Referat elmi rəhbər: Elxan Nəcəfov Tələbə: Fərzizadə Fərhad Bakı-2021 plan giriş

3. İşgüzar əlaqələrdə yazışmaların rolu və əlamətləri.

Teleks, telefon, kompüter şəbəkəsi informasiyanın çatdırılmasında üstünlük əldə etsə də, yazışma işgüzar əlaqələrin ən yayılmış növüdür. Reklam fəaliyyətində, kommersiya təkliflərinin çatdırılmasında adi məktub əvəzolunmazdır, belə ki, bu, şirkətin tərəfdaşlarının ilkin xarakteristikasını verə bilir. İşgüzar yazışma şirkət və onun əməkdaşları haqqında təsəvvür yaratmağa imkan verir. Şirkətin etibarlı olmasında şübhə yaratmamaq məqsədi ilə məktub tərtib edilməlidir; zərf və kağız qüsursuz olmalıdır. Məktubları sənədlərin rəsmiləşdirmə standartlarına uyğun tərtib etmək lazımdır. Amma bunları qaydalardan kənar çərçivədə, özəl üslubda da yazmaq olar. Yazılanları göndərməkdən öncə diqqətlə yoxlamaq lazımdır ki, səhvlər olmasın.Xidməti məktub kifayət qədər dəqiq, şərhsiz, əlavə sözlərsiz, emosiyalarsız tərtib olunmalıdır. Buna görə də işgüzar yazışmada şəxssix cümlələr üstünlük təşkil edir. Məsələn: «Sizin təkliflərə baxıb, hesab edirəm …» Dövlət standartlarına əsasən, sənəd insan tərəfindən yaradılmış, müəyyən zaman və məkanda ötürmək üçün maddi informasiya obyektidir. Sənədlərin əsas funksiyası-informasiya ötürməsidir. Əksər hallarda sənədləşdirmə mütləqdir, qanuni nəzarət və qanuna əsasən uyğun möhkəmləndirmə üsuludur. Hüquqi tərəfdən sənədlər hüquq formalarından biridir. Bir sıra sənədlər hüquq normalarını və hüquqi münasibətləri qoruyur, möhkəmləndirir və dəyişdirir; digər sənədlərin hüquqi gücü var və məhkəmədə, notariatda, arbitrajda və s.-də bunlardan sübut kimi istifadə edilə bilər. İdarəetmənin bütün növləri sənədlərdə öz əksini tapır. Sənədləşdirmə idarəetmə fəaliyyəti ilə sıx əlaqəlidir və idarəetmə aparatında onun üzərində qoyulmuş funksiyaların reallaşdırılmasının idarəetmə üsuludur. Bəzi idarəetmə funksiyaları (təşkilati-sərəncam, uçot, hesabat, maliyyə fəaliyyəti və s.) idarəetmə aparatının fəaliyyətində olan müəyyən tipə uyğun olurlar. Bu funksiyalar idarə və firmalarda qəbul edilmiş sənədlərdə öz əksini tapır. Sənədləşdirmənin təkmilləşdirilməsinin mühüm istiqamətlərindən biri unifikasiyadır, yəni vahid sistemin mövcudluğudur. Sənədlər poçt vasitəsi ilə alına bilər, kuryer (xidmətçi) tərəfindən çatdırıla bilər, faks və elektron poçtla qəbul edilə bilər. Sənədləri alarkən onların düzgün çatdırılmasına əmin olmaq lazımdır. Səhv alınmış yazışma göndərənə qaytarılır. Zərf açılandan sonra sənədin və əlavələrin səhifələrinin mövcudluğu yoxlanılır. Faksla aparılan yazışma da analoji üsulla yoxlanılır. Əgər sənədlər poçtla gəlibsə, bütün zərflər açılır (istisna «şəxsi» sözü yazılan məktublardır). Zərflər açılandan sonra məhv edilir (istisna – vətəndaşların şəxsi məktublarıdır, çünki geri ünvan yalnız zərfin üzərində göstərilir). Adətən alınmış məktub ya əllə, ya da elektron üsulla möhürlənir. Faksla alınan sənədin alınma vaxtı göstərilir. Sənədlərin ilkin alınması icraçılar və şöbələr üçün qeydiyyatlı və qeyri-qeydiyyatlı məktublara ayrılır. Rəhbərlərə yalnız idarənin 6 fəaliyyətinə aid olan, ya da yeni informasiya daşıyan məktublar çatdırılır. Qalan sənədlər birbaşa icraçı mütəxəssislərə verilir. Sənədlərin işlənməsi, baxılması və icraçılara çatdırılması dərhal, yəni daxil olunan gün həyata keçirilir. Əgər sənəd bir neçə struktur bölmələrə və altbölmələrə çatmalıdırsa, onların surəti çıxarılır. Xüsusi uçotda olan, məlumat məqsədi daşıyan (alınma üsulundan asılı olmayaraq) bütün məktublar qeydiyyatdan keçməlidir. Məktubların qeydiyyatı zamanı sənədlərdə aşağıdakılar yazılır: Alınma vaxtı Giriş № (indeks) Sənədin göndərilmə vaxtı Sənədin indeksi Müəllif (korrespondent) Başlıq Dərkənar İcra müddəti İcraçı İcra yolu (sənədin çatdırılması və icrası qeyd olunur) İşin sayı İcradan sonra sənədin yerləşdirilməsi ünvanı.

İdarənin istər daxili, istərsə də xarici əlaqələrini təmin edən əsas sənədlərdən biri məktubdur. Məktub həm də tərəfdaş şirkətlər, xarici şirkətlər və ayrı-ayrı vətəndaşlar arasında rəsmi əlaqələrin əsas vasitəsidir. Operativ surətdə məsələni həll etmək mümkün olmadıqda (şəxsi danışıq, telefon danışığı) məktublar rəsmiləşdirilir, standartlara uyğun (DÜST) tərtib edilir. Məktub bir məsələyə həsr edilməlidir. Bir təşkilata bir neçə məsələ ilə əlaqədar müraciət edəndə bir neçə məktub göndərmək məsləhət görülür. Bu, sənədlərin hazırlığının operativliyini və işlənməsini daha da sürətləndirir. Xidməti 7 məktubların çoxnövlülüyünə baxmayaraq, onları iki vacib kateqoriyaya ayırmaq lazımdır:  Cavab tələb edən məktublar  Cavab tələb etməyən məktublar Cavab tələb edən məktublara aşağıdakılar aiddir:  Xahişnamələr  Müraciətlər  Təkliflər  Tələblər  İradlar  Dəvətlər Cavab tələb etməyən məktublar bunlardır:  Xəbərdarlıqlar  Xatırlamalar  İmtinalar  Sərəncamlar  Müşahidə məktubları  Bildirişlər  Zəmanət məktubları  İnformasiya məktubları  Təlimat məktubları Məktub tərtib edəndə aydın təsəvvür etmək lazımdır ki, bununla hansı məqsədə nail olmaq istəyirsiniz, burada hansı dəlilləri gətirəcəksiniz. İşgüzar məktub qüsursuz olmalıdır, çünki kiçik bir kənarlaşma hüquqi münaqişələrə səbəb ola bilər. Əgər məktub hər hansı bir təşkilata birinci dəfə göndərilirsə, adresatın soyadını, adını, atasının adını (səhvsiz) aydınlaşdırmaq lazımdır. İşgüzar əlaqələrdə bu, zəruridir. Məlumat kitabçasından təşkilatın telefon nömrəsini və ya katibdən lazımi informasiyanı almaq olar. Müxtəlif ünvanlara göndərilən təlimat məktublarında 8 şəxssiz formadan istifadə edilir. Toxunulan məsələni həll etmək üçün məktubun məzmununu qısa, inandırıcı və məntiqi izah etmək lazımdır. Məktubun tonu sakit, nəzakətli, sadə olmalıdır. Həddindən artıq nəzakət isə kobudluq və diqqətsizliklə bərabər yersizdir. Dəqiqsizlik ikimənalılığa, artıq professionalizm, lazım olmayan qısaldılmış ifadələr isə sonrakı dəqiqliyin zəruriliyinə gətirib çıxarır. İşgüzar tərəfdaşa göndərilən informasiya tam dürüst olmalıdır. Əgər sizin məktubunuzda hər hansı bir xahişin, ya da tapşırığın yerinə yetirilməsinin imtinası varsa, əvvəlcə belə qərarın motivlərini izah etmək lazımdır. Əgər vəziyyətin dəyişməsi ehtimalı varsa, söz vermək lazımdır ki, gələcəkdə həmin məsələnin baxılmasına qayıtmaq olar. Konkret rəhbər, ya da reqlament sənədlərinə istinad məktub müəllifinin işgüzar imicini artırır. Məktuba olan müasir tələblər bunlardır: aydınlıq, dəqiqlik, məntiqlilik və kifayət qədər yığcamlıq. Əgər telefon zəngi ilə kifayətlənmək olarsa, məktub yazmayın. İşgüzar məktubları adətən bir səhifə həcmində yazırlar. Əgər məktub bir neçə səhifədən ibarətdirsə, birincidən başqa, digər bütün səhifələr ərəb rəqəmləri ilə nömrələnir.