Mühazirə: 0 saat Məşğələ: 30 saat Kredit sayı: m ü n d ə r I c a t

Sənədlərin qeydiyyatının təşkili 
İdarə, müəssisə və təşkilatlara daxil olan bütün sənədlər və məktublar qeydiyyatdan 
keçirilməlidir. Qeydiyyat formasında sənədlər haqqında lazımi qeydlərin növbə ilə tarix və 
indeksinin qoyulmasına, idarəyə daxil olma və ya onun hazırlanma faktlarının qeydə alınmasına 
sənədlərin qeydiyyatı 
deyilir. Qeydiyyatın başlıca məqsədi sənədlərin uçotunun, nəzarətinin və 
axtarışının tez təmin olunmasıdır. Sənədlər: 
-
qeydiyyatdan keçən sənədlərə; 
-
qeydiyyatdan keçməyən sənədlərə bölünür. 
Quruluş bölmələrində bu iş üçün ayrılmış işçi mərkəzləşdirilmiş qaydada bunu həyata keçirir. 
Dəftərxana işçisi zərfi və banderolları açır, əlavə olmuş siyahılara uyğunluğunu yoxlayır və 
sonra sənədin birinci səhifəsinə ştamp vurur, həmin ştampla sənədlərin idarəyə daxil olduğu tarix 
göstərilir. İdarə işçisinin adı üzərində "şəxsən" qeydi yazılan zərf açılmadan təyinat üzrə verilir. 
Zərf açıldıqda göndərmə məktublarında göstərilən hər hansı bir sənədin çatışmadığı və ya 
göndərmə məktubuna əlavə olunmadığı aşkar edildikdə bu barədə dərhal idarə müdirinə mə'lumat 
verilir. Çatışmayan sənədlər haqqında məktubu göndərən idarəyə xəbər verilir. 
Poçtdan alman sənədlər və digər məktublar daxil olan sənədlərin qeydə alınması jurnalında 
aşağıdakı şəkildə uçota alınır: 
İdarələrdə, şöbələrdə hər sənəd ancaq bir dəfə qeydə alınır. 
Daxil olan sənədlər onların 
alındığı gün, xaric olan sənədlər və daxili sənədlər onların imzalandığı gün qeydə alınır.
Yuxarı təşkilatlardan daxil olan və ya onların ünvanına göndərilən sənədlər (qərarlar, 
sərəncamlar, protokollar, məlumat vərəqələri və s.), habelə vətəndaşların təklif, ərizə və 
şikayətləri məcburi qaydada qeydə alınmalıdır. 
Daxil, xaric olunan və daxili sənədin indeksi bir qayda olaraq işin nomenklatura üzrə 
indeksindən və sənədin qeydə alınmasının sıra nömrəsindən ibarətdir. 
Sərəncam sənədlərinə və protokollara müstəqil olaraq hər sənəd növü daxilində verilən qeyd 
nömrələri onların indeksləridir. Vətəndaşların təklif, ərizə və şikayətlərinin indeksi sənəd 

---

32 
müəllifinin soyadının ilk hərfi ilə tamamlana bilər. Sənəd dövriyyəsinin həcmi ildə 1000 sənədə 
qədər olan idarələrdə daxil xaric olan sənədlərin və daxili sənədlərin qeyd jurnalında qeydə 
alınması məsləhət görülür. Xaric olan və daxili sənədlərin qeydə alınması aşağıdakı qaydada 
jurnal üzərində uçota alınırlar.