Azərbaycan Respublikasının Əmək və Əhalinin Sosial Müdafiəsi Nazirliyinin tabeliyində Dövlət Sosial Müdafiə Fondu üzrə formalaşmış arxiv sənədlərinin saxlanılması, istifadəsi, elektron uçotu

Arxiv sənədlərinin saxlanma müddətlərinə dair nomenklatur-siyahının tərtib edilməsi


8.1. Mərkəzi Filiala daxil olan işlərin düzgün formalaşdırılması və uçotu məqsədi ilə arxiv işlərinin nomenklatur-siyahısı tərtib olunur. Arxiv sənədlərinin nomenklaturu Mərkəzi Filialın kargüzarlığında yaranan sənədlərin saxlanma müddətləri göstərilməklə müəyyən olunmuş formada sistemləşdirilmiş sərlövhələrinin nomenklatur-siyahısı (bundan sonra - Siyahı) tərtib olunur (1 №-li əlavə). Bu Siyahıda arxiv sənədlərinin saxlanma müddətləri müəyyən olunur. Siyahıda arxiv sənədlərinin konkret sərlövhələri verilmir, yalnız kateqoriyaları və növləri sadalanır.
8.2. İstifadə zəruriyyətinə görə arxiv sənədlərinin saxlanma müddətləri “uzun müddətli” (10 ildən artıq) və “müvəqqəti” (10 ildən az) olmaqla 2 kateqoriyaya bölünür.
8.2.1. Saxlanma müddəti müvəqqəti olan sənədlərin bəzi kateqoriyalarına qoyulmuş “EYK” qeydi bu növ sənədlərin bir hissəsinin elmi-tarixi əhəmiyyət kəsb edə biləcəyini və onların müəyyən edilmiş qaydada dövlət arxiv xidməti təşkilatına veriləcəyini bildirir. “EYK” qeydi olan sənədlərin qəbulu, yaxud məhv edilməsi haqqında qərarı dövlət arxiv xidməti təşkilatının EYK-sı qəbul edir.
8.3. Saxlanma müddətlərinə dair qeydiyyat qovluqların üzərində aparılır. Arxiv sənədlərinin İlk tarixinin müəyyən edilməsi onların hazırlanması, imzalanması, təsdiq edilməsi və ya qeydiyyatı tarixləri ilə təyin edilir.
8.4. Akta daxil edilən işlərin saxlanma müddətləri onların kargüzarlıqda başa çatdığı ildən sonrakı ilin yanvarın 01-dən hesablanır (Məsələn: 2010-cü ildə kargüzarlıqda icrası başa çatmış və 5 il saxlanma müddəti müəyyən olunmuş iş 2016-ci il yanvarın 01-dən tez məhv etmə aktına daxil edilə bilməz). Fondun bütün struktur bölmələrində yaranan saxlanma müddətləri başa çatmış işlərin məhv etmək üçün ayrılması məqsədilə bir akt tərtib edilir və işlər həmin aktda struktur bölmələr üzrə yerləşdirilir. Aktda işlərin sərlövhələri Mərkəzi Filialın iş nomenklaturasında olduğu kimi yazılır, eyni növ işlər bir sərlövhədə birləşdirilir və onların miqdarı cəm halında qeyd edilir. Müvafiq nəzarət orqanları tərəfindən təftiş-yoxlamadan keçirilməmiş və mübahisəli istintaq, məhkəmə işləri yekunlaşmamış sənədlərin məhv etmək üçün ayrılmasına icazə verilmir.
8.5. Arxiv sənədi kimi saxlanılan uçot kitabları, qeydiyyat jurnalları və digər toplu sənədlərin saxlanma müddətləri həmin kitabda və jurnalda sonuncu qeydiyyat tarixindən sonra hesablanır.
8.6. Elektron sənədlərin elektron informasiya daşıyıcılarında saxlanması müddəti müvafiq sənədlərin kağız daşıyıcıları üçün qanunvericilikdə müəyyən edilmiş müddətdən az olmamaqla müəyyən edilir. Elektron sənədlərin siyahıları və işlərin nomenklatur-siyahısı kağız əsaslı sənədlər üçün müəyyən olunmuş formaya uyğun həm elektron, həm də kağız daşıyıcıda hazırlanır, dövlət arxiv xidməti təşkilatı ilə razılaşdırılır və Mərkəzi Filialın rəhbəri tərəfindən təsdiq edilir.