Ma’lumotlar bazasi – tegishli ma’lumotlar to’plamini o’z ichiga olgan umumiy, birlashgan kompyuter tuzilmasi[6].
Axborot tizimining turiga va masalaning qo’yilishiga qarab, bu ma’lumotlar bir yoki ikki mavzudagi bir necha megabaytdan biznesning ichki va tashqi muhitidagi yuzlab mavzularni qamrab oladigan terabaytgacha o’zgarishi mumkin.
Ma’lumotlar bazalari, kompyuterlarga asoslangan tizimlarga ma’lumotlarni tezda saqlash, boshqarish va olish imkonini beradigan ixtisoslashgan tuzilmalardir.
Ma’lumotlar bazasi tushunchasi maydon, yozuv, fayl atamalari bilan bog’liq.
Maydon – bu saqlanadigan ma’lumotlarning eng kichik birligi. Tipik ma’lumotlar bazasida bir qancha tiplarning yoki saqlanadigan maydonlarning har birini tavsiflovchi ko’plab nusxalari (occurrence yoki instance) mavjud. Masalan, OTMlar haqida ma’lumot mavjud bo’lgan ma’lumotlar bazasida "OTM raqami" nomi bilan saqlanadigan maydon turini o’z ichiga olishi mumkin va ma’lumotlar bazasida tavsiflangan OTMlarning har bir turi uchun (fakultetlar, yo’nalishlar, guruhlar, talabalar va boshqalar) ushbu saqlanadigan maydonning alohida nusxasi mavjud bo’ladi.
Yozuv – bu tegishli saqlanadigan maydonlar to’plamidir. Bunday holda, saqlangan yozuvning nusxasi saqlanadigan maydonlarning tegishli nusxalari guruhidan iborat.
Fayl - bu bir xil turdagi saqlangan yozuvlarning barcha mavjud nusxalari to’plami. Oddiylik uchun har qanday berilgan fayl faqat bitta turdagi saqlanadigan yozuvlarni o’z ichiga olishi mumkin deb qabul qilinadi. Ushbu soddalashtirish keyingi mulohazalarga jiddiy ta’sir ko’rsatmaydi.
Ma’lumotlar bazasini loyihalash uchun axborot va ma’lumotlar o’rtasidagi farqni tushunib olish kerak.
Axborot - bu ma’lumotlarning ma’nosini ochib berish uchun qayta ishlash natijasidir. Axborotdan qaror qabul qilish uchun asos sifatida foydalanish mumkin. Masalan, OTM professor-o’qituvchilari haqidagi ma’lumotlarning qisqacha tavsifi attestatsiya organlariga OTM uchun attestatsiyani o’tkazish yoki o’tkazmaslikni belgilashda foydali bo’lgan tushunchalarni beradi.
Ushbu misoldan ko’rinib turibdiki, ma’lumot o’z vaqtida va aniq ma’lumotlarni talab qiladi. Bunday ma’lumotlar to’g’ri yaratilishi va ularga kirish va qayta ishlash oson bo’lgan formatda saqlanishi kerak. Bundan tashqari, har qanday asosiy manba kabi ma’lumotlar muhiti ehtiyotkorlik bilan boshqarilishi kerak.