A letter of complaint

Sentences 

Parts of the email 

1.  …… Yours faithfully, 

2.  …… I have been a regular customer of your 

shop for many years. 

3.  …… I would like a refund of the difference as 

soon as possible. 

4.  …… Dear Sir/Madam, 

5.  …… I am writing to express my dissatisfaction 

at the service I received. 

6.  …… After leaving your shop today, I realised I 

had been charged £100 instead of £10. 

a.  greeting 

b.  introducing your reason for writing 

c.  background information 

d.  what went wrong 

e.  what you’d like to happen 

f.  closing 

 

 

 

---

 

 

 

© 2019 British Council   

www.britishcouncil.org/learnenglish  

Task 2 

Write the sentences in the correct group. 

I trust that you will replace 

the item. 

There is an error in the bill. 

I would be grateful if you 

could look into the matter. 

There seems to be a problem with the 

battery. 

The delay was unacceptable. 

When I checked the item, I 

found that it had been 

damaged. 

I must insist on a full refund. 

I hope you can take steps to 

make sure this does not 

happen again. 

 

What went wrong 

What you’d like to happen 

 

 

 

 

 

 

Task 3 

Rewrite these sentences using the passive to avoid saying the pharmacist. 

1.  The pharmacist served me within ten minutes. 

I ……………………………… within ten minutes. 

2.  I realised the pharmacist had given me the wrong medicine.  

I realised I ……………………………… the wrong medicine. 

3.  The pharmacist should have checked the prescription more carefully. 

The prescription should ……………………………… more carefully. 

4.  The pharmacist corrected the mistake. 

The mistake ……………………………… . 

5.  The pharmacist must not make this mistake again. 

This mistake must ……………………………… again. 

 

Discussion 

Have you ever made a complaint? What happened? 

 

---

 

 

 

© 2019 British Council   

www.britishcouncil.org/learnenglish  

Answers 

Preparation task 

1.  c 

2.  a 

3.  b 

4.  d 

5.  h 

6.  g 

7.  e 

8.  f 

Task 1 

1.  f 

2.  c 

3.  e 

4.  a 

5.  b 

6.  d 

Task 2 

What went wrong 

What you’d like to happen 

There is an error in the bill. 

There seems to be a problem with the 

battery. 

The delay was unacceptable. 

When I checked the item, I found that it had 

been damaged. 

 

I trust that you will replace the item. 

I would be grateful if you could look into the 

matter. 

I must insist on a full refund. 

I hope you can take steps to make sure this 

does not happen again. 

Task 3 

1.  was served 

2.  had been given | ’d been given 

3.  have been checked | ’ve been checked 

4.  was corrected 

5.  not be made | n’t be made 

---

Document Outline

• Writing: B2
• A letter of complaint
  • Before reading
    • Preparation task
  • Reading text: A letter of complaint
    • Tips
  • Tasks
    • Task 1
    • Task 2
    • Task 3
    • Discussion
  • Answers
    • Preparation task
    • Task 1
    • Task 2
    • Task 3