiymət hesabına? Hansı formada hesabat tərtib olunur? İcra edənlər hansı səlahiyyətlərə malikdir? 7. Nəticənin qiymətləndirilməsi və nəzarəti. Planın yerinə yetirilməsi yekunlaşıbsa, gözlənilən faktiki nəticələrin uyğunluğunu nəzarətdən keçirmək lazımdır. Plan, siyasətdən fərqli olaraq, əsasən rəqəmlərlə ifadə olunur. Qoyulan sərmayədən gələn gəlir, satışın həcmi, artımın tempi (sürətli) - bütün bunlar maliyyə məqsədlərinin göstəricisidir. Hotelin nömrə fondunun dolumu, kadrların axın səviyyəsi (işdən getmək), hotelin konkret sahələrinin işinin fiziki ölçüsünün göstəricisidir. Məqsədləri qısaca ifadə etmək, onunla əlaqədar olan, hər bir konkret sahənin nəticələrini müəyyən etmək prosesidir. Ehtimal və vəzifələr müəyyən olunandan sonra, hotel, məqsədlərə nail olmaq üçün, tapşırıqlar verir. Səmərəli işləmək üçün, hər ay konkret məqsədlər ölçülməli və müəyyən düzəlişləri etmək lazımdır. Məqsədlərə çatmaq üçün, hansı səviyyədə səy göstərilməli və ya fəaliyyətin ümumi istiqamətini dəyişmək üçün hansı düzəlişlər olmalıdır? Məsələn, satış şöbəsinin məqsəd və informasiya20 I Fəsil. Menecmentdə proqnozlaşdırma və planlaşdırma larini hər ay nəzərə almaq və təhlil etməklə aşağıdakı nümunələri göstərmək olar. - Fərdi qonaqlar üçün nömrələrin bronlaşdırılması. - Hər ay üçün nömrə fondunun dolumu və yerli korporativ müştərilər. - Hər ay, qonaqlar üçün ayrılan nömrələrin faktiki dolumu və ilin əvvəlindən yekun göstəricilər. - Nömrə fondunun dolumu və ilin əvvəlindən yekun göstəricilər. - Qonaqlara verilən nömrələrdən daxil olan gəliri hər ay üçün faktiki gəlir və ilin əvvəlindən yekun göstəricilər. - Paketlər: Satılan nömrələrin tipi, hər ay üçün və hansı yerlərdən qonaqlar gəlib? Yekun nəticələr, məqsədlərin hansı tərzdə yerinə yetirilməsini göstərir. Hər bir məqsəd üçün yazılı şəkildə, mərhələli tapşırıqlar tərtib olunur. c) Təqvimi planlaşdırma Təqvimi planlaşdırma, taktiki planlaşdırmanın əsas hissəsidir, (ay, rüb, yarım illik) Təqvimi planlaşdırma, biznesin proqnozu əsasında, iş yerləri üzrə, əməkdaşların yerləşməsi və sayını müəyyən edir. Bu işin əsas məqsədi, tələb olunan xidmət səviyyəsini təmin etməkdir. Hotel biznesi 24/7 variantında işləyir, belə ki, sutkanın 24 saat, həftənin 7 günü fəaliyyət göstərdiyinə görə, gecə və gündüz işi normal təşkil etmək lazımdır. Bunun üçün hotelin bütün şöbələri tam komplektləşdirilməlidir. Bunun üçün maliyyə vəsaiti tələb olunur. Tam kadrlarla komplektləşmiş hotel, hətta 24 saat ərzində nömrələrə restoran xidməti (room scrvicc) təmin edə bilər. Məhdud kadr və maliyyə imkanlarına malik olan, hotel bu xidmətləri göstərə bilmir. Restoran 12 saat fəaliyyət göstərirsə, bu halda iki növbədə iş təşkil olunmalı və qonaqlara tam pansion xidməti (səhər, 21 1 Fəsil. Menecmentdə proqnozlaşdırma və planlaşdırma nahar və şam yeməyi) göstərilməlidir. Lakin qonaqlara, yalnız səhər yeməyi təqdim olunursa, restoran bir növbədə işləyə bilər. Hotel rəqabətə davamlı və məsrəfləri azaltmaq üçün ştatdan kənar personaldan istifadə edə bilər. Məsələn, konfranslar və tədbirlər üzrə menecer, öz işini planlaşdırmalı, müştəriyə hansı tip, tutumu, həcmi olan zalı təklif etməyi bilməlidir və müştəridən hansı maliyyə imkanlarına malik olduğunu soruşmalıdır. Menecer tədbir zamanı, yemək və ya içmək tələb olunarsa, onun menyusunu və qiymətini müştəriyə təqdim etməlidir. Xidmətləri təqdim edən menecer, müştəri ilə müqavilə bağlamalı, tədbirin günü, saatı və iştirakçıların sayı dəqiqləşdirilməlidir. Müasir dövrdə, dinamik dəyişiklərin xarakterik xüsusiyyətlərini nəzərə alaraq, menecer, çevik olmalı, planlaşdırmada operativ surətdə, imkan daxilində, düzəlişlər etməyi bacarmalıdır. d) Strateji planlaşdırma Strateji planlaşdırmanın tərtibində, hotelin yüksək dərəcəli rəhbərləri (top menecerlər) fəal iştirak edir və müəssisənin fəaliyyətini və istiqamətini müəyyənləşdirirlər. Strateji planlaşdırma və strateji idarəetmə arasında sıx əlaqə var. Hotel biznesində fəaliyyət göstərən iri şirkətin vəzifəsi, beynəlxalq struktura malik olmaq üçün hansı bazarlara yiyələnməlidir? Öz biznesini, Azərbaycanda, Gürcüstanda və ya Qazaxıstanda genişləndirmək və əsas diqqəti buna yönəltməlidirmi? Hansı bazar daha sərfəlidir? Şirkət eyni zamanda bir neçə bazarda fəaliyyət göstərməlidir və ya bir bazarı seçməlidir. Bütün bunlar və bu kimi vəzifələr strateji planlaşdırmada öz əksini tapmalıdır. Menecerin vəzifəsi və səviyyəsi yüksək olduqca strateji planlaşdırma, geniş, əhatəli və ətraflı olur. Strateji idarəçilik, hotel biznesinin bu günki vəziyyəti, vəzifə və məqsədləri və gələcək fəaliyyətinin işlənib hazırlanması deməkdir. 22 I Fəsil. Menecmentdə proqnozlaşdırma və planlaşdırma Strateji idarəçilik - idarəçilik prosesinin və planlaşdırmanın əsas hissəsidir. Strateji idarəçiliyin 3 əsas vəzifəsi mövcuddur. İlk növbədə elan etdiyimiz ehtimal və vəzifələri işləyib hazırlamaq. İkincisi, əvvəlcədən qarşıda duran vəzifələrin, strateji məqsədlərə dəyişməsi. Üçüncüsü, hotel olduğu vəziyyətdən, istədiyi vəziyyətə keçmək üçün, strateji və ya dürüst ifadə olunmuş məqsədlərdən istifadə edir. Müasir hotellərin fəaliyyəti, rəqabət şəraitində, düzgün strateji planlaşdırmanı yerinə yetirməsindən asılıdır. Məsələn, 2008 və 2015-ci illərin iqtisadi böhranı, bir daha göstərdi ki, bu cür hadisələri qarşılamaq üçün, mehmanxana menecerləri strateji planları bacarıqla tərtib etməlidir. Yaxşı tərtib olunmuş strateji plan, qeyri-standart, fövqəladə şəraitdə vəziyyətdən çıxış yollarını göstərir. Strateji idarəçiliklə, hotelin vəzifələri arasında birbaşa əlaqə vardır. Onlar bir-birini tamamlayır. Tərtib olunmuş strateji planda, hotelin vəzifələri öz əksini tapır. Strateji idarəçiliyin, məqsədi, bu məsələləri, strateji vəzifələrə dəyişməkdir. Strateji planlaşdırma ilə strateji idarəçiliyin fərqi ondan ibarətdir ki, birincisi sistemli prosesidir və hotelin gələcək inkişafının istiqamətini müəyyən edir. Eyni zamanda, strateji idarəçilik, strateji planı müşayiət edir və hotelin ehtiyat vəsaitlərindən və qüvvəsindən istifadə edir. Strategiya, qarşıya qoyulan vəzifə və məqsədləri həyata keçirmək üçün necə hərəkət etməyi göstərir. Hotel sahəsində, strateji məsələlərin aşağıdakı səciyyəsini göstərmək olar. - Korporativ əməliyyatların bir çox sahələrinə təsir edən qərarlar hotel rəhbərliyi tərəfindən qəbul olunmalıdır. - Strateji məsələlər, iri həcmli ehtiyat vəsaitlərin bölüşdürülməsi ilə əlaqədardır. Buna görə, ehtiyat vəsait mənbələri tapmaq zəruridir ki. hotel investisiya qoyuluşunda, səmərəli gəlir əldə etsin. 23 1 Fəsil. Menecmentdə proqnozlaşdırma və planlaşdırma - Strateji məsələlər, hotel biznesinin uzunmüddətli vəziyyətinə və inkişafına təsir göstərən amildir. Bu məsələlər, hotelin hansı bazarda fəaliyyət göstərmək, hansı məhsulun xidmətlərini təqdim etmək, hansı texnologiyalardan istifadə etmək imkanlarını müəyyən edir. - Strateji məsələlər, hotelin gələcək fəaliyyətinə istiqamətləndirilib. Strateji məsələlər bir çox funksional istiqamətlərə, adətən böyük təsir göstərir. Məhz buna görə, bunlar bir-biri ilə yaxşı əlaqələndirilməlidir. Məsələn, təşkilatlar və fiziki şəxsləri, hotelə cəlb etmək üçün, xidmətlərin çeşidini və keyfiyyətini artırmaq və genişləndirmək lazımdır. Müxtəlif tədbirlərin, konfransların keçirilməsi üçün, qonaqlara müxtəlif formatda və üsullarda xidmətlər təklif etmək lazımdır. Strateji məsələlərdə hotel, xarici mühiti, təhlükə imkanlarını, güclü və zəif cəhətləri nəzərə almalıdır. Korporativ səviyyəli strategiya adlanan, strateji planlaşdırmanın çox hissəsi, şirkətin rəhbərliyi tərəfindən həyata keçirilir. Ən yüksək səviyyədə bir sıra hotellər, divizion struktura və ya portfelə malikdir. Belə ki, Hilton Hotels şirkətinin portfelinə “Conrad Hotels”. “Doubletree”. “Embassy Suites and Hotels”, “Hilton Garden İnn” və başqaları daxildir. Şirkətlər biznesin bir sıra sahələrini seçirlər. Hilton, Marriott və bir slra hotel strukturları, müxtəlif brendlərə malikdir. Tam xidmət göstərən uzunmüddət yaşamaq üçün olan hotellərdən, qısamüddətli yaşayış üçün, yaşlı insanların yaşayışı üçün şəraiti olan və s. tipli hotellər qonaqlara təqdim olunur. Bir çox hotellərin biznesini genişləndirmək və inkişaf etdirmək üçün, bu inkişafın strategiya planım tərtib etmək vacibdir. Əsasən 4 inkişaf strategiyası mövcuddur. 1. Bazardakı payını artırmağı öz qarşısına məqsəd qoymaq naminə bazara girmək və bunun üçün mövcud olan bazarda satışı stimullaşdırmaq üçün müxtəlif üsullardan istifadə etmək. 24 I Fəsil. Menecmentdə proqnozlaşdırma və planlaşdırma 2. Coğrafiyasını genişləndirmək. Bu strategiyanın köməyi ilə, şirkət öz əməliyyatlarını artırır, yeni bazarlara çıxır və mövcud olan bazarlarda fəallığını gücləndirir. Məsələn, “Wyndham Worldwide” şirkəti, Azərbaycan bazarında öz mövqelərini möhkəmləndirib. Bunlar, şirkətə daxil olan “Ramada". “Ramada Suites", “Ramada Plaza” (Gəncə şəhəri), “Days İnn” hotellərinin fəaliyyətini göstərmək olar. 3. Yeni məhsulun hazırlanıb, bazara çıxarılması. Məsələn, “Andaz”, “Hyatt" şirkətinin yeni brendidir və ya yaxud restoranda yeni menyunun təqdimatıdır. 4. Üfqü inteqrasiya, yəni, mülkiyyətə sahib olmaq və ya eyni bazarda fəaliyyət göstərən rəqiblərin analoji məhsuluna nəzarət etmək. Məsələn, Promus Corporation (Emabssy Suites) şirkətini. Hilton şirkəti tərəfindən alınması üfqü inteqrasiyadır. Öz məqsəd və vəzifələrini yerinə yetirmək üçün, şirkətlər, digər üsullardan istifadə edirlər. Strateji ittifaq və ya birgə müəssisələrin yaradılması bu üsullardandır. İsteklak planlaşdırılmasının əsas üsullarından biri və mehmanxana müəssisələrində geniş istifadə olunan SWOT üsuludur. SWOT - Strengths (güclü), weakness (zəif), opportunities (imkanlar), threats (təhlükə) . deməkdir. SWOT - üsulunun təhlili, şirkətin güclü və zəif tərəflərini, həmçinin təhlükəni üzə çıxartmaq və onlardan qaçmaq imkanlarını axtarmaq, daxili və xarici amilləri qiymətləndirmək üçün istifadə olunur. SWOT təhlili əsas rəqiblərinizin biznesi ilə öz biznesinizi müqayisə etmək imkanı yaradır. Bu təhlil eyni zamanda hotelin güclü və zəif tərəflərini, təhlükələri görməyə imkan yaradır. Belə yanaşma, strategiyanın uğurlu planlaşdırılmasını asanlaşdırır. Hər bir operator, SWOT təhlilinə, hansı əsas məqamları, bura daxil etməyi özü seçir. 25 / Fəsil. Menecmentdə proqnozlaşdırma və planlaşdırma Marketinqin dörd P bu təhlilin, çıxış nöqtəsidir. Bu belə ifadə olunur: Məhsul (product), qiymət (price), yer (place) və irəliləyiş (promotion). Hər bir hazırlanmış planlar həyata keçirilməlidir. Strateji planlar, taktiki, fəaliyyət və digər planlar vasitəsi ilə yerinə yetirilir və reallaşır. e) Biznes plan, planlaşdırmanın xüsusi növüdür. Biznes plan, hotelin inşası ilə əlaqədar kredit almaq üçün tərtib olunur. Məzmununa görə, biznes plan, elə bir sənəddir ki, hotelin məqsəd və vəzifələri, bazarda rəqabət mövqeləri, gözlənilən maliyyə mənbələrinin həcmi, nəzərdə tutulan marketinq tədbirləri, xidmətlərin təşkili, sahibkarlıq riskinin qiymətləndirilməsini əhatə edən bir toplumdur. Biznes plan, yalnız kommersiya layihəsi deyil, həmçinin hotelin idarə olunmasının əsasıdır. Biznes planın sayəsində, menecer, hotelin gələcək fəaliyyətini, imkanlarını sanki, kənardan müşahidə edir. Təşkilatı və iqtisadi məsələləri özündə əhatə edən, biznes planın işlənib hazırlanması prosesi, meneceri səfərbərliyə ruhlandırır. Biznes plan - çoxplanlı idarəetmə vasitəsidir. O. taktiki və strateji vəzifələri yerinə yetirməyi nəzərdə tutur. Biznes planda, hotelin məqsədə çatmaq üçün zəruri olan, maddi, əmək ehtiyatları, maliyyənin qiymətləndirilməsi irəli sürülür. Eyni zamanda, bazar şəraitində, hotelin fəaliyyətinin, spesifik və ümumi elementləri, rəqabətin taktiki və strateji qərarlarının seçimi nəzərdə tutulur. f) Marketinq planı Marketinq planlaşdırılması, işlənilmiş planın tətbiq və nəzarəti, marketinqin məqsədlərini müəyyənləşdirmək və özündə marketinq imkanlarını və ehtiyat vasitələrini qiymətləndirib birləşdirən, sistemli bir prosesdir. 26 1 Fəsil. Menecmentdə proqnozlaşdırma və planlaşdırma Marketinq plan, hotelin marketinq fəaliyyətinin nəzarəti və tətbiqini təsvir edən yazılı sənəd və ya layihədir. Marketinq planlaşdırılması, hotel biznesinin fəaliyyətinin və marketinq xidmətlərinin xüsusiyyətlərini nəzərə almaqla yerinə yetirilir. Hotel sahəsində, marketinq xüsusiyyətlərinə aşağıdakıları aid etmək olar: - Hotel xidmətlərinə olan tələbatı idarə etmək - Hotel xidmətləri barədə tam və düzgün informasiya vermək - Müştərinin hüququnu müdafiə etmək və onun təhlükəsizlik məsələlərinə xüsusi diqqət vermək. Hotelin marketinq fəaliyyətinin planlaşdırılmasının əsas elementlərini nəzərdən keçirək. - Bazarı tədqiq etmək və proqnozlaşdırmaq - Məqsəd və vəzifələri qarşıya qoymaq - Taktika və strategiyanı işləmək - Satışı stimullaşdırmaq və tələbatı formalaşdırmaq - Təhlil və nəzarət - Xidmət standartlarını formalaşdırmaq, əsas və əlavə xidmətlərin təqdim olunması prosesində, personal ilə işləmək. Müasir marketinq, planda təsdiq olunmuş, xidmətin strateji standartlarını nəzərə almaqla, məqsədlərə çatmaq üçün, büdcənin planlaşdırılmasını tələb edir. g) Büdcənin tərtibi Hotel, maliyyə imkanlarından istifadə etməyi planlaşdırır. Büdcə - konkret fəaliyyət növlərinə pulun bölüşdürülməsi planıdır. Hotelin kapital (əsas) avadanqlıqlarının, mədaxil (satışdan) və məxaric üzrə büdcəsi mövcuddur. Menecer, satışı və məsrəfləri elə proqnozlaşdırmalıdır ki, pul qənaətlə xərclənsin ki. müəyyən olunmuş müddət ərzində pul qurtarmasın. 27 1 Fəsil. Menecmentdə proqnozlaşdırma və planlaşdırma Büdcənin tərtibində, hotelin bütün şöbələri iştirak edir və hər bir şöbənin büdcə planı olmalıdır. Büdcə - meneceri maliyyə məsuliyyəti daşımağa məcbur edir. Maliyyə proqnozlaşdırılması aparan hotel meneceri, şirkətin gələcək maliyyə tələbatını, məqsədini müəyyən edir, nəzərdə tutulan gəliri saxlamağa kömək edir. Menecer, proqnozlaşdırma apararkən, hotelin maliyyə-kredit siyasətinin uğurla yerinə yetirilməsi üçün, nə vaxt və nə qədər pul tələb olunduğunu hesablamalıdır. Büdcənin ətraflı tərtibi, hotelə, öz fəaliyyətini, faktiki nəticələrlə müqayisə etməyə imkan verir. Bu cür müqayisə hər ay aparılır. Maliyyə üzrə menecerin vəzifəsi, həm də proqnozlaşdırmadan kənara çıxan məsələləri aşkar etsin. Hotel büdcəsini, hoteldə yaradılan büdcə komissiyası hazırlayır və bu komissiyaya baş menecer rəhbərlik edir. Komissiyaya, əsas şöbələrin müdirləri daxildir. Büdcənin hazırlanması ilə əlaqədar, hotel işinin daxili və xarici iqtisadi şəraitini bilmək tələb olunur. Yəni, yaxın gələcəkdə ölkənin inflyasiya siyasətinin dəyişilməsi buna öz təsirini göstərə bilər. Hotelin funksional şöbələri mədaxil və məxaric üzrə iki kateqoriyaya bölünür. Şöbələr, keçən müddətin maliyyə hesabatını təqdim etməklə, gələcək müddət üçün büdcə hazırlayır. Hotelin əsas gəlir mənbəyi, nömrə fondu və əlavə xidmətlərdən ibarətdir. Hotelin büdcəsi tərtib olunarkən, gəlir gətirməyən sahə və şöbələrin məsrəfləri nəzərə alınır. Büdcənin məxaric hissəsinə, həmçinin kommunal xərclər, binanın saxlanılması və digər yerlər daxildir. Bütün proqnozlar aparılandan sonra, hotelin ümumi büdcəsi hazırlanır. Büdcə komissiyası layihəni nəzərdən keçirir, düzəlişlər aparır və büdcəni təsdiq edir. 12 aylıq büdcə əsasında, illik büdcə tərtib olunur və həyata keçirilir. Hotel biznesinin planlaşdırılması sistemli bir fəaliyyətdir. Bu istehsal prosesinin mərhələ və məqsədlərini proqnozlaşdırılmağa 28 / Fəsil. Menecmentdə proqnozlaşdırma və planlaşdırma yeni texnologiyaların tətbiqinə, zəif məqamları aradan qaldırmağa, yeni məhsulların çeşidinin genişləndirilməsinə imkan yaradır. Hotel fəaliyyətinin planlaşdırılmasın! tərtib edəndə, qeyri-adi şəraiti, fövqəladə halları, baş verə biləcək siyasi və iqtisadi vəziyyəti (millətlərarası münaqişə, vergi siyasətinin dəyişməsi, kömrük rüsumları, nəqliyyat tarifləri, inflyasiyanın səviyyəsi) nəzərə almaq lazımdır. Tərtib olunmuş planın keyfiyyət və səviyyəsi aşağıdakı əsas şərtlərlə müəyyənləşir. Hotel menecerləri, bütün səviyyələrdə səriştəli və səlahiyyətli, peşəkar olmalıdır. Funksional şöbələrdə çalışan əməkdaşlar informasiya bazarsı və kompyuter texnikası ilə təmin edilməlidir. Menecmentin funksiyası kimi, planlaşdırmanın təyinatı, ondan ibarətdir ki, imkan daxilində, əvvəlcədən, daxili və xarici amillər nəzərə alınmalıdır. Bütün bu şərtlər, hotelin normal fəaliyyətinə və inkişafına əlverişli imkan yaradır.