Ma’lumot-axborot hujjatlari

Mavzu:Ma’lumot-axborot hujjatlari
Bu turdagi hujjatlar guruhi anchaginani tashkil qiladi. Bu guruhga kiruvchi hujjatlar, ya‘ni ariza, ma'lumotnoma, tushuntirish xati, dalolatnoma, ishonchnoma, tavsifnoma, tavsiyanoma, taqdimnoma, guvohnoina, taklifnoma. hisobot, tarjimai hoi, tilxat, bildirishnoma, bayonnoma kabilar ish jarayonida juda keng qo'llanadi. Ularing har biriga alohida to‘xtab o‘tamiz.
Tarjimai hol
Ma’lum bir shaxs tomonidan o‘z shaxsiy hayoti va faoliyati haqida bayon qilingan yozuv. Tarjimai hol bir xil andozaga ega emas, mufassal yoki muxtasar yozilishi mumkin. Garchi u erkin (ixtiyoriy) tuzilsa-da, biroq tarjimai holda ayrim qismlarning bo‘lishi shart.
Axborot-ma'lumotnoma tushunchasi
Institut va firmalardan yuborilgan va ular tomonidan boshqariladigan hujjatlarning aksariyati axborot va ma'lumotnoma.Ular ma'muriy hujjatlarni qabul qilish uchun asos bo'lib xizmat qilayotgan muassasalarda mavjud vaziyat haqida ma'lumotni o'z ichiga oladi. Malumot hujjatlariga quyidagilar kiradi: manbalar, hisobotlar va tushuntirish yozuvlarixulosalar, sharhlar, harakatlar, xatlar, telegrammalar va telefon xabarlari. Ular tashkiliy va ma'muriy hujjatlarga nisbatan yordamchi bo'lib, ularga zid ravishda majburiy ijro etilmaydi. Ularda mavjud bo'lgan ma'lumotlar amal qilishga undashi mumkin yoki faqat e'tiborga olinishi mumkin.
Adabiyotlarmuayyan masala bo'yicha matnli va (yoki) jadvalli umumlashtirilgan ma'lumotlarni, ishlarning holatini, xarakterli ko'rsatkichlarini, aniq dalillarni va voqealarni tasdiqlash va tasdiqlashni o'z ichiga olgan hujjatlar.
faktlar va rasmiy tusda voqealar haqida ma'lumot va eng ko'p va kundalik butlovchi mos yozuvlar ikkinchi guruh har qanday yuridik fakt tasdiqlashi manfaatdor shaxslar va muassasalarga berilgan - Yordam odatda ikki guruhga bo'linadi. Bu lavozimni tasdiqlovchi guvohnoma, ish haqi, yashash joyi, qaramog'ida bo'lgan shaxslar va boshqalar. Ushbu sertifikatlar berilishi bilan bog'liq bo'lgan holatlar odatda odatdagidek, birlashgan ekran shakllari qo'llaniladi. Ba'zan bunday hujjatlarning shakllari normativ hujjatlarga qo'shib qo'yiladi.
Misol uchun, standart matn chop etiladi idoralar, agentliklar, hujjat (sertifikat) turi, sana va bu shakllari soni nomlarini aniqlash bilan bir qatorda, yil davomida shaxsiy daromad formasini yordam beradi.
Yordam matn, odatda, bir bosh kelishik familiyasi, ismi va otasining ismi shaxsning axborot xabar bilan boshlanadi. Sertifikat oxirida u ko'rsatiladigan muassasa nomi ko'rsatiladi. Bunday yozuv matnida kerak bo'lmagan so'zlarni o'z ichiga olgan arxaik aylantirishlar bo'lmasligi kerak "ushbu sertifikat", "haqiqatan ham o'rganish" va "sertifikatda uning imzolanishi va berilishi sanalari ko'rsatilgan. Sertifikat matni imzolangan va muhrlangan.
Axborot ma'lumotnomalari individual vaziyatlarni aks ettiradi. Ular talabnoma asosida tuziladi va o'z vaqtida topshiriladi. muassasasidan tashqarida yuborilgan so'rovnomalar, umumiy shaklda tuzilgan va institut doirasida taqdim etilgan qog'oz bo'sh bir lavha qilingan, lekin bir xil ma'lumotni ega. Faqat institut nomi bilan - muallifga strukturaviy birlik ko'rsatiladi.
Sana, qabul qiluvchining, nom, matn, imzo -. Majburiy ma'lumotlarni (sertifikatlari sertifikat mavzu ikki xil uning chizmachilik ehtiyot yig'ish va ma'lumotlar tekshirishni talab, shuning uchun, xolisona ishlar holatini aks ettirishi lozim sertifikat berilgan ma'lumotlarni qanday hisob vaqt davri yoki sanasini o'z ichiga olishi mumkin. , olingan ma'lumotni taqqoslash va tahlil qilish. Arizani olish uchun berilishi mumkin. Shaxsning guvohnomasi, uning komponentlari va taqdim etilgan ma'lumotlar uchun javobgar bo'ladi.
Shakl. 7. Ofisda ISD ning ishlash turlari
Kengaytirilgan menejment majlislari natijalarini qayd etish Pensiya jamg'armasi Rossiya Federatsiyasi Perm o'lkasining Dobryanka shahrida, shuningdek doimiy ekspert komissiyasining majlislari o'tkazildi protokollari .
uchrashuv (sessiya) davomida qilgan yozuvlar asosida Protokolysostavlyayutsya, tezislar va taqdimotlar, eslatma, qoralama qarorlar va boshqa taqdim. Materiallar kechiktirmay 15 kun sanadan oldin ta'lim, ayblangan Office tarkibiy birliklar masalalarni muhokama qilish uchun, kollegial organning ish rejasida nazarda tutilgan.
Yig'ilish paytida yozuvlar, materiallar yig'ish va matnni tayyorlash ekspertlar ekspertlariga (xodimlar va yozuvlarni boshqarish bo'yicha) va muhokama qilinadigan savollar uchun tayyorlangan bo'linmalar xodimlariga beriladi. Protokol matni uch kun ichida tayyorlanadi. Protokolning tegishli punktlarining loyihalari mutaxassisni tayyorlash (kadrlar va hujjatlarni boshqarish) bo'yicha mas'ul ekspert tomonidan belgilanadi.
Yig'ilishda ko'rib chiqiladigan masalalar bo'yicha dastlabki hujjatlar ekspertiza xulosasi (kadrlar va hujjatlarni boshqarish bo'yicha) tomonidan qabul qilinadi va qabul qilingan qarorlar to'g'risida xulosa chiqaradi.
Yig'ilishlar protokolining nusxalari, yig'ilish kunining nusxalari va yig'ilishlar uchun materiallar ularning ehtiyojlarini qondirish yo'li bilan yo'q qilinadi va protokol nusxasi faqat tegishli akt chiqarilgandan so'ng yo'q qilinadi.
Protokol matni ikki qismdan iborat: kirish va asosiy. Kirish quyidagi ma'lumotlarni o'z ichiga oladi:
1) rais yoki rais;
2. kotib;
3. Ishtirokchilar ro'yxati yoki ishtirokchilarning ro'yxatiga havola;
4. Kun tartibi;
5. Har bir kun tartibi bo'yicha ma'ruzachilar.
Protokolning asosiy qismi kun tartibidagi masalalarga mos keladigan bo'limlardan iborat. Har bir bo'limning matni LISTENED - STATED - DECIDED (DECIDED) sxemasiga asosan tuzilgan.
Hujjatlar majlis raisi va mutaxassis-ekspert (kadrlar va hujjatlarni boshqarish) tomonidan imzolanadi. Yig'ilish sanasi yig'ilish sanasi hisoblanadi.
Protokolga taqvim yilidagi navbatdagi raqamlar beriladi. Yig'ilishda qabul qilingan qarorning (qarorning) soni protokol raqami, kun tartibida ko'rib chiqilayotgan masala soni va ushbu masalada qarorning (qaror) tartib raqamining miqdoridan iborat.
Protokol quyidagi rekvizitlarga ega:
1. Hujjatning nomi - PROTOKOL so'zi katta harflar bilan katta harflar bilan qalin harfli, qalin va markazga moslangan;
2. Protokolning sana va raqami - sana raqamli shaklda chiqariladi va oldingi rekvizitdan ikki qismdan oshib ketadi. Protokol sanasi - voqea sodir bo'lgan sana;
3. Uchrashuv shakli, majlis oldingi rekvizitlardan ikki qismdan iborat bo'lib, qalin va chap tomonga buriladi.
4. Imzo - matndan uch qismga bo'linadi va yig'ilish (yig'ilish) ga va kotibga, ularning shaxsiy imzolariga, imzolar transkriptiga (bosh harflar va familiyalar) rahbarlik qilayotgan mansabdor shaxsning nomini oladi.
Zaruriy hollarda, kollegial organning faoliyati davomida qabul qilingan qarorlar bilan tanishish va ularni bajarish uchun, protokoldan olinadi . To'g'ridan-to'g'ri "Tashkilot nomi" nomi ostida katta harflar bilan "Hujjat turi turidagi" - "PROTOKOLDAN ChIQISh" so'zlari yoziladi. Kirish qismi to'liq tuzilgan, asosiy qismi esa manfaatdor shaxslarga etkazilishi kerak bo'lgan ma'lumotlardan olingan. So'zlar paydo bo'ladi "Prezident"va "Kotib"va ularning ismlari bosh harflari bilan. "Imzo varaqalari" nusxasidan keyin "xujjatning nusxasini sertifikatlashda muhr" sarlavhasini ekspertning o'zi (xodimlar va yozuvlarni boshqarish uchun) xulosaning asl nusxasiga muvofiqligini tasdiqlash uchun tayyorlaydi.
Vaziyat, faktlar, favqulodda vaziyat va vaziyatni hal qilishni talab qiladigan vaziyat haqida Vakil rahbariga xabar berish rasmiy (hisobot) eslatmasi. U rahbarlik yoki bo'linma strukturaviy bo'linmasi yoki tarkibiy bo'linma tashabbusi bilan muayyan xodimning ishi bo'yicha ishlab chiqilishi mumkin.
Rasmiy (hisobot) yozuv tashqi va ichki.
Ofisda tez-tez ichki xizmat (hisobot) yozuvi ishlatiladi, u displey formalarida umumiy shakl shaklida tuziladi va tizimli birlik yoki kompilyatorning rahbari tomonidan imzolanadi.
Ichki xizmat (hisobot) varaqasining tafsilotlari tarkibiga quyidagilar kiradi:
1. Strukturaviy birlik nomi;
2. Hujjatning turi - qalin harflar bilan bosh harflar bilan;
3. Ma'lumotnoma - eslatmani imzolash sanasi;
4. Ro'yxatga olish raqami;
5. Manzil;
Matnga matnni kiriting;
7. Matn - birinchi singulardan tuzilgan va ikki qismdan iborat. Birinchisi, eslatmani tuzish sababi yoki sababi, savolning asosiy mazmuni, hodisaning aniq va ob'ektiv tavsifi, eslatmani ishlab chiqilganligi to'g'risida ko'rsatiladi; muayyan ma'muriy qarorlar qabul qilish zarurligi haqidagi tashviqotchining va boshqa asosli ma'lumotlarning tadbirni baholashini o'z ichiga oladi. Ikkinchi qismda xulosalar, takliflar va tavsiyalar shakllantirilgan.
Imzo.
Mehnat va texnologik intizomni buzish, har qanday ko'rsatma va uning sabablarini bajarmaganlik tushuntirish xati . U tizimli birlik yoki muayyan rasmiy shaxs tomonidan tuziladi.
Ofisda bayonnomalar, qo'l yozuvi va standart qog'oz varaqalari mavjud. Taqqoslash yozuvining tafsilotlari quyidagilar: tarkibiy birlik nomi, sanasi, raqami, matnga sarlavha, manzil va imzo. Tushuntirish yozuvi muallif tomonidan imzolanadi, sanani imzolash sanasi sanaladi.
Dobryanka shahrida FIU idorasining quyidagi axborot hujjatlari mavjud Xizmat maktublari ular davlat organlari, tashkilotlar va shaxslar sifatida faoliyat yuritadigan organlar bilan aloqa qilish vositasi sifatida xizmat qiladi.
Javoblar xatlar tayyorlashni tugatish muddati Moliya vazirligi (Direktor) qaroriga binoan topshiriqlarni, so'rovlarni bajarish uchun yoki QQB Direktsiyasining qaroriga asosan (Vakil rahbari) qaror qabul qilinadi.
Javob maktublarining matnlari PFR idorasi (bo'lim boshlig'i) qarorida belgilangan vazifalarga to'la mos keladi. Tashabbuskor xatlar tayyorlashning muddati tarkibiy bo'linmalar rahbarlari tomonidan belgilanadi.
Xizmat maktublari A4 yoki A5 formatida standart blankalarga yozilgan. Ikki yoki undan ortiq sahifaga maktub yozganda, ikkinchi va keyingi sahifalar varaqning yuqori qismining o'rtasiga arab raqamlari bilan numaralandırılır.
Ish maktubining matni, qoida tariqasida, bir savolning mazmunini ochib beradi, biroq ularning bir-biri bilan bog'liqligi va qabul qiluvchi tashkilotning bitta tarkibiy bo'linmasida ko'rib chiqilgan holda, bir nechta masalalar chiqarib tashlanmaydi. Maktubning matni uchinchi shaxslardan aniqlanadi (masalan, "FIU rahbariyati fikr yuritadi ...", "FIU menejmenti ...").
Rasmiy maktublarda rasmiy forma ishlatiladi. Xat shunday shaklda chiqarilgan bo'lsa, unda uning matni alohida shaxsning 1-chi a'zosi: "Iltimos ..."», "Men yuboraman ...".
Maktub matni odatda ikki qismdan iborat. Birinchi qismda xatni tuzish uchun sabab, asos yoki mantiqiy asoslar belgilab qo'yilgan, uni tayyorlash uchun asos bo'lgan hujjatga havolalar keltirilgan. Ikkinchi qism paragrafda yoritilgan va xulosalar, takliflar, so'rovlar, qarorlarni o'z ichiga oladi.
Xatning mazmuni - uning mazmunini to'g'ri va aniq anglash imkonini beruvchi qisqa, aniq va asosli ma'lumot. Harflar oddiy umumiy iboralardan foydalanish bilan tavsiflanadi. Taqdimotda noaniqlik va noaniqlik yo'q. Faqatgina tor doirada tanilgan so'zlar, atamalar, kasbiy malakalarni noto'g'ri ishlatish kuzatilmaydi.
Rasmiy yozishmalarning tahlili shuni ko'rsatdiki, Dobryanka shahrida FIU bo'limi amaldagi davlat organlari, Perm o'lkasining shahar tumanlari yuridik shaxslar bilan o'zaro aloqada.
Odatda, tashkilotga turli masalalar bo'yicha murojaat qilganda, ularning har biri uchun alohida harflar tuziladi.
Tovlamali harflar bir yoki ikki dona yozildi sahifadan oshmasligi kerak.
UPFRda xizmat xat-xabarlari tuzilganda xatning tafsilotlarini keyingi ro'yxatga olish qo'llaniladi. Qabul qiluvchilar tashkilot, ularning tarkibiy bo'linmalari, mansabdor shaxslar yoki shaxslardir.
Hujjatni rasmiy shaxsga jo'natishda dastlabki familiyalar familiya oldida ko'rsatiladi.
Ehtiyot qismlar "Adress" o'ngdagi antetli qog'ozda cheklash belgilari ichida joylashgan.
Ushbu sahnalarni loyihalashning bir necha yo'li mavjud:
1) hujjatning tashkilotga va uning tarkibiy bo'linmasiga manzili: