A letter of complaint

---

 

 

 

© 2019 British Council   

www.britishcouncil.org/learnenglish  

Writing: B2 

A letter of complaint 

Learn how to write a letter of complaint.  

Before reading 

Do the preparation task first. Then read the text and tips and do the exercises. 

Preparation task 

Match the definitions (a–h) with the vocabulary (1–8). 

Vocabulary 

Definition 

1.  …… a prescription 

2.  …… dismay 

3.  …… a pharmacy 

4.  …… to call for something 

5.  …… to take steps to do 

something 

6.  …… to bring something to 

someone’s attention 

7.  …… an overdose 

8.  …… on duty 

a.  a strong feeling of disappointment or worry 

b.  a shop that sells medicine 

c.  a piece of paper from a doctor that says what medicine 

you need 

d.  to demand or ask for something 

e.  an amount of a medicine or drug that is dangerous for a 

person 

f.  at work; doing work 

g.  to inform someone of something 

h.  to take action to achieve a particular result 

 

Reading text: A letter of complaint 

Dear Sir/Madam, 

I am writing to express my dismay at the service at your Eden Hill branch on Saturday 14 

January. 

I often collect prescriptions from the pharmacy on behalf of my grandmother, Mrs Elaine 

Bingham. On this occasion there were two prescriptions: one for 10 x 50 mg Kendomol and 

one for 50 x 100 mg Leoprone. I was served quickly even though there appeared to be only 

one pharmacist on duty. However, as I was leaving I saw that I had been given 500 mg tablets 

of Kendomol. This is ten times stronger than the prescription called for. 

If I hadn’t noticed the difference between the prescription and the actual tablets, my 

grandmother could have taken a dangerous overdose of Kendomol. I would be worried about 

getting any future prescriptions at Eden Hill. 

The pharmacist apologised and corrected the mistake but I wanted to bring it to your 

attention. I think it happened because there were not enough staff on duty. I understand that 

---

 

 

 

© 2019 British Council   

www.britishcouncil.org/learnenglish  

mistakes happen but there needs to be a minimum of two pharmacists at all times so all 

prescriptions can be checked. 

I hope you can take steps to make sure this mistake does not happen again. 

Yours faithfully, 

Roger Bingham 

…………………………………………………………………………………………… 

Tips  

1.  Focus on the most important facts. Don’t give unnecessary background information. 

2.  Make sure you include: 

• 

the reason for writing (e.g. I am writing to ...) 

• 

what went wrong 

• 

what you would like to happen now. 

3.  Complaint letters are usually written in a formal style. 

4.  Use passives to be less direct and more formal, e.g. I was served quickly. 

5.  Use Yours faithfully to sign off if you don’t know the name of the person you’re writing to. 

 

 

Tasks 

Task 1 

Match the sentences (1–6) with the parts of the email (a–f).