Rəyçilər: Yeganə Qəhrəmanova

1. Taktikalılıq. Mətni tərtib edərkən aşağıdakıları etməlisiniz:
• bir kateqoriyaya deyil, bir şəxsə müraciət edin;
• yerə, məkana işarə etməkdən çəkinin. Bu yol çoxluqdan istifadə etməkdir. Yəni konkret şəxsə müraciət edin. Belə ki, işçilərin hər hansı biri öz işi qabiliyyəti və iş stajı səviyyəsində yüksəldiləcəkdir;
• alıcının qavrayışına diqqət yetirmək.
2. Şəxsiyyət. Mətn yazarkən "siz" mövqeyini çatdırmaq lazımdır, bu da özünüzün deyil, alıcınızın ehtiyac və maraqlarına diqqət yetirməyin zəruriliyi deməkdir.
3. Pozitivlik. Effektiv yazılı ünsiyyət müsbət tonda olmalıdır.
4. Enerji, fəaliyyət.
5. Dürüstlük. İşgüzar yazışmalarda hər təklif yalnız bir düşüncədən ibarət olmalıdır. Bir təklif tərtib edərkən bir neçə əlaqəli düşüncənin olmadığından əmin olmalısınız.
6. Bağlantı. Mətndə təqdim olunan məlumatlar məntiqi şəkildə bağlı olmalıdır.
7. Aydınlıq. Bu xüsusiyyətə sözlərin seçimi, cümlə və abzasın quruluşu, həmçinin mesajın ümumi təşkili daxildir.
8. Kəskinlik. Mesajda şifahi ifadələr, gizli ifadələr, lazımsız təkrarlar və mücərrəd sözlər olmamalıdır.
9. Asan oxunuş. Mətni oxucu asanlıqla başa düşməlidir.
10. Unifikasiya elementləri. Vahid bir mesaj iki qüsurdan – qrammatik səhvlərdən və format problemlərindən azaddır.
Yazılı işgüzar ünsiyyətin əsas məhsulu sənəd və onun xüsusi funksiyaları. “Sənəd” anlayışı bütün elm sahələrinə aid olan fundamental anlayışdır. Sənəd fakt və hadisələri özündə əks etdirir. Sənəd informasiyaların hazırlanması, toplanması, məlumatların emalı, axtarışı, yayılması və istifadəsi proseslərinin həyata keçirilməsinə xidmət edir. Bu anlayış ictimai fəaliyyətin bütün sahələrində geniş istifadə olunur, bir sıra mənalarda işlənir. Sənəd anlayışı üç variantda mənalandırılır:

• 
  İnformasiya fəaliyyətində müəyyən vahid kimi baxılan yazılı informasiyalar.
  
• 
  Zaman və məkan etibarilə ötürülmək üçün insan əməyi ilə yaradılan və informasiya mühafizə edən maddi obyekt.
  
• 
  İnformasiyanı yazılı formada mühafizə edən, müəyyən qaydada tərtib olunmuş və mövcud qanunçuluq əsasında hüquqi əhəmiyyət kəsb edən maddi obyekt.
  

Sənədin yaranmasında və formalaşmasında insan fəaliyyəti vacib amildir. İnsanın fəaliyyəti öz əksini sənəd üzərində tapır və sənəd vasitəsilə rəsmiləşdirilir. Fəaliyyət zamanı insan müxtəlif sahələrlə və şəxslərlə münasibətdə olur. Əlaqələr qurur, informasiya alınır, informasiya ötürülür. Bunların hamısı bir zərurət kimi yaranır. Beləliklə, sənəd təkcə informasiya daşıyıcısı olmur, həm də kommunikasiya obyektinə çevrilir. Sənədin sübutu əhəmiyyəti onun üzərində qeyd edilmiş faktlar, hadisələr, zaman və məkanla bağlı olur.
Sənədlər konkret əlamətlərinə, məzmununa, yaranma vaxtına və digər xüsusiyyətlərinə görə tarixi, hüquqi, mədəni, elmi və sair əhəmiyyət kəsb edir. Məsələn, hər hansı bir arxeoloji qazıntı zamanı tapılan sənədlər buna nümunə ola bilər. Belə sənədlər müəyyən informasiyaları özündə əks etdirməklə yanaşı, həmin dövrdə mövcud olmuş dövlət forması və tipi, hüquq sistemi, adət və ənənə, dini və siyasi görüşlər və sair barədə məlumat çatdırır.
Sənəd latınca “documentum” sözündən olub, “nümunə”, “şəhadətnamə”, “sübut”, “qeyd edilmiş və zaman, məkan üzrə təyin edilmiş informasiyaya malik material daşıyıcı” mənalarında işlədilir. Sənəd hər hansı faktı və ya hüquqi təsdiq edən işgüzar məlumatlardır. İnsanın xüsusi olaraq yaratdığı, məlumatların ötürülməsi və ya saxlanılması üçün nəzərdə tutulmuş vasitə sənəd adlanır.
“Sənəd” sözü “dokument” sözünün mənasında işlənir və ərəb sözüdür. “Sənəd” anlayışı XX əsrin 60-70-ci illərindən termin kimi daha çox işlənməyə başlamışdır.
Bütün sənədlər əks etdirdikləri fəaliyyət növlərindən asılı olaraq iki böyük qrupa bölünür. Birinci qrupa ümumi və inzibati məsələləri, yəni idarə, müəssisə, təşkilata və onun istehsal fəaliyyətinə ümumi rəhbərliklə bağlı məsələləri tənzimləyən sənədlər daxildir. Bu sənədlər müəssisənin bütün qurumlarının işçiləri tərəfindən hazırlana bilər.
İkinci qrup sənədlərə idarəçilik funksiyaları üzrə qəbul edilən sənədlər aid edilir. Belə sənədlər maliyyə, mühasibat, planlaşdırma, təchizat və satış orqanları, habelə digər funksional qurumlar tərəfindən qəbul edilir.
İdarəçilik sənədləri aşağıdakı meyarlar əsasında təsnifləndirilə bilər:

• 
  adlarına görə;
  
• 
  tərtib edilmə yerinə görə;
  
• 
  məzmununa görə;
  
• 
  formasına görə;
  
• 
  icra müddətinə görə;
  
• 
  mənşəyinə görə;
  
• 
  tərtib edilmə növünə görə;
  
• 
  fiksasiya vasitələrinə görə.
  

Adlarına görə sənədlər aşağıdakı kimi təsnif olunur:

• 
  xidməti məktublar;
  
• 
  əmrlər, protokollar;
  
• 
  aktlar və məruzə qeydləri;
  
• 
  müqavilələr.
  

Tərtibedilmə yerinə görə sənədlər aşağıdakı kimi təsnif edilir:

• 
  müəssisədaxili sənədlər (müəssisənin öz işçiləri tərəfindən tərtib edilən sənədlər);
  
• 
  müəssisədənkənar (digər idarə, müəssisə və təşkilatlardan, dövlət orqanlarından, fiziki şəxslərdən daxil olmuş sənədlər).
  

Məzmununa görə sənədlər aşağıdakı kimi təsnif olunur:

• 
  sadə sənədlər (bir məsələyə həsr olunmuş sənədlər);
  
• 
  mürəkkəb sənədlər (bir neçə məsələni əhatə edən sənədlər).
  

Formasına görə sənədlər aşağıdakı kimi təsnif edilir:

• 
  fərdi xüsusiyyətə malik olan sənədlər (məsələn, məruzə qeydləri);
  
• 
  trafaret sənədlər (sənədin bir hissəsi çap olunur, digər hissəsi isə tərtib edilərkən doldurulur);
  
• 
  tipik sənədlər (eyni növlü müəssisələr üçün tərtib olunur).
  

İcra müddətinə görə sənədlər aşağıdakı kimi təsnif olunur:

• 
  təcili sənədlər (icrası üçün müəyyən müddət tələb olunan);
  
• 
  adi sənədlər (icra müddəti müəyyən olunmayan).
  

Mənşəyinə görə sənədlər aşağıdakı kimi təsnif olunur:

• 
  xidməti sənədlər (bütün müəssisənin mənafeyini əks etdirən);
  
• 
  şəxsi sənədlər (konkret şəxslərin maraqlarını əks etdirən).
  

Tərtib edilmə növünə görə sənədlər aşağıdakı kimi təsnif olunur:

• 
  əsli sənədlər (ilk dəfə tərtib olunan, imzalanan və qanunla müəyyən olunmuş qaydada rəsmiləşdirilən nüsxə başa düşülür);
  
• 
  surəti olan sənədlər (sənədin surəti isə onun əslinin olduğu kimi müxtəlif üsul və vasitələr şəklinin çəkilməsi və ya təkrarən tərtib olunmaqla (“surət” sözü yazılmaqla) qanunla müəyyən olunmuş qaydada müvafiq vəzifəli şəxs tərəfindən təsdiq olunmuş nüsxədən ibarətdir);
  
• 
  çıxarışlar (idarəçilik fəaliyyəti prosesində bəzi hallarda sənədin əslinin surəti deyil, onun müəyyən hissələrindən çıxarışlar tələb olunur. Çıxarışların tərtibi zamanı mütləq onun hansı sənəddən çıxarış edilməsi göstərilməli və bu yenə də müvafiq vəzifəli şəxslər tərəfindən imzalanmalı, müəssisənin möhürü ilə təsdiq olunmalıdır);
  
• 
  dublikatı olan sənədlər (sənədin əslinin itirilməsi və ya müxtəlif səbəblərdən məhv olması hallarında idarə, müəssisə və təşkilatların həmin sənədin dublikatını vermək səlahiyyəti vardır. Bu zaman sənədin üzərində “dublikat” sözü yazılmalıdır. Sənədin dublikatı onun əsli ilə eyni hüquqi qüvvəyə malikdir).
  

Fiksasiya vasitələrinə görə sənədlər aşağıdakı kimi təsnif olunur:

• 
  Yazılı;
  
• 
  Qrafik;
  
• 
  Foto və kino sənədlər.
  

İşgüzar nitqin əsas məhsulu sənəddir – hüquqi əhəmiyyətə malik yazılı bir iş mətni. Sənəd müxtəlif materiallarda faktlar, hadisələr və insanın zehni fəaliyyəti haqqında xüsusi materiallarda məlumat təmin etmək vasitəsidir. Bir sənəd ümumi və xüsusi vəzifələri olan çoxfunksiyalı bir mətndir. Sənədin ümumi funksiyaları aşağıdakılardır:
1) məlumat: məlumatı saxlamaq üçün istənilən sənəd yaradılır;
2) sosial: sənəd bu və ya digər sosial ehtiyacdan yaranır;
3) kommunikativ: sənəd sosial quruluşun ayrı-ayrı elementləri arasında ünsiyyət vasitəsi kimi çıxış edir;
4) mədəni: sənəd mədəniyyətin inkişaf mərhələlərini əks etdirən, mədəni ənənə­lərin birləşdirilməsi və ötürülməsi vasitəsidir.
Sənədin xüsusi funksiyaları vardır. Ona aşağıdakılar daxildir:
1) idarəetmə: sənəd idarəetmə vasitəsidir;
2) hüquqi: sənəd – cəmiyyətdə hüquq normalarının və hüquq münasibətlərinin birləşdirilməsi və dəyişdirilməsi vasitəsidir;
3) tarixi mənbə: sənəd cəmiyyətin inkişafı haqqında tarixi məlumat mənbəyi kimi çıxış edir.