Note: This document is a translation of the German koma script manual

4.14. Interleaf Pages

What is described in

section 3.13

applies, mutatis mutandis. But at letters interleaf pages are

unusual. This may be benefited by the case, that real two-sided letters are seldom, because

binding of letters is not done often. Nevertheless scrlttr2 supports interleaf pages in the case

of two-sided letters. Because the following described commands are seldom used in letters no

examples are shown. If you need examples, please note them at

section 3.13

from

page 77

upward.

4.15. Footnotes

What is described in

section 3.14

applies, mutatis mutandis.

4.16. Lists

What is described in

section 3.18

applies, mutatis mutandis.

4.17. Math

There are not math environments implemented at the KOMA-Script classes. Instead of this,

the math features of the L

A

TEX kernel have been supported. Furthermore regular math with

numbered equations or formulas is very unusual at letters. Because of this scrlttr2 does not

actively support numbered equations. Therefore options leqno and fleqn, that has been

described for scrbook, scrreprt, and scrartcl at

section 3.19

are not available from scrlttr2.

You will not find a description of the math environments of the L

A

TEX kernel here. If you

want to use displaymath, equation and eqnarray you should read a short introduction into

L

A

TEX like [

OPHS11

]. But if you want more than very simple mathematics, usage of package

amsmath would be recommended (see [

Ame02

]).

4.18. Floating Environments of Tables and Figures

Floating environments for tables or figures are very unusual in letters. Therefore scrlttr2 does

not provide them. If someone nevertheless needs floating environments, then this is often

points out a malpractice of the letter class. In such cases you may try to define the floating

192

Chapter 4.

environments with help of packages like tocbasic (siehe

chapter 15

). Nevertheless, tabulars

and pictures or graphics without floating environment may still be done with the letter class

scrlttr2.

4.19. Margin Notes

It applies, mutatis mutandis, what is described in

section 3.21

. Nevertheless, margin notes

are unusual at letters and should be used seldomly.

4.20. Closing

That the letter closing will be set by \closing has been explained already in

section 4.7

,

page 147

. A kind of annotation to the signature is often placed below the signature of the letter.

The signing or hand-written inscription itself is placed between this signature annotation and

the closing phrase.

\setkomavar{signature}[description ]{content }

The variable signature holds an explanation or annotation for the inscription, the signing

of the letter. The content is predefined as \usekomavar{fromname}. The annotation may

consist of multiple lines. The lines should then be separated by a double backslash. Paragraph

breaks in the annotation are however not permitted.

\raggedsignature

Closing phrase and signature will be typeset in a box. The width of the box is determined by

the length of the longest line of the closing phrase or signature’s content .

Where to place this box is determined by the pseudo-lengths sigindent and

sigbeforevskip

(see

section 22.1.7

,

page 422

). The command \raggedsignature defines

the alignment inside the box. In the predefined lco files the command is either defined as

\centering

(all besides KOMAold) or \raggedright (KOMAold). In order to obtain flush-right

or flush-left alignment inside the box, the command can be redefined in the same way as

\raggedsection

(see

section 3.16

,

page 96

).

Example: Now, Mr Public really wants to aggrandize himself. Therefor he uses the signature

to show again, that he himself was formerly chairman. Because of this he changes

contents

of variable signature. Additionally he wants the signature be flush-left

aligned and so he also redefines \raggedsignature:

\documentclass[foldmarks=true,foldmarks=blmtP,

fromphone,fromemail,fromlogo,

subject=titled,

version=last]{scrlttr2}

193

Chapter 4.

\usepackage[english]{babel}

\usepackage{graphics}

\begin{document}

\setkomavar{fromname}{John Public}

\setkomavar{signature}{John Public\\

(former chairman)}

\renewcommand*{\raggedsignature}{\raggedright}

\setkomavar{fromaddress}{Valley 2\\

54321 Public-Village}

\setkomavar{fromphone}{0\,12\,34~56\,78}

\setkomavar{fromemail}{[e-mail]}

\setkomavar{fromlogo}{\includegraphics{musterlogo}}

\setkomavar{location}{\raggedright

Club nember no.~4711\\

since 11.09.2001\\

chairman 2003--2005}

\setkomavar{date}{29th February 2011}

\setkomavar{place}{Public-Village}

\setkomavar{subject}{Missing general meeting}

\begin{letter}{%

Joana Public\\

Hillside 1\\

12345 Public-City%

}

\opening{Dear chairman,}

the last general meeting was about one year ago.

I want to remind you, that the constitution of our

club advises you to make a general meeting every

six month. Because of this I expect the executive

board to detain such a meeting immediately.

\closing{Expecting an invitation}

\ps PS: I hope you accept this as an friendly

demand note.

\setkomavar*{enclseparator}{Enclosure}

\encl{Compendium of the constitution with the

general meeting paragraphs.}

\cc{executive board\\all members}

\end{letter}

\end{document}

See

figure 4.19

for the result.

194

Chapter 4.

Figure 4.19.: result of a small letter with extended sender,

logo, addressee, additional sender information, place,

date, subject opening, text, closing, modified signature,

postscript, distribution list, enclosure and puncher hole

mark

John Public

Valley 2

54321 Public-Village

Phone: [phone]

Email: [e-mail]

M

John Public, Valley 2, 54321 Public-Village

Joana Public

Hillside 1

12345 Public-City

Club nember no. 4711

since 11.09.2001

chairman 2003–2005

Public-Village, 29th February 2011

Subject: Missing general meeting

Dear chairman,

the last general meeting was about one year ago. I want to remind you, that the

constitution of our club advises you to make a general meeting every six month. Because

of this I expect the executive board to detain such a meeting immediately.

Expecting an invitation

John Public

(former chairman)

PS: I hope you accept this as an friendly demand note.

Enclosure: Compendium of the constitution with the general meeting paragraphs.

cc: executive board

all members

4.21. Letter Class Option Files

Normally, you would not redefine selections like the sender’s information every time you write

a letter. Instead, you would reuse a whole set of parameters for certain occasions. It will be

much the same for the letterhead and footer used on the first page. Therefore, it is reasonable

to save these settings in a separate file. For this purpose, the scrlttr2 class offers the lco-files.

The lco suffix is an abbreviation for letter class option.

In an lco file you can use all commands available to the document at the time the lco

file is loaded. Additionally, it can contain internal commands available to package writ-

ers. For scrlttr2, these are in particular the commands \@newplength, \@setplength, and

\@addtoplength

(see

section 22.1

).

There are already some lco files included in the KOMA-Script distribution. The DIN.lco,

DINmtext.lco

, SNleft.lco, SN.lco, UScommercial9, UScommercial9DW, NF.lco

v3.04

files serve

to adjust KOMA-Script to different layout standards. They are well suited as templates for

your own parameter sets, while you become a KOMA-Script expert. The KOMAold.lco file,

on the other hand, serves to improve compatibility with the old letter class scrlettr. Since it

contains internal commands not open to package writers, you should not use this as a template

for your own lco files. You can find a list of predefined lco files in

table 4.18

,

page 198

.

If you have defined a parameter set for a letter standard not yet supported by KOMA-Script,

you are explicitly invited to send this parameter set to the KOMA-Script support address.

195

Chapter 4.

Please do not forget to include the permission for distribution under the KOMA-Script license

(see the lppl.txt file). If you know the necessary metrics for an unsupported letter standard,

but are not able to write a corresponding lco file yourself, you can also contact the KOMA-

Script author, Markus Kohm, directly. More particular complex examples of lco-files are

shown at [

KDP

] or in [

Koh03

]. Both locations are mainly in German.

\LoadLetterOption{name }

\LoadLetterOptions{list of names }

With scrlttr2 lco-files can be loaded by the \documentclass command. You enter the name

of the lco-file without suffix as an option. In this case, the lco-file will be loaded right after

the class file.

However, it is recommended to load an lco-file using \LoadLetterOption or

\LoadLetterOptions

v3.14

. You can do this even from within another lco-file. Both commands

take the name of the lco-file without suffix, \LoadLetterOption as a single parameter,

\LoadLetterOptions

as one member of a comma-separated list of names . The corre-

sponding lco-files will be loaded in the order given by the list.

Example: Mr Public also writes a document containing several letters. Most of them should

comply with the German DIN standard. So he starts with:

\documentclass{scrlttr2}

However, one letter should use the DINmtext variant, with the address field placed

more toward the top, which results in more text fitting on the first page. The

folding will be modified so that the address field still matches the address window

in a DIN C6/5 envelope. You can achieve this as follows:

\begin{letter}{%

Joana Public\\

Hillside 1\\

12345 Public-City}

\LoadLetterOption{DINmtext}

\opening{Hello,}

Since construction of the page does not start before the \opening command, it is

sufficient to load the lco-file before this. In particular, the loading need not be

done before \begin{letter}. Therefore the changes made by loading the lco-file

are local to the corresponding letter.

If

v2.97

an lco-file is loaded via \documentclass, then it may no longer have the same name as

an option.

Example: Since Mr Public often writes letters with the same options and parameters, he

does not like to copy all these to each new letter. To simplify the effort of writing

a new letter, he therefore makes a lco-file:

196

Chapter 4.

\ProvidesFile{ich.lco}[2008/06/11 lco

(John Public)]

\KOMAoptions{foldmarks=true,foldmarks=blmtP,

fromphone,fromemail,fromlogo,subject=titled}

\setkomavar{fromname}{John Public}

\setkomavar{signature}{John Public\\

(former chairman)}

\renewcommand*{\raggedsignature}{\raggedright}

\setkomavar{fromaddress}{Valley 2\\

54321 Public-Village}

\setkomavar{fromphone}{0\,12\,34~56\,78}

\setkomavar{fromemail}{[e-mail]}

\setkomavar{fromlogo}{%

\includegraphics{musterlogo}}

\setkomavar{location}{\raggedright

Club member no.~4711\\

since 11.09.2001\\

chairman 2003--2005}

\setkomavar{place}{Public-Village}

\setkomavar{frombank}{Bank of Friendly Greetings}

With this the size of the previous letter decreases to:

\documentclass[version=last,ich]{scrlttr2}

\usepackage[english]{babel}

\usepackage{graphics}

\begin{document}

\setkomavar{date}{29th February 2011}

\setkomavar{subject}{Missing general meeting}

\begin{letter}{%

Joana Public\\

Hillside 1\\

12345 Public-City%

}

\opening{Dear chairman,}

the last general meeting was about one year ago.

I want to remind you, that the constitution of our

club advises you to make a general meeting every

six month. Because of this I expect the executive

board to detain such a meeting immediately.

\closing{Expecting an invitation}

\ps PS: I hope you accept this as an friendly

demand note.

\setkomavar*{enclseparator}{Enclosure}

\encl{Compendium of the constitution with the

general meeting paragraphs.}

197

Chapter 4.

Figure 4.20.: result of a small letter with extended sender,

logo, addressee, additional sender information, place,

date, subject opening, text, closing, modified signature,

postscript, distribution list, enclosure and puncher hole

mark using a lco-file

John Public

Valley 2

54321 Public-Village

Phone: [phone]

Email: [e-mail]

M

John Public, Valley 2, 54321 Public-Village

Joana Public

Hillside 1

12345 Public-City

Club member no. 4711

since 11.09.2001

chairman 2003–2005

Public-Village, 29th February 2011

Subject: Missing general meeting

Dear chairman,

the last general meeting was about one year ago. I want to remind you, that the

constitution of our club advises you to make a general meeting every six month. Because

of this I expect the executive board to detain such a meeting immediately.

Expecting an invitation

John Public

(former chairman)

PS: I hope you accept this as an friendly demand note.

Enclosure: Compendium of the constitution with the general meeting paragraphs.

cc: executive board

all members

\cc{executive board\\all members}

\end{letter}

\end{document}

Nevertheless, as shown in

figure 4.20

, the result does not change.

Please note that immediately after loading the document class normally neither a package

for the input encoding nor a language package has been loaded. Because of this, you should

use TEX’s 7-bit encoding for all characters, e. g., use “\ss” to produce a German “ß”.

In

table 4.18

,

page 198

you can find a list of all predefined lco files. If you use a printer

that has large unprintable areas on the left or right side, you might have problems with the

SN

option. Since the Swiss standard SN 101 130 defines the address field to be placed 8 mm

from the right paper edge, the headline and the sender attributes too will be set with the

same small distance from the paper edge. This also applies to the reference line when using

the refline=wide option (see

section 4.10

,

page 178

). If you have this kind of problem,

create your own lco file that loads SN first and then changes toaddrhpos (see

section 22.1.3

,

page 418

) to a smaller value. Additionally, also reduce toaddrwidth accordingly.

By the way, the DIN lco-file will always be loaded as the first lco file. This ensures that

all pseudo-lengths will have more or less reasonable default values. Because of this, it is not

necessary to load this default file on your own.

Please note that it is not possible to use \PassOptionsToPackage to pass options to pack-

198

Chapter 4.

ages from within an lco-file that have already been loaded by the class. Normally, this only

applies to the typearea, scrlfile, scrbase, and keyval packages.

Table 4.18.: predefined lco-files

DIN

parameter set for letters on A4-size paper, complying with German standard

DIN 676; suitable for window envelopes in the sizes C4, C5, C6, and C6/5 (C6

long).

DINmtext

parameter set for letters on A4-size paper, complying with DIN 676, but using an

alternate layout with more text on the first page; only suitable for window envelopes

in the sizes C6 and C6/5 (C6 long).

KakuLL

parameter set for Japanese letters in A4 format; suitable for Japanese window en-

velopes of type Kaku A4, in which the windows is approximately 90 mm wide, 45 mm

high, and positioned 25 mm from the left and 24 mm from the top edge (see

ap-

pendix A

).

KOMAold

parameter set for letters on A4-size paper using a layout close to the now obsolete

scrlettr letter class; suitable for window envelopes in the sizes C4, C5, C6, and

C6/5 (C6 long); some additional commands to improve compatibility with obsolete

scrlettr commands are defined; scrlttr2 may behave slightly different when used with

this lco-file than with the other lco-files.

NF

parameter set for French letters, according to NF Z 11-001; suitable for window

envelopes of type DL (110 mm to 220 mm) with a window of about 20 mm from right

and bottom with width 45 mm and height 100 mm; this file was originally developed

by Jean-Marie Pacquet, who provides an extended version and additional information

on [

Pac

].

NipponEH

parameter set for Japanese letters in A4 format; suitable for Japanese window en-

velopes of types Chou or You 3 or 4, in which the windows is approximately 90 mm

wide, 55 mm high, and positioned 22 mm from the left and 12 mm from the top edge

(see

appendix A

).

. . .

199

Chapter 4.

Table 4.18.: predefined lco-files (continuation)

NipponEL

parameter set for Japanese letters in A4 format; suitable for Japanese window en-

velopes of types Chou or You 3 or 4, in which the windows is approximately 90 mm

wide, 45 mm high, and positioned 22 mm from the left and 12 mm from the top edge

(see

appendix A

).

NipponLH

parameter set for Japanese letters in A4 format; suitable for Japanese window en-

velopes of types Chou or You 3 or 4, in which the windows is approximately 90 mm

wide, 55 mm high, and positioned 25 mm from the left and 12 mm from the top edge

(see

appendix A

).

NipponLL

parameter set for Japanese letters in A4 format; suitable for Japanese window en-

velopes of types Chou or You 3 or 4, in which the windows is approximately 90 mm

wide, 45 mm high, and positioned 25 mm from the left and 12 mm from the top edge

(see

appendix A

).

NipponRL

parameter set for Japanese letters in A4 format; suitable for Japanese window en-

velopes of types Chou or You 3 or 4, in which the windows is approximately 90 mm

wide, 45 mm high, and positioned 25 mm from the left and 24 mm from the top edge

(see

appendix A

).

SN

parameter set for Swiss letters with address field on the right side, according to

SN 010 130; suitable for Swiss window envelopes in the sizes C4, C5, C6, and C6/5

(C6 long).

SNleft

parameter set for Swiss letters with address field on the left side; suitable for Swiss

window envelopes with window on the left side in the sizes C4, C5, C6, and C6/5

(C6 long).

. . .

200

Chapter 4.

Table 4.18.: predefined lco-files (continuation)

UScommercial9

parameter set for US-American letters with paper size letter; suitable for US-

American window envelopes of size commercial No. 9 with window width of 4 1/2 in,

height of 1 1/8 in, and position of 7/8 in from the left and 1/2 in from the bottom,

without sender’s return address inside of the window; with folding it first at the

puncher mark then at the top folder mark also legal paper may be used but would

result in a page size warning

UScommercial9DW

parameter set for US-American letters with paper size letter; suitable for US-

American window envelopes of size commercial No. 9 with addressee’s window width

of 3 5/8 in, height of 1 1/8 in, and position of 3/4 in from the left and 1/2 in from the

bottom, and with a sender’s window width of 3 1/2 in, height of 7/8 in, and position

of 5/16 in from the left and 2 1/2 in from the bottom, but without a sender’s return

address at any of the windows; with folding it first at the puncher mark then at the

top folder mark also legal paper may be used but would result in a page size warning

4.22. Address Files and Circular Letters

When people write circular letters one of the more odious tasks is the typing of many different

addresses. The class scrlttr2 provides basic support for this task.

\adrentry{last-name }{first-name }{address }{phone }{F1 }{F2 }{comment }{key }

The class scrlttr2 supports the use of address files which contain address entries, very useful

for circular letters. The file extension of the address file has to be .adr. Each entry is an

\adrentry

command with eight parameters, for example:

\adrentry{McEnvy}

{Flann}

{Main Street 1\\ Glasgow}

{123 4567}

{male}

{}

{niggard}

{FLANN}

The 5

th

and 6

th

elements, F1 and F2, can be used freely: for example, for the gender, the

academic grade, the birthday, or the date on which the person joined a society. The last

parameter key should only consist of more than one uppercase letters in order to not interfere

with existing TEX or L

A

TEX commands.

201

Chapter 4.