1. Ish hujjatlarini tayyorlash va ularga qo‘yiladigan talablar

sodda hujjatlar – muayyan bir masalani o‘z ichiga oladi;

murakkab hujjatlar – ikki yoki undan ortiq masalani o‘z ichiga oladi.

Hujjatshunoslikda hujjatlar bir necha jihatlarga ko‘ra tasnif qilinadi. Tasnifnomada mutlaqo bir xil guruhlantirish mavjud bo‘lmasa-da, har qalay ularni bir qadar yagonalashgan holda guruhlantirish mumkin. Hujjatshunoslikdagi ana shu an’anaga ko‘ra ish yuritishdagi hujjatlar quyidagicha tasniflanadi:
2. Mazmuniga ko‘ra sodda va murakkab hujjatlar farqlanadi:
Sodda hujjat – bir masalani o‘z ichiga oladigan hujjatdir. Bularga ariza, e’lon, tilxat, kafolatxativa boshqalar kiradi.
Murakkab hujjat – bir necha masalani o‘z ichiga olgan hujjatdir. Bularga shartnomalar ma’lumotnoma, rejalashtirilgan hisobot hujjatlari va boshqalar kiradi.
3. Mazmun bayonining shakli jihatidan xususiy, namunaviy, qolipli hujjatlar farqlanadi.
Xususiy hujjatlar – tashkilotlarda matnning o‘ziga xosligi, betakrorligi, mazmun bayoni erkin bo‘ladigan hujjatlardir. Bularga xizmat, so‘rov, iltimos, javob, kafolat, axborot xatlari va boshqalar kiradi.
Qolipli hujjatlar – odatda, oldindan tayyorlangan bosma ish qog‘ozlariga yoziladigan hujjatlardir. Butur hujjatlarga nisbatan ko‘pincha «yozmoq» emas, balki «to‘ldirmoq» so‘zi ishlatiladi. Bularga ish haqi yoki yashash joyi haqidagi ma’lumotnomalar, mehnatga layoqatsizlik varaqasi, ayrim dalolatnomalar, xizmat safari guvohnomalari va boshqalar kiradi.
Namunaviy hujjatlar – boshqaruvning muayyan bir vaziyatlari bilan bog‘liq, bir-biriga o‘ xshash va ko‘p takrorlanadigan masalalar yuzasidan tuzilgan matnlarni o‘z ichiga oladigan hujjatlardir. Bularga tavsiyanoma, ariza, e’lon, taklifnoma va boshqalar kiradi.
4.Tegishlilik jihatiga ko‘ra xizmat (rasmiy) va shaxsiy hujjatlar farqlanadi:
Shaxsiy hujjat– yakka shaxs tomonidan yoziladigan, ularning xizmat faoliyatlaridan tashqaridagi yoki jamoat ishlarini bajarish bilan bog‘liq masalalarga tegishli bo‘ladigan hujjatlardir. Bularga shaxsiy ariza, shikoyat va boshqalar kiradi.
Xizmat (rasmiy) hujjatlari – tayyorlanishiga ko‘ra tashkilot yoki mansabdor shaxslarga tegishli hujjatlardir. Bularga ishga qabul qilish buyruqlari va boshqalar kiradi. Hujjatlarning tayyorlanish xususiyati va darajasi ham benihoya katta. Bu jihatiga ko‘ra hujjatlar quyidagicha tavsiflanadi:
Ma’muriy-boshqaruv faoliyatida xizmat mavqeyiga ko‘ra hujjatlar hozirgi kunda asosan, quyidagicha tasniflanadi:
Mazmun bayonining shakli jihatidan xususiy (in dividual), namunali (tipovoy) va qolipli (trafaretli) hujjatlar farqlanadi. Matnning o‘ziga xosligi, betakrorligi, hamisha ham bir andozada bo‘lmasligi xususiy hujjatlarning asosiy belgilaridir (masalan, xizmat yozishmalari va shu kabilar). Bunday hujjatlarda ham muayyan doimiy tarkib mavjud bo‘lsada, bevosita mazmun bayoni bir qadar erkin bo‘ladi. Namunali hujjatlar boshqaruvning muayyan bir xil vaziyatlari bilan bog‘liq, bir-biriga o‘xshash va ko‘p takrorlanadigan masalalar yuzasidan tuzilgan matnlarni o‘z ichiga oladi. Qolipli hujjatlar, odatda, oldindan tayyorlangan bosma ish qog‘ozlariga yoziladi, bunday hujjatlarda ikki turli axborot aks etadi, ya’ni o‘zgarmas (oldindan tayyor bosma matnda ifodalangan) va o‘zgaruvchi (hujjatni tuzish paytida mashinkada yoki qo‘lda yoziladigan) axborotlar; shuning uchun bu tur hujjatlarga nisbatan ko‘pincha «yozmoq» emas, balki «to‘ldirmoq» so‘zi ishlatiladi. Shu o‘rinda aytish kerakki, hujjatlarning qolipli turlarini kengaytirish ish yuritishni takomillashtirishdagi istiqbolli yo‘llardan biridir. Chunki bunday qilish hujjat matnlarini bir xillikka olib kelish va hujjat tayyorlash uchun ketadigan vaqt hamda mehnatni anchagina tejash imkoniyatini beradi. Qolipli hujjatlar sirasiga, masalan, ish haqi yoki yashash joyi haqidagi ma’lumotnomalar, ayrim dalolatnomalar, xizmat safarlari guvohnomalari va boshqa ko‘plab hujjatlarni kiritish mumkin.
Hujjatlarning tayyorlanish xususiyati va darajasi ham benihoya muhim. Bu jihatiga ko‘ra hujjatlar quyidagicha tasniflanadi: qoralama; asl nusxa; nusxa; ikkinchi nusxa (dublikat); ko‘chirma.
Tashkiliy hujjatlar mazmunan tashkilot, muassasa va korxonalarning huquqiy maqomi, tarkibiy tarmoqlari va xodimlari, boshqaruv jarayonining borishida jamoa ishtirokining qayd qilinishi, boshqa tashkilotlar bilan aloqalarning huquqiy tomonlari kabi masalalarni aks ettiradi. Nizomlar, yo‘riqnomalar, majlis bayonlari, shartnomalar ana shunday tashkiliy hujjatlar sirasiga kiradi.
Farmoyish hujjatlari guruhiga buyruq, ko‘rsatma, farmoyish kabilar kiradi.