Rəyçilər: Yeganə Qəhrəmanova

Məktubun tərzi və dizaynı. İşgüzar yazışmaların tonu bütün hallarda neytral qalmalıdır. İş məktublarında adresə qarşı hər hansı bir hörmətsizlik yolverilməzdir. Eyni zamanda digərinə həddindən artıq nəzakət etmək olmaz. Beləliklə, nəzakəti inkar etmə kimi ifadələr iş mətnlərində tamamilə yersizdir. Ortaq iş yazışmaları, işin maraqları ilə əsaslandırılmamış həddindən artıq nəzakətlə həvəsdən daha çox quruluq və şiddət xarakterizə olunur. Məktub yazarkən işgüzar yazışmaların demokratik ənənələri tez-tez pozulur.
Çox vaxt bu, gözlənilən nəticənin adresə verildiyi hallarda olur.Məsələn: Əmək müqaviləsi layihəsinin son variantını sizə göndəririk ... Xahiş edirəm nəzərdən keçirin və təsdiq edin. Bu vəziyyətdə etiket qaydalarının pozulması, məktub göndərən şəxsin bu razılaşmanın təsdiqlənməməsi ehtimalının görünməməsi ilə ortaya çıxır. Bildiyiniz kimi, iş adamı ona ünvanlanan məktubu kimin imzalamasına həmişə biganə deyil. Bu o deməkdir ki, işgüzar yazışmaların tonu iş sənədlərinin imzalanması kargüzarlıq təcrübəsindən əhəmiyyətli dərəcədə təsirlənir. Bu təcrübə onların imzalanmasının rəsmi qaydalarına uyğun olmağı tələb edir.
Beləliklə, iş məktubu yazmaq üçün ciddi və məntiqi baxımdan düzgün yanaşma ehtiyacı ortaya çıxır. İşgüzar yazışmalara dair tələblərə əməl olunmaması, bir tərəfdən rəsmi sənədlərlə işləməkdə çətinliklərə səbəb olur, digər tərəfdən isə hüquqi və praktik əhəmiyyət kəsb edən məktubdan məhrum edir. Məktubların dizaynı standarta uyğun olmalıdır:
1. İşgüzar məktub şirkətin firma blankında tərtib edilir, burada məcburi detallar göstərilməlidir. Formaya şirkətin loqotipi daxildir; şirkətin adı – məktubu göndərən (tam adı, ixtisarlar və qısaltmalar olmadan); şirkətin ünvanı (ənənəvi məlumatlara əlavə olaraq, əlaqə telefonu, faks, şirkətin rəsmi saytının adı, vergi identifikasiya nömrəsi daxildir). Formada sənədin yaradılması tarixi və qeydiyyat nömrəsi göstərilə bilər.
2. Məktub firma blankından düzgün istifadə etməklə çap olunmalıdır: sol kənar ən azı 3 sm (sənədlərin verilməsi üçün), sağ kənarın ən azı 1,5 sm olmalıdır. Rəsmi iş yazışmaları üçün Times New Romanın 12 ölçülü şriftindən və bir intervaldan istifadə olunur.
3. İşgüzar məktubun "başlığı", alıcının adı və vəzifəsi (yuxarı sağ küncündə) olan alıcı şirkətin adını ehtiva etməlidir. Başlıq altındakı yuxarı sol küncdə yazı tarixi və qeydiyyat nömrəsi (çıxan) göstərilir. Məsələn: 21.07.20 № 01-07 / 111
Əgər iş məktubu cavab məktubudursa, gedən nömrəyə əlavə olaraq cavab verdiyiniz təşəbbüs sənədinin tarixi və nömrəsinə bir keçid təmin etmək lazımdır.
4. İşgüzar məktubda məktub alan şəxsə müraciət olmalıdır. Ən çox istifadə olunan müraciət formaları aşağıdakılardır:
Hörmətli Əhməd Əliyev!
Cənab Hüseynov!
Əhməd Əlioğlu!
Hörmətli cənab Hüseynov!
Hörmətli xanım Səfərova!
Xanımlar və cənablar! (məktubu alanların adları bilinməyəndə istifadə olunur).
Əziz yoldaş Quliyev!
5. İşgüzar yazışmalarda mətni birinci şəxsin cəmində təqdim etmək forması qəbul olunur (soruşuruq, məlumat veririk, göndəririk, xatırladırıq və s.). Ona görə ki, məktubu imzalayan məmur təşkilat adından danışır.
6. Məktubu oxuduğunuzun sübutu kimi ilk səhifədə ən azı 5 sm enində sonrakı səhifələrdə ən azı 2 sm genişlikdə yer ayrılır.
Məktubda bir neçə sual varsa, onda məktubu oxuduğunuz müdirin qərarı çox ola bilər. Yəni məktubda müzakirə olunan məsələlərin hər biri və ya bir neçəsinə dair bir neçə qətnamə ola bilər. Düzgün, aydın, qısa qətnamə qoymaq bacarığı məmurun yüksək iş mədəniyyətinə dəlalət etməklə yanaşı, sənədlərin daha sürətli keçməsinə, içindəki məsələlərin həllinə və nəticədə işin müvəffəq olmasına kömək edir.