Note: This document is a translation of the German koma script manual


Chapter 4: The New Letter Class scrlttr2



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Chapter 4: The New Letter Class scrlttr2

176

John Public

Valley 2

54321 Public-Village

John Public, Valley 2, 54321 Public-Village

Joana Public

Hillside 1

12345 Public-City

January 15, 2017

Dear chairman,

the last general meeting was about one year ago. I want to remind you, that the

constitution of our club advises you to make a general meeting every six month. Because

of this I expect the executive board to detain such a meeting immediately.

Expecting an invitation

John Public

PS: I hope you accept this as an friendly demand note.

Enclosure: Compendium of the constitution with the general meeting paragraphs.

cc: executive board

all members

John Public

Valley 2

54321 Public-Village

John Public, Valley 2, 54321 Public-Village

Joana Public

Hillside 1

12345 Public-City

January 15, 2017

Dear chairman,

the last general meeting was about one year ago. I want to remind you, that the

constitution of our club advises you to make a general meeting every six month. Because

of this I expect the executive board to detain such a meeting immediately.

Expecting an invitation

John Public

PS: I hope you accept this as an friendly demand note.

Enclosure: Compendium of the constitution with the general meeting paragraphs.

cc: executive board

all members

Figure 4.12.: result of a small letter with sender, separation rule, addressee, opening, text, closing,

signature, postscript, distribution list, enclosure and puncher hole mark (the date is a

default of DIN-letters): at left one the standard letterhead using

fromalign=false

, at


right one the extended letterhead using

fromalign=center

symbolicnames=simple switch

fromphone=simple switch

frommobilephone=simple switch

fromfax=simple switch

fromemail=simple switch

fromurl=simple switch

\setkomavar

{fromphone}[description ]{contents }

\setkomavar

{frommobilephone}[description ]{contents }

\setkomavar

{fromfax}[description ]{contents }

\setkomavar

{fromemail}[description ]{contents }

\setkomavar

{fromurl}[description ]{contents }

\setkomavar

{phoneseparator}[description ]{contents }

\setkomavar

{mobilephoneseparator}[description ]{contents }

\setkomavar

{faxseparator}[description ]{contents }

\setkomavar

{emailseparator}[description ]{contents }

\setkomavar

{urlseparator}[description ]{contents }

Whether or not a telephone number, a mobile

v3.12


telephone number, a fax number, an e-mail

address, or a sender’s URL should be set as part of the letterhead may be configured by



Chapter 4: The New Letter Class scrlttr2

177

Table 4.6.: Predefined descriptions of the variables of the letterhead (the description and contents of

the separator variables may be found at

table 4.7

fromemail

\usekomavar*

{emailseparator}

\usekomavar

{emailseparator}

fromfax


\usekomavar*

{faxseparator}

\usekomavar

{faxseparator}

frommobilephone

v3.12


\usekomavar*

{mobilephoneseparator}

\usekomavar

{mobilephoneseparator}

fromname

\headfromname

fromphone

\usekomavar*

{phoneseparator}

\usekomavar

{phoneseparator}

fromurl


\usekomavar*

{urlseparator}

\usekomavar

{urlseparator}

the options fromphone, fromfax, fromemail, and fromurl. Any standard value for simple

switches from

table 2.5

,

page 39



may be assigned to these options. Default is false for all of

them. The contents depends on the corresponding variable. The default of the description

or title of each variable may be found in

table 4.6

. The separators, that will be inserted

between description and content , may be found in

table 4.7

.

You may



v3.12

change the defaults for the description of the separator variables at once using

option symbolicnames. The option understands the values for simple switches from

table 2.5

,

page 39


. Switching on the option replaces the descriptions from the language depending terms

\emailname

,

\faxname


,

\mobilephonename

, and

\phonename



into symbols of the package

marvosym. Also the colon will be removed from the content of the separator variables. And

in this case the description and the content of the URL separator will be empty. Note, that

you have to load package marvosym on your own, if you switch on symbolicnames first time

after \begin{document}.

Example: Mr Public from the example letter has telephone and e-mail. He wants to show

this also in the letterhead. Furthermore the separation rule should be placed below

the letterhead. So he uses the corresponding options and defines the content of

the needed variables:

\documentclass[foldmarks=true,foldmarks=blmtP,

fromalign=false,fromrule=afteraddress,

fromphone,fromemail,

version=last]{scrlttr2}



Chapter 4: The New Letter Class scrlttr2

178

Table 4.7.: Predefined

de-

scrip-


tion

and


con-

tent


of the

sepa-


rators

at the


letter-

head


with-

out


option

symbolicnames

variable name

description

content

emailseparator



\emailname

faxseparator



\faxname

mobilephoneseparator



\mobilephonename

\usekomavaer{phoneseparator}

phoneseparator

\phonename

urlseparator



\wwwname

\usepackage[english]{babel}



\begin{document}

\setkomavar{fromname}{John Public}

\setkomavar{fromaddress}{Valley 2\\

54321 Public-Village}

\setkomavar{fromphone}{0\,12\,34~56\,78}

\setkomavar{fromemail}{Peter@Public.invalid}

\begin{letter}{%

Joana Public\\

Hillside 1\\

12345 Public-City%

}

\opening{Dear chairman,}



the last general meeting was about one year ago.

I want to remind you, that the constitution of our

club advises you to make a general meeting every

six month. Because of this I expect the executive

board to detain such a meeting immediately.

\closing{Expecting an invitation}

\ps PS: I hope you accept this as an friendly

demand note.

\setkomavar*{enclseparator}{Enclosure}

\encl{Compendium of the constitution with the

general meeting paragraphs.}

\cc{executive board\\all members}

\end{letter}

\end{document}



Chapter 4: The New Letter Class scrlttr2

179

John Public

Valley 2

54321 Public-Village

John Public, Valley 2, 54321 Public-Village

Joana Public

Hillside 1

12345 Public-City

January 15, 2017

Dear chairman,

the last general meeting was about one year ago. I want to remind you, that the

constitution of our club advises you to make a general meeting every six month. Because

of this I expect the executive board to detain such a meeting immediately.

Expecting an invitation

John Public

PS: I hope you accept this as an friendly demand note.

Enclosure: Compendium of the constitution with the general meeting paragraphs.

cc: executive board

all members

John Public

Valley 2

54321 Public-Village

Phone: 0 12 34 56 78

Email: Peter@Public.invalid

John Public, Valley 2, 54321 Public-Village

Joana Public

Hillside 1

12345 Public-City

January 15, 2017

Dear chairman,

the last general meeting was about one year ago. I want to remind you, that the

constitution of our club advises you to make a general meeting every six month. Because

of this I expect the executive board to detain such a meeting immediately.

Expecting an invitation

John Public

PS: I hope you accept this as an friendly demand note.

Enclosure: Compendium of the constitution with the general meeting paragraphs.

cc: executive board

all members

Figure 4.13.: result of a small letter with sender, separation rule, addressee, opening, text, closing,

signature, postscript, distribution list, enclosure and puncher hole mark (the date is a

default of DIN-letters): at left one the standard letterhead using

fromalign=false

, at


right one the extended letterhead using

fromalign=center

Nevertheless the result at the left side of

figure 4.13

is not disillusioning: the

options are ignored. That’s the case because the additional variables and options

will be used at the extended letterhead only. So option

fromalign

has to be used,

like done at the right letter of

figure 4.13

.

\documentclass[foldmarks=true,foldmarks=blmtP,



fromalign=center,fromrule=afteraddress,

fromphone,fromemail,

version=last]{scrlttr2}

\usepackage[english]{babel}

\begin{document}

\setkomavar{fromname}{John Public}

\setkomavar{fromaddress}{Valley 2\\

54321 Public-Village}

\setkomavar{fromphone}{0\,12\,34~56\,78}

\setkomavar{fromemail}{Peter@Public.invalid}

\begin{letter}{%

Joana Public\\



Chapter 4: The New Letter Class scrlttr2

180

Hillside 1\\

12345 Public-City%

}

\opening{Dear chairman,}



the last general meeting was about one year ago.

I want to remind you, that the constitution of our

club advises you to make a general meeting every

six month. Because of this I expect the executive

board to detain such a meeting immediately.

\closing{Expecting an invitation}

\ps PS: I hope you accept this as an friendly

demand note.

\setkomavar*{enclseparator}{Enclosure}

\encl{Compendium of the constitution with the

general meeting paragraphs.}

\cc{executive board\\all members}

\end{letter}

\end{document}

An arrangement of alternatives with left aligned using

fromalign=left

and right

aligned sender using

fromalign=right

may be found in

figure 4.14

.

fromlogo=simple switch



\setkomavar

{fromlogo}[description ]{contents }

With option fromlogo you may configure whether or not to use a logo at the letterhead. The

option value may be any simple switch from

table 2.5

,

page 39



. Default is false, that means

no logo. The logo itself is defined by the content of variable fromlogo. The description

of the logo is empty by default and KOMA-Script does not use it anywhere at the predefined

note papers (see also

table 4.6

).

Example: Mr Public likes to use a letterhead with logo. He generated a graphics file with

the logo and would like to include this using \includegraphics. Therefor he uses

the additional package graphics (see [

Car05

]).


\documentclass[foldmarks=true,foldmarks=blmtP,

fromrule=afteraddress,

fromphone,fromemail,fromlogo,

version=last]{scrlttr2}

\usepackage[english]{babel}

\usepackage{graphics}

\begin{document}

\setkomavar{fromname}{John Public}

\setkomavar{fromaddress}{Valley 2\\

54321 Public-Village}



Chapter 4: The New Letter Class scrlttr2

181

John Public

Valley 2

54321 Public-Village

Phone: 0 12 34 56 78

Email: Peter@Public.invalid

John Public, Valley 2, 54321 Public-Village

Joana Public

Hillside 1

12345 Public-City

January 15, 2017

Dear chairman,

the last general meeting was about one year ago. I want to remind you, that the

constitution of our club advises you to make a general meeting every six month. Because

of this I expect the executive board to detain such a meeting immediately.

Expecting an invitation

John Public

PS: I hope you accept this as an friendly demand note.

Enclosure: Compendium of the constitution with the general meeting paragraphs.

cc: executive board

all members

John Public

Valley 2

54321 Public-Village

Phone: 0 12 34 56 78

Email: Peter@Public.invalid

John Public, Valley 2, 54321 Public-Village

Joana Public

Hillside 1

12345 Public-City

January 15, 2017

Dear chairman,

the last general meeting was about one year ago. I want to remind you, that the

constitution of our club advises you to make a general meeting every six month. Because

of this I expect the executive board to detain such a meeting immediately.

Expecting an invitation

John Public

PS: I hope you accept this as an friendly demand note.

Enclosure: Compendium of the constitution with the general meeting paragraphs.

cc: executive board

all members

Figure 4.14.: result of a small letter with sender, separation rule, addressee, opening, text, closing,

signature, postscript, distribution list, enclosure and puncher hole mark (the date is a

default of DIN-letters): at left one left aligned letterhead using

fromalign=left

, at right

one right aligned letterhead using

fromalign=right

\setkomavar{fromphone}{0\,12\,34~56\,78}

\setkomavar{fromemail}{Peter@Public.invalid}

\setkomavar{fromlogo}{\includegraphics{musterlogo}}

\begin{letter}{%

Joana Public\\

Hillside 1\\

12345 Public-City%

}

\opening{Dear chairman,}



the last general meeting was about one year ago.

I want to remind you, that the constitution of our

club advises you to make a general meeting every

six month. Because of this I expect the executive

board to detain such a meeting immediately.

\closing{Expecting an invitation}

\ps PS: I hope you accept this as an friendly

demand note.

\setkomavar*{enclseparator}{Enclosure}


Chapter 4: The New Letter Class scrlttr2

182

\encl{Compendium of the constitution with the

general meeting paragraphs.}

\cc{executive board\\all members}

\end{letter}

\end{document}

The result may be seen at the left top position of

figure 4.15

. The additional letter

prints at this figure shows the result with right aligned or centered sender.

\setkomavar

{firsthead}[description ]{contents }

For many cases, scrlttr2 with its options and variables offers enough possibilities to create a

letterhead. In very rare situations one may wish to have more freedom in terms of layout.

In those situations one will have to do without predefined letterheads, which could have been

chosen via options. Instead, one needs to create one’s own letterhead from scratch. To do

so, one has to define the preferred construction as content of variable firsthead. Within

\firsthead

, and with the help of the \parbox command (see [

Tea05b


]), one can set several

boxes side by side, or one underneath the other. An advanced user will thus be able to create

a letterhead on his own. Of course the construct may and should use other variables with the

help of


\usekomavar

. KOMA-Script does not use the description of variable firsthead.

The command \firsthead exists only for reason of compatibility to former scrlttr2 versions.

However it is deprecated and you should not use it anymore.

addrfield=mode

backaddress=value

priority=priority

\setkomavar

{toname}[description ]{contents }

\setkomavar

{toaddress}[description ]{contents }

\setkomavar

{backaddress}[description ]{contents }

\setkomavar

{backaddressseparator}[description ]{contents }

\setkomavar

{specialmail}[description ]{contents }

\setkomavar

{fromzipcode}[description ]{contents }

\setkomavar

{zipcodeseparator}[description ]{contents }

\setkomavar

{place}[description ]{contents }

\setkomavar

{PPcode}[description ]{contents }

\setkomavar

{PPdatamatrix}[description ]{contents }

\setkomavar

{addresseeimage}[description ]{contents }

Option addrfield defines whether or not to set an address field. Default is to use an address

field. This option can take the mode values from

table 4.8

v3.03

. Default is true. With values true,



topaligned

v3.17


, PP, and backgroundimage name and address of the addressee will be defined

by the mandatory argument of the

letter

environment (see



section 4.7

,

page 153



). These

Chapter 4: The New Letter Class scrlttr2

183

John Public

Valley 2

54321 Public-Village

Phone: 0 12 34 56 78

Email: Peter@Public.invalid

M

John Public, Valley 2, 54321 Public-Village



Joana Public

Hillside 1

12345 Public-City

January 15, 2017

Dear chairman,

the last general meeting was about one year ago. I want to remind you, that the

constitution of our club advises you to make a general meeting every six month. Because

of this I expect the executive board to detain such a meeting immediately.

Expecting an invitation

John Public

PS: I hope you accept this as an friendly demand note.

Enclosure: Compendium of the constitution with the general meeting paragraphs.

cc: executive board

all members

John Public

Valley 2


54321 Public-Village

Phone: 0 12 34 56 78

Email: Peter@Public.invalid

John Public, Valley 2, 54321 Public-Village

Joana Public

Hillside 1

12345 Public-City

M

January 15, 2017



Dear chairman,

the last general meeting was about one year ago. I want to remind you, that the

constitution of our club advises you to make a general meeting every six month. Because

of this I expect the executive board to detain such a meeting immediately.

Expecting an invitation

John Public

PS: I hope you accept this as an friendly demand note.

Enclosure: Compendium of the constitution with the general meeting paragraphs.

cc: executive board

all members

Figure 4.15.: result of a small letter with extended sender,

logo, separation rule, addressee, opening, text, closing, sig-

nature, postscript, distribution list, enclosure and puncher

hole mark (the date is a default of DIN-letters): at top

left one left aligned sender using, at right beneath one with

centered sender, and at right one right aligned sender

M

John Public



Valley 2

54321 Public-Village

Phone: 0 12 34 56 78

Email: Peter@Public.invalid

John Public, Valley 2, 54321 Public-Village

Joana Public

Hillside 1

12345 Public-City

January 15, 2017

Dear chairman,

the last general meeting was about one year ago. I want to remind you, that the

constitution of our club advises you to make a general meeting every six month. Because

of this I expect the executive board to detain such a meeting immediately.

Expecting an invitation

John Public

PS: I hope you accept this as an friendly demand note.

Enclosure: Compendium of the constitution with the general meeting paragraphs.

cc: executive board

all members


Chapter 4: The New Letter Class scrlttr2

184

Table 4.8.: available values for option addrfield to change the addressee mode of scrlttr2

backgroundimage

, PPbackgroundimage, PPBackgroundImage, PPBackGroundImage,

ppbackgroundimage

, ppBackgroundImage, ppBackGroundImage

Prints an address field with Port-Payé head, in variable addresseimage defined

background graphics, but without return address or mode of dispatch.

false

, off, no



Omits the address field.

image


, Image, PPimage, PPImage, ppimage, ppImage

Prints variable addresseeimage as addressee with Port-Payé, but ignores addressee

information and definitions for return address, mode of dispatch or priority.

PP

, pp, PPexplicite, PPExplicite, ppexplicite, ppExplicite



Prints an address field with Port-Payé head, defined by the variables fromzipcode,

place


, and PPcode and when indicated with priority and data array defined by

PPdatamatrix

but without return address and mode of dispatch.

topaligned

, alignedtop

v3.17


Prints an address field including a return address and a mode of dispatch or priority

without centring the address vertically in the available space.

true

, on, yes



Prints an address field including a return address and a mode of dispatch or priority.

elements will additionally be copied into the variables toname and toaddress. The predefined

font styles may be changed

v2.97c


by execution of command

\setkomafont

or

\addtokomafont



(siehe

section 4.9

,

page 164


). Thereby three elements exist. First of all element addressee, that

is responsible for the addressee overall. The additional elements toname and toaddress are

responsible only either for the name or the address of the addressee. They may be used to

define modifications from the addressee configuration.

With the default addrfield=true an additional return address will be printed. Option

backaddress

defines whether a return address for window envelopes will be set. This option

can take the standard values for simple switches, as listed in

table 2.5

,

page 39



. These values

do not change style of the return address. On the other hand, additionally

v2.96

to switching on



the return address, the style of the return address may be selected. Option value underlined

selects an underlined return address. In opposite to this value plain selects a style without

underline. Default is underlined and therefore printing an underlined return address.

The return address itself is defined by the content of variable backaddress. Default is a

combination of variable toname and toaddress with redefinition of the double backslash to

set the content of variable backaddressseparator. The predefined separator content is a



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