Hujjatlarni sistemaga keltirish va saqlash

Biznes xujjatlarini yuritish (Axmedov.O) Fakultet: Sanoatni axboratlashtirish

Kafedra: Menejment

Talaba: Obidjonov Valijon 10-MJ-22

Mavzu: Hujjatlarni sistemaga keltirish va saqlash

Reja:

• Hujjatlarni tartibga solish va uning usullari.
• Hujjatlarni saqlash, ularni tashkilotlardan olish va berish qoidalari.
• Hujjatlarni arxivga topshirish va ularni yo’q qilish qoidalari.

Hujjatlarni tartibga solish va uning usullari
Hujjatlarni tartibga solish - deganda ularni nomenklaturasiga asosan guruxlash tushuniladi. Tartibga solish markazlashtirilgan ravishda amalga oshirilishi lozim. Hujjatlarni markazlashtirilmagan tarzda tartibga solish faqatgina korxona xududiy birlashmagan bo’lsa yoki korxona maxsus faoliyatga ega bo’lgandagina ruxsat etiladi.
Tarkibiy bo’linmalar hujjatlarni o’z mutaxassisligiga qarab tartibga soladilar. Shuni yoddan chiqarmaslik kerakki, hujjatlarni tartibga solish va ularni saqlash ijrochilarga tavsiya etilmaydi.
Hujjatlarga bo’lmagan qog’ozlarni, qoralama nusxalar, variantlar, ko’paytirilgan nusxalar va ko’paytirilishi kerak bo’lgan hujjatlar deloga solinmaydi va saqlanmaydi. To’liq to’ldirilmagan va xato bilan tuldirilgan hujjatlarni to’g’rilash va oxiriga yetkazish uchun ijrochilarga qaytarib beriladi.
Hujjatlarni tartibga solishda saqlash mudatlarini hisobga olish maqsadga muvofiqdir. Bir yig’majildning ichida saqlanish muddati bir xil bo’lgan hujjatlar bo’lishi kerak. Doimiy yoki vaqtinchalik saqlashga oid hujjatlarni bir registrda yoki bir yig’ma jildda guruxlash istisno xollardagina mumkin. Masalan, agar ular bir masalani yechish bilan bog’lik bo’lsa, biroq ish yuritish yo’lining oxirida bunday hujjatlar nomentklaturasiga asosan (2 turga) ikki yigmajildga ajratiladi.
Papkaning qalinligi 20-25 mm.dan, varaqlar soni 200-250 betdan oshmasligi kerak. Agar ma’lumotlar ko’payib ketsa, ular aloxida-aloxida ish qog’ozlarga ajratib 1 bob, 2 bob deb yozib quyiladi. Hujjatlarni tartibga solish juda katta extiyotkorlikni talab qiladi. Ya’ni ilova yoki bir turdagi hujjatlarning nusxalari kabi ikkinchi darajali materiallarni tikib quymaslik kerak. Hujjatlarni shunday tikib quyish kerakki, uning ustxat(rezolyutsiya)ni o’qish mumkin bo’lishi kerak. Agar tikiladigan hujjatlarning chap tomoni ya’ni tikib quyiladigan joyi kichik bo’lsa o’nga qo’shimcha qog’oz yopishtiriladi.
Yig’ma jildning ichida hujjatlar xronologiq tartibda, kelib tushish muddati (sanasi) tartibida, mazmun jixatdan qetma-qet tartibda yoki tizimli ravishda (masalan: korxonaning moliyaviy faoliyati hisobotiga tushuntirish xati, korxona balansi, ilova) joylashtiriladi. Shikoyat, arz bilan bog’lik bo’lgan hujjatlarni tartibga solishda kerakli shikoyatni uning muallif familiyasiga qarab tezda topish uchun alfavit tartibida joylashtirish lozim. Hujjatlarni nomlashda metall tutqichli yoki bog’ichli yigmajildlardan qo’llaniladi. Ayniqsa, xozirda registrlardan keng qo’llanilmoqda. chunki ular amaliy jixatdan yig’majildlarga qaraganda juda qulay.