Kommunikatsiyalarini rivojlantirish vazirligi muhammad al-xorazmiy nomidagi

1.2Pastki kataloglardan foydalanib katalogni tozza saqlash
Eng oddiy va ravshan maslahat. Qaysi tashkilot tizimini tanlamasangiz, ularga fayllarni qo'yish uchun papkalarni yaratishingiz kerak bo'ladi. Doim yangi kataloglarni yaratishga odatlaning. Maslahat №5. Haddan tashqari chuqurlikdan qo'rqmang O'zingizning ehtiyojlaringiz darajasida pastki kategoriyalarni yarating. Har safar alohida faylga tegishli fayllar to'plamini guruhlash qobiliyatini sezsangiz, buni bajaring. Bir albomning barcha qo'shiqlarini, bitta bayramdagi barcha fotosuratlarni va bitta mijozning barcha hujjatlarini pastki kataloglarda birlashtirish.
Faylni C: Files I Others Services Alfabank Applications 2010 kabi papkaga qo'yishdan qo'rqishning hojati yo'q. Hatto 10-darajadagi pastki kategoriya ham g'ayrioddiy emas, ammo faqat 7 daraja mavjud .. Albatta, har qanday biznesda bo'lgani kabi, siz juda uzoqqa borishingiz mumkin: agar siz bitta faylni saqlash uchun pastki katalog yaratsangiz, unda siz haddan tashqari oshib ketasiz. Boshqa tomondan, ikki darajali elementar tizimni (masalan, C: Files Work) yaratib, siz ma'lumotlarni tashkil qilishda umuman olg'a siljiy olmaysiz (agar sizda 5-6 fayl bo'lsa). Bunday holda sizning "Ish" katalogingiz yuzlab tarqoq fayllarni o'z ichiga olgan "Ish stoli" o'rnini to'ldiradigan axlatga aylanadi.
Maslahat # 6. Oddiy foydalanuvchi kataloglarini omboringizga ko'chiring
Ko'pgina operatsion tizimlar, shu jumladan Windows, har bir foydalanuvchi uchun ma'lum bir papkalarni yaratadi. Odatiy bo'lib, ularda hujjatlar, musiqa, raqamli fotosuratlar va Internetdan yuklab olingan fayllar mavjud. Windows 7-da standart kataloglarning ro'yxati quyidagicha ko'rinadi.
Siz ulardan ba'zilarini hech qachon ishlatmaysiz (masalan, "Sevimlilar" papkasi alternativ Internet Explorer brauzerlarining muxlislari uchun foydasiz). Их можно оставить на своих местах. Но некоторые другие каталоги могут оказаться весьма полезными. Кроме того, даже если вы перестанете обращаться к созданным операционной системой каталогам, Windows все равно будет рассматривать их как папки по умолчанию для многих типов файлов. Когда при попытке сохранить какой?либо файл вам постоянно предлагают каталог, который не входит в вашу организованную систему, это очень раздражает. Ammo oddiy echim bor: kerakli standart kataloglarni o'zingizning tuzilishga joylashtiring. Buni amalga oshirish juda oson: katalogni yangi joyga torting.
Maslahat № 7. Fayllar va papkalarni nomlash atrofida aylanib o'ting
Yana bir aniq maslahat: hech qachon "Document1.doc" kabi ma'nosiz nomli fayllarni yoki "Yangi papka (2)" kabi kataloglarni yaratmang. O'n soniya vaqt sarflang va fayl yoki papkada nima borligini aniq tasvirlab beradigan ism bilan tanishib chiqing. Faqat barcha tarkibni sarlavha ostiga qo'yish shart emas,) aslahat # 8. Uzoq fayl nomlaridan ehtiyot bo'ling Juda uzun fayl nomlaridan foydalanish zarurati siz hali etarlicha aniq va chuqur papka tuzilishini yaratmaganingizni anglatadi. Agar siz ushbu faylga "Horn & Mutaxassislarning savdo hisoboti mart 2009.xls" nomini berishni xohlasangiz, qo'shimcha fayllarni yaratish yaxshiroqdir, shunda fayl "Mart.xls" deb nomlanadi va, masalan, Mijozlar Shoxlar va Ekspertlar Savdo Hisobotlari 2009 da joylashtiriladi. Esingizda bo'lsin: to'g'ri joylashgan fayl juda qisqa ismga ega! Maslahat # 9. Yorliqlarni hamma joyda ishlating Ehtimol, eng foydali va muhim maslahat. Yorliq faylni bir vaqtning o'zida ikkita joyda bo'lishiga imkon beradi. Nima uchun bu kerak? Barcha zamonaviy operatsion tizimlarning fayllari va kataloglari ierarxik tarkibga birlashtirilgan. Bu shuni anglatadiki, har qanday ob'ekt (fayl yoki papka) faqat bitta ota-onaga ega bo'lishi yoki boshqacha aytganda bitta bitta katalogda bo'lishi mumkin. Bunday struktura shoxlari bo'lgan daraxtga o'xshaydi, boshqarmalari va barglari? Fayllari. Daraxtda birdaniga ikkita shoxdan o'sadigan bargni ko'rganmisiz? Men ham. Qattiq diskdagi ma'lumotlarni tuzishning bunday usuli aniq va hatto zarur bo'lib tuyulishi mumkin, ammo bu faqat bitta variant. Boshqalar ham bor: masalan, nisbiy ma'lumotlar bazalari, ma'lumotlarni mutlaqo boshqacha tarzda tashkil qilish. Ierarxik tuzilishning asosiy cheklovi bu faylning faqat bitta daraxtning shoxida bo'lishi (bitta katalogda) bo'lishidir. Ushbu cheklash juda zerikarli ikkita muammoni keltirib chiqaradi:

• 
  Ma'lumotni tashkil etish tamoyillariga muvofiq tanlangan "to'g'ri" fayl joylashuvi odatda unga kirish nuqtai nazaridan juda noqulaydir. Fayl tegishli joyda joylashganligi, bu oson erishish degani emas. Hujjatingiz oltinchi darajali pastki katalogda "to'g'ri" joylashgan bo'lishi mumkin va siz uni kuniga bir necha marta va juda tez ochishingiz kerak bo'ladi, bu siz bilganingizdek, unchalik chuqur emas. Albatta, siz har doim faylni qulayroq joyga o'tkazishingiz mumkin, ammo ish tugagandan so'ng, siz hali ham uni qaytarib yuborishingiz kerak.
  
• 
  Fayl bir vaqtning o'zida tuzilmangizdagi ikkita katalogga murojaat qilishi mumkin. Aytaylik, siz buxgaltersiz va IE Ivanov uchun 2009 yil uchun soliq deklaratsiyasini to'ldirgansiz. Siz "Soliqni qaytarish 2009.doc" fayliga nom berishingiz va uni Mijozlar IP Ivanov katalogiga joylashtirishingiz mumkin. Ammo, ehtimol siz biron bir umumiy papkada bir yil davomida deklaratsiyalar to'playsiz. Keyin siz faylning nomini "IP Ivanov.doc" ga o'zgartirishingiz va soliq deklaratsiyalari 2009 katalogiga nusxalashingiz kerak bo'ladi. Bu shunday muammo.
  

Yaxshiyamki, Windows (va boshqa ko'plab operatsion tizimlar) baribir faylni bir vaqtning o'zida ikkita joyga joylashtirishga imkon beradi: bu "yorliq" deb nomlanadi (Mac-da "taxallus", UNIX-da - "ramziy aloqa"). Yorliqlar faylni bitta katalogda saqlashga imkon beradi va unga ishora qiluvchi belgi istalgan joyga joylashtirilishi mumkin. Belgini ikki marta bosish asl faylni ochadi, xuddi to'g'ridan-to'g'ri bosganingiz kabi. Ikkala ikonkaga qarang
Chap tomonda bu Word hujjati, o'ng tomonda esa xuddi shu hujjatga ishora qiladigan yorliqni ko'rasiz. Belgilarning har birini ikki marta bosish xuddi shu faylni ochadi. Belgilar orasida ikkita vizual farq mavjud:

• 
  Pastki chap burchakdagi yorliqda kichkina o'qni ko'rishingiz mumkin (Windowsda).
  
• 
  Yorliq kengaytmadan nomga ega bo'lishi mumkin (aslida mavjud, lekin ko'pincha u ko'rinmaydi)
  

Siz yorliqni istalgan vaqtda ma'lumotlarni yo'qotishdan qo'rqmasdan o'chirib tashlashingiz mumkin: asl fayl o'z joyida qoladi. Siz yo'qotgan barcha narsa faylga qulay joydan kirish imkoniyatidir. Nima yorliqlarni shunchalik ajoyib qiladi? Ular bizga ierarxik fayl tizimlarining asosiy cheklanishini osonlikcha engib o'tishga va bir xil faylni bir vaqtning o'zida bir nechta joyga joylashtirishga imkon beradi. Siz har doim tashkiliy tuzilishga yaxshi mos kelmaydigan va faqat bitta katalogda joylashgan fayllarga ega bo'lasiz. Bu "zararli" fayllar uchun yorliqlar yaratiladi! Bundan tashqari, ular ko'proq qulaylik yaratish uchun tez-tez ishlatiladigan fayllar va kataloglarni bir nuqtaga jamlash imkoniyatini beradi. Shu bilan birga, asl fayllar aniq tashkiliy sxemani buzmasdan va to'liq xavfsiz bo'lmasdan o'z joylarida qoladi. Shuning uchun, har doim qo'lda bo'lishi kerak bo'lgan eng kerakli fayllar uchun qulay va osongina kirish joyida yorliqlarni yaratish yaxshidir. Agar siz yorliqlarning foydaligiga hali amin bo'lmasangiz, Windows-ning quyidagi mashhur joylarini eslang:

• 
  Boshlash menyusi (va undagi barcha dasturlar)
  
• 
  Tez ishga tushirish
  
• 
  Sevimlilar papkasining chap yuqori burchagidagi (Windows Vista va 7-da)
  
• 
  Internet Explorer xatcho'plari
  

Ularning barcha tarkibi yorliqlardan boshqa narsa emas. Ularning mavjudligining yagona maqsadi - foydalanuvchiga tez-tez ishlatiladigan fayllar, kataloglar va Internet manbalariga qulay kirishni ta'minlash. Yorliqlar sizga fayllar va kataloglarni tashkil qilishning "oltin qoidasi" ni ko'rsatishga imkon beradi:
Har doim faylning bitta nusxasi bilan oling. Hech qachon bitta faylning ikkita nusxasini yaratmang - buning o'rniga yorliqni ishlating. Albatta, qoida qo'lda yaratilgan yoki ma'lumotlarning xavfsizligini ta'minlash uchun zaxira dasturlaridan foydalangan holda nusxalarga nisbatan qo'llanilmasligi kerak. Bir nechta ahamiyatsiz qoidalar mavjud: "fayllarni ish maydoniga nusxa ko'chirmang - ular uchun yorliqlar yarating" va "faylga o'tish ko'p vaqt talab etilishini sezsangiz, tegishli joyda yorliq yarating". Xo'sh, qanday qilib bu juda foydali yorliqlarni yaratasiz? Ikkita asosiy usul mavjud:

• 
  Asl fayl yoki katalogdan nusxa oling (ustiga bosing va Ctrl + C tugmalarini bosing yoki kontekst menyusidan "Nusxalash" -ni tanlang).
  

Endi maqsad papkasidagi bo'sh joyni sichqonchaning o'ng tugmachasi bilan cherting (yorliqni yaratmoqchi bo'lgan joyda) va "Yorliqni qo'shish" -ni tanlang.
 Sichqonchaning o'ng tugmachasini bosib ushlab turing va faylni manbadan manzil katalogiga torting. Tugmani qo'yganingizda siz menyu ko'rasiz. Unda "Yorliqlarni yaratish" bandini tanlash kerak.
E'tibor bering, yorliqni yaratishda Windows ko'pincha "Winword.exe uchun yorliq" kabi nom beradi. Agar operatsion tizim tomonidan kiritilgan qo'shimcha so'zlarni yoqtirmasangiz, yorliqni qayta nomlashingiz yoki hatto Windows-ni bunday noxush ishlardan to'xtatishingiz mumkin.) Va, albatta, siz shunchaki fayllarni emas, balki kataloglar uchun yorliqlarni ham yaratishingiz mumkin. Maslahat # 10. Ilova va ma'lumotlar fayllarini ajrating Ilova fayllari bu o'rnatilgan dasturlarning tarkibiy qismidir (Microsoft Word, Adobe Photoshop, Winamp va boshqalar). O'rnatilgan dasturlar yordamida yaratgan ma'lumotlar fayllari: matnli hujjatlar, rasmlar, pleylistlar. Turli xil dasturlar doimiy ravishda o'rnatilib, olib tashlanadi va yangilanadi. Umid qilamanki, Internetdan yuklab olingan asl disklarni yoki tarqatishlarni xavfsiz joyda saqlaysiz va kerakli dasturlarni istalgan vaqtda qayta o'rnatishingiz mumkin. Bunday holda, ularning tarkibiy qismlari ikkinchi darajali ahamiyatga ega (bu ularni darhol olib tashlashga shoshilish kerak degani emas)). Sizning qimmatbaho fayllaringiz ta'rifi bo'yicha juda muhimdir. Va kerakli fayllarni keraksizlardan ajratish juda yaxshi printsipdir. Shuning uchun, dastur sizdan faylni saqlashingizni so'raganda, bir soniya o'ylab ko'ring va uni to'g'ridan-to'g'ri papkaga joylashtirishni tekshiring. Albatta, siz bunday taklifdan voz kechishingiz va ushbu fayl uchun maxsus mo'ljallangan o'z katalogingizni tanlashingiz kerak. Aslida, fayllarni saqlash uchun standart katalogni dastur sozlamalarida ko'proq mos keladigan narsaga o'zgartirish yaxshidir (agar bunday imkoniyat mavjud bo'lsa va uni topa olsangiz). Maslahat # 11. Fayllarni turiga qarab emas, balki maqsadga ko'ra tartiblang Agar sizda katalog mavjud bo'lsa, aytaylik Work Clients Petrov, va uning ichida ikkita papka bor - "Word Hujjatlari" va "Excel Jadvallari" (boshqacha qilib aytganda .dls fayllarini .xls-dan ajratasiz), unda katta imkoniyat bor Sizning tashkilotingiz sxemasi eng maqbul emasligi. Fayllarni kengaytma bo'yicha saralash ko'pincha ma'nosizdir. Buning o'rniga, fayllarning maqsadini aks ettiradigan pastki kataloglarni yaratish yaxshiroq bo'lishi mumkin. Bizning misolimizda, aytaylik, yozishmalar va moliyaviy hujjatlar papkalari bo'lishi mumkin. Albatta, ma'lum bir katalogda bir xil turdagi fayllarni to'plashda dahshatli narsa yo'q, agar bunday vaziyat tasodif bo'lsa va ataylab amalga oshirilgan tizim bo'lmasa. Maslahat # 12. Barcha kompyuterlarda bir xil papka tuzilishini saqlang Sodda qilib aytganda, qaysi tashkilot sxemasini tanlasangiz, uni barcha kompyuterlar, shaxsiy va ish joylarida qo'llashga harakat qiling. Ushbu yondashuvning afzalliklari quyidagilar:

• 
  Boshingiz kamroq tiqilib qoladi.) Qaysi kompyuterdan foydalanishingizdan qat'i nazar, siz har doim fayllaringizni qaerdan qidirishni bilasiz.
  
• 
  Bir nechta mashinalar o'rtasida fayllarni nusxalash va sinxronlashtirish jarayoni soddalashtirilgan.
  
• 
  Yorliqlar yorliqlarni bitta kompyuterdan boshqasiga og'riqsiz ravishda o'tkazadi (albatta, asl fayllar bilan birga). Yorliqcha ko'rsatadigan ob'ektni qidirishda qattiq diskni "pastga aylantirish" kerak emas.
  
• 
  Bog'langan fayllarning ishlashi (Excel jadvallari, pleylistlar) saqlanib qoladi
  

Maslahat haydovchi harflarga ham tegishli. Agar siz fayllarni C-da saqlasangiz: bitta kompyuterda, qolganlarini shu yerga joylashtiring. Aks holda, yorliqlar, pleylistlar va boshqa tegishli fayllar ishlashni to'xtatadi.
Maslahat # 13. Kirish qutisini yarating
Siz hozir ishlayotgan yoki hali saralashga ulgurmagan fayllarni saqlash uchun katalog yarating. Siz uni "Inbox" (elektron pochta qutisidagi papkaga o'xshash), "Ishlash", "ToDo" deb nomlashingiz yoki o'zingizning ismingiz bilan o'ylab topishingiz mumkin. Ismning ahamiyati yo'q - asosiysi shunday bo'lsin!
Fayl bilan ishlashni tugatgandan so'ng, uni Kirish qutisidan katalog tuzilishingizdagi belgilangan joyga o'tkazing.
Sizning kirish qutingiz sifatida "Ish stoli" dan foydalanish vasvasasiga tushishingiz mumkin. Bunday xatti-harakatlar to'g'ri yoki yo'qmi, lekin ko'pchilik buni qilishadi. Esda tutish kerak: agar siz "Ish stoli" ni "Kirish" qutisi sifatida ishlatishga qaror qilsangiz, u erga hech qanday tashqi fayllarni qo'ymang. Biroq, yuqoridagi narsalar nafaqat "Ish stoli" ni, balki boshqa har qanday katalog uchun ham amal qiladi.
Yana bir savol qoladi: Inbox-ni qayerga qo'yish kerak, qaysi tashkilotingiz tarkibiga kirmasligi kerak? Avvalo, u har doim yonida bo'lishi kerak. Siz u bilan tez-tez aloqada bo'lasiz, ehtimol bu qulaylik joy tanlashning kalitidir. O'zingizning shaxsiy xabarlar qutingizni ish stolingizga, ayniqsa u erda boshqa kataloglar bo'lmagan taqdirda joylashtirish yaxshi tanlov bo'ladi. Keyin Windows Explorer-da ishchi papkangizni topish har qachongidan ham oson bo'ladi:
Boshqa qulay joylarda u uchun yorliqlarni yaratishga arziydi ("Sevimlilar" da, tez ishga tushirish panelida).
Maslahat # 14. Bitta qutingizga ishonch hosil qiling
Kirish qutilarini yaratgandan so'ng, yig'ilmagan va ishlaydigan fayllarni saqlash uchun boshqa katalogdan foydalanmang. Yangi faylni yaratishda yoki qabul qilishda uni darhol kirish qutisiga joylashtiring, shunda kompyuter sizni har doim poklik va tartib bilan quvontiradi. Joriy loyihalarni qidirishda barcha mumkin bo'lgan papkalarni saralash eng oxirgi narsa, shuning uchun ularni bitta katalogga to'plang.
Sizga noqulayliklar tug'dirmaslik uchun bir nechta maslahatlar:

• 
  Standart fayllarni barcha dasturlarda saqlash uchun uni katalogga o'rnating
  
• 
  Uni barcha brauzerlar uchun odatiy yuklab olish katalogi sifatida o'rnating
  
• 
  Agar "Kirish qutisi" va "Ish stoli" bir xil bo'lmasa, asl ko'rinishini saqlab qolish uchun uni vaqtinchalik fayllar bilan to'ldirmaslikka harakat qiling:
  

15. Kirish qutisini toza saqlang
Bu har doim tartibli bo'lishning muhim narsalaridan biridir. Agar siz kirish xabarlari papkasining toshib ketishiga yo'l qo'ysangiz (ya'ni 30 dan ortiq kataloglar yoki fayllar mavjud bo'lsa), keyin juda tez orada o'zingizni haddan tashqari yuklaganingizni va natijada paydo bo'lgan blokirovkalarni olib tashlashni xohlamaysiz. Muayyan lahzadan keyin siz shunchaki? Kirish qutisiga e'tibor berishni boshlashingiz mumkin. Ehtimol siz fayllarni u erga qo'yishni davom ettirasiz, lekin ularni tushunish nihoyatda qiyin bo'ladi va siz yana tarqoq hujjatlar bilan yana yo'lning boshida bo'lasiz.Buni qanday oldini olish mumkin?

• 
  O'zingizning xabarlar qutingizni muntazam tekshirib turing (kuniga kamida 3-5 marta).
  
• 
  Ishlayotgan fayllarni qidirib toping va darhol ular uchun bo'sh joyni joylashtiring.
  
• 
  O'zingizning qutingizdagi fayllarning minimal sonini mag'rurlik manbaiga aylantiring.) Ushbu jildning tozaligini ustuvor vazifalaringizdan biri deb hisoblang (kompyuterlarga tegishli).
  
• 
  Agar siz Kiruvchi xabarlar qutingizdagi eskirgan faylni ko'rsangiz (masalan, u 6 haftadan ko'proq vaqt davomida mavjud bo'lsa), aslida yaqin kelajakda unga etib borishingiz dargumonligini tan oling va uni kerak bo'lgan joyga o'tkazing.
  

Maslahat # 16. Uzoq katakchada tartiblashni kechiktirmang, faol loyihalar uchun yorliqlardan foydalaning
Siz yangi faylni yaratganingizdan, olganingiz yoki yuklaganingizdan so'ng, darhol, bir soniyani kechiktirmasdan, tegishli katalogga yozing. U bilan ishlash kerak bo'lganda (ehtimol darhol), kirish qutisida yoki ish stolida yorliq yarating. Shunday qilib, barcha fayllar doimo joyida bo'ladi, shu bilan birga siz faol va faol loyihalarga tez va qulay kirish imkoniyatiga ega bo'lasiz. Fayl bilan ishlashni tugatgandan so'ng, yorliqni olib tashlash kifoya qiladi.Ideal holda, Inbox va ish stolida hech qanday katalog va fayllar bo'lmasligi kerak, shunchaki yorliqlar.
Maslahat № 17. Papkalarning yagona tuzilishini ta'minlash uchun ramziy (ramziy) ulanishlar va birikmalardan foydalaning
Ushbu masala sizga tashkilot jadvalini tuzishda duch kelishi mumkin bo'lgan muammolardan birini - turli xil kompyuterlarda bir nechta qismlarni (C:, D: va hokazolarni) echishga yordam beradi. Fayllarni D: drayverida saqlashni xohlashingiz mumkin, chunki u erda eng ko'p bo'sh joy mavjud va C: yoki, aksincha, papkaning tuzilishini tartibga solishingiz mumkin. Sizning tashkilotingiz sxemasi faqat C: bilan fayllarga kirishni ta'minlaydi (masalan, agar uning asosiy katalogi C: Files bo'lsa). Shu bilan birga, D-da yuzlab bepul gigabaytlar: biror narsani olish yaxshi bo'larmidi? Yaxshiyamki, fayllarni D-da saqlash va C: orqali kirish mumkin, va yorliqlardan foydalanmasdan (printsip juda o'xshash). Mklink buyrug'idan foydalanib, bitta drayvda joylashgan papkani olib, boshqa nomdagi ramziy aloqa yoki ulanish nuqtasi deb ataladigan taxallusni yaratishingiz mumkin (aslida mklink ko'proq narsani qilishi mumkin, ammo bu alohida maqola uchun mavzu). Ramziy havolalarni virtual kataloglar deb o'ylang - ular odatiy papkalar kabi ishlaydi, bundan tashqari ular boshqa joyda jismonan joylashgan.
Masalan, siz tashkil etilgan papkaning tuzilishini D: ga qo'yishga qaror qildingiz, lekin C: diskidan C: Files katalogidan unga havola yaratishingiz kerak. Bunday holda siz C: Fayllarni D bilan ramziy bog'lanish sifatida yaratishingiz mumkin: quyidagi buyruq bilan:
Yoki siz D-da saqlashni xohlaysiz: faqat filmlar to'plami. Keyin barcha filmlarni D-ning tubiga o'tkazing va unga C: Files Media Cinema buyrug'i bilan havolani yarating:
Ushbu buyruqlar administrator imtiyozlari bilan ishlaydigan Windows Vista / 7 konsolidan boshqarilishi kerak. Unga qo'ng'iroq qilish uchun "Dasturlar va fayllarni topish" maydonida "cmd" yozing va "Boshqaruv sifatida ishga tushirish" -ni tanlang. Windows XP / 2000 foydalanuvchilari mklink yordam dasturini Internetdan yuklab olishlari kerak, chunki u ushbu operatsion tizimlarning bir qismi emas. Oddiy papka piktogrammalarini o'zingiznikiga almashtiring Qat'iy aytganda, bu ma'lumotni tashkil qilish bilan bevosita bog'liq. Biroq, noyob piktogrammalardan foydalanish kataloglarni vizual ravishda tezda aniqlashga imkon beradi va fayllarni qidirishda vaqtni tejaydi