O’quv qo’llanma (bakalavriat yo’nalishi uchun) Toshkent-2004

Boshqarish faoliyatida hujjatlar axboroti almashinuvining ahamiyati

Samarali ish yuritishni aniqlashda insonning kasbiy tayyorligi, xohishi va ishni bajarish darajasi etarli omillar emas. Tashkilot yoki shaxs maqsadlariga erishishni nazorat orqali ta’minlash uchun u bir necha muhim xususiyatlarga ega bo’lishi lozim.

Ular quyidagilar:

• tashkilot faoliyatini boshqarish tizimida ish yuritishning ustuvor yo’nalishligi;

  
  

• natijaga mo’ljallash;

  
  

• ishga mos kelishi;

  
  

• o’z vaqtida hujjatlarni aniq va mukammal tayyorlanishini nazorat qilish;

  
  

• nazoratni egiluvchanligi;

  
  

• nazoratni sodda va oddiyligi;

  
  

• hujjatlarni xalqaro talablar asosida shakllantirish va rivojlantirilish darajasi.

  
  

Ish yuritish tashkilotning eng muhim masalalarini ifodalasa va ularni bir maromda borishini ta’minlasa, ish yuritish ustuvor tavsifga ega bo’ladi.

Agar rahbariyat ma’lum bir ko’rinishdagi faoliyatni ustuvor deb hisoblasa, u holda, albatta, o’sha yo’nalishga e’tiborni nazorat orqali oshirish kerak.
Ish yuritish jarayonlarini tekshirayotganda faoliyat turiga mos qilib nazorat o’tkazgandagina u samara berishi mumkin. U xolis baholanishi lozim. Nazorat o’z vaqtida o’tkazilishi kerak.
Har kuni qabul qilinadigan boshqaruv echimlari uchun zarur bo’lgan ma’lumotlar norasmiy yo’llar bilan olinadi. Boshqaruvchi bo’ysunuvchilari bilan muomala qiladi, hamkasblari va mijozlar bilan gaplashadi, ro’znomalar va ishga taalluqli davriy nashrlarni o’qiydi. Bu manbalardan u ko’pgina foydali ma’lumotlarni biladi, ammo bu ma’lumotlar hatto kichkina tashkilot uchun ham boshqarish bo’yicha echim qabul qilishga etarli emas. Tashkilot faoliyatini samarali olib borish uchun rahbariyat qo’llashi zarur bo’lgan ma’lumotlar soni rasmiy usullar bilan yig’iladi va ularga ishlov beriladi.
Tashkilotning kattalashi bilan faoliyatni boshqarishda ma’lumotlar soni sezilarli darajada ortadi. Ichki va tashqi muhitdagi o’zgarishlar haqida o’z vaqtida ma’lumot olinmasa, tashkilot uchun oqibati og’ir kechishi mumkin. Tashkilotda ish yuritishning muvaffaqiyatli olib borilishi va ma’muriyat samarali boshqarish echimi qabul qila olishda ma’lumotlar oqimini uddalash maqsadida axborotli-boshqarish tizimidan foydalanish lozim. Axborotli-boshqarish tizimining ba’zi turlarida kompyutersiz yuqori su’rat va aniq ishlovda ma’lumot olib bo’lmaydi. Axborotli-boshqarish tizimi boshqaruvchi rahbarlarning ehtiyojiga xizmat qiladi va ular faoliyatini samarali darajaga ko’taradi.
Pochta jo’natmalari (xat-xabar, buyum va pul jo’natmalari bilan va shu kabilar) ustidagi yozuv bo’lib, unda jo’natma etib borishi zarur bo’lgan joy (qaerga), uni oluvchi shaxs yoki muassasa (kimga) nomi va jo’natuvchi haqidagi ma’lumotlar (jo’natuvchi manzili) ko’rsatiladi.
Adres (manzilgoh) so’zi rus tilida faqat jo’natmalar ustidagi yozuvnigina ifodalab qolmay, shaxsning ishlash joyi hamda muassasaning o’rnashgan joyini, shuningdek biron shaxsni tabriklab yozilgan matnni ham ifodalaydi. Shuning uchun o’zbek tilida bu ma’nolarni farqlash uchun adres so’zi bilan bir qatorda tegishli ravishda turar joy, makon, manzil tabriknoma so’zlarini qo’llash maqsadga muvofiqdir.
Muayyan adreslarga ajratish har bir aloqa bo’limiga tegishli bo’lgan shartli raqamlar (indekslar) asosida amalga oshiriladi.
Ana shu raqamlardan dastlabki uchtasi viloyat, o’lka, ularning poytaxt yoki markazlarini, raqamlarning ikkinchi yarmi esa shahar va qishloq aloqa bo’limlarini ifodalaydi.
Pochta adresi, aloqa vazirligi yo’riqnomasiga muvofiq quyidagi ko’rinishda bo’ladi: viloyat, o’lka va respublika ahamiyatidagi shaharlarga yuborilayotgan pochta jo’natmalarida shartli raqam yozilgandan so’ng avvalo shahar nomi, keyin xat-xabarni
etkazib beruvchi aloqa bo’limi (raqami yoki nomi) ko’rsatiladi. Bulardan keyin ko’cha nomi, uy va xonadon raqami va nihoyat oluvchining ismi, ota ismi va familiyasi yoziladi. Oluvchining nomini yozganda ko’pincha uning ismi va ota ismining bosh harflarini ko’rsatish kifoya. Xatjildning quyi qismida esa jo’natuvchining adresi bosh kelishikda rasmiylashtiriladi.
Tashkilotlarga yubroriladigan xat-xabar ko’rinishidagi hujjatlarga adres yozishning ham o’ziga xos tomonlari bor. Hujjatlar tashkilot yoki uning tarkibidagi biron bo’linma nomiga, shuningdek aniq mansabdor yoki xususiy shaxs nomiga ham jo’natilishi mumkin. Agar hujjatni oluvchi tarkibiy bo’linmaning nomi jo’natuvchiga ma’lum bo’lmasa, hujjatni to’g’ridan-to’g’ri muassasa nomiga yo’llashi mumkin, u erda ish yurituvchilar-kotiba yoki ta’minotchi - hujjat mazmunidan uning kimga, qaysi bo’linmaga yuborilganligi darrov aniqlaydi.
Shaxsan murojat qilib xat yozish usuli masalani aniq bir shaxs tomondan ko’rilishi zarur bo’lgan holdagina qo’llanadi. Bunday hollarda xat jo’natilayotgan shaxs familiyasi oldidan “shaxsan” so’zini yozish tavsiya etiladi, chunki bunday yozuvli xatlar oluvchiga ochilmasdan olib kirilishi kerak.
Agar shaxsan familiyasi aniq bo’lsa yoki uni ko’rsatish shart bo’lsa, familiya oldidan “o’rtoq” so’zini qo’llash maqsadga muvofiqdir.
Bir turdagi tashkilotlar guruhiga yo’llanayotgan hujjatlarda oluvchilarning nomi umumlashgan holda ko’rsatilishi mumkin.
Hujjat (xat yoki buyum) oluvchilarni pochta manzili yozilishi, yuqorida ko’rib o’tilganidek pochta jo’natmalari adresi kabi yoziladi.
Xukumat va markaziy muassalariga yo’llanadigan hujjatlarda jo’natuvchilar oluvchilarning pochta manzillarini ko’rsatishlari shart emas, chunki bunday muassalarning adreslari tarqatuvchilarga ma’lumdir.

2.