4 .Ish yuritish hujjatlarning ro‘yxatini tuzish. Ularni klaster shaklida tasniflash.
Hujjatlarning tasniflanishi. Hujjat rekvizitlari. Hujjat tayyorlashning asosiy qoidalari.
Hujjatshunoslikda hujjatlar bir necha jihatlarga ko‘ra tasnif qilinadi. Tasnifnomada mutlaqo bir xil guruhlantirish mavjud bo‘lmasa-da, har qalay ularni bir qadar yagonalashgan holda guruhlantirish mumkin. Hujjatshunoslikdagi ana shu an’anaga ko‘ra ish yuritishdagi hujjatlar quyidagicha tasniflanadi:
1.Tuzilish o‘rniga ko‘ra ichki va tashqi hujjatlar farqlanadi:
Ichki hujjat – muassasa yoki korxonani o‘zida tuziladigan va shu korxona ichida foydalaniladigan hujjatlardir. Bularga xodimning shaxsiy varaqasi, majlis bayonnomasi, ichki buyruq va boshqalar kiradi.
Tashqi hujjat – korxonaga, boshqa tashkilot va ayrim shaxslardan keladigan hujjatlardir. Bularga taklifnoma,ishonchnoma, yo‘riqnoma, kafolat xati, tavsiyanoma va boshqalarkiradi.
2.Mazmuniga ko‘ra sodda va murakkabhujjatlar farqlanadi:
Sodda hujjat – bir masalani o‘z ichiga oladigan hujjatdir. Bularga ariza, e’lon, tilxat, kafolat xati va boshqalar kiradi.
Murakkab hujjat – bir necha masalani o‘z ichiga olgan hujjatdir. Bularga shartnomalar
ma’lumotnoma, rejalashtirilgan hisobot hujjatlari va boshqalar kiradi.
3.Mazmun bayonining shakli jihatidan xususiy, namunaviy, qoliplihujjatlar farqlanadi.
Xususiy hujjatlar – tashkilotlarda matnning o‘ziga xosligi, betakrorligi, mazmun bayoni erkin bo‘ladigan hujjatlardir. Bularga xizmat, so‘rov, iltimos, javob, kafolat, axborot xatlariva boshqalarkiradi.
Namunaviy hujjatlar – boshqaruvning muayyan bir vaziyatlari bilan bog‘liq, bir-biriga o‘ xshash va ko‘p takrorlanadigan masalalar yuzasidan tuzilgan matnlarni o‘z ichiga oladigan hujjatlardir. Bularga tavsiyanoma, ariza, e’lon, taklifnoma va boshqalar kiradi.
Qolipli hujjatlar – odatda, oldindan tayyorlangan bosma ish qog‘ozlariga yoziladigan hujjatlardir. Butur hujjatlarga nisbatan ko‘pincha «yozmoq» emas, balki «to‘ldirmoq» so‘zi ishlatiladi. Bularga ish haqi yoki yashash joyi haqidagi ma’lumotnomalar, mehnatga layoqatsizlik varaqasi, ayrim dalolatnomalar, xizmat safari guvohnomalari va boshqalar kiradi.
4.Tegishlilik jihatiga ko‘ra xizmat (rasmiy) va shaxsiy hujjatlar farqlanadi:
