Ehtiyojlar (moddiy va ma’naviy)

19.3. Hujjatlarni tasniflash, ekspertiza qilish,
hujjatlarni saqlash va bartaraf etish
Ish yuritishning so‘nggi bosqichi ish jildlarini tayyorlash va ularni arxivga topshirishdan iborat bo‘ladi. Ushbu bosqichni shartli ravishda bir nechta qismlarga ajratish mumkin:

— ish jildlarini shakllantirish,

— ish jildlarining qadriyatini ekspertiza qilish,
— rasmiylashtirish va arxivga topshirish,
— saqlanishini ta’minlash,
— hisobdan chiqarish va yo‘q qilish.
Ish jildlarini shakllantirish deb, ijro etilgan hujjatlarni amal­dagi nomenklaturaga muvofiq guruhlashga aytiladi.
Ish jildi — qandaydir alomat bo‘yicha shakllantirilgan va ma’lum qoidalar bo‘yicha rasmiylashtirilgan qattiq muqovaga joylashtirilgan hujjatlarning to‘plami.
Ishlarning nomenklaturasi — ish sarlavhalari (nomlari­)ning belgilangan tartibda rasmiylashtirilgan tasniflangan ro‘yxati, unda ish jildlarini saqlash muddati ko‘rsatilgan bo‘lishi kerak.
Ishlar nomenklaturasi ijro etilgan hujjatlarni ish jildlariga guruhlash, ish jildlarini tasniflash va hisobga olish, ularni saqlash muddatlarini belgilash uchun mo‘ljallangan. Ishlar nomenklaturasi o‘rnatilgan tartibda tuziladi va quyidagi rekvizitlardan tarkib topadi: tashkilotning nomi, hujjat turining nomi, sanasi, indeksi, tuzilgan joyi, tasdiqlash grifi, matnning sarlavhasi, matn, imzo, kelishish grifi. Ishlar nomenklaturasi axborot-qidiruv tizimining yaratilishida foydalaniladi hamda doimiy va vaqtinchalik (10 yildan ortiq) saqlanadigan ish jildlarining ro‘yxatini tuzish uchun asos bo‘lib xizmat qiladi. Ishlar nomenklaturasi, ish jildlari davlat saqlanishga topshiriladigan davlat arxivining ekspert-tekshiruv komissiyasi (ETK) bilan kelishiladi va tashkilotning rahbari tomonidan tasdiqlanadi. Ishlar nomenklaturasining mazmun qismi 5ta ustunli jadvaldan iborat: ish jildlarining indekslari, ish jildlarining sar­lavhasi, ish jildlarining soni (tomlar, qismlar), saqlash mud­dati, moddalarning ro‘yxat bo‘yicha raqami, izoh.
Farmatsevtika tashkilotining ishlar nomenklaturasida tashkilot faoliyatining barcha hujjatlashtiriladigan masalalarini aks ettiruvchi hujjatlarni guruhlash uchun ish jildlarini sarlavhalari ko‘zda tutilgan bo‘lishi kerak. Ish jildining sarlavhasi ish jildidagi hujjat­larning asosiy mazmuni va tarkibini aniq va umumlashtirilgan shaklda aks ettirishi lozim.
Hujjatlarni ish jildlariga shakllantirishda ish jildlarini ochilishi uchun quyidagi: nominal (hujjatning turi bo‘yicha); mohiyat-maqsad (hujjatning mazmuni bo‘yicha); mualliflik (muallif bo‘yicha); korrespondentlik (yozishmaning kim bilan olib borilishi); jug‘rofik (mintaqa bo‘yicha); xronologik (davrlar bo‘yicha) alomatlar hisobga olinadi. Ish jildiga o‘zining mazmuni bo‘yicha ish jildining sarlavhasiga mos bo‘lgan hujjatlar joylashtiriladi. Ish jildlarini shakllantirishda quyidagi umumiy qoidalarga rioya etish lozim: ish jildlariga faqat ijro etilgan, ish jildlarining nomenklatura bo‘yicha sarlavhalariga muvofiq to‘g‘ri rasmiylashtirilgan hujjatlar joylashtirilishi; bitta masalaning hal qilinishiga taalluqli bo‘lgan hujjatlar birga jamlanishi; ish jildiga bitta kalendar yilidagi hujjatlar guruhlanishi (yildan-yilga o‘tuvchi hujjatlar bundan mustasno); doimiy va vaqtinchalik saqlash muddatlariga ega bo‘lgan hujjatlar ish jildlariga alohida guruhlanishi lozim. Qaytarilishi kerak bo‘lgan hujjatlar, hujjatlarning ortiqcha nusxalari, xomaki nusxalari ish jildlariga joylashtirilmaydi. Ish jildidagi varaqlar soni 250 tadan oshmasligi kerak. Ish jildi ichidagi hujjatlar xronologik tartibda, masalalarning mantiqiy ketma-ketligida yoki ularning birlashgan tartibida joylashtiriladi. Tasarrufiy hujjatlar ish jildlariga turlari va xronologiyasi bo‘yicha, ularga tegishli ilovalar bilan birga shakllantiriladi.
Ish jildlarining sarlavhalari qisqa va ichidagi hujjatlar mazmu­niga muvofiq bo‘lishi kerak. Ish jildining sarlavhasi tarkibiga quyidagi ketma-ketlikda joylashtirilgan elementlar kiradi: hujjat turining nomi, qisqacha mazmuni, sanasi ( ... yil uchun davri).
Ish jildiga joylashtirilgan hujjatlar imzoga, sanaga, indeksga, „Ish jildiga“ belgisiga ega bo‘lishi lozim. Yozishmalar, odatda, kalendar yilining davri uchun guruhlanadi va xronologik ketma-ketlikda tasniflanadi. Javob hujjati so‘rov hujjatidan keyin joylash­tiriladi.
Ish jildi ochilgan vaqtidan boshlab arxivga topshirilishiga qadar ish jildlari shakllantirilayotgan joyida saqlanadi. Rahbarlar hujjatlar va ish jildlarining saqlanishi uchun javobgarlik olib boradilar. Ish jildlari ishlash xonalarida va shu maqsadlar maxsus ajratilgan xonalarda, ularning to‘liq saqlanishini hamda hujjat­larning chang va quyosh nurlari ta’siridan himoya qilinishini ta’minlovchi qulfla­nadigan shkaflarda saqlanadi. Hujjatlarni izlashda tezkorlikni oshirish maqsadida ish jildlari ishlarning nomenkla­turasiga muvofiq joy­lashtiriladi. Ishlarning nomenklaturasi yoki undan ko‘chirma shkafning ichki tomoniga joylashtiriladi. Muqovalarning tikiladigan joyiga ish jildining nomenklatura bo‘yicha indeksi ko‘rsatiladi.
Kalendar yili o‘tganidan so‘ng har bir farmatsevtika tashki­lotida ish jildlari yoki arxivga topshiriladi, yoki qisqa muddat saqlaniadi va yo‘q qilib yuboriladi. Hujjatlarni saqlash yoki yo‘q qilish uchun ajratilishi, hujjatlarning qadriyatini doimiy ishlovchi ekspert komissiyasi tomonidan ekspertiza qilinishining natijasidir. hujjatlar qadriyatining ekspertizasi davlat saqlanishiga ajratish va saqlash muddatlarini belgilash maqsadida har yili amalga oshiriladi. Hujjatlar qadriyatining ekspertizasini natijalari bo‘yicha doimiy va vaqtinchalik (10 yildan ortiq) saqlanadign va shaxsiy tarkib bo‘yicha ish jildlarining qaydnomalari, hamda ish jildlarini yo‘q qilishga ajratish haqidagi dalolatnomalar tuziladi. Vaqtinchalik (10 yildan kam) saqlanadigan ish jildlari uchun qaydnomalar tuzilmaydi, saqlash muddati tugaganidan so‘ng ular belgilangan tartibda yo‘q qilinadi. Tarixiy, ilmiy, ijtimoiy, iqtisodiy, siyosiy, badiiy yoki boshqa madaniy ahamiyatga ega bo‘lgan hujjatlar davlat saqlanishiga topshiriladi.