S. M. NƏBİyeva, Ş. H. KƏRİmova f. S

 
Exercise 7. Translate the text 
Business Writing 
 
  The  aim  in  business  writing  is  to  communicate  as 
clearly  and  concisely  as  you  can.  In  our  high-tech  culture  we 
expect many tasks to take far less time than they do. Writing is 
one of them. The ability to write well – clearly and concisely – 
is  not  an  ancillary  skill;  it  is  an  essential  skill.  Contrary  to 
general beleif, writing is not something only ‘writers’ do; it is a 
basic skill for getting through life. However, writing is a high-
level conceptual skill  you are writing:  analuzing  the audience, 
remembering  and  deciding  on  what  information  to  present, 
organizing  the  information,  putting  it  into  comprehensible 
sentences,  paying  attention  to  the  rules  of  good  writing, 
proofreading, etc.  
When  getting  started,  remember,  if  you  gain  control  of 
yourself, you will gain control of your topic. 
•
 First  of  all  you  ask  yourself  the  question  about  the 
purpose of your writing:  
Are you writing to inquire, inform, persuade, motivate, or 
do you have more than one purpose? 
Second, get interested in its scope: 
•
 Given  your  needs  and  your  reader’s  needs,  how  much 
information should you include? 
Third, see clearly the contents of your writing: 
•
 What kind of information will help you to achieve your 
purpose?  Do  you  have  all  information  you  need?  How,  or 
where, can you get additional information? 
At  last,  you  should  ask  yourself  about  the  available 
constraints:  
 
200
•
 What  makes  your  task  more  difficult?  Time  or  cost 
constraints?  Your  reader’s  attitudes?  Your  own  lack  of 
credibility? 
Put  yourself  in  your  reader’s  place  and  look  at  the 
message through his eyes. Most of the readers want the results 
of your thinking, not the thinking itself. Remember that there is 
a  difference  between  thinking  and  communicating.  When 
experimenting  with  various  ways  to  organize  the  information 
be  guided  by  two  factors:  (1)  your  reader’s  knowledge  and 
interest  and  (2)  your  purpose  and  the  information  itself.  The 
contents  of  any  letter  may  be  summarized  as  follows:                    
(1) opening, (2) purpose; (3) action, and (4) polite expressions.