Se spune că tot ceea ce facem şi/sau întreprindem în relaţiile cu mediul ambiant este şi înseamnă comunicare

Structura scrisorii de refuz al ofertei

1. 
   Referinţa – conţine numărul ofertei şi data ofertei, pentru a localiza, clar, refuzul;
   
2. 
   Introducerea – se mulţumeşte, ofertantului, pentru ofertă (în varianta: „Vă mulţumim că aţi avut amabilitatea să ne expediaţi oferta dumneavoastră…”);
   
3. 
   Respingerea, însoţită de motivaţia (motivaţiile) acesteia (spre exemplu, se înscriu motivele refuzului la ofertă: preţul/tariful prea mare; teremenul de livrare prea lung; calitatea necorespunzătoare; etc.);
   
4. 
   Oferirea şansei unei comenzi viitoare (spre exemplu: „În trimestrul al IV-lea al acestui an vom avea nevoie de…. În acest context, vă exprimăm rugămintea de a ne transmite o nouă ofertă, care să ţină cont de aspectele semnalate în adresa noastră nr. …, din data …”);
   
5. 
   Încheierea, în conţinutul căreia să i se dea, ofertantului, asigurări că va putea reveni cu noi oferte (spre exemplu, în maniera: „…Vom fi onoraţi să colaborăm cu firma dumneavoastră, context în care vă rugăm să ne expediaţi o nouă ofertă, cel mai târziu, pâna la data de …”;
   
6. 
   Formula de încheiere şi cea de salut;
   
7. 
   Semnătura şi ştampila⁵².
   

COMANDA

Ca rezultat al analizării ofertei (eventual, după acceptarea acesteia şi semnarea contractului aferent), cumpărătorul va transmite ofertantului comanda sa de produse/ servicii, de regulă prin:

• 
  formularul de comandă-tip;
  
• 
  scrisoarea de comandă, înregistrată sau recomandată;
  
• 
  ambele de mai sus, situaţie în care scrisoarea va avea, ca scop, precizarea anumitor detalii ale comenzii sau ale unor instrucţiuni ale cumpărătorului;
  
• 
  returnarea ofertei sau a facturii proforma, semnată şi de cumpărător;
  
• 
  fax sau e-mail.
  

Din punct de vedere juridic, comanda are caracter de obligativitate, sens în care de o deosebită importanţă sunt claritatea şi precizia formulărilor apelate.

Scrisoarea de comandă include toate elementele unei scrisori oficiale: antet, numele şi adresa destinatarului, număr de ordine după specificaţia actului (comanda numărul… , din data …).

Textul oricărui tip de comandă va trebui să includă: enumerarea produselor/ serviciilor ce urmează a fi livrate; simbolul acestora; unitatea de măsură; cantitatea; preţul unitar; valoarea totală; termenul de livrare; modalitatea de plată; modul de expediere; etc. Insistăm asupra faptului că una dintre principalele calităţi ale comenzii trebuie să o constituie precizia, de aceea scrisoarea trebuie să cuprindă toate datele necesare identificării produsului/serviciului).

În cazul în care comanda ţine loc de contract (spre exemplu, pentru produsele /serviciile de mică valoare) ea va trebui să includă toate elementele contractului.

În situaţia în care, pentru elaborarea comenzii, beneficiarul solicită o serie de date suplimentare faţă de cele cuprinse în ofertă, furnizorul va comunica eventualele modificări ale ofertei, făcând precizări care nu au fost, iniţial, cuprinse în ofertă.