A. N. Sulaymanov arxivshunoslik (O’quv uslubiy qo’llanma) Guliston – 2016 y

Hujjatlar haqidagi axborotlarni turkumlash. Kataloglar. Hujjatlar haqidagi axborotlarni turkumlash (klassifikatsiyalash) bu hujjatlar mazmuni, ob’ektlari, predmetlari orasidagi mantiqiy bog’liqlikni aniqlash, hujjatlardagi axborotlarni tartibga solish va tezda topish usulidir.
Hujjatlar haqidagi axborotlarni turkumlash kataloglar tuzishga, ma’lumotning mexanizatsiyalashgan va avtomatlashgan qidiruv usulini tashkil qilishga qaratilgan.
Katalog - bu arxiv ma’lumotnomalarining bir turi. Unda hujjatlar haqidagi (varaqalarga yozilgan) axborotlar, mavzular tarmoqlar bo’yicha guruhlashtirilgan bo’ladi. Kataloglar bir fondga, arxivning barcha fondlariga, bir necha arxivlarga, hatto respublika arxiv fondiga tuzilgan bo’lishi ham mumkin. Katalog fondlararo, arxivlararo ma’lumotnoma hisoblanadi. U arxiv ma’lumotnomalari orasida muhim o’rin tutadi.
Kataloglar bir arxivning bir necha fondlari, shuningdek, bir necha arxivlarda saqlanayotgan hujjatlar tarkibi va mazmuni haqida to’la ma’lumotlar olish imkonini beradi. Arxivlarda kataloglar arxiv IMAning tarkibiy qismi hisoblanadi.
Arxiv hujjatlarini kataloglashtirish. Har bir davlat arxivida hujjatlarni kataloglashtirish ishlari amalga oshiriladi. Arxiv hujjatlarini kataloglashtirish deyilganda, kataloglar tuzish jarayonida bajariladigan barcha ishlar, ya’ni kataloglarni tuzish tarx (sxema) larini ishlab chiqish, hujjatlarni topish, tanlab olish, bayon qilish, shuningdek kataloglar turlarini, ularni tuzish usullarini aniqlash ishlari nazarda tutiladi.
Kataloglar o’ziga xos tuzilishga ega. Tarmoq, muammo, mavzu, masala, familiyalar, sanalar bo’yicha birlashtirilgan hujjatlar haqidagi ma’lumotlar katalogdagi bo’limlar, bo’linmalar, mavzular va boshqa bo’laklarni tashkil qiladi.
Kataloglar tuzilishini hujjatlar haqidagi axborotlar turkumi tarxlari belgilaydi. Hujjatlar haqidagi axborotlarni turkumlash tarxi yozma yoki chizmali hujjatdir. Bu tarx ma’lum mantiq bilan joylashtirilgan va hujjatlardan olingan axborotlarni shu bo’laklari bo’yicha joylashtirishga mo’ljallangan katalogning turkum bo’laklari ro’yxatidir. Mana shu tarx orqali hujjatlarni o’rganish, varaqa (kartochka)larga bayon qilish va ularni katalogda guruhlash, joylashtirish amalga oshiriladi. Katalogning turkum tarxi hujjatlarni topish, bayon qilish ishlaridan oldin tuziladi. Tarx bo’laklari ma’lumotnoma tuzuvchilar, mutaxassislar ishtirokida aniqlanadi va belgilanadi. Turkum tarxi qancha to’la, mukammal, chuqur ishlangan bo’lsa, hujjatlar mazmunini shuncha aniq ochib berish imkoni tug’iladi.
Hujjatlar haqidagi axborotlar katalogda varaqalarga yozilib, joylashtiriladi. Varaqalarda bayon qilingan axborotlar ayrim hujjat, bitta yig’majild yoki bir-biriga o’xshash bir guruh yig’majildlarga tegishli ma’lumotlarni o’z ichiga oladi. Shu bilan katalog varaqalaridagi ma’lumotlar yig’majildlar ro’yxatidagi ma’lumotlardan farq qiladi. Ma’lumki ro’yxatda bitta yig’majildga tegishli ma’lumot beriladi. Katalognipg ro’yxatdan ustun tomoni ham shundadir.
Katalogning asosiy bo’lagi rubrika sarlavha qismidir. Bu qismda aniq masalaning nomi, shaxsning familiyasi, sana to’g’risida hujjatdagi ma’lumotlar bo’ladi. Katalog varaqasida shu hujjatning manzili ham yozilgan bo’ladi. Tadqiqotchini shu masala yoki familiya qiziqtirsa, hujjat shartli belgisi (shifri)- manzilini yozib olib, arxivdan tezda topib foydalanishi va tadqiq qilishi mumkin bo’ladi.