Rəyçilər: Yeganə Qəhrəmanova

Memorandum
Memorandum – diplomatik yazışma formalarından biri (əhəmiyyətinə görə notadan sonradır). Barəsində danışıqların aparıldığı məsələnin faktik və ya hüquqi tərəfinin təsviri formasında tərtib olunur və əksər hallarda notanın müddəalarını əsaslandırmaq və inkişaf etdirmək məqsədi ilə ona əlavə edilir.

Mövzu 16
Rəsmi məktublar

Statistikadan göründüyü kimi, şirkətə daxil olan və şirkətdən gedən sənədlərin 80% -ə qədəri işgüzar yazışmalardır. Hətta ən adi işçi çox sayda müxtəlif iş məktubları ilə qarşılaşır. Müxtəlif əsaslarla rəsmi məktubların müxtəlif təsnifatları mövcuddur. Məktubların növləri mesaj alıcısında və məqsədində fərqlənir. Satışları stimullaşdırmaq üçün istehlakçıya bir məktub yazırlar – satmaq təklifi; istehlakçıların üstünlükləri barədə məlumat əldə etmək üçün müraciət məktubu yazırlar; kreditin ödənilməsini həssas şəkildə sürətləndirməyə çalışaraq müştəriyə məktub ünvanlayırlar – kredit nəzarəti; müştərilərin kontingentini qorumaq üçün təbrik məktubları göndərirlər.
Müqavilə sənədləri müqavilə şərtlərini dəqiq müəyyən etmək üçün təchizatçıya yazılır; iddialar – geri qaytarma və ya dəyişdirmə tədarükü almaq üçün; münaqişədən qaçmaq üçün. İşçi boş iş yerləri haqqında məlumatları iş məktubu, intizam məktubları (davranış dəyişikliyini məlumatlandırmaq və təşviq etmək üçün) və ixtisar məktubundan alır. Tematik əsasda iş məktubları kommersiya əməliyyatının bağlanmasına hazırlıq zamanı istifadə olunan, müqavilələrin şərtlərini yerinə yetirərkən istifadə olunan və məqsədyönlü müxtəlif təşkilati, hüquqi məsələlərin həlli olan məktublara bölünür. Funksional əsasda işgüzar məktublar təşəbbüs məktublarına – müəyyən bir məqsəd üçün adresin təşəbbüsü ilə tərtib edilmiş məktublara və cavab məktublarına bölünür.
Bundan əlavə, təşəbbüs məktublarını iki qrupa bölmək olar – cavab tələb edən və (sorğu məktubu, təklif məktubu, şikayət məktubu, müraciət məktubu) etməyən məktublar (xatırlatma məktubu, xəbərdarlıq məktubu, bildiriş məktubu, təsdiq məktubu).
Alıcının əsasında iş məktubları dairəvi məktublara bölünür – eyni anda bir neçə alıcıya ünvanlanan məktublar və adi məktublar – müəyyən bir alıcıya ünvanlanan məktublar.
Kompozisiya prinsipinə görə, iş məktubları bir məsələyə baxılan və birdən-birə təsir edən çox ölçülü olmaqla birtərəfli olur. Bir məsələ ilə əlaqədar bir məktub hazırlamaq məsləhətdir. Bir neçə müxtəlif mövzuda təşkilatla əlaqə qurmağınız lazımdırsa, onların hər biri üçün ayrı-ayrı məktublar yazmağınız tövsiyə olunur. Bir məktub bir-biri ilə əlaqəli məsələlərə aid ola bilər. Bu zaman məktubu qəbul edən təşkilatın struktur bölmələrində məsələlərə baxılır. Quruluşuna görə aşağıdakı iş məktubları ayırd edilir:
Tənzimlənən (müəyyən edilmiş bir modelə görə tərtib olunmuş) və tənzimlənməmiş – müəllifin mətnini ehtiva edən və sərbəst formada tərtib edilmiş, müəyyən edilmiş bir nümunəsi olmayan.
Göndərmə formasına görə iş məktubları ola bilər: zərf, zərfdə poçtla göndərilən, elektron formada elektron poçtla göndərilən və faks – faksla göndərilən.
Yazılı informasiya sorğusunda nələr qeyd edilməlidir?
1) sorğuçunun adı və soyadı;
2) sorğu hüquqi şəxs tərəfindən təqdim edildikdə həmçinin hüquqi şəxsin adı;
3) informasiya sahibinin sorğunu təmin edə bilməsi üçün sorğuçuya aid əlaqə məlumatları (poçt və ya elektron poçt ünvanı, telefon və ya telefaks nömrəsi);
4) sorğu edilən informasiyanın məzmunu, yaxud sənədin növü və ya adı, sənədin sorğuçuya bəlli olan rekvizitləri;
5) informasiyanın təqdim edilmə forması.
İnformasiya sahibi informasiya sorğusunu daxil olduğu gün qeydə alır.
İnformasiya sahibinin vəzifəli şəxsi araşdırmanın nəticəsindən asılı olaraq aşağıdakı qərarlardan birini qəbul edir:
a) sorğunun icrasından imtina edir;
b) sorğunun icrasını təmin edir;
c) sorğunu aidiyyəti informasiya sahibinə göndərir.
İnformasiya sorğusu ən qısa müddətdə, lakin 7 iş günündən gec olmayaraq icra edilir. Bu müddətdə həmin informasiya öz operativliyini itirərsə, sorğuya dərhal, bu mümkün olmadıqda isə 24 saatdan gec olmayaraq cavab verilməlidir. İnsan həyatı, sağlamlığı, yaxud şəxsin azadlığı üçün real təhlükə yarandığı hallarda isə axtarılması və hazırlanması müəyyən vaxt tələb edən informasiya 48 saat ərzində (istirahət, səsvermə, iş günü hesab edilməyən bayram günləri və ümumxalq hüzn günü istisna olmaqla) təqdim edilir. Əgər sorğu natamam və ya qeyri-dəqiq tərtib olunubsa, vəzifəli şəxs müəyyən edilmiş çatışmazlıqlar barədə sorğuçuya 5 iş günü ərzində məlumat verir.
Sorğuçu informasiya ilə tanış olduqda, əllə üzünü köçürdükdə və ya öz texniki imkanlarından istifadə edərək surətini çıxardıqda, habelə texniki kömək göstərilməyən digər hallarda informasiyanın əldə olunmasına görə haqq ödəmir.
İctimai informasiyaların əldə edilməsinə görə ödəniş tələb olunmur. İnformasiya xidməti üçün haqq alına bilər, bu şərtlə ki, ödəniş məbləği informasiyanın hazırlanması və təqdim edilməsi üçün çəkilən xərcdən artıq olmasın.
Sorğuçu sorğunun icrasından imtina edilməsi, yaxud lazımınca icra olunmaması barədə məhkəməyə və ya Azərbaycan Respublikasının İnsan hüquqları üzrə müvəkkilinə (Ombudsmana) şikayət etmək hüququna malikdir. İnformasiya sorğusunu icra edən informasiya sahibi sorğuçunun bu hüququnu ona izah edir və təqdim edilən cavabda (məlumatda) qeyd edir.
Keçirildiyi formaya görə sorğu şifahi və yazılı ola bilər; birinci halda respondentin cavabları tədqiqatçı tərəfindən, ikinci halda isə respondentin özü tərəfindən qeydə alınır.
Rəyi soruşulanla ünsiyyət üsulundan asılı olaraq tədqiqatçı ilə respondentarasında bilavasitə ünsiyyətin baş verdiyi əyani sorğu və bu cür ünsiyyətin olmadığı qiyabi sorğu mövcuddur. Şifahi, əyani sorğu müsahibə adlanır. Yazılı və qiyabi sorğular isə anket sorğuları adlanır.