A. N. Sulaymanov arxivshunoslik (O’quv uslubiy qo’llanma) Guliston – 2016 y

Kataloglashtirish uchun hujjatlarni tanlab olish va axborotni bayon qilish usuli. Arxivlardagi kataloglar tizimida ularning fondlaridagi barcha ma’lumotlar o’z aksini topishi kerak. Fondlarni kataloglashtirishda birinchi navbatda muhim va ko’p foydalaniladigan fondlar tanlab olinadi. Masalan, davlat hokimiyati va boshqaruv organlari (O’zSSR XKS, Oliy Sovet Prezidiumi va boshqalar) fondlari, iqtisodiyot, madaniyat sohasidagi idora va tashkilotlar hujjatlari muhim fondlar qatoriga kiradi. Davlat arxivlarida kataloglashtiriladigan fondlar ro’yxati tuziladi va rejalashtiriladi.
Kataloglashtirish uchun tanlab olingan fond materiallari o’rganilib, kerakli yig’majildlar tanlab olinadi. Dastlab ro’yxatlardan idoraning, tashkilotning asosiy faoliyatini yorituvchi bo’limlari tanlab olinadi. Tashkilotning yordamchi, xo’jalik sohalari bo’limlari bo’yicha yig’majildlar olinmaydi.
Fond yig’majildlari tanlab olingandan keyin, ular sinchiklab o’qib, o’rganib chiqiladi. Hujjatlardan eng muhim axborotlar, faktlar, voqealar, hodisalar umumlashtirilib, varaqada bayon qilinadi. Bunda hujjatlardagi ma’lumotlarning ahamiyatiga qarab har xil usullar qo’llaniladi. Varaqada bir hujjat, bir yig’majild yoki gurux, yig’majildlar bayon qilinishi mumkin. Masalan, Turkiston ASSR XKS qarorlarining har biri alohida bayon qilinadi. Muhim arxiv fondlari hujjatlarining ko’p qismi qimmatli, ahamiyatli hujjatlar hisoblanadi. Bunday hujjatlarning har biri alohida bayon qilinadi. Mayda idoralar fondlarining kataloglashtirish hujjatlar bo’yicha emas, balki yig’majildlar, guruhlashtirilgan yig’majildlar bo’yicha bayon qilinadi.
Shunday qilib, kataloglar arxivning IMA tarkibiga kiruvchi muhim ma’lumotnomadir. Ular tarixchi, tadqiqotchilar ishlayotgan mavzu bo’yicha arxivdan kerakli hujjatlarni qisqa fursatda topishga yordamlashadi.
Yig’ma jildlar ro’yxatini tuzish. Yig’majildlar bayon qilinganidan va muqovasiga yozilgandan keyin ularning ro’yxati tuziladi. Ro’yxat tuzilayotganda uning uchun kerak bo’lgan barcha ma’lumotlar yig’majild muqovasidan olinadi.
Bayon qilingan yig’majildlar yillar bo’yicha va yil ichida idora tuzilishi bo’linmalari bo’yicha guruhlashtiriladi va shu tartibda ro’yxatga yoziladi. Ro’yxatning oxirida yakunlovchi yozuv bo’ladi. Bunda ro’yxatga nechta yig’majild kiritilganligi ko’rsatiladi. Shuningdek, liter (harf) bilan yozilgan jildlar (2a,5v,5a,5b va hokazo) va tushirib qoldirilgan raqamlar qayd qilinadi. Ro’yxatga odatda yordamchi ma’lumotnoma apparati tuziladi. Bu ro’yxatning bosh sahifasi, kirish, ko’rsatgichlar, qisqartirilgan so’zlar ro’yxati va boshqalardan iborat. Bosh sahifada davlat arxivining nomi, fond nomi, fond raqami, ro’yxat raqami, ro’yxat nomi, ro’yxatga kiritilgan materiallarning sanasi, ro’yxat varaqlari soni yoziladi.
Bosh sahifa ro’yxatga kiritilgan hujjatlar majmui to’g’risida umumlashgan axborot beradi.
Shunday qilib arxiv ro’yxati fond yig’majildlari, hujjatlari to’g’risida muhim ma’lumotlar beradigan hisob hujjati va arxiv ma’lumotnomasidir.