Raqamli arxivlar va saqlash tartibi

Arxiv ishini axborotlashtirish maqsadlari quyidagilar hisoblanadi:

• arxivshunos ishini yengillashtirish;
• arxivdagi ma'lumotlarni hisobini aniqlash va tezkorligini oshirish tashkilotni hujjatlar almashinuvini yig'ma ma'lumotlarini olish va tahlil qilish;
• hujjatlarni ishlatish samaradorligi va intensivligi tahlili;
• ish samaradorligini oshirish, so'rovnomalarni bajarishda hujjatlarni izlash tezligi va aniqligini ta'minlash;
• hujjatlarni sozlanishini ta'minlash arxiv hujjatlarini raqamlash yo'li bilan sug'urta va foydalanish fondlarini noan'anaviy axborot tashuvchilarda tashkil qilish.

• Axborot texnologiyalari va ularni arxivlar ishiga tadbiq qilishni tashkil qilish.
• Arxiv ishida asosan ma'lumotlar bazasi texnologiyasi va axborot texnologiyalari qoʻllaniladi (raqamli hujjatlar, texnologiyalar tarmoqli).
• Arxivda tashkil qilinadigan barcha bazalar shartli ravishda qayd qilish va axborot-qidiruv turlariga bo'linadi.
• Bu ikki toifa tuzilishi, yaratish usuli, qoʻllaniladigan dasturiy ta'minotga ko'ra bir-biridan farq qiladi.
• Ma'lumotlarni qayd qilish bazasi arxivdagi hujjatlarning qayd qilinishi, foydalanishni qayd etishni, hujjatlarni saqlanishni nazorat qilish uchun xizmat qiladi.

Arxiv ishini axborotlash konsepsiyasiga ko’ra - davlat arxivlarida arxivlarni tarmoqlar bo'yicha yagona shakldagi (unifikatsiyalangan) dasturiy ta'minotni birlashgan axborot tizimlarini yaratish maqsadga muvofiq.

Bu tizim ko'p bosqichli va ko'p funksiyali boʻlib: 1-arxiv hujjatlarini ro'yxatga olish; 2-arxiv hujjatlarini avtomatlashgan hisobini yuritish va izlashni; 3-hujjatlarni saqlanishini nazorat qilishni; 4-butlash manbalarini ro'yxatini yuritishni; 5-arxiv hujjatlaridan foydalanishni qayd qilishni o'z ichiga oladi.

2. Elektron hujjat almashinuv tizimi.
Axborot tashuvchi texnik vositalardagi hujjat deganda undan ma'lumotni elektron-hisoblash mashinasida qayta ishlash mumkin bo'lgan hujjat tushuniladi.
Arxivlarda elektron hujjatlarni yaratish va ulardan foydalanish boshqa axborot tashuvchi vositalar bilan bir xil ahamiyatga ega bo'lib, unda avvalo davlat yer kadastri, soliq to'lovchilar, hisobchilar hisobotlari, qimmatli qog'ozlar hisobi, pasport-viza nazorati, demografik, meditsina va boshqa ma'lumotlar bazasini shakllantiriladi va muomalaga kiritiladi.
Elektron hujjat - bu elektron raqamli imzo bilan tasdiqlangan va uni identifikatsiya qilishda foydalaniladigan elektron hujjatning boshqa rekvizitlariga ega bo'lgan elektron shaklda qayd qilingan axborot. Elektron hujjat texnik vositalar hamda axborot tizimi xizmatidan foydalangan holda yaratiladi, qayta ishlanadi va saqlanadi.