Rəyçilər: Yeganə Qəhrəmanova

Şəxsi nota
Şəxsi nota prinsipial məsələlərlə bağlı göndərilir və ya özündə hər hansı vacib hadisə haqqında informasiyanı ehtiva edir.
Nota onu imzalayanın adından – birinci şəxs adından tərtib edilir və “Hörmətli cənab Nazir (Səfir)” müraciəti ilə başlayır.
Sonra məzmun hissəsi başlayır. Nota şəxsi nota müəllifinin ehtiramını izhar edən kompliment, nəzakət formulu ilə bitir.
Nəzakət formullarından asılı olaraq, notanın tonallığı daha mülayim, yaxud daha sərt ola bilər. Əgər adresata “cənab nazir” sözləri ilə müraciət edir və dərin və səmimiehtiramsızlıqla vidalaşırlarsa, bu müəllifin notanı kifayət qədər neytral etmək istəyini bildirir. Əgər “hörmətli” müraciəti və vidalaşarkən “səmimi ehtiramla”sözləri istifadə edilirsə, nota daha isticanlı və dostyana olur.
Diplomatik praktikada digər nəzakət formulları da geniş yayılıb.
Xarici işlər naziri, yaxud səfirinə:
Cənab Nazir, sizə dərin hörmət və ehtiram bəslədiyimə əmin olmağınızı xahiş edirəm.
Elçiyə, işlər üzrə müvəkkilə:
Cənab işlər üzrə müvəkkil, sizə dərin hörmət və ehtiram bəslədiyimə əmin olmağınızı xahiş edirəm.
Adətən komplimentlər qarşılıqlıq prinsipi əsasında (xüsusən də cavab notasında) istifadə olunur. Ünvan birinci səhifənin sol aşağı küncündə yazılır. Ünvanda nota göndərilən şəxsin ranqı – dərəcəsi göstərilir. Zərfdə ünvan şəxsi notadakı kimi ifadə edilir.
E.Satou və C.Feltxem şəxsi notanı diplomatik yazışmanın müstəqil sənəd növü kimi ayırmır və sadəcə “nota” adından istifadə edirlər. Bu zaman notanın həm birinci, həm də üçüncü şəxs adından tərtib edilməsinin mümkünlüyü, lakin verbal notadan fərqli olaraq mütləq imzalı olması nəzərdə tutulur.


Şəxsi müraciətnamə
Şəxsi müraciətnamələr öz formal parametrlərinə görə şəxsi notalar sırasına aid edilə bilər. Lakin müraciətnaməni göndərənin və alıcının xüsusi mövqeyinə, bu cür sənədlərin əhəmiyyətinə görə onları diplomatik yazışmanın ayrıca xüsusi sənəd növünə ayırmaq qəbul edilib. Bu kateqoriyaya dövlət başçısı, hökumət başçısı və xarici işlər nazirinin məktublarını aid edirlər.
Bu cür sənədlərdə protokol formulları müraciət və yekun komplimentdir. Bütün şəxsi müraciətnamələr və məktublar göndərənin şəxsi imzasına malikdir.
Bəzən şəxsi müraciətnamələri birinci şəxs adından rəsmi məktub adlandırırlar. O, yüksək keyfiyyətli yazı kağızında yuxarısında ünvan, tarix və “missiya başçısına” yaxud “xarici işlər nazirinə” ifadəsi ilə yazılır.
Diplomatik nümayəndəlik başçısı adından xarici işlər nazirinə rəsmi məktub, bir qayda olaraq, “zati-aliləri”, yaxud bəzən sadəcə “cənab...” sözləri ilə başlayır. Sonra “şərəf duyuram” ifadəsi gedir.
Sonda yazılır:
Zati-aliləri, imkandan istifadə edərək, sizə dərin hörmət və ehtiram bəslədiyimə əmin olmağınızı xahiş edirəm.
Yaxud:
Zati-aliləri, sizə dərin hörmət və ehtiram bəslədiyimə əmin ola bilərsiniz.
(Göndərənin adı)

Bəzən, səfirlə xarici işlər naziri arasında formalaşmış münasibətlərdən asılı olaraq, məktub “hörmətli nazir” müraciəti ilə başlaya və “səmimən sizin (göndərənin adı)” sözləri ilə bitir.

Qeyd edək ki, həmişə yerli xüsusiyyətlər mövcuddur. Məsələn, Böyük Britaniyada, ABŞ-da olduğu kimi, formal yanaşmaya daha az yer verirlər, çünki nə Britaniya naziri, nə də rəsmi şəxslərdən birinə burada “zati-aliləri” deyə müraciət etmirlər.
Rəsmi şəxslər arasında yazışma zamanı hörmətli (adresatın adı) müraciəti istifadə edilir və məktub “səmimən sizin (göndərənin adı)” sözləri ilə bitir.
Əgər məktub “zati-aliləri”sözü ilə başlayırsa, o, dəqiq olaraq eyni stildə davam etdirilməlidir, məsələn: Bizim hökumət zati-alilərinizin təklifi ilə tanış oldu... Lakin bu cür ifadələr ifrat ağıryana ola bilər və buna görə daha adət edilmiş ikinci şəxs adından (Siz, Sizi) müraciət mümkündür.