Lesson-1 introduction, meaning and importance of management 0 Objectives

8.17 FUNCTIONS OF INFORMATION RESOURCE MANAGER:
The information resource manager has been performing the following functions in an
enterprise
1. He supplies complete , accurate and timely data, so that he can be used for affective planning
and decision making. This would result in elimination of problems associated with inconsistent,
incomplete, and inaccurate data
2.He identifies and quantities the inter- related operational and performance variables and devel-
ops a relationship of these variables which can be projected to forecast future trends
3. He facilitates control of present costs by merging the financial and production data to produce
measures of performance which can be closely monitored.
4.He identifies the separate needs of all units of a decentralised organisation in a cohesive man-

---

Principles of Management
Functional Areas of Management
8.7
ner so that these needs can be attended to without duplication and waste of efforts
5. He defining and analyzing various types of decisions that are made, both operational as well as
those related to policies within the organisation to keep the organisation going
6. Identifying and isolating the type of data that is relevant and needed for making these decisions.
While there may be different approaches to designing an effective MIS, it is necessary to
have a central location for processing all the information. This is a kind of Management Informa-
tion Center.This center has all the hardware, software and all technical help necessary to gather
all information at one location and sort it out, so that the managers can find facts, and turn these
facts into management information. This information will be used for decision making. Even though,
will this information center, the managers themselves sort out the facts in order to formulate
information , as against the information being given to them by their subordinates, the basic
philosophy of MIS remains the same.
8.18 SUMMARY:
A manager’s job is highly crucial to the success of any organisation. The more complex the
organisation, the more crucial is the manager’s role in it. It is the managers job to achieve the
organisational objectives through the proper utilisation of its human and material resources. How-
ever, since the material resources of equipment, capital, facilities information, office management
etc. can only be used by humans, the human resources are the most valuable assets of any
organisation. Accordingly , a manager must be highly skilled in the art of optimally utilising the
human resources. This art is universal in nature. It is used not only in large corporate enterprises
but also in other organisations such as schools, hotels , hospitals, retail stores etc. The aim of
improved performance and the techniques of achieving this aim are similar. While the field of
management can be specialised to suit the needs of a particular environment , some of the
characteristics are common to all managers and are universally applicable . For example , a
personnel manager at the middle level and the top level are trained in all necessary skills. Thus, a
good manager possess the following necessary skills.
1. Technical skills
2. Human skills
3. Analytical skills
4. Conceptual skills