Samþykkt: Umhverfis- og gæðastjóri

Skjalanúmer: LBP-004

Útgáfa: 01

Samþykkt: Umhverfis- og gæðastjóri
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Leiðbeiningar um gerð skipurits og skilgreiningu á hlutverkum og ábyrgð
1. Tilgangur og umfang

Eftir að staðfest hefur verið að vinna við verkefni fari af stað – sjá EBP-001 Staðfesting á verkefni – er mikilvægt að stilla upp skipuriti verkefnis. Skipuritið er tæki sem sýnir með skýrum hætti hverjir koma að verkefninu og hvert hlutverk hvers aðila er. Skipuritið dregur einnig fram ábyrgð aðila sem og boðleiðir verkefnisins og umboð til ákvarðanatöku.

Skipuritið er unnið á grunni upplýsinga sem koma fram í EBP-001 Staðfesting á verkefni og EBP-002 Hagsmunaðilagreining ef búið er að vinna slíka greiningu. Skipuritið á að passa við verkefnisáætlun verkefnis (sjá LBP-003 Gerð verkefnisáætlunar), þar sem fram koma allir þeir sem með einum eða öðrum hætti koma að verkefninu.

2. Ábyrgð

• 
  Skipaður eigandi verkefnis ber ábyrgð á að skipurit sé unnið, í samstarfi við skipaðan verkefnisstjóra verkefnis.
  
• 
  Eigandi verkefnis ber ábyrgð á að samþykkja tillagt skipurit og síðar breytingar á því ef þörf er á. Eigandi verkefnis tryggir jafnframt mönnun í störf verkefnisstjóra og verkefnisstjórnar.
  
• 
  Skipaður verkefnisstjóri verkefnis ber ábyrgð á unnið sé innan ramma skipuritsins. Verkefnisstjóri ber ábyrgð á að mönnun í störf annarra en verkefnisstjórnar gangi eftir.
  
• 
  Eigandi verkefnis hefur eftirlit með því að verkefnið starfi innan ramma samþykkts skipurits.
  

3. Aðilar, hlutverk og ábyrgð

Eftirfarandi aðilar og hlutverk eru til staðar í flestum verkefnum. Við útfærslu skipurits fyrir verkefni þarf því að gera ráð fyrir að þessir aðilar komi þar að málum, þó mögulega þurfi að aðlaga hlutverk þeirra og ábyrgðarsvið og þá sérstaklega útfæra ítarlegri lýsingar fyrir einstaka aðila sem sitja í verkefnisstjórn, verkefnishóp og eru fulltrúar viðskiptavinar, hagsmunaðila og birgja.

Aðrar stöður og stjórnunareiningar geta síðan átt við eftir tegund og flækjustigi verkefnis. Þörf fyrir slíkt þarf að meta sérstaklega og bæta inn í lýsingu á aðilum, hlutverki þeirra og ábyrgð, sem og skipurit verkefnisins.

Viðskiptavinur

Hlutverk Viðskiptavinur (líka kallaður bakhjarl verkefnis) er sá sem nýtur góðs af útkomu verkefnisins og fer með niðurstöður þess og á því þær breytingar sem verkefnið leiðir til. Hlutverk fulltrúa viðskiptavinar í verkefninu er að halda á lofti væntingum og gæta hagsmuna viðskiptavinar. Fulltrúi viðskiptavinar getur setið í verkefnisstjórn eða verkefnishóp, eftir atvikum og þar sem þörf er á, og í stærri málum farið í forsvari fyrir verkefnisstjórn ef við á.

Ábyrgðarsvið sækja fundi eins og verkefnisstjóri telur þörf á tryggja að þarfir viðskiptavinar séu þekktar og skýrar yfirfara og staðfesta að afurðir verkefnisins uppfylli þarfir viðskiptavinar taka ákvarðanir fyrir hönd starfseiningarinnar sem viðkomandi er fulltrúi fyrir og verða fyrir áhrifum af verkefninu miðla upplýsingum milli verkefnisstjóra og starfseiningar sem hann er fulltrúi fyrir leggja til þá fagþekkingu sem þarf vegna framgangs verkefnisins

Eigandi verkefnis

Hlutverk Eigandi verkefnis er vanalega stjórnandi innan borgarinnar sem stýrir starfseiningu sem ber ábyrgð á niðurstöðu verkefnisins eða hefur að öðru leiti mikinn áhuga á niðurstöðunum. Eigandinn felur öðrum verkefnisstjórn og vinnu við verkefnið. Eigandi verkefnis er skipaður um leið og staðfest er að vinna við verkefnið fari af stað – sjá EBP-001 Staðfesting á verkefni. Eigandi verkefnis getur verið sá sem staðfestir verkefni, en þarf ekki að vera það.

Ábyrgðarsvið styðja við verkefnið, tryggja samstarf þeirra aðila sem þurfa að koma að því og fjarlægja hindranir eins og þarf til að tryggja framgang þess móta og miðla sýn á tilgang og afleiðingar verkefnisins vera málsvari verkefnsins út á við, í samstarfi við viðskiptavin ef þarf fara með heildarábyrgð á að verkefnið skili þeim niðurstöðum sem lagt var upp með skilgreina lykil mælikvarða og viðmið um árangur samþykkja grunnviðmið verkefnisáætlunar og hafa almennt eftirlit með framgangi hennar taka stærri ákvarðanir varðandi framgang verkefnisins - í samstarfi við viðskiptavin ef við á, staðfesta niðurstöður lykil áfanga verkefnisins og áframhaldandi vinnu og breytingar á verkefnisáætlun ef þær leiða til breytingar á umfangi, kostnaði eða skilatíma tryggja hraða lausn þeirra mála sem upp koma og hindra framgang verkefnisins og verkefnisstjóri eða verkefnisteymi ráða ekki við tryggir nauðsynlegt fjármagn, aðföng og mannafla leiðir verkefnisstjórn ef hún er til staðar

Verkefnisstjóri

Hlutverk Verkefnisstjóri ber ábyrð á að undirbúa, halda utan um og stýra daglegum framgangi verkefnis þannig að það skili væntum niðurstöðum. Verkefnisstjóri er skipaður um leið og staðfest er að vinna við verkefnið fari af stað – sjá EBP-001 Staðfesting á verkefni. Auk nauðsynlegrar fagþekkingar þarf verkefnisstjóri að lágmarki að uppfylla hæfniskröfur samkvæmt flokki C, eins og þær eru skilgreindar í LBP-001 Hæfniskröfur til verkefnisstjóra.

Ábyrgðarsvið Leiða og stýra verkefnishóp Sitja í verkefnisstjórn ef hún er til staðar, leiða verkefnisstjórn í umboði eiganda verkefnis ef við á Stilla upp innra skipulagi verkefnishóps og þeirra sem koma að verkefnavinnunni, skilgreina hlutverk, ábyrgð og umboð aðila í skipuritinu Ráða, í samstarfi við tengda fagstjórnendur, þann mannafla sem þarf til að vinna verkefnið, sem og ráðgjafa og birgja Eiga nána samvinna við verkkaukpa verkefnis til að tryggja að niðurstaða þess mæti þörfum þeirra, innan þeirra forsenda sem gefnar eru í EBP-001 Staðfesting verkefnis Gera ítarlega verkefnisáætlun sem uppfyllir forsendur EBP-001 Staðfesting verkefnis í samstarfi við verkefnishóp Etirlit með og stýra verkefni samkvæmt samþykktri verkefnisáætlun Halda utan um og samþykkja minni breytingar á verkefnisáætlun, leggja stærri breytingar fyrir eiganda verkefnis og ef við á viðskiptavin til samþykkis Ábyrgð á gerð stöðu- og lokaskýra, sem og upplýsingamiðlun til verkefnisstjórnar, samstarfs- og hagsmunaðila Leysa mál sem upp koma og geta hindrað framgang verkefnisins Tryggja skjölun verkefnisins samkvæmt LBP-005 Skjalavistun í PIAB Þjálfun þeirra starfsmanna sem koma að vinnu verkefnis, eftir þörfum

Verkefnisstjórn

Hlutverk Verkefnisstjórn er yfirleitt samsett af háttsettum stjórnendum þeirra starfseininga sem eiga helstu hagsmuna að gæta af niðurstöðum verkefnis eða eru lykilaðilar í vinnslu þess. Einnig geta fulltrúar annarra lykil hagsmunaðila setið í hópnum. Hlutverk verkefnisstjórnar er að hafa yfirsýn yfir og eftirlit með verkefninu og framvindu þess. Verkefnisstjórn er einungis skipuð fyrir umfangsmikil eða flókin verkefni þar sem margar starfseiningar þurfa að starfa saman.

Ábyrgðarsvið Vinna með viðskiptavin og eiganda verkefnis í að uppfylla það hlutverk sem þeim er falið Vinna saman að því að tryggja almenna samræmingu milli aðila og leysa meiriháttar vandamál sem koma upp Taka stefnumótandi ákvarðanir og leysa stefnumótandi mál sem upp koma Samþykkja verkefnisáætlun, umfang verkefnis og lykil áfanga, sem og breytingar sem hafa áhrif á umfang, kostnað eða skilatíma Hafa almennt eftirlit með að framgangur verkefnis sé til samræmis við samþykkta verkefnisáætlun Taka ákvörðun um forgangsröðun verka út frá öðrum verkefnum og verkum í vinnslu, tryggja að vinna við verkefnið sé virt af öðrum stjórnendum Leggja til þær auðlindir, fjármagn og mannafla sem þarf til að vinna verkefnið til samræmis við samþykkta verkefnisáætlun Miðla upplýsingum milli og annast samskipti við fulltrúa annarra lykilaðila sem tengjast verkefninu

Verkefnishópur

Hlutverk Verkefnishópur er samsettur af lykilaðilum sem koma að og eru virkir í vinnu verkefnis. Hlutverk hópsins er að undirbúa og annast framkvæmd verkefnis undir leiðsögn verkefnisstjóra, til samræmis við það hlutverk sem hverjum þátttakenda í hópnum er ætlað, forsendur sem ákveðnar hafa verið í EBP-001 Staðfesting á verkefni og samþykkta verkefnisáætlun. Auk nauðsynlegrar fagþekkingar er æskilegt að þeir sem sitja í verkefnishóp uppfylli að lágmarki hæfniskröfur samkvæmt flokki D, eins og þær eru skilgreindar í LBP-001 Hæfniskröfur til verkefnisstjóra

Ábyrgðarsvið Þátttaka í undirbúningi verkefnis, gerð verkefnisáætlunar og annarra gagna til samræmis við VLP-001 Verkefnastjórnun, ferill og undirferlar Annast framkvæmd verkþátta samkvæmt samþykktri verkefnisáætlun og því hlutverki sem hverjum þátttakanda er falið Leggja til fagþekkingu á því sviði sem þeir starfa og eru fulltrúar fyrir Ef við á, leiða fagteymi starfsmanna á sínu verksviði og/eða miðla upplýsingum milli þess faghóps sem þeir eru fulltrúar fyrir og verkefnishóps Ábyrgð á skjölun verkefna fyrir þau verk sem þeir vinna eða bera ábyrgð á Koma með ábendingar um breytingar á verkefnisáætlun sem þörf er á og vinna saman að því að leysa mál sem upp koma og geta haft áhrif á umgang, kostnað eða skilatíma verkefnis Taka þátt í gerð stöðu- og skilaskýrsla, sem og annarra gagna sem útbúa þarf

Hagsmunaðilar

Hlutverk Hagsmunaðilar eru einstaklingar, hópar eða starfseiningar – innan og utan borgarkerfisins – sem geta mögulega haft áhrif á eða orðið fyrir áhrifum - eða telja sig geta orðið fyrir áhrifum – af ákvörðun, aðgerð eða útkomu verkefnis. Hlutverk hagsmunaðila er að fylgja sjónarmiðum sínum eftir. Meta má hverjir hagsmunaðilarnir eru með EBP-002 Hagsmunaðilagreining.

Ábyrgðarsvið Þátttaka í verkefnisstjórn eða verkefnishópi eftir atvikum og þar sem við á Upplýsa um sjónarmið og væntingar þess hagsmunahóps sem er fulltrúi fyrir og leita leiða til að væntingum um niðurstöður verkefnis verði mætt Miðla upplýsingum milli hagsmunahóps og verkefnis eftir því sem við á, tryggja sátt baklands á niðurstöðum verkefnis Taka þátt í að leita lausna sem sátt er um, þar sem ólík sjónarmið og væntingar eru um niðurstöður verkefnis og/eða hvernig það er unnið

Birgjar

Hlutverk Hlutverk birgja er leggja til vörur eða þjónustu sem verkefnið þarf á að halda. Birgjar starfa samkvæmt samningi við eiganda verkefnis. Fulltrúar mikilvægra birgja í verkefnishóp þurfa að hafa umboð til ákvarðanatöku fyrir hönd samningsaðila.

Ábyrgðarsvið Afhending vöru eða þjónustu samkvæmt samþykktri verkefnisáætlun og samningi aðila þar um Seta í verkefnishópi eftir atvikum og þar sem við á Þátttaka í mótun verkefnisáætlunar og tryggja að hún sé raunsæ og framkvæmanleg er varðar skilmála, kostnað og skilatíma niðurstaða sem birgir ber ábyrgð á Þátttaka í framkvæmd samþykktrar verkefnisáætlunar og leitun lausna þegar mál koma upp sem geta haft áhrif á umfang, kostnað eða skilatíma verkefnis Afhenda umsamda vöru eða þjónustu samkvæmt samþykktri verkefnisáætlun og samningi aðila þar um Eiga frumkvæði að því að upplýsa um tafir á afhendingu umsamdrar vöru eða þjónustu, eða annað sem getur haft áhrif á umfang, kostnað eða skilatíma verkefnis

Verkefnastofa

Hlutverk Verkefnastofa er starfseining innan umhverfis- og skipulagssviðs Reykjavíkurborgar. Hlutverk stofunnar er að hvetja til og styðja við fagleg og öguð vinnubrögð við stjórnun og vinnu verkefna, í því skyni að auka gæði og skilvirkni verkefna sem unnin eru innan sviðsins.

Ábyrgðarsvið aðstoða við mat á því hvort verkefni eigi að fara af stað tryggja rýni á verkefnisáætlanir hanna stöðluð skjöl, tæki og tól til notkunar í verkefnavinnu fylgjast með notkun skjalavistunarkerfa vegna skjölunar verkefna þjálfa verkefnastjóra og veita þeim ráðgjöf við verkefnisstjórnun vera leiðbeinandi fyrir verkefnastjóra varðandi ferli og aðferðir verkefnisstjórnunar aðstoða verkefnastjóra eftir þörfum í undirbúnings- og skipulagsvinnu – s.s. við mótun verklags, stjórnskipulags, gerð áhættu- og hagsmunaðilagreininga og verkefnisáætlunar halda verkefnaskrá um þau verkefni sem unnið er með á forsendum verkefnastofu hafa eftirlit með að verkefnum ljúki og tryggja að árangur þeirra sé metinn styðja við stöðugan lærdóm og þróun verkefnavinnu innan sviðsins

4. Skipurit

Eftirfarandi mynd lýsir tengingu fyrrnefndra aðila. Svartlitaðir kassar tákna þá aðila sem eru til staðar í öllum verkefnum, en hvítir þá sem eru til staðar í sumum verkefnum. Við útfærslu skipurits fyrir einstakt verkefni þarf að sýna þessa aðila eins og viðeigandi er, en einnig þá sem eru einstakir fyrir verkefnið.

5 Tilvísanir

EBP-001 Staðfesting á verkefni

EBP-002 Hagsmunaaðilagreining

LBP-001 Hæfniskröfur til verkefnisstjóra

VLP-002 Skjölun verkefnis

VLP-001 Verkefnastjórnun, ferill og undirferlar

Breytingar á skjali frá fyrri útgáfu:

Síða af

Ábyrgðaraðili: Yfirmaður verkefnastofu