Note: This document is a translation of the German koma script manual

Example: Now, Mr Public sets a subject. He’s a more traditional person, so he likes to have

a kind of heading to the subject and therefor sets the corresponding option:

\documentclass[foldmarks=true,foldmarks=blmtP,

fromphone,fromemail,fromlogo,

subject=titled,

version=last]{scrlttr2}

\usepackage[english]{babel}

Chapter 4: The New Letter Class scrlttr2

194

Table 4.16.: available values of option

subject

for the position and format-

ting of the subject with scrlttr2

afteropening

subject after opening

beforeopening

subject before opening

centered

subject centered

left

subject left-justified

right

subject right-justified

titled

add title/description to subject

underlined

set subject underlined (see note in text please)

untitled

do not add title/description to subject

\usepackage{graphics}

\begin{document}

\setkomavar{fromname}{John Public}

\setkomavar{fromaddress}{Valley 2\\

54321 Public-Village}

\setkomavar{fromphone}{0\,12\,34~56\,78}

\setkomavar{fromemail}{[e-mail]}

\setkomavar{fromlogo}{\includegraphics{musterlogo}}

\setkomavar{location}{\raggedright

Club nember no.~4711\\

since 11.09.2001\\

chairman 2003--2005}

\setkomavar{date}{29th February 2011}

\setkomavar{place}{Public-Village}

\setkomavar{subject}{Missing general meeting}

\begin{letter}{%

Joana Public\\

Hillside 1\\

12345 Public-City%

}

\opening{Dear chairman,}

Chapter 4: The New Letter Class scrlttr2

195

Figure 4.18.: result of a small letter with extended sender,

logo, addressee, additional sender information, place, date,

subject opening, text, closing, signature, postscript, distri-

bution list, enclosure and puncher hole mark

John Public

Valley 2

54321 Public-Village

Phone: [phone]

Email: [e-mail]

M

John Public, Valley 2, 54321 Public-Village

Joana Public

Hillside 1

12345 Public-City

Club nember no. 4711

since 11.09.2001

chairman 2003–2005

Public-Village, 29th February 2011

Subject: Missing general meeting

Dear chairman,

the last general meeting was about one year ago. I want to remind you, that the

constitution of our club advises you to make a general meeting every six month. Because

of this I expect the executive board to detain such a meeting immediately.

Expecting an invitation

John Public

PS: I hope you accept this as an friendly demand note.

Enclosure: Compendium of the constitution with the general meeting paragraphs.

cc: executive board

all members

the last general meeting was about one year ago.

I want to remind you, that the constitution of our

club advises you to make a general meeting every

six month. Because of this I expect the executive

board to detain such a meeting immediately.

\closing{Expecting an invitation}

\ps PS: I hope you accept this as an friendly

demand note.

\setkomavar*{enclseparator}{Enclosure}

\encl{Compendium of the constitution with the

general meeting paragraphs.}

\cc{executive board\\all members}

\end{letter}

\end{document}

The result is shown by

figure 4.18

.

firstfoot=simple switch

This

v2.97e

option determines whether the letterfoot is set or not. Switching off the letterfoot, e. g.,

using firstfoot=false, has an effect when the option

enlargefirstpage

(see

page 170

) is

used concurrently. In this case the text area of the page will be enlarged down to the bottom.

Chapter 4: The New Letter Class scrlttr2

196

Then the normal distance between typing area and the letter foot will become the only distance

remaining between the end of the typing area and the end of the page.

The option understands the standard values for simple switches, as given in

table 2.5

,

page 39

. Default is the setting of the letter foot.

\setkomavar

{firstfoot}[description ]{contents }

The first page’s footer is preset to empty. However

v3.08

, a new construction may be made at

the content of variable firstfoot. KOMA-Script does not use the description of the

variable. For more information see the example following the next description. Only for

compatibility reason the deprecated command \firstfoot of scrlttr2 before release 3.08 still

exists. Nevertheless it should not be used any longer.

\setkomavar

{frombank}[description ]{contents }

This variable at the moment takes on a special meaning: it is not used internally at this point,

and the user can make use of it to set, for example, his bank account within the sender’s

additional information (see variable

location

,

page 187

) or the footer.

Example: In the first page’s footer, you may want to set the content of the variable frombank

(the bank account). The double backslash should be exchanged with a comma at

the same time:

\setkomavar{firstfoot}{%

\parbox[b]{\linewidth}{%

\centering\def\\{, }\usekomavar{frombank}%

}%

}

For the hyphen you might define a variable of your own if you like. This is left as

an exercise for the reader.

Nowadays it has become very common to create a proper footer in order to obtain

some balance with respect to the letterhead. This can be done as follows:

\setkomavar{firstfoot}{%

\parbox[t]{\textwidth}{\footnotesize

\begin{tabular}[t]{l@{}}%

\multicolumn{1}{@{}l@{}}{Partners:}\\

Jim Smith\\

Russ Mayer

\end{tabular}%

\hfill

\begin{tabular}[t]{l@{}}%

\multicolumn{1}{@{}l@{}}{Manager:}\\

Jane Fonda\\[1ex]

Chapter 4: The New Letter Class scrlttr2

197

\multicolumn{1}{@{}l@{}}{Court Of Jurisdiction:}\\

Great Plains

\end{tabular}%

\ifkomavarempty{frombank}{}{%

\hfill

\begin{tabular}[t]{l@{}}%

\multicolumn{1}{@{}l@{}}{\usekomavar*{frombank}:}\\

\usekomavar{frombank}

\end{tabular}%

}%

}%

}

This example, by the way, came from Torsten Krüger. With

\setkomavar{frombank}{Account No. 12\,345\,678\\

at Citibank\\

bank code no: 876\,543\,21}

the bank account can be set accordingly.

In the previous example a multi-line footer was set. With a compatibility setting to version

2.9u (see

version

in

section 4.4

,

page 149

) the space will in general not suffice. In that case,

you may need to reduce firstfootvpos (see

page 479

) appropriately.

4.11. Paragraph Markup

In the preliminaries of

section 3.10

,

page 73

it was argued why paragraph indent is preferred

over paragraph spacing. But the elements the argumentation depends on, i. e., figures, tables,

lists, equations, and even new pages, are rare. Often letters are not so long that an oversighted

paragraph will have serious consequences to the readability of the document. Because of this,

the arguments are less serious for standard letters. This may be one reason that in letters you

often encounter paragraphs marked not with indentation of the first line, but with a vertical

skip between them. But there may be still some advantages of the paragraph indent. One may

be that such a letter is highlighted in the mass of letters. Another may be that the corporate

identity

need not be broken for letters only. Apart from these suggestions, everything that

has been written at

section 3.10

for the other KOMA-Script classes is valid for letters too. So

if you have alread read and understood

section 3.10

you can jump to

section 4.12

on

page 198

.

parskip=manner

Especially in letters you often encounter paragraphs marked not with indentation of the first

line, but with a vertical skip between them. KOMA-Script class scrlttr2 provides several

capabilities for this. The manner consists of two elements. The first element is either full or

half

, meaning the space amount of one line or only half of a line. The second element is “*”,

Chapter 4: The New Letter Class scrlttr2

198

“+”, or “-”, and may be omitted. Without the second element the last line of a paragraph will

end with white space of at least 1 em. With the plus character as second element the white

space amount will be a third, and with the asterisk a fourth, of the width of a normal line.

The minus variant does not take care about the white space at the end of the last line of a

paragraph.

The setting may be changed at any place inside the document. In this case the command

\selectfont

v3.08

will be called implicitly. The change will be valid and may be seen from the

next paragraph.

Besides the resulting eight possible combinations for manner , the values for simple switches

shown at

table 2.5

,

page 39

may be used. Switching on the option would be the same as

using full without annex and therefore will result in inter-paragraph spacing of one line with

at least 1 em white space at the end of the last line of each paragraph. Switching off the

options would reactivate the default of 1 em indent at the first line of the paragraph instead

of paragraph spacing. All the possible values of option parskip are shown in

table 3.7

at

page 74

.

All eight full and half option values also change the spacing before, after, and inside list

environments. This avoids the problem of these environments or the paragraphs inside them

having a larger separation than the separation between the paragraphs of normal text. Several

element of the first letter page will be set without inter-paragraph spacing always.

The default behaviour of KOMA-Script follows parskip=false. In this case, there is no

spacing between paragraphs, only an indentation of the first line by 1 em.

4.12. Detection of Odd and Even Pages

What is described in

section 3.11

applies, mutatis mutandis. So if you have alread read and

understood

section 3.11

you can switch to

page 199

,

page 199

.

In double-sided documents we distinguish left and right pages. Left pages always have

an even page number, right pages always have an odd page number. Thus, they are most

often referred to as even and odd pages in this guide. Letters will be set single-side mostly.

Nevertheless, printing letters with single-side layout using both paper sides or exceptionally

generating real double-side letters it may be useful to know whether producing currently an

even or odd page.

\ifthispageodd{true part }{false part }

If one wants to find out with KOMA-Script whether a text falls on an even or odd page, one

can use the \ifthispageodd command. The true part argument is executed only if the

command falls on an odd page. Otherwise the false part argument is executed.

Example: Assume that you simply want to show whether a text will be placed onto an even

or odd page. You may achieve that using

Chapter 4: The New Letter Class scrlttr2

199

This page has an \ifthispageodd{odd}{even}

page number.

which will result in the output

This page has an odd page number.

Because the \ifthispageodd command uses a mechanism that is very similar to a label

and a reference to it, at least two L

A

TEX runs are required after every text modification. Only

then the decision is correct. In the first run a heuristic is used to make the first choice.

At

section 21.1

,

page 441

experts may find more information about the problems detecting

left and right pages or even and odd page number.

4.13. Head and Foot Using Predefined Page Style

One of the general properties of a document is the page style. In L

A

TEX this means mostly the

contents of headers and footers. Like already mentioned in

section 4.10

, the head and foot of

the note paper are treated as elements of the note paper. Therefore they do not depend on the

settings of the page style. So this section describes the page styles of the consecutive pages of

letter after the note paper. At single-side letters this is the page style of the secondary letter

sheet. At double-side letters this is also the page style of all backsides.

\letterpagestyle

The

v3.19

default page style used for letters is specified by the contents of command

\letterpagestyle

. With scrlttr2 an empty value has been predefined that does not change

the page style of the letter from the page style of the document. This has been done, because

scrlttr2 has been made for letter-only-documents. So it is much easier to define the page style

of all letters with the page style of the document using

\pagestyle

inside the preamble or

before starting the first letter.

The plain page style of letters differs from the plain page style of most classes. Therefore

package scrletter defines \letterpagestyle with the contents plain.letter. So all letters

will use the plain style of page style pair letter by default and independent from the page

style of the rest of the document. See

section 22.3

for more information about the character-

istics of the page style of package scrletter.

Example: You are using package scrletter and want to have the same page style inside letters

as for the rest of the document. So you are using

\renewcommand*{\letterpagestyle}{}

in your document preamble. Take care about the star of \renewcommand*!

Chapter 4: The New Letter Class scrlttr2

200

Nevertheless, if you use

\pagestyle

or

\thispagestyle

inside a letter, this will overwrite

the setting of \letterpagestyle that is only the default for the initialisation inside \begin

{document}

.

headsepline=simple switch

footsepline=simple switch

These two options select whether or not to insert a separator line below the header or above

the footer, respectively, on consecutive pages. This option can take the standard values for

simple switches, as listed in

table 2.5

,

page 39

. Activation of option headsepline switches on

a rule below the page head. Activation of option footsepline switches on a rule above the

page foot. Deactivation of the options switches of the corresponding rules.

Obviously option headsepline does not influence page style empty (see afterwards at this

section). This page style explicitly does not use any page head.

Typographically such a rule make a hard optical connection of head or foot and the text

area. This would not mean, that the distance between head and text or text and foot should

be increased. Instead of this the head or foot should be seen as parts of the typing area,

while calculation of margins and typing area. To achieve this KOMA-Script will pass option

headinclude

or

footinclude

, respectively, to the typearea package, if option headsepline

or footsepline, respectively, are used as a class option. In opposite to headsepline option

footsepline

does influence page style plain also, because plain uses a page number at the

foot. Package scrlayer-scrpage (see

chapter 5

) provides additional features for rules at head

and foot and may be combined with scrlttr2.

pagenumber=position

This option defines if and where a page number will be placed on consecutive pages. This

option affects the page styles headings, myheadings, and plain. It also affects the default

page styles of the scrlayer-scrpage package, if set before loading the package (see

chapter 5

).

It can take values only influencing horizontal, only vertical, or both positions. Available value

are shown in

table 4.17

. Default is botcenter.

\pagestyle{page style }

\thispagestyle{local page style }

In letters written with scrlttr2 there are four different page styles.

empty

is the page style, in which the header and footer of consecutive pages are completely

empty. This page style is also used for the first page, because header and footer of this

page are set by other means using the macro

\opening

(see

section 4.10

,

page 155

).

headings

is the page style for running (automatic) headings on consecutive pages. The in-

serted marks are the sender’s name from the variable

fromname

and the subject from

the variable

subject

(see

section 4.10

,

page 172

and

page 193

). At which position these

Chapter 4: The New Letter Class scrlttr2

201

Table 4.17.: available values of option pagenumber for the position of the page number in page styles

headings

, myheadings, and plain with scrlttr2

bot

, foot

page number in footer, horizontal position not changed

botcenter

, botcentered, botmittle, footcenter, footcentered, footmiddle

page number in footer, centered

botleft

, footleft

page number in footer, left justified

botright

, footright

page number in footer, right justified

center

, centered, middle

page number centered horizontally, vertical position not changed

false

, no, off

no page number

head

, top

page number in header, horizontal position not changed

headcenter

, headcentered, headmiddle, topcenter, topcentered, topmiddle

page number in header, centered

headleft

, topleft

page number in header, left justified

headright

, topright

page number in header, right justified

left

page number left, vertical position not changed

right

page number right, vertical position not changed

Chapter 4: The New Letter Class scrlttr2

202

marks and the page numbers are placed, depends on the previously described option

pagenumber

and the content of the variables

nexthead

and

nextfoot

. The author can

also change these marks manually after the

\opening

command. To this end, the com-

mands

\markboth

and

\markright

are available as usual, and with the use of package

scrlayer-scrpage also

\markleft

(see

section 5.5

,

page 241

) is available.

myheadings

is the page style for manual page headings on consecutive pages. This is very

similar to headings, but here the marks must be set by the author using the commands

\markboth

and

\markright

. With the use of package scrlayer-scrpage also

\markleft

can be utilized.

plain

is the page style with only page numbers in the header or footer on consecutive pages.

The placement of these page numbers is influenced by the previously described option

pagenumber

.

Page styles are also influenced by the previously described options

headsepline

and

footsepline

. The page style beginning with the current page is switched using \pagestyle.

In contrast, \thispagestyle changes only the page style of the current page. The letter class

itself uses \thispagestyle{empty} within

\opening

for the first page of the letter.

For changing the font style of headers or footers you should use the user interface described

in

section 3.6

. For header and footer the same element is used, which you can name either

pageheadfoot

or pagehead. There

v3.00

is an additional element pagefoot for the page foot. This

will be used after pageheadfoot at page foots, that has been defined either with variable

nextfoot

or Package scrlayer-scrpage (see

chapter 5

,

page 234

). The element for the page

number within the header or footer is named pagenumber. Default settings are listed in

table 3.8

,

page 78

. Please have also a look at the example in

section 3.12

,

page 78

.

\markboth{left mark }{right mark }

\markright{right mark }

The possibilities that are offered with variables and options in scrlttr2 should be good enough

in most cases to create letterheads and footers for the consecutive pages that follow the first

letter page. Even more so since you can additionally change with \markboth and \markright

the sender’s statements that scrlttr2 uses to create the letterhead. The commands \markboth

and \markright can in particular be used together with pagestyle myheadings. If the package

scrlayer-scrpage is used then this, of course, is valid also for pagestyle scrheadings. There the

command

\markleft

is furthermore available.