Rəyçilər: Yeganə Qəhrəmanova

Xidməti qeydlər
Müstəqil sənəd növü kimi Ümumdünya İdarəetmə Sənədləri Təsnifatında yoxdur. Üstəlik bu sənəd iş praktikasında geniş istifadə olunur. Xidməti qeyd şirkət tərəfindən qəbul edilmiş daxili iş yazışmalarının istinad sənədidir. Memorandumdan fərqli olaraq, təşkilat hissələrinin üfüqi səviyyədə əlaqəsini təmin edir və bir işçi və ya bölmənin rəhbəri tərəfindən başqa bir bölmənin rəhbəri və ya mütəxəssisi adına tərtib edilir.
Xidməti qeyd bir qurumun struktur bölmələri və ya birbaşa tabe olmayan işçilər arasında ünsiyyət vasitəsidir, buna görə də, ümumiyyətlə, yalnız bir idarəçidən digərinə və ya bir işçidən digərinə eyni rəsmi statusu olduqda köçürülə bilər (əks təqdirdə bir xatirə olacaq).
Xidməti qeydlərin məqsədi şöbənin və ya müəyyən bir işçinin işi ilə əlaqəli hər hansı bir iş məsələsini əhatə etməkdir, onun həlli şirkətin və ya işçinin başqa bir struktur bölməsindən asılıdır. Məsələn, bir şey üçün tələb, bir şey üçün təklif, təlimat, bildiriş və s. Planların yerinə yetirilməməsinin səbəblərini izah edən və daha yüksək bir bölməyə göndərilən bir xatirə izahlı qeyd olur.
Təşkilat elektron sənəd idarə etmirsə, A4 formatında bir vərəqdə bir xidmət qeydi verilir. Tələb olunan sənəd elementləri:
• kimə ünvanlandığını göstərən "başlıq" (vəzifənin adı, soyadı, adı, ata adı);
• sənədin tərtib tarixi və nömrəsi;
• sənədin adı;
• sənədin mətninə başlıq (memorandumun mövzusu barədə söhbətlər);
• sənədin mətni;
• tərtibçinin mövqeyi, imzası və dekodlanması –xidməti qeyd müəllifinin soyadı, adı, atasının adı.
Analitik qeyd
Analitik qeyd bir araşdırma və ya təhlil haqqında ümumiləşdirilmiş məlumatları ehtiva edən sənədlərə aiddir. Qərb praktikasında yazılı işgüzar ünsiyyət idarəetmə üçün CV, icra xülasəsi adlanır.
Analitik qeyd hazırlamaqda əsas məqsəd, bir qayda olaraq, problem və ya konsepsiyanı yeniləmək, formalaşdırmaq, habelə hazırladığı nəticələrdir. Qeyddə təhlil olunan məlumatlara əsaslanaraq problemin həlli üçün təklif olmalıdır. Tipik bir analitik qeyd aşağıdakı bölmələrdən ibarət ola bilər.
• annotasiya;
• analitik qeydin məzmunu;
• giriş;
• analitik qeydin əsas hissəsi;
• nəticə və nəticələr;
• imza.
Hesabat qeydi şirkət rəhbərinin və ya ali bir qurumun adından tərtib edilən, ya işçinin təşəbbüsü, ya da rəhbərliyin tələbi ilə yazılan bir məlumat və arayış sənədidir. Hazırlanmanın məqsədi hazırkı vəziyyət barədə rəhbərliyi məlumatlandırmaq və müəyyən bir qərar verməyə təşviq etməkdir. Bəzən bir hesabat qeydi yalnız bir məlumat xarakteri daşıyır.Yəni işin başa çatması və ya irəliləməsi, tapşırıqlar barədə məlumat verir.
Göndərəndən asılı olaraq hesabat qeydi ola bilər:
• daxili – struktur bölməsinin və ya təşkilatın rəhbərinə göndərilir;
• xarici – yuxarı orqanlara və ya rəhbər strukturlara ünvanlanır.
Daxili bir memorandum başçıya təqdim olunur, sadə bir kağız üzərində tərtib edilir, tərtibçi tərəfindən imzalanır.
Təşkilatın blankında xarici bir memorandum verilir.
Memorandumun məzmunu iki və ya üç semantik hissədən ibarətdir.
Birinci hissədə – qeyd edilərək yazılmasının səbəbi olan məsələlər, faktlar və hadisələr təsvir edilir.
İkinci hissədə – təhlil – mövcud vəziyyətin təhlili verilir, ona mümkün həll yolları göstərilir.
Üçüncü hissəyə – ümumiləşdirmə – görülməli olan xüsusi hərəkətlər üçün nəticələr və təkliflər daxildir. Hesabatda təhlil hissəsi olmaya bilər, bu halda qeyd yalnız vəziyyətin təsvirindən, qeyd tərtibçisinin nəticələrindən və təkliflərindən ibarətdir.