Sənədlərin məhv edilməsi haqqında akt

Sənədlərin məhv edilməsi haqqında akt.
Saxlanma müddəti başa çatmış sənədlər məhv edilmək üçün ayrılır, müvafiq akt tərtib olunur, bankın MEK (EK)-in sədri və üzvləri tərəfindən inızalanır, bankın rəhbəri tərəfindən təsdiq olunur və sənədlərin məhv edilməsinə icazə almaq üçün dövlət arxiv xidməti təşkilatına təqdim olunur və dövlət arxiv xidməti təşkilatının icazəsi olmadan arxiv sənədləri məhv edilə bilməz.Sənədlərin məhv etmək üçün seçilməsi işə vərəq bə vərəq baxmaqla həyata keçirilir. Sənədlərin özünə baxmadan, işlərin sərlövhəsi üzrə seçilməsinə yol verilmir. Akt dövlət arxiv xidməti təşkilatı tərəfindən təsdiq edildikdən sonra aktda göstərilən sənəd və işlər məhv edilir. Sənədlər təkrar xammal tadarükü məntəqələrinə verilir, yaxud bankın özü tərəfindən məhv edilir. Sənədlərin təkrar xammal tədarükü məntəqələrinə təhvil verilməsi təhvil-təslim sənədi ilə, məhv edildikdə isə aktla rəsmiləşdirilir. Məxfi kargüzarlıq sənədləri və bank sirri daşıyan sənədlər onların bərpa olunmasını istisna edən üsulla (yandırılma, doğranılma, məhlulda həll edilmə və ya bu məqsədlə başqa üsullarla) məhv edilməlidir. Saxlanma müddəti başa çatmamış sənədlər məhv edilə bilməz. Bu Təlimata əsasən daimi saxlanılmalı, lakin elmi-əməli əhəmiyyətini itirmiş sənədlər bankın MEK (EK)-in qərarı və dövlət arxiv xidməti təşkilatının icazəsi ilə məhv edilə bilər. Sənədlər zədələndikdə (yanğın, təbii fəlakət və ya digər səbəblər) və onun bərpası qeyri-mümkün olduqda məhv etmak üçün ayrıla bilər. Bu cür sənədlər müvafiq aktla rəsmiləşdirilir, baxılmaq və təsdiq edilmək üçün dövlət arxiv xidməti təşkilatının Mərkəzi Ekspert-Yoxlama Komissiyasına (MEYK) göndərilir. Həmin aktlar MEYK tərəfindən təsdiq edildikdən sonra orada göstərilən işlər və sənədlər məhv edilir.
2. Sənədləri məhv etməzdən əvvəl qoyulan tələblər.
Sənədlərin mühafizəsinin təmin olunması dedikdə onların mühafizəsi üçün əlverişli şəraitin yaradılması, normativ rejim qaydalarına düzgün

əməl olunması, itirilməsinin qarşısını almaq üçün mühafizəsinin təmin edilməsi və lazımi fiziki şəraitdə saxlanması kimi kompleks tədbirlərin görülməsi başa düşülür. Sənədlərin mühafizaəsi üçün idarə arxivlərində aşağıdakı tədbirlər görülür:

- sənədlərin saxlanması üçün optimal şərait yaradılır,
- sənədlərin mühafizəxanalarda yerləşdirilməsinin topoqrafik sxemi hazırlanır ;
- sənədlərin arxivdən istifadəyə verilməsi qaydaları müəyyən olunur; - sənədlərin mövcudluğu vş vəziyyəti yoxlanılır, uçotu aparılır;
- xüsusi əhəmiyyətli sənədlər müəyyənləşdirilir və onların sığorta fondları yaradılır;
-sənədlərin fizīki-kimyəvi va bakterioloji mühafizəsi təmin olunur.
Sənədlərin saxlanması üçün optimal şəraitin yaradılması dedikdə aşağıdakı tədbirlərin görülməsi başa düşülür:
- arxivin zəruri tələblərə cavab verən mühafizəxana otaqları ilə təmin edilməsi;
- mühafizəxanaların yanğın söndürən vasitələr və siqnalizasiya sistemləri ilə təmin edilməsi ;
- miühafizaxanalarda lazımi istilik-rütubət, işıq və sanitar-gigiyena rejiminin yaradılması;
- saxlanması üçün xüsusi texniki avadanlıqlardan (qəfəsə,seyf, arxiv qutuları va s.) istifadə olunması.
3. Arxiv binasında sənədləri məhv etməzdən əvvəl qoyulan tələblər.
Idarənin arxivi ayrıca tikilmiş binada və yaxud istehsalat sahəsindən kənarda yerləşən, yanğına qarşı davamlı materiallardan tikilmiş və arxiv sənədlərinin saxlanması üçün uyğunlaşdırılmış binada yerləşdirilir

Binanın arxiv üçün uyğunlaşdırılmış, onun müəyyən olunmuş qaydalara uygun ekspertizadan keçirilməsindən sonra hayata keçirilir. Bina istismar, yanğından mühafizə və sanitar-gigiyenik təşkilatların nümayəndələri tərəfindən ekspertiza olunur. Bütün texniki parametrlərə cavab verən binadan arxiv kimi istifadə esilməsinə icaza verilir. Ekspertizanın nəticələri aktla rəsmiləşdirilir. Mühafizaxana təcrid olunmuş otaqlarda yerləşdirilir. Mühafizəxana yanğına qarşı davamlı materiallardan tikilməli, oradan qaz, su, kanalizasiya xattləri keçməməli, əsas qapı dəmirdən hazırlanmalı və mühafizaxana ehtiyat çıxışa malik olmalıdır. Mühafizaxanadakı elektrik naqillar bağlı olmali, elektrik paylayıcı qurğular, bölüşdürücü açarlar mühafizaxanadan kənarda quraşdırılmalıdır. Mühafizaxanalarda təmir-tikinti işləri sənədlərin mühafizəsi şərtlərinə tam əməl olunmaqla aparılmalıdır. Arxivdə daimi saxlanılan sənədlər məhdud səviyyədə işıqlandırılan mühafızəxanalarda saxlanılır. İşıqlandırma təbii və ya süni ola bilər. Günəş şüaları ilə mühafizaxanaların işıqlandırılmasına icazə verilmir. Təbii işıqlandırma üçün istifadə edilən 15 pəncərənin şüşələri jalüzlə bağlanmalı, yaxud ranglanmalidir. Süni işıqlandırma üçün bağlı plafonlu elektrik lampalardan istifadə edilir. Kondisioner quraşdırılmış mühafizaxanalarda sənəd növündən asılı olaraq optimal istilik-rütubət rejimi saxlanılır. Kağız əsaslı sənədlərə 17-19 dərəcə temperatur, 50- 55% rütubət , ağ-qara lentlrrə 15 dərəcə temperatur, 40-55% rütubət, rəngli lentlərə 2-5 dərəcə temperatur, 40-55% rütubət , maqnit lentlərə və diskli sənəd daşıyıcılara 15-20 dərəcə temperatur, 50-65% rütubət rejimi yaradılır. Hava rütubət rejiminin kəskin dəyişdirilməsinə icazə verilmir. Temperatur və rütubət rejimi xüsusi ölçü cihazları ilə ölçülür. Nəzarət ölçü cihazları isitmə və havalandırma sistemlərindən uzaq, mühafizaxananın əsas girişinə yaxın yerdə yerləşdirilir.