Руководство pmbok ® Шестое издание
Yüklə 12,83 Mb. Pdf görüntüsü
|
|
Часть 1 - Руководство
u u Влияние. Поскольку руководители проектов зачастую обладают лишь незначительными прямыми полномочиями в отношении членов своих команд в матричной среде или вовсе не обладают таковыми, их способность своевременно оказывать влияние на заинтересованные стороны проекта является критически важной для успеха проекта. Ключевые навыки влияния включают в себя: u n
u n четкое формулирование точек зрения и позиций, u n высокий уровень навыков активного и эффективного слушания, u n понимание и рассмотрение различных перспектив в любой ситуации, u n сбор существенной информации для решения проблем и достижения соглашений при сохранении взаимного доверия. u u Лидерство. Для успеха проектов требуются лидеры, обладающие развитыми лидерскими навыками. Лидерство — это способность возглавить команду и побудить ее членов хорошо делать свою работу. Это понятие охватывает широкий круг навыков, способностей и действий. Лидерство важно на всех фазах жизненного цикла проекта. Существует множество теорий лидерства, определяющих его стили, которые, при необходимости, используются в определенной ситуации или команде. Особенно важно передавать членам команды общее видение проекта и вдохновлять их на достижение высокой эффективности и результативности в работе. 9.5.2.2 ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ (PMIS) Описана в разделе 4.3.2.2. Информационные системы управления проектами могут включать в себя программное обеспечение для управления или разработки расписания ресурсов, которое может использоваться для управления и координации работы членов команды при осуществлении различных операций проекта. 9.5.3 УПРАВЛЕНИЕ КОМАНДОЙ: ВЫХОДЫ 9.5.3.1 ЗАПРОСЫ НА ИЗМЕНЕНИЯ Описаны в разделе 4.3.3.4. В случаях, когда изменения стали результататом исполнения процесса управления командой, или когда рекомендованные корректирующие или предупреждающее действия оказывают влияние на любые компоненты плана управления проектом или документы проекта, руководителю проекта необходимо подать запрос на изменение. Запросы на изменения проходят проверку и передаются в соответствии с процессом интегрированного контроля изменений (см. раздел 4.6). Например, изменения в подборе персонала, как преднамеренные, так и в результате непредвиденных событий, могут нарушать работу команды проекта. Такое нарушение может стать причиной нарушения расписания или превышения бюджета. Изменения в назначениях персонала включают в себя перемещение людей по различным назначениям, аутсорсинг некоторых работ или замену ушедших членов команды. 351 9.5.3.2 ОБНОВЛЕНИЯ ПЛАНА УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТОМ Любое изменение плана управления проектом проходит через принятый в организации процесс по контролю изменений на основании запроса на изменение. Компоненты плана управления проектом, которые могут требовать запрос на изменения для плана управления проектом, включают в себя, среди прочего, следующие: u u
фактический опыт в управлении командой проекта. u u Базовое расписание. Описано в разделе 6.5.3.1. Может потребоваться внести изменения в расписание проекта, чтобы отразить ход работы команды. u u
стоимости проекта, чтобы отразить ход работы команды. 9.5.3.3 ОБНОВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ПРОЕКТА В качестве документов проекта, которые могут быть обновлены в результате осуществления данного процесса, можно назвать, среди прочего: u u Журнал проблем. Описан в разделе 4.3.3.3. Возникшие в результате этого процесса новые проблемы регистрируются в журнале проблем. u u
включения информации о трудностях, с которыми пришлось столкнуться, и сведения о том, как их можно было избежать, а также о проверенных на практике подходах к управлению командой. u u
регистрируются в документации о назначениях команды проекта. 9.5.3.4 ОБНОВЛЕНИЯ ФАКТОРОВ СРЕДЫ ПРЕДПРИЯТИЯ Факторы среды предприятия, которые обновляются в результате процесса управления командой проекта, включают в себя, среди прочего: u u информацию для оценки деятельности организации, u u навыки персонала. 352 Часть 1 - Руководство 9.6 КОНТРОЛЬ РЕСУРСОВ Контроль ресурсов — это процесс обеспечения того, что назначенные и выделенные для проекта ресурсы доступны в соответствии с планом, а также мониторинг для сравнения запланированного и фактического использования ресурсов и выполнение необходимых корректирующих действий. Ключевая выгода данного процесса состоит в обеспечении того, что выделенные ресурсы предоставляются для проекта в нужное время в нужном месте и высвобождаются, когда потребность в них исчезает. Этот процесс осуществляется на протяжении всего проекта. Входы и выходы этого процесса показаны на рис. 9-14. На рис. 9-15 показана диаграмма потоков данных процесса..
.1 Анализ данных • Анализ альтернатив • Сравнительный анализ затрат и выгод • Анализ исполнения • Анализ тенденций .2 Решение проблем .3 Навыки межличностных отношений и работы с командой • Переговоры • Влияние .4 Информационная система управления проектами .1 План управления проектом • План управления ресурсами .2 Документы проекта • Журнал проблем • Реестр извлеченных уроков • Выделение материальных ресурсов • Расписание проекта • Иерархическая структура ресурсов
• Требования к ресурсам • Реестр рисков .3 Данные об исполнении работ .4 Соглашения .5 Активы процессов организации .1 Информация об исполнении работ .2 Запросы на изменения .3 Обновления плана управления проектом
• План управления ресурсами • Базовое расписание • Базовый план по стоимости .4 Обновления документов проекта • Журнал допущений • Журнал проблем • Реестр извлеченных уроков • Выделение материальных ресурсов • Иерархическая структура ресурсов • Реестр рисков 353 4.6
Интегрированный контроль
изменений 4.3
Руководство и управление работами проекта План управления проектом • План управления ресурсами 12.2
Проведение закупок
• Соглашения Документы проекта • Журнал проблем • Реестр извлеченных уроков • Выделение материальных ресурсов • Расписание проекта • Иерархическая структура ресурсов • Требования к ресурсам • Реестр рисков План
управления проектом
Документы проекта
Документы проекта
9.6 Контроль ресурсов Предприятие/ организация • Активы процессов организации • Информация об исполнении работ • Запросы на изменения Обновления плана управления проектом • План управления ресурсами • Базовое расписание • Базовый план по стоимости Обновления документов проекта • Журнал допущений • Журнал проблем • Реестр извлеченных уроков • Выделение материальных ресурсов • Иерархическая структура ресурсов • Реестр рисков План
управления проектом
4.5 Мониторинг и контроль работ проекта
• Данные об исполнении работ Рис. 9-15. Контроль ресурсов: диаграмма потоков данных Процесс контроля ресурсов должен осуществляться непрерывно в течение всех фаз и на всем протяжении жизненного цикла проекта. Необходимые для проекта ресурсы должны быть назначены и высвобождены в нужное время, в нужном месте и в необходимом количестве, чтобы осуществление проекта продолжалось без перебоев. Процесс контроля ресурсов решает задачи, связанные с материальными ресурсами, такими как оборудование, материалы, здания, сооружения и инфраструктура. Контроль членов команды являются предметом процесса управления командой. В данном разделе рассматриваются методы контроля ресурсов, наиболее часто использующиеся в проектах. Существует также множество других методов, которые могут оказаться полезными в конкретных проектах или в некоторых прикладных областях.
354 Часть 1 - Руководство Для обновления распределения ресурсов требуется знать, какие ресурсы были фактически использованы на текущую дату, и какие еще нужны. Это достигается, главным образом, путем анализа показателей использования по состоянию на текущую дату. Контроль ресурсов решает задачи: u u
u u своевременного выявления недостатка/избытка ресурсов и принятия необходимых мер; u u обеспечения надлежащего использования и высвобождения ресурсов в соответствии с планом и потребностями проекта; u u информирования соответствующих заинтересованных сторон о возникновении проблем с теми или иными ресурсами; u u
u u управления фактическими изменениями по мере их возникновения. Любые необходимые изменения в базовом расписании проекта или базовом плане по стоимости могут быть одобрены только посредством процесса интегрированного контроля изменений (см. раздел 4.6). 9.6.1 КОНТРОЛЬ РЕСУРСОВ: ВХОДЫ 9.6.1.1 ПЛАН УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТОМ Описан в разделе 4.2.3.1. Компоненты плана управления проектом включают в себя, среди прочего, план управления ресурсами: Описанный в разделе 9.1.3.1 план управления ресурсами предоставляет руководящие указания относительно порядка использования, контроля и высвобождения материальных ресурсов проекта. 9.6.1.2 ДОКУМЕНТЫ ПРОЕКТА Документы проекта, которые можно считать входами в данный процесс, включают в себя, среди прочего: u u
недостаток ресурсов, задержки с поставками материалов или сырье низкого сорта. u u Реестр извлеченных уроков. Описан в разделе 4.4.3.1. Уроки, извлеченные на более ранних стадиях проекта, могут применяться на его более поздних стадиях с целью улучшения контроля материальных ресурсов. u u
описание ожидаемого использования ресурсов, наряду с такими сведениями о них, как тип, объем, место, а также является ли ресурс внутренним или полученным по аутсорсингу. 355 u u Расписание проекта. Описано в разделе 6.5.3.2. Расписание проекта показывает, какие нужны ресурсы, когда и где они требуются. u u
указания на случай, когда возникает необходимость в перемещении или повторном приобретении ресурсов в ходе осуществления проекта. u u
оборудование, расходные материалы и другие ресурсы. u u Реестр рисков. Описан в разделе 11.2.3.1. Реестр рисков определяет отдельные риски, которые могут оказать влияние на оборудование, материалы или расходные материалы. 9.6.1.3 ДАННЫЕ ОБ ИСПОЛНЕНИИ РАБОТ Описаны в разделе 4.3.3.2. Данные об исполнении работ содержат такие данные о текущем состоянии проекта, как количество и тип ресурсов, которые были использованы.
Описаны в разделе 12.2.3.2. Соглашения, заключенные в рамках проекта, являются основой поступления всех ресурсов извне организации и должны определять процедуры в случаях, когда потребуются новые, не включенные в план ресурсы, или когда проблемы возникают с текущими ресурсами. 9.6.1.5 АКТИВЫ ПРОЦЕССОВ ОРГАНИЗАЦИИ Активы процессов организации, которые могут оказывать влияние на процесс контроля ресурсов, включают в себя, среди прочего: u u политики в отношении контроля и распределения ресурсов; u u процедуры эскалации для обработки проблем внутри исполняющей организации; u u репозиторий извлеченных уроков, содержащий информацию, полученную из предыдущих подобных проектов. 356 Часть 1 - Руководство 9.6.2 КОНТРОЛЬ РЕСУРСОВ: ИНСТРУМЕНТЫ И МЕТОДЫ 9.6.2.1 АНАЛИЗ ДАННЫХ Методы анализа данных, которые можно использовать в данном процессе, включают в себя, среди прочего, следующие: u u
наилучшего решения в отношении отклонений в использовании ресурсов. Такие альтернативы, как дополнительная оплата сверхурочной работы или дополнительных ресурсов команды могут оцениваться в сопоставлении с просрочкой поставки или поставками по каждой фазе. u u Сравнительный анализ затрат и выгод. Описан в разделе 8.1.2.3. Данный тип анализа помогает определить наилучшие корректирующие действия относительно стоимости в случае отклонений проекта от плана. u u
в сопоставлении с фактическим использованием. Предметом анализа может также стать информация об исполнении работ по стоимости и расписанию, чтобы помочь выявить проблемы, которые могут оказать влияние на использование ресурсов. u u Анализ тенденций. Описан в разделе 4.5.2.2. По мере прогресса проекта команда проекта может использовать анализ тенденций на основе текущей информации об исполнении, чтобы определить необходимые ресурсы на предстоящих этапах реализации проекта. Анализ тенденций исследует ход исполнения проекта за определенный период и может использоваться для определения того, ухудшается он или улучшается. 9.6.2.2 РЕШЕНИЕ ПРОБЛЕМ Описано в разделе 8.2.2.7. При решении проблем может использоваться набор инструментов, которые помогают руководителю проекта решать проблемы, которые возникают в ходе процесса контроля ресурсов. Проблема может возникнуть по внутренним для организации причинам (машины или инфраструктура, которые используются в другом подразделении организации и не высвобождены в предусмотренные сроки, повреждение материалов в результате ненадлежащих условий хранения и т. п.) или по внешним для организации причинам (банкротство основного поставщика или неблагоприятные погодные условия, приведшие к повреждению ресурсов). С целью устранения проблем руководитель проекта должен принимать систематические меры, которые могут включать в себя следующее: u u
u u
u u
u u
u u
u u
357 9.6.2.3 НАВЫКИ МЕЖЛИЧНОСТНЫХ ОТНОШЕНИЙ И РАБОТЫ С КОМАНДОЙ Навыки межличностных отношений и работы с командой, которые иногда называют «социальные навыки» («soft skills») — это личностные компетенции. Навыки межличностных отношений и работы с командой, используемые в этом процессе, включают: u u
о выделении дополнительных материальных ресурсов, об изменениях в материальных ресурсах или затратах, связанных с ресурсами. u u
и приобретении ресурсов, необходимых в установленные сроки. 9.6.2.4 ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ (PMIS) Описана в разделе 4.3.2.2. Информационные системы управления проектами могут включать программные средства для управления ресурсами или для составления расписания ресурсов, которые можно использовать для мониторинга употребления ресурсов, что помогает обеспечить выполнение правильных операций правильными ресурсами, в правильное время и в правильном месте.
Описана в разделе 4.5.1.3. Информация об исполнении работ включает в себя информацию о ходе исполнения работ путем сравнения требований к ресурсам и распределения ресурсов с расходом ресурсов по всем операциям проекта. Данное сравнение может показать недостатки в наличных ресурсах, которые требуют принятия мер. 9.6.3.2 ЗАПРОСЫ НА ИЗМЕНЕНИЯ Описаны в разделе 4.3.3.4. В случаях, когда изменения стали результатом исполнения процесса контроля ресурсов, или когда рекомендованные корректирующие или предупреждающие действия оказывают влияние на любые компоненты плана управления проектом или документы проекта, руководителю проекта необходимо подать запрос на изменение. Запросы на изменения проходят проверку и передаются в соответствии с процессом интегрированного контроля изменений (см. раздел 4.6). 358 Часть 1 - Руководство 9.6.3.3 ОБНОВЛЕНИЯ ПЛАНА УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТОМ Любое изменение плана управления проектом проходит через принятый в организации процесс по контролю изменений на основании запроса на изменение. Компоненты, которые могут требовать запрос на изменение плана управления проектом, включают в себя, среди прочего: u u
фактический опыт в управлении ресурсами проекта. u u Базовое расписание. Описано в разделе 6.5.3.1. В расписание проекта может потребоваться внести изменения, чтобы отразить, как осуществляется управление ресурсами проекта. u u
изменения, чтобы отразить, как осуществляется управление ресурсами проекта. 9.6.3.4 ОБНОВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ПРОЕКТА В качестве документов проекта, которые могут быть обновлены в результате исполнения данного процесса, можно назвать, среди прочего: u u Журнал допущений. Описан в разделе 4.1.3.2. Журнал допущений может обновляться за счет внесения в него новых допущений в отношении оборудования, материалов, расходных материалов и других материальных ресурсов. u u
регистрируются в журнале проблем. u u Реестр извлеченных уроков. Описан в разделе 4.4.3.1. Реестр извлеченных уроков может обновляться за счет регистрации методов, которые показали свою результативность в процессе управления логистикой, утилизацией, отклонениями по использованию производственных мощностей и корректирующими действиями, которые применялись в ответ на отклонения в области ресурсов. u u
динамическим процессом и подвергается изменениям в зависимости от наличия ресурсов, особенностей проекта, организации, среды и других факторов. u u
потребоваться внести изменения, чтобы отразить, как осуществляется использование ресурсов проекта. u u Реестр рисков. Описан в разделе 11.2.3.1. Реестр рисков обновляется за счет внесения в него любых новых рисков, связанных с наличием и расходом ресурсов, а также других рисков в области материальных ресурсов. 359 10 УПРАВЛЕНИЕ КОММУНИКАЦИЯМИ ПРОЕКТА Управление коммуникациями проекта включает в себя процессы, необходимые для удовлетворения информационных потребностей проекта и его заинтересованных сторон благодаря созданию артефактов и осуществлению операций, предназначенных для обеспечения результативного обмена информацией. Управление коммуникациями проекта состоит из двух частей. Первая часть — это разработка стратегии с целью обеспечения результативности коммуникаций для заинтересованных сторон. Вторая часть включает в себя исполнение операций, необходимых для реализации стратегии информационного обеспечения. Управление коммуникациями проекта включает в себя следующие процессы: 10.1 Планирование управления коммуникациями — это процесс разработки соответствующего подхода и плана для операций по коммуникациям проекта на основе информационных потребностей каждой заинтересованной стороны или группы, имеющихся активов организации и потребностей проекта.
распространения, хранения, извлечения, управления, мониторинга и в конечном счете архивирования / утилизации информации проекта.
заинтересованных сторон в информации. На рис. 10-1 представлена общая схема процессов управления коммуникациями проекта. Процессы управления коммуникациями проекта представляются в виде дискретных процессов с определенными границами, хотя на практике они накладываются и взаимодействуют такими способами, которые не могут быть в полной мере детализированы в Руководстве PMBOK®. |