Shaxsiy xatlar va xizmat xatlari uchun qo'yiladigan talablar

Shaxsiy xatlar va xizmat xatlari uchun qo'yiladigan talablar

Shaxsiy xatlar va xizmat xatlari uchun qo'yiladigan talablar

Xatlar juda xilma-xil bo'lib, muassasalar, korxonalar, tashkilotlar orasida xizmat aloqalarini amalga oshiruvchi asosiy hujjat sanaladi. Xat orqali bajariladigan masalalar ko'lami juda keng bo'lib, bunday yozishmalar vositasida turli ko'rsatmalar so'rovlar javoblar tushuntirishlar, xabarlar, takliflar,iltimoslar, kafolatlar beriladi yoki qabul qilinadi.

Xatlar rasmiy va shaxsiy bo'lib ulardan quyidagi o'rinlarda foydalaniladi.

Rasmiy xatlar tashkilotda ish yuritish jarayonida qo'llaniluvchi hujjatlarning umumiy miqdoriga nisbatan 80% ni tashkil etadi. Xizmat xatlari xususiyatlarga ko'ra o'zaro farqlanadi. Xatlarni bajaradigan vazifasiga qarab quyidagi turlarga bo'lish mumkin.

Javob xatni talab qiluvchi xatlar
Javob xatni talab qilmaydigan xatlar

Xatlar ma'lum bir maqsadda yoziladi:

• 
  Kafolat xatlarda-kafolat berish ifodalansa , ilova xatlarda-xatga ilova qilinayotgan hujjatlar haqida axborot beriladi.Biroq shunday xatlar borki aynan bir xat mazmunidaham kafolat berish ham iltimos, ham eslatish ma'nolari ifodalaniladi.
  
• 
  Rasmiy xatlar bosma ish qog'ozlariga yoziladi. Xat agarda oddiy qog'ozga yozilsa uning chap tomonidagi yuqori burchagiga xat jo'nataytgan muassasa nomi ko'rsatilgan to'rtburchak muhr qo'yiladi.
  

Har qanday rasmiy xati mantiqiy jihatdan o'zaro bog'liq uch qismdan iborat bo'ladi.

• 
  Xatning birinchi (kirish) qismida, odatda xat bilan tegishli muassasaga murojaat qilishga majbur etuvchi asosiy sabab ko'rsatiladi.
  
• 
  Ikkinchi qismida xatda qo'yilayotgan masalani hal qilish zarurligi
  

  dalillar asosida bayon qilinadi.

• 
  Xatning uchinchi (xulosa) qismida esa xat yozishdan ko'zlangan asosiy maqsad ifodalaniladi
  

Qoidaga ko'ra xizmat xatlari bir betdan oshmasligi lozim.

• 
  Xizmat xatlari ikki nusxada yoziladi va imzolanadi.
  

  Birinchi nusxa jo'natilib ikkinchi nusxa muassasaning o'zida saqlanadi.

• 
  Xizmat xatlari matnidan so'ng xatga imzo chekuvchi rahbar lavozimining nomi aniq ko'rsatilishi kerak.
  
• 
  Hujjat muassasa rahbari tomonidan imzolanadi.
  
• 
  Xatda bayon qilingan masalalar bo'yicha javobgarlik bir necha shaxs zimmasiga yuklatilgan bo'lsa imzolar soni ikki va undan ortiq bo'lishi mumkin.
  

http://fayllar.org