Mühazirə: 0 saat Məşğələ: 30 saat Kredit sayı: m ü n d ə r I c a t

 
Sənədlər dövriyyəsinin təşkili 
İdarəetmə prosesində daxil olmuş sənədlərin tez və keyfiyyətli aparılması iş sistemini 
sürətləndirir. Kargüzarlıq prosesinin ən mühüm hissəsindən biri sənəd dövriyyəsidir. 
Sənəd 
dovrıvvasi 
mö- eböisəiərdə sənədlərin alınması vaxıınnan va vavnd hazırlanmasından icra 
oiunmasına və ya yola salınmasına qədər hərəkətinə deyilir. Müəssisələrin işində kargüzarlığın 
sənədli hissəsinin düzgün təşkili və sənədlər dövriyyəsinin mutəşəKKillıyı böyük əhəmiwətə 
malikdir sənədlərin tez tətılıl edilməsi və sistemləşdirilməsi idarəetmə sahələrinin 
məhsuldarlığına təkan verir. Bu prosesdə sənədlər sadəcə struktur bölmələrinə verilmir, onlann 
üzərində kargüzarlıq əməliyyatları aparılır. İşin çevik görülməsi, düzgün və vaxtınan qərarların 
çıxarılması sənədlərin dövriyyəsindən asıuqır 
Sənəd dövriyyəsinin düzgün təşkili sənədlərin hərəkətinin maksimum icrasına təsir edir. 
İdarələrdə sənəd dövriyyəsinin təşkili aşağıdakı prinsiplər əsasında aparılmalıdır: 
1.
İdarələrdə sənədlərin icrası çevik olmalı, məqsədyönlü nizamlanmalı və optimal surətdə 
həyata keçirilməlidir; 
2.
İşin zərurətindən irəli gəlməyən instansiyaları 'və əməliyyallari sənədlərin icrasından istisna 
etmək lazımdır. Sənədin yerdəyişməsi özünü doğrultmalıdır. Sənədin yerdəyişməsinin qayıdış 
formasını istisna etmək və ya məhdudlaşdırmaq lazımdır; 
3.
Sənədlərin qəbul edilməsi, göndərilməsi və icrası prosesində maksimum eyniliyə nail 
olunmalıdır və bu proses həmişə təkmilləşdirilməlidir. 
(Sxem 3)
Sənədlər dövriyyəsinin təşkilində başlıca vəzifə sənədlərin hərəkətinin bir istiqamətdə 

---

28 
aparılması və onların üzərində vahid qaydada işləmədir. Sənədlərin hərəkətinə təsir edən şərtlər 
iş yerlərində onların saxlanmasıdır. Sənədlərin dövriwəsinə sənədləri qəbul etmək və 
qevdiyyatdan keçirmək, bölüşdürmək və icraya vönəltmək, icraya nəzarəı etməK, gonaərməK və 
s. Kimi əməliyyatlar daxildir, sənədlərin oovriyyəsı zamanı onların icra ohınmaması sənəd yığını 
əmələ gətirir. 
Sənəd axınının məzmununu aşağıdakı hallar xarakterizə edir: 
1.
Yaranma yeri üzrə: daxil olan sənədlər; çıxan sənədlər; daxili ənədlər; 
2.
Sənəd növləri üzrə: idarəetmə sənədləri; sənədləşmənin üsusi sistemləri; 
3.
Sənədlərin instansiyalardan keçmə miqdarı. 
Sənəd dövriyyəsinin hərəkəti miqdarı müəssisələr haqqında əsasnamə, struktur bölmələri 
haqqında əsasnamə və vəzifə təlimatı ilə tənzim olunur. 
əməliyyatların aparılması üzrə sənədlər dövriyyəsi aşağıdakı nərhələjərə ayrılır: 
-
sənədlərin qəbulu, bölüşdürülməsi və icraçıya çatdırılması; 
-
sənədlərin qeydiyyatı; 
-
daxil olan və xaric sənədlərin işlənməsi və hazırlanması; 
-
sənədlərin icrasna nəzarət; 
-
çıxan sənədlərin yola salınması; 
-
nələcəkdə istifadə etmək üçün sənədlərin hazırlanması. 
Sənəd dövriyyəsini aşağıdakı üsullarla ixtisarlaşdırmaq olar: 
-
daxil olmuş sənədlərə əvvəlcədən baxış; 
-
vətəndaşların müraciətlərinə ciddi nəzarət; 
-
təkrar müraciətlərin ixtisarlaşması; 
-
daxili yazışmaların ixtisar edilməsi və sənədsiz işləmə; 
-
təkrar işlərin ləğv edilməsi. 
Xaric olan sənədlərin dövriyyəsinə sənəd layihəsinin tərtibi, onun hazırlanması, 
razılaşdırılması, lazımi hallarda viza verilməsi, imzalanması (təsdiqetmə), qeydə alınması və 
göndərilməsi daxildir. 

---

29 
İlkin qaydada tanış olmaq və razılaşdırmaq üçün sənədin layihəsi çoxaldılmalı və eyni 
zamanda onun hazırlanmasında iştirak edən bütün təşkilatlara və şəxslərə verilməlidir. Sənədi 
imzalamaq üçün verməzdən əvvəl icraçı onun məzmununun, tərtibinin düzgünlüyünü, lazımi 
vizaların və əlavələrin mövcudluğunu yoxlamalıdır. İmzalamaq üçün sənəd onun 
hazırlanmasında əsas götürülən materiallarla birlikdə verilir. 
Xaric olan sənədlər rəhbərlik tərəfindən imzalanır. İmzalanmış sənədlər qeydə alınmaq və 
göndərilmək üçün müvafiq olaraq dəftərxanaya verilir. 
Rəsmi sənədlər dəftərxanada xaric olan sənədlərin qeyd kitabında aşağıdakı qaydada qeydə 
alınırlar: 
Sıra 
№-si 
Sənədin 
imzalan-
dığı tarix 
Sənəd hara və 
kimə göndəril-
mişdir 
Sənədin adı 
və qısa 
məzmunu 
Vərəq-
lərin sayı 
Surəti və 
icraçının 
imzası 
İşin №-si 
1 
3 
4 
5 
6 
7 

---

30 
Göndərilən sənədlərin işlənməsinə onların növlərə ayrılması, ünvan yazılması, müəyyən 
qaydada qatlanması və zərfin içərisinə qoyulması, yapışdırılması, göndəriş dəyərinin 
müəyyənləşdirilib yazılması, sifarişli poçt göndərişlərinin siyahısının tutulması və elə həmin gün 
rabitə şöbəsinə verilməsi daxildir. 
Göndərilmək üçün sənədlər tamamilə tərtib olunmuş şəkildə yola salınır və poçt göndəriş 
kateqoriyası haqqında qeydlər verilir. Son dərəcədə zəruri olmadan sənədləri sifarişli məktublarla 
göndərmək məsləhət deyildir. 
Dəftərxana işçiləri sənədlərin tərtibinin düzgünlüyünü, əsas sənəddə göstərilən əlavələrin 
mövcudluğunu yoxlayırlar. Düzgün tərtib edilməmiş sənədlər icraçılara qaytarılır. 
Daimi ünvan sahiblərinə göndərilən sənədlər üçün üzərində mətbəə üsulu və çoxaltma 
vasitələri ilə çap edilmiş ünvanlar olan zərflərdən istifadə olunur. Eyni zamanda bir ünvana 
göndərilən 
sənədlər bir zərfin içərisinə qoyulur. Göndərilmək üçün verilən sənədlər elə həmin gün 
göndərilməlidir. 
Daxili sənədlər idarə daxilində hazırlanır, tərtib və icra edilir. 
Sərəncam sənədləri hazırlanıb əlaqədar şəxslər və idarələrlə razılaşdırıldıqdan sonra baxılmaq 
və ya imzalanmaq üçün rəhbərliyə və ya quruluş bölmələrinə verilir. İmzalandıqdan sonra həmin 
sənədlər qeydə alınır, çoxaldılır, icra üçün verilir və ya göndərilir. 
Protokolların dövriyyə xüsusiyyəti sənəd layihəsinin hazırlanma, viza verilmə və 
razılaşdırılma mərhələsinin olmamasından ibarətdir. Ayrı-ayrı vəzifəli şəxslərə və tabeliyində 
olan idarələrə tapşırıqlar verən protokollar ünvan sahiblərinə nüsxələr və protokollardan 
çıxarışlar şəklində verilir. 
İdarənin, onun şöbələrinin rəhbərlərinin adına göndərilmiş məlumat vərəqələrinə, arayışlara 
və başqa daxili sənədlərə baxılır, bundan sonra onlar icra edilmək üçün ümumi qaydada müvafiq 
struktur bölmələrinə verilir, yaxud müvafiq qovluqda saxlanılır. İdarə daxilində sənədlərin 
təyinatı üzrə çatdırılmasını kuryer rabitəsi həyata keçirir. 
Kuryerlər bütün daxil və xaric olan sənədləri, habelə daxili sənədləri təyinat üzrə çatdırırlar. 
Sənədlər bir qayda olaraq gündə azı iki dəfə çatdırılmalıdır. Yoxlanan və digər ən mühüm 
sənədlər qəbzlə qəbul edilir və təhvil verilir. 

---

31 
Sənədin bir quruluş bölməsindən digərinə verilməsi mütləq dəftərxanaya bildirilir. Jurnal 
üzərində və texniki vasitədə sənədin verilməsi haqqında qeyd yazılır.