United Nations Development Programme Project title



Yüklə 4.84 Kb.
PDF просмотр
səhifə12/17
tarix21.08.2017
ölçüsü4.84 Kb.
1   ...   9   10   11   12   13   14   15   16   17

Annex 10 
TERMS of REFERENCE FOR KEY PROJECT STAFF, CONSULTANTS AND CONTRACTORS 
 
The following are indicative TORs for staff, consultants and contractual servies to be recruited under the project. TORs for 
these positions will be further discussed and agreed between BAF and UNDP so that roles and responsibilities and UNDP-
GEF reporting procedures are clearly defined and understood.  
 
1.  PROJECT COORDINATOR (NATIONAL) 
 
The Project Coordinator (PC) will work under the guidance of the Project Board and look after day to day management of 
Project Implementation Unit (PIU), its staff and consultants; including technical aspects, work planning, progress reporting, 
monitoring and quality control of project inputs and delivery of its outputs. Duration of the assignment is 48 months. 
 
Scope of Work 
The PC will be responsible for the following technical management and coordination activities:  

 
Manage, coordinate and monitor all technical aspects of the project, within the agreed budget, to achieve the 
expected outputs in consultation with BAF/MEPEPSC 

 
Provide vision and technical leadership to ensure day-to-day functioning of the project team to accomplish project 
success by facilitating the development of approaches, options, and optimal solutions 

 
Manage technical consultants and their performance in consultation with BAF/MEPEPSC and supervise project 
administrative staff 

 
Coordinate consultations with stakeholders under the guidance of the BAF/MEPEPSC 

 
Coordinate and oversee the delivery of the project outputs 

 
Under the guidance of the BAF/MEPEPSC, convene and coordinate meetings of the Project Board and provide 
necessary updates 

 
Manage requests for the provision of financial resources by UNDP, using advance of funds, direct payments, or 
reimbursement using the FACE (Fund Authorization and Certificate of Expenditure) 

 
Manage  and  monitor  the  project  risks  initially  identified,  submit  new  risks  to  BAF/MEPEPSC  and  UNDP  for 
consideration and decision on possible actions, and if required provide updates on the status of these risks 

 
Be responsible for managing issues and requests for change by maintaining an Issues Log 

 
Update the ATLAS project management module if external access is made available by UNDP 

 
Manage working relationships with all co-financing partners to ensure that their technical activities/programs are 
integrated and complementary with those of related projects 

 
Ensure  that  support  is provided to Government and UNDP in organizing Project  Board and FIST meetings and 
other relevant events/meetings. 
 
 
 
Project Planning 

 
Prepare,  in  consultation  with  the  BAF/MEPEPSC  and  with  advice  from  UNDP,  draft  Terms  of  Reference  for 
contractual services, consultants, experts, and specifications of materials as required by the project 

 
 
113 | 
P a g e
 
 
 

 
Prepare detailed technical work plan and budget to ensure that activities meet the objectives of the project, in 
consultation with the BAF/MEPEPSC 

 
Review and approve project deliverables and technical outputs as defined in the project document and based on 
specific project specifications 

 
Organize consultation meetings and proceedings 

 
Manage and monitor the project risks initially identified submit new risks to the Project Board for consideration 
and decision on possible actions if required; and update the status of these risks by maintaining the Project Risk 
Log. 
 
Project Reporting and Monitoring 

 
Update  and  share  financial  and  technical  activities/output/outcome  progress  on  a  monthly  basis  with 
BAF/MEPEPSC and UNDP, highlighting key challenges/risks and proposed way forward if and when necessary 

 
Prepare and submit quarterly technical progress and financial reports, terminal reports, relevant monitoring & 
evaluation (M&E) reports as required by GEF and UNDP, as well as briefing reports as needed and as specified in 
the contractual arrangements 

 
Monitor  carefully  financial  resources,  technical  outputs  and  accounting  to  ensure  accuracy  and  reliability  of 
financial reports 

 
Prepare and coordinate submission of Annual Project Review (APR)/Project Implementation Report (PIR) to UNDP-
GEF. 
 
Communication and Knowledge Management 

 
Strengthen  engagement  and  information-sharing  with  key  project  stakeholders  including  other  national  and 
regional projects, other relevant projects such as R2R, government counterparts, project boards and committees, 
and beneficiaries/communities 

 
Coordinate development of communication and awareness materials for the project to ensure visibility of the 
project achievements and good practices. 
 
Expected Qualifications 

 
A  bachelor  degree  in  Environmental  Management  OR  other  environmental  related  field.  (A  postgraduate 
qualification in a relevant field would be an advantage). 

 
At least 3-7 years experiences in project management at a senior level; Experience in any environmental related 
project management would be an advantage 

 
Close familiarity with the roles, activities, and priorities of the Government of Fiji, and particularly the Biosecurity 
Authority of Fiji and its key partners, with regard to biosecurity related issues  

 
Experience in in project planning, budgeting, monitoring and evaluation 

 
Good leadership, coordination, communication and facilitation skills are essential 

 
Close familiarity with the operations and rules of UNDP is not a requirement but will be viewed with favor 

 
Ability to work with multi-disciplinary environment stakeholders including line government ministries and NGOs 

 
Strong  management  skills,  including  ability  to  supervise  people  and  monitor  project  staff  as  well  as  being 
responsible, honest, with strong sense of integrity and professional ethics 

 
Demonstrate commitment to work and experience in working in a multicultural team environment, high level 
inter and intra-personal and communication skills 

 
 
114 | 
P a g e
 
 
 

 
Must be computer literate 

 
Must be able/fit to travel locally  

 
Good command of English. 
 
2.  PROJECT ADMINISTRATIVE/FINANCE OFFICER (NATIONAL) 
 
The  Project  Administrative/Finance  Officer  (PAO)  will  work  under  the  guidance  of  the  PC  and  look  after  day-to-day 
administrative  and  financial  management  matters  related  to  the  project.  He/she  will  support  the  PC  in  annual  work 
planning, progress reporting, monitoring and financial control of project inputs and delivery of its outputs. The duration 
of the assignment is 48 months.  
 
Scope of Work 
The PAO will be responsible for the following administrative and financial tasks:  

 
General financial and administrative support to the project 

 
Assist project management in performing budget cycle: planning, preparation, revisions, and budget execution 

 
Provide assistance to partner agencies involved in project activities, performing and monitoring financial aspects 
to ensure compliance with budgeted costs in line with UNDP policies and procedures 

 
Monitor project expenditures, ensuring that no expenditure is incurred before it has been authorized 

 
Assist project team in drafting quarterly and yearly project progress reports concerning financial issues 

 
Ensure that UNDP procurement rules are followed during procurement activities that are carried out by the 
project and maintain responsibility for the inventory of the project assets 

 
Perform preparatory work for mandatory and general budget revisions, annual physical inventory and auditing, 
and assist external evaluators in fulfilling their mission 

 
Prepare all outputs in accordance with the UNDP administrative and financial office guidance 

 
Ensure the project utilizes the available financial resources in an efficient and transparent manner 

 
Ensure that all project financial activities are carried out on schedule and within budget to achieve the project 
outputs 

 
Perform all other financial related duties, upon request 

 
Provide assistance in the operational management of the project according to the project document and the NEX 
procedures 

 
Provide  support  in  preparing  project  events,  including  workshops,  meetings  (monthly,  quarterly  and  annual), 
study tours, trainings, etc., as required 

 
Take care of project telephone, fax, and email system 

 
Assist with preparation of TORs and contracts for consultants for project activities 

 
Prepare quarterly advance requests to get advance funds from UNDP in the format applicable 

 
Support to organize meetings, workshops/training as required in the project quarter work plan, as per requested 
by the project coordinator/manager 

 
Keep track of project documents and regularly report to PIU 

 
Other tasks as requested by the PIU. 
 
Expected Qualifications  

 
 
115 | 
P a g e
 
 
 

 
A Bachelors degree in accounting  

 
A minimum of 2 year experience in demonstrated administrative functions 

 
Be fully computer literate with Microsoft Office Programs 

 
Experience in providing a streamlined administrative service role to a project management team  

 
Familiar with administrative functions  

 
Demonstrated initiative in carrying out his/her duties and ability to work independently to tight deadlines  

 
Ability to operate standard office equipment and familiarity with principles of accounting and office practice are 
essential 

 
Good computer skills in common word processing (MS Word), spreadsheet (MS Excel), and accounting software 

 
Appropriate English language skills, both spoken and written. 
 
 
3.  CHIEF TECHNICAL SPECIALIST (INTERNATIONAL) 
 
An international expert will be hired as a Chief Technical Specialist (CTS) to provide technical support and coordination on 
Invasive Alien Species (IAS) management issues, especially on pathway analysis of IAS, risk assessment, prevention and 
quarantine. The expert will have knowledge and experience across the range of IAS management strategies, particularly 
Prevention/restriction; inspection and quarantine and provide guidance and strategy on IAS assessment, management 
and  prevention  to  the  project  team,  the  lead  agency  (Biosecurity  Authority  of  Fiji)  and  an  extensive  array  of  other 
stakeholders at national, regional, island and community levels. The Expert will work alongside the Project Coordinator 
and ensure that the project and project tasks are on and remain on task throughout the duration of the project period. 
The duration of the assignment is for 48 months. 
Scope of Work 

 
Give  guidance  and  inputs  and  provide  necessary  top  level  coordination  for  the  Fiji  IAS  Project,  including  all 
components, namely: (1) strengthened IAS policy, institutions and coordination at the national level, (2) improved 
IAS prevention and quarantine at the island level trialed for Taveuni, Qamea, Matagi and Laucala, (3) eradication 
of GII and (4) strengthened IAS knowledge management, monitoring and evaluation 

 
Work closely with other members of the PIU, the Biosecurity Authority of Fiji (BAF), the national coordination 
body, UNDP, component/project tasks managers and consultants, national and island level taskforce and working 
groups and various other stakeholders 

 
Conduct a tabletop exercise to develop an up to date report on IAS information for the country within six months 
of project commencement 

 
Development  of  the  Fiji  National  Invasive  Species  Framework  and  Strategic  Action  Plan  (NISFSAP)  including 
pathways and risks analyses within nine months of completion of the IAS information report. The NISFSAP will be 
developed through extensive stakeholder consultation and the final product to be endorsed by the national IAS 
coordination body 

 
Conduct a review of all international ports and major domestic ports to provide biosecurity recommendations. 
Review of these ports and the associated recommendations report should be completed no later than the end of 
project year two 

 
Give guidance and inputs to the BAF on the development of a multi-year strategy  

 
 
116 | 
P a g e
 
 
 

 
Develop a national EDRR strategy to be trialed on Viti Levu. Work on this strategy should begin on completion of 
the NISFSAP and be finalized within nine months. Components of the EDRR strategy should start coming online 
after completion of the strategy. This EDRR strategy is to be developed with stakeholder input and review 

 
Support  improved  training  opportunities  for  IAS  stakeholders  at  both  the  national  and  island  levels,  including 
providing EDRR training on Viti Levu (minimally one workshop each for project years 3 and 4) 

 
Support IAS awareness build activities at national and island levels including planning and oversight, materials and 
processes development and field operations 

 
Facilitate  and  guide  the  economic  assessment  study of  IAS  damage, monitoring  of  native  branded  iguana and 
community perception study 

 
Provide technical support and assistance to the GII eradication efforts including planning and oversight, logistics 
and  coordination  support  and  field  operations  including  search,  detection,  acquisition  and  final  disposition  of 
organisms  as  well  as  the  ability  to  support  a  large  field  effort  including  detection  canine  handling/training 
experience 

 
Travel throughout the country in support of the project, which may include extensive time on the ground in the 
four island biosecurity area of Taveuni, Qamea, Matagi and Laucala 

 
Support oversight, coordination and field operations and be able to spend extended periods in the field in remote 
settings involved in biosecurity tasks including IAS eradication efforts and outreach/awareness building 

 
Support  development/integration of a national IAS coordination body and  associated supporting IAS specialist 
committee/taskforce 

 
Support  development/integration  of  a  district  (or  sub-district)  IAS  taskforce  for  Taveuni,  Qamea,  Matagi  and 
Laucala islands 

 
Participate  in  technical  meetings  and  workshops  to  reach  agreement  on  project  outcomes  and  activities  and 
provide  relevant  expertise  on  IAS  management  to  these  discussions  and  to  track  project  progress  and 
effectiveness 

 
Provide support and guidance with addressing project recommendations. 
 
Expected Qualifications 

 
Master’s or equivalent degree in natural or environmental sciences, conservation and/ or other related 
expertise areas 

 
At least seven years relevant professional experience in biosecurity and addressing Invasive Alien Species. 
Ideally, the expert will have knowledge and experience across the range of IAS assessment and management 
strategies, especially prevention (restriction; inspection; quarantine) 

 
Experience working with government institutions, as well as, civil society/private organizations and 
consultants/field biologists 

 
At least five years experience working with a wide array of stakeholders on biosecurity issues in the Pacific 
region 

 
Experience working with relevant stakeholders in Fiji, will be considered as an advantage 

 
Experience developing National Invasive Species Strategies and/or similar documents at a national or regional 
level preferably in the Pacific region 

 
Demonstrable experience in developing early detection and rapid response strategies and capacity preferably in 
the Pacific region 

 
 
117 | 
P a g e
 
 
 

 
Experience managing complex multi-year biosecurity or IAS projects 

 
Experience with invasive herpetiles 

 
Experience working with detector canine teams in remote field situations in the Pacific region (preferred 
experience with training/handling detector dogs) 

 
Experience in undertaking consultancies 

 
Ability to oversee and manage as part of a small management team, an extensive, multi-year project 

 
Ability to move forward with tasks including field operations independently and with little to no oversight 

 
Excellent ability to translate idea/concepts visually and/or orally  

 
Good communications abilities 

 
Ability to meet deadlines and prioritize multiple tasks 

 
Ability to travel throughout Fiji, especially to and from Suva and the four island biosecurity area 

 
Ability to spend extended periods of time in the four island biosecurity area as well as possibly other locations 
within Fiji 

 
Excellent writing, editing, and oral communication skills in English. 
 
4.  REPTILE ERADICATION EXPERT (INTERNATIONAL) 
 
The International Reptile Eradication Expert will serve as the project’s leading expert on assessing and recommending 
methods and strategies for removing the GII from Fiji. In direct consultation with Biosecurity Authority of Fiji, and with the 
assistance of various national and international consultants, the International Reptile Eradication Expert will guide the 
project activities related to eradicating GII from Fiji, as elaborated in the Project Document, and will be responsible for 
timely and complete fulfillment of the related outputs. The consultancy will be for a total of 11 months spread over the 
period of the project. 
 
Scope of Work  

 
Development,  in  consultation with  various  national  stakeholders  and  international  consultants,  an eradication 
plan for the GII and sharing of that plan with interested stakeholders through informational workshops 

 
Guiding and providing oversight for the planning, implementation and monitoring of GII eradication activities of 
the project 

 
Providing  training  on  implementation  eradication  strategy,  application  of  relevant  techniques  and  tools, 
monitoring of eradication impacts and outcomes, etc 

 
Participation in design, oversight, and quality control for the implementation of eradication activities, including 
regular site visits 

 
Oversight of the technical content and design parameters of all project activity related to eradication activities 

 
Regular assessment of effectiveness of eradication program, provision of recommendations for corrective actions, 
revision of strategic approaches, as appropriate and overall responsible for defining the efficacy of the eradication 
strategy 

 
Frequent  communication  with  project  partners  and  interested  stakeholders  to  ensure  mutual  support, 
coordination, and timely fulfilment of all steps needed to complete activities for eradication activities 

 
Oversight of regular data collection and analysis to disseminate the results of the project and to verify that project 
activities are progressing toward identified eradication goals.  

 
 
118 | 
P a g e
 
 
 
 
Expected Qualifications 

 
Advanced university degree in organismal or ecological biology 

 
Technical expertise in invasive-species biology, particularly with respect to reptiles 

 
At least 10 years of working experience on invasive reptiles, including some previous experience working with 
UNDP or other international agencies 

 
Detailed technical understanding of eradication requirements and methods 

 
At least 5 years working experience in the tropical Pacific 

 
Demonstrated ability to deliver complex field and planning programs 

 
Demonstrated ability to be able to guide and motivate field teams  

 
Strong networks with the international eradication community 

 
Demonstrated ability to meet deadlines 

 
Strong writing and speaking abilities 

 
Fluency in reading, writing, and speaking English.  
 
5.  ERADICATION FIELD COORDINATORS (NATIONAL) 
 
The Eradication Field Coordinators (4 positions) (EFCs) will serve as the project’s leading field managers to ensure effective 
implementation of methods and strategies for removing the Giant Invasive Iguana (GII) from Fiji. Under supervision from 
the Project’s Chief Technical Specialist and Reptile Eradication Expert, and in collaboration with Biosecurity Authority of 
Fiji and other stakeholders, the Eradication Field Coordinators will oversee implementation of project activities related to 
eradicating GII from Fiji, as elaborated in the Project Document, and will be responsible for timely solving of problems as 
they arise in meeting this goal. Contracts are for 48 months and based in the four-island site. 
 
Scope of Work 

 
Supervision  of  field  staff  in  meeting  GII  eradication  goals,  including  delivery  of  operations  to  a  high  standard 
established in consultation with Biosecurity Authority of Fiji and the Project’s International Reptile Eradication 
Expert 

 
Guaranteeing effective and safe incorporation and application of identified GII eradication methods and strategy 
in activities by field staff 

 
Overseeing training of field staff in eradication methods 

 
Building field staff capacity 

 
Setting work schedules and mapping of work areas to ensure complete areal coverage of eradication activities 

 
Guaranteeing regular data collection for analysis to determine  population estimations by  the Project’s Reptile 
Eradication Expert. 

 
Regular reporting of activities, progress, data, and problems to International Reptile Eradication Expert 

 
Managing feedback from program reviews with International Reptile Eradication Expert 

 
Ensuring that research activities are coordinated with eradication activities so as not to hinder eradication efforts 

 
Participate in assessing new methods to detect or remove iguanas 

 
Participate and manage the monitoring of native branded iguana work 

 
 
119 | 
P a g e
 
 
 

 
Frequent  communication  with  project  partners  and  interested  stakeholders  to  ensure  mutual  support, 
coordination, and timely fulfilment of all steps needed to complete activities for eradication activities.  
 
 
Expected Qualifications 

 
Have an understanding of eradication requirements and methods 

 
At least 2 years of field experience with invasive species eradication operations 

 
Field experience tracking radio-collared animals, an advantage 

 
Experience mapping GPS survey tracks 

 
Demonstrated ability to work effectively both independently and collaboratively 

 
Demonstrated ability to meet deadlines 

 
Experience working among Pacific cultures 

 
Field experience with iguanas or other reptiles, an advantage. 
 
1   ...   9   10   11   12   13   14   15   16   17


Verilənlər bazası müəlliflik hüququ ilə müdafiə olunur ©azkurs.org 2016
rəhbərliyinə müraciət

    Ana səhifə