A. N. Sulaymanov arxivshunoslik (O’quv uslubiy qo’llanma) Guliston – 2016 y

3-MAVZU. O’ZBEKISTON RESPUBLIKASI MILLIY ARXIV FONDI HUJJATLARIDAN FOYDALANISHNI TASHKIL ETISH. ARXIV HUJJATLARINI SAQLASH


Asosiy savollar:

1. 
   Arxiv hujjatlaridan foydalanish va arxiv hujjatlarini saqlash.
   
2. 
   Hujjatlardan foydalanish shakllari.
   

3.1. Arxiv hujjatlaridan foydalanish va arxiv hujjatlarini saqlash.


Arxiv hujjatlaridan foydalanishning maqsadi. Arxiv hujjatlaridan ilmiy-tadqiqot, xalq xo’jaligi, tashviqot, ilmiy-ma’rifiy va o’quv maqsadlarida keng foydalaniladi. Hujjatli manbalar tarix fanini rivojlantirishda muhim ahamiyat kasb etadi. Tarixchilar arxiv hujjatlarisiz qimmatli dalillar bilan asoslangan tarixiy asarlar yarata olmaydilar. Arxiv hujjatlariga boshqa fan va kasblar vakillari: yozuvchilar, tilshunoslar, san’atshunoslar, arxitektorlar, biologlar, mediklar, muhandislar, geologlar va boshqalar ham murojaat qilishadi.
Hujjatlarni saqlash har bir arxivning asosiy vazifalaridan biridir. Hujjatlarni saqlash, arxivga topshirish deganda, “keraksiz qog’ozlardan qutulish” emas, balki ulardan ma’lum muddat 3, 5, 10, 25, 40, 75 yil, asrlar davomida ma’lum qiymatga ega ekanligida foydalanish tushuniladi. Va saqlanish muddati davomida hujjatlar o’g’irlikdan, loqaydsizlik oqibatida yo’qolish, salbiy sharoit tufayli yo’q bo’lishdan, hujjatning fizik asosi buzilishidan ( qog’oz, plyonka, kalka va boshqa. ) va hujjatdagi matnni o’chib ketishidan saqlash zarur.
Arxiv hujjatlarini saqlashni asosiy shartlaridan biri ularni maxsus ta’mirlangan arxiv saqlov xonalarida saqlash; ma’lum saqlash rejimiga rioya qilish; hujjatlarni saqlovxonalardan berish va qaytib olishni qat’iy hisobga olib borish. Arxiv saqlov xonalarining eshigi ish vaqtida mahkam yopilgan, ish vaqtidan so’ng esa tamg’alangan yoki plombalangan bo’lishi shart.
Hujjatlarni saqlashga qo’yiladigan asosiy talablar davlat arxivlari uchun ham idora arxivlari uchun ham bir xil.
Davlat arxivlari uchun maxsus binolar quriladi. Respublikada hujjatlarni miqdoriga qarab qator davlat arxivlari binolari qurilgan. Ularda maxsus hujjatlarni tozalash va restavratsiya qilish xonalari mavjud.
Arxiv binosi tashqi muhit ta’siridan himoyalangan bo’lishi lozim. Arxiv binosida mavjud bo’lgan isitish tizimi kutilmagan favqulodda vaziyat doimo nazoratda bo’lishi kerak. Ishchi xonalar saqlovxonalardan ajratilgan holda bo’lishi kerak. Ishchi xonalar saqlovxonalardan ajratilgan holda bo’lishi, agar saqlovxona birinchi qavatda joylashgan bo’lsa, deraza romlariga metall reshetkalar; agar arxivdan hovliga yoki ko’chaga chiqish eshigi bo’lsa, u metall list bilan ishlov berilgan bo’lishi; arxiv saqlovxonasiga signalizatsiya o’rnatilgan bo’lishi kerak.
Arxiv binosi yong’in xavfsizligi talablariga javob berishi lozim; elektr isitgich asboblari , sun’iy yoritish, gugurtdan, shamdan foydalanish, sigaret chekish qat’iyan taqiqlanadi. Arxiv binosida har bir xonaga ikkitadan ko’rinadigan joylarga har 40-50 m kv ga o’t o’chirish anjomlari osib qo’yiladi. Bundan tashqari yong’in xavfsizligi shlangalari krani bilan, vodoprovod yo’q joyda esa quruq qum paketlari yashiklarga solib qo’yiladi. Butun arxiv binosiga yong’in xavfsizligi signalizatsiyalari o’rnatilgan bo’ladi.
Arxiv saqlov xonalari metall stellajlar bilan ta’minlangan bo’lishi, agar stellajlar yog’ochdan yasalgan bo’lsa, ularga o’tda yonmaydigan maxsus tarkib bilan ishlov beriladi.
Doimiy saqlanadigan yig’majildlarga alohida ro’yxat tuziladi. Mabodo yig’majildlar ko’p bo’lsa, ro’yxatlar yig’ma raqamlari to’rt xonali songa etgandan keyin yangi ro’yxat tuziladi. Har bir ro’yxat bir raqamidan boshlanadi.
Quyidagi hujjatlarga alohida ro’yxat tuziladi;
1. Idoraning shaxsiy tarkibiga, xodimlariga oid materiallar.
2. Vaqtincha saqlanadigan hujjatlar.
3. Fond materiallariga tuzilgan varaqalar kabi ma’lumotnomalar.
Idoralarda doimiy saqlanadigan hujjatlarga ro’yxatlar ikki xil tuzilishi mumkin:
1. Idoraning har bir bo’limi bir yilga oid hujjatlarga alohida ro’yxat tuzadi. Hamma bo’limlardan olingan bunday ro’yxatlar devonxonada jamlanadi va bir yilga oid hujjatlari bo’lgan hamma bo’limlarning umumiy ro’yxati tuziladi. Shu tartibda umumiy ro’yxatga materiallar yilma-yil qilib, umumiy ro’yxat tuziladi.
2. Idoraning bo’limi barcha yillarga oid hujjatlarga alohida ro’yxat tuzadi. Keyin yuqoridagi tartibda yilma-yil qilib umumiy ro’yxat tuziladi.
Idoralarda yig’majildlar ro’yxati 4 nusxada tayyorlanadi. Bu ro’yxat davlat arxivining ETKsida tasdiqlangandan keyin tashkilotning arxiv fondi davlat arxiviga qabul qilinadi va unga qo’shib 3 nusxa ro’yxat ham topshiriladi, biri hisob hujjati sifatida ehtiyot qilib hisob bo’limida saqlanadi, boshqa nusxalaridan davlat arxivining o’quv xonasida foydalaniladi.
Yig’majildni bayon qilish. Ro’yxatning asosiy qismi, yuqorida ko’rsatilganidek, yig’majildning sarlavhasidir. Ro’yxat tuzishdan oldin har bir yig’majild bayon qilinadi. Shu jarayonda sarlavha tuzishga alohida e’tibor beriladi. Yig’majildni bayon qilish idorada ish yuritish jarayonida amalga oshiriladi. Yig’majildni bayon qilishda muqovaga quyidagi ma’lumotlar yoziladi:
1. Idoraning nomi
2. Idora bo’limining nomi
3. Yig’majildning nomenklatura bo’yicha indeksi
4. Sarlavha
5. Sana (yig’majildning boshlangan, tugagan sanalari).
6. Varaqlar soni
7. Saqlash muddati
8. Arxiv shifri
Yig’majild muqovasiga idoraning nomini yozish bilan yig’majild qaysi fondga tegishli ekanligi belgilanadi. Yig’majildning idoradagi nomenklatura bo’yicha indeksining ro’yxatda ko’rsatilishi yig’majildlarni tartibga solishni osonlashtiradi va idoraviy arxivning qay darajada saqlanganligini ko’rsatadi. Yig’majildni bayon etishning asosiy qismi sarlavhadir. Sarlavhada yig’majilddagi hujjatlarning mazmuni qisqacha ochib beriladi.
Sarlavha quyidagi qismlardan iborat;
1) hujjatning turi yoki xili;
2) muallifi;
3) korrespondent (xat yozilgan idora);
4) mavzu;
5) manzil;
6) yillar va boshqa ma’lumotlar.
Sarlavha ichida eng muhimi mavzu - hujjatlarda yoritilgan masalasidir. Shuning uchun ham bu qism aniq va tushunarli qilib yozilishi kerak.
Ko’p hujjatlardan tashkil topgan yig’majildni bayon etishda sarlavhada yig’majild mazmuni va undagi hujjatlarning tarkibi umumlashtirilgan holda ifodalanadi. Bunday hollarda «Materiallar», «Ish», «Yozishma» kabi turdosh nomlar qo’llaniladi. «Materiallar» so’zi yig’majild xilma-xil hujjatlar turlaridan va bir yoki bir necha masalaga oid bo’lsa va ular o’rtasida o’zaro bog’liqlik bo’lmasa ishlatiladi. «Ish» so’zi esa to’plangan xujjatlar xilma-xil bo’lgani holda ular bir masalaga tegishli bo’lganda qo’llaniladi.
Masalan, «TDPUda shanbalik o’tkazish to’g’risidagi ish», Odatda «ish» sud organlari fondlarida ko’p bo’ladi.