Oliy va o’rta maxsus ta’lim vazirligi Buxoro Davlat universiteti tarix va madaniy meros fakulteti 5-1 arx-17 guruh Arxivshunoslik yo’nalishi arxiv evristikasi fanidan Mustaqil ishi Mavzu: Doimiy saqlanadigan yig’ma jildalar ro’yxatlari

Oliy va o’rta maxsus ta’lim vazirligi Buxoro Davlat universiteti tarix va madaniy meros fakulteti 5-1 ARX-17 guruh Arxivshunoslik yo’nalishi arxiv evristikasi fanidan Mustaqil ishi

Mavzu: Doimiy saqlanadigan yig’ma jildalar ro’yxatlari.


Bajardi: Axrorov.F
Tekshirdi: To’rayev.A
Mavzu: Doimiy saqlanadigan yig’ma jildalar ro’yxatlari.
Reja:

1. 
   Hujjatlarning qimmatliligini aniqlash ekspertizasini o‘tkazish mezonlari.
   
2. 
   Hujjatlarni ro‘yxatdan o‘tkazish va indekslash qoidalari.
   
3. 
   Arxiv hujjatlarini doimiy saqlashga doir asosiy tushunchalar.
   

Foydalanilgan adabiyotlar ro’yxati.

1. 
   Hujjatlarning qimmatliligini aniqlash ekspertizasini o‘tkazish mezonlari.
   

9. Hujjatlarning qimmatliligini aniqlash ekspertizasini o‘tkazish hujjatlarning kelib chiqishi, mazmuni va tashqi o‘ziga xosliklarining tegishli mezonlarini kompleks qo‘llash yo‘li bilan tarixiylik, tizimlilik va butlilik tamoyillari asosida amalga oshiriladi.
10. Hujjatlarning kelib chiqishi mezonlariga quyidagilar kiradi:
hujjatli fond tashkil etuvchining (faoliyatida hujjatli fond hosil bo‘ladigan yuridik shaxs) va u tomonidan bajariladigan vazifalarning ahamiyati; hujjatlarning muallifliligi, ularning tuzilgan vaqti va joyi.
11. Hujjatlarning mazmuni mezonlariga quyidagilar kiradi:
hujjatlarda saqlanayotgan axborotning qimmatliligi;
hujjatlarning yuridik kuchi va aslligi;
hujjatlarning maqsadli yo‘naltirilganligi;
hujjatning turi va ko‘rinishi.
12. Hujjatlarning tashqi o‘ziga xosligi mezonlariga quyidagilar kiradi:
qayd etish shakli va mazmunini yetkazish (hujjatning tashqi ko‘rinishi, ko‘rsatma, qayd yozuvi va belgilarning mavjudliligi);
hujjatlarni tasdiqlash va rasmiylashtirish (badiiy, paleografik, tilga oid va boshqa xususiyatlar);
hujjatlarning jismoniy holati va moddiy asosining xususiyatlari.
V bob. Hujjatlarning qimmatliligini aniqlash ekspertizasini o‘tkazish jarayoni va uning natijalarini rasmiylashtirish
13. MAF tarkibiga kiruvchi hujjatlarning qimmatliligini aniqlash ekspertizasini o‘tkazish tashkilotlarning EK (MEK) bilan tegishli ETK (ETUK)ning ilmiy-uslubiy rahbarligi ostida amalga oshiriladi.
MAF tarkibiga kiruvchi hujjatlarni aniqlash bilan bog‘liq masalalarni ko‘rib chiqish METK yoki tegishli ETK (ETUK) tomonidan amalga oshiriladi.
14. Hujjatlarning qimmatliligini aniqlash ekspertizasini o‘tkazish tashkilotning tarixini yoki arxiv hujjatlarini shakllantiradigan jismoniy shaxslarning tarjimai holini, ulardagi hujjatlarning tarkibi va mazmunini o‘rganishdan boshlanadi.
Katta hajmdagi, murakkab va bir turdagi arxiv fondlarining hujjatlari bilan ishlash uchun ishchi yo‘riqnoma hamda doimiy va vaqtinchalik saqlanishi lozim bo‘lgan hujjatlarning taxminiy ro‘yxati tuziladi.
Har bir yig‘majildni betma-bet ko‘zdan kechirish orqali unda dublet yoki yaroqsiz hujjatlarning mavjudligi aniqlanadi va ushbu hujjatlarning nusxalari saqlash uchun qaysi yig‘majildda qoldirilishi belgilanadi.
15. Arxiv fondlarini o‘rganish hujjatlarning quyidagi guruhlarini aniqlashga yordam beradi:
doimiy saqlash muddatidagi hujjatlar;
alohida qimmatli va noyob hujjatlar;
vaqtincha saqlash muddatidagi hujjatlar;
yo‘q qilinishi lozim bo‘lgan hujjatlar.
16. Hujjatlarning qimmatliligini aniqlash ekspertizasini o‘tkazish jarayonida asosiy e’tibor tashkilotlarning ilmiy-tarixiy ahamiyatga ega bo‘lgan hujjatlarini aniqlash va tanlab olishga qaratiladi.
17. Zarurat tug‘ilganda hujjatlarning qimmatliligini aniqlash ekspertizasini o‘tkazish uchun boshqa tashkilotlarning mutaxassislarini jalb qilish mumkin.
18. Yig‘majilddagi hujjatlarning ko‘p qismi vaqtincha saqlash muddatidagi hujjatlar bo‘lganida, shuningdek hujjatlar yig‘majildiga 250 tadan ko‘p varaq kiritilgan yoki hujjatlar yig‘majildining eni 4 santimetrdan ortiq bo‘lgan hollarda tikilgan hujjatlar yig‘majildi so‘kiladi va qayta rasmiylashtiriladi.
19. Hujjatlarning qimmatliligini aniqlash ekspertizasini o‘tkazish vaqtida ularni saqlash muddatlarini aniqlash uchun hujjatlarning namunaviy va tarmoq ro‘yxatidan, shuningdek tashkilotlarning tasdiqlangan yig‘majildlar ro‘yxatidan foydalaniladi.
20. Hujjatlarning namunaviy va tarmoq ro‘yxatlariga kiritilmagan hujjatlarni saqlanish muddatlari tashkilotlarning tegishli davlat arxivlari ETK (ETUK) yoki METK bilan kelishilgan EK (MEK) qarori bilan belgilanadi.
21. Axboroti takrorlanadigan, shuningdek dublet hujjatlarni yo‘q qilishga ajratib olish faqatgina ularni saqlash uchun olib qo‘yilgan hujjatlar bilan solishtirilganidan keyin amalga oshiriladi.
Hujjatlarning asl nusxalaridan tashqari, alohida qimmatli va noyob hujjatlarning dubletlari, shuningdek matnida qayd yozuvi, ko‘rsatma, belgilar va tuzatishlari mavjud bo‘lgan hamda tez-tez ishlatiladigan hujjatlarning nusxalari ham saqlash uchun qoldirilishiga yo‘l qo‘yiladi.
22. Hujjatlarning qimmatliligini aniqlash ekspertizasini o‘tkazish natijasida quyidagilar tuziladi:
doimiy saqlanadigan hujjatlar yig‘majildlarining arxiv ro‘yxati (1, 1a va 1b-ilovalarga muvofiq);
alohida qimmatli va noyob hujjatlar yig‘majildlarining arxiv ro‘yxati (2, 2a va 2b-ilovalarga muvofiq);
saqlash muddati 10 yildan ortiq bo‘lgan vaqtincha saqlanadigan hujjatlar yig‘majildlarining arxiv ro‘yxati (3, 3a va 3b-ilovalarga muvofiq);
shaxsiy tarkib bo‘yicha hujjatlar yig‘majildlarining arxiv ro‘yxati (4, 4a va 4b-ilovalarga muvofiq);
hujjatlar yig‘majildlarining arxiv ro‘yxatlariga ilmiy-ma’lumotnoma apparati (yagona ilmiy-uslubiy asosda tuziladigan arxiv hujjatlarining tarkibi va mazmuni to‘g‘risidagi o‘zaro bog‘liq va o‘zaro to‘ldiruvchan arxiv ma’lumotnomalari majmui);
hujjatlarni yo‘q qilishga ajratish to‘g‘risidagi dalolatnoma (5, 5a va 5b-ilovalarga muvofiq).
23. Davlat arxivlarining jamlash manbalari hisoblangan tashkilotlarda tuzilgan hujjatlar yig‘majildlarining arxiv ro‘yxatlari dastlab tashkilotning EK (MEK) qarori bilan ma’qullangandan so‘ng tegishli ETK (ETUK) hamda tashkilot rahbari tomonidan tasdiqlanadi.
Davlat arxivlarining jamlash manbalari hisoblangan tashkilotlarda tuzilgan hujjatlarni yo‘q qilishga ajratish to‘g‘risidagi dalolatnomalar tashkilotning EK (MEK) qarori bilan ma’qullangandan so‘ng tashkilot rahbari tomonidan tasdiqlanadi.
Davlat arxivlarining jamlash manbalari hisoblanmagan tashkilotlarda tuzilgan hujjatlar yig‘majildlarining arxiv ro‘yxatlari va hujjatlarni yo‘q qilishga ajratish to‘g‘risidagi dalolatnomalar tashkilotning EK (MEK) tomonidan ma’qullanadi hamda tashkilot rahbari tomonidan tasdiqlanadi.
Davlat arxivlarida tuzilgan hujjatlar yig‘majildlarining arxiv ro‘yxatlari va hujjatlarni yo‘q qilishga ajratish to‘g‘risidagi dalolatnomalar tegishli ETK (ETUK) hamda arxiv muassasasining rahbari tomonidan tasdiqlanadi.
24. Hujjatlarni yo‘q qilishga ajratish to‘g‘risidagi dalolatnomalar doimiy saqlanadigan hujjatlar yig‘majildlarining ro‘yxati EK (MEK) va ETK (ETUK) qarorlari asosida arxiv muassasasi yoki tashkilot rahbarlari tomonidan tasdiqlangandan, shuningdek shaxsiy tarkib bo‘yicha hujjatlar yig‘majildlarning ro‘yxati tegishli EK (MEK) qarorlari asosida (davlat arxivlarining jamlash manbalari hisoblangan yoki hisoblanmagan tashkilotlarda) ma’qullanib, tegishli ETK (ETUK) bilan (davlat arxivlarining jamlash manbalari hisoblangan tashkilotlarda) kelishilgandan hamda arxiv muassasasi yoki tashkilot rahbari tomonidan tasdiqlangandan so‘ng kuchga kiradi.
25. Tashkilotning yo‘q qilishga ajratilgan barcha hujjatlariga bitta umumiy dalolatnoma tuziladi.
Bir nechta tarkibiy bo‘linmalar hujjatlarining yig‘majildlari ko‘rsatilgan dalolatnomalarda tegishli tarkibiy bo‘linmaning nomi uning hujjatlari guruhidan oldin alohida ko‘rsatiladi.
Hujjatlarni yo‘q qilishga tanlab olingan bir turdagi hujjatlar yig‘majildlarining sarlavhalari dalolatnomaga umumiy sarlavha ostida, mazkur guruhga kirgan hujjatlar yig‘majildlarining miqdori ko‘rsatilgan holda kiritiladi.
26. Hujjatlarni yo‘q qilishga ajratish to‘g‘risidagi dalolatnomaga dalolatnoma tuzilayotgan yilning yanvar oyi holatiga saqlash muddati tugagan hujjatlar kiritiladi.
Faoliyatida MAF hujjatlari shakllanmaydigan tashkilotlar saqlash muddati tugagan hujjatlarni yo‘q qilishga ajratish to‘g‘risidagi dalolatnomalarni tashkilotning tegishli davr uchun shaxsiy tarkib bo‘yicha hujjatlar yig‘majildlari arxiv ro‘yxatlarining yillik bo‘linmalari shakllantirilgandan hamda ular tashkilot rahbari tomonidan tasdiqlangandan keyin tuzadi va mazkur dalolatnomaga kiritilgan hujjatlarni yo‘q qiladi.
27. Hujjatlarni yo‘q qilishga ajratish to‘g‘risidagi dalolatnoma tasdiqlanib, hujjatlardagi moddiy qimmatga ega bo‘lgan filatelistik va boshqa kolleksion materiallar olib qo‘yilganidan keyin ular yo‘q qilishga topshiriladi va hisobdan chiqariladi.
Hujjatlarning yig‘majildlarini davlat saqloviga topshirish, topshirish sanasi va topshirilayotgan hujjatlar yig‘majildlari miqdori ko‘rsatilgan qabul qilish-topshirish dalolatnomasini rasmiylashtirish orqali amalga oshiriladi.
28. Hujjatlarning qimmatliligini aniqlash ekspertizasini o‘tkazishning yakuni quyidagilar hisoblanadi:
tuzilgan hujjatlar yig‘majildlarining ro‘yxatlari va hujjatlarni yo‘q qilishga ajratish to‘g‘risidagi dalolatnomalarning EK (MEK), ETK (ETUK) va METK majlislarida bosqichma-bosqich ko‘rib chiqilishi;
hujjatlar yig‘majildlarining ro‘yxatlariga ETK (ETUK) muhr (shtamp)larining qo‘yib chiqilishi.
29. Tashkilotda hujjatlarning qimmatliligini aniqlash ekspertizasini o‘tkazish bo‘yicha ishlar idoraviy arxiv yoki davlat arxivlarining yillik rejasiga muvofiq o‘tkaziladi.
30. Tashkilotda hujjatlarning qimmatliligini aniqlash ekspertizasi tashkilotlar yoki arxiv muassasalarining tegishli mutaxassislari tomonidan o‘tkaziladi.
Arxivlar mutaxassislari tomonidan tashkilotda hujjatlarning qimmatliligini aniqlash ekspertizasini o‘tkazish shartnoma asosida amalga oshiriladi.
VI bob. Yakuniy qoida
31. Hujjatlarning qimmatliligini aniqlash ekspertizasini o‘tkazish tartibi to‘g‘risidagi qonun hujjatlarini buzganlikda aybdor bo‘lgan shaxslar belgilangan tartibda javobgarlikka tortiladilar.

2.