Əgər sənədə mətndə adı çəkilməyən qoşmalar əlavə edilmişsə, onların adları qoşma haqqında qeyddə
vərəqlərin və nüsxələrin miqdarı göstərilməklə sadalanır (məsələn:
Qoşma: 1._______________ illərə aid daimi saxlanan işlərin siyahısı
- 5 vərəq, 4 nüsxə.
2. ______________illərə aid vaxtı keçmiş sənədlərin məhv edilmək üçün ayrılması haqqında akt -
2 vərəq, 3 nüsxə).
Əgər əsas sənədə qoşması olan sənəd əlavə edilirsə, əlavənin mövcudluğu haqqında qeyd aşağıdakı
formada tərtib edilir:
Qoşma: (sənəd növünün, təşkilatın və ya sənəd tərtib edənin adı, sənədin tarixi və nömrəsi) və ona əlavə:
cəmi 5 vərəq.
Əgər qoşmalar kitab şəklində bağlanmışdırsa, vərəqlərin miqdarı göstərilmir. 6. Sənədlərin surətlərinin çıxarılması, çoxaldılması və stenoqrafiya işləri 46. Sənədlərin surətlərinin çıxarılması üçün
müvafiq rəhbər vəzifəli şəxsin göstərişi və ya icazəsi tələb olunur .
Struktur bölməsinin rəhbəri surətlərin miqdarını, göndəriş ünvanlarını müəyyən edir və
sifariş blankını imzalayır.
47. Sənədlərin surətlərinin aidiyyəti tərəflərə verilməsi təşkilat
rəhbərliyinin icazəsi ilə həyata keçirilir.
48. Sənədin surətləri kompüter (makina) üsulu ilə təşkilatın blankında deyil, adı vərəqdə hazırlanarsa,
blankın rekvizitləri daxil edilməklə, sənədin mətni tam şəkildə köçürülür.
Surətin birinci vərəqinin yuxarı sağ küncündə “Surət” qeydi yazılır. 49. Əsli imzanı eynən təkrarlamayan, kompüter (makina) üsulu və surətçoxaldıcı texniki vasitələrin
köməyi ilə əldə edilmiş surətlər, onların əsli ilə düz olmasını təsdiq edən
vəzifəli şəxs tərəfindən imzalanır və müvafiq hallarda möhürlənir. Surətlərin
təsdiq
edilməsi
üçün
sənədin “İmza” rekvizitindən
aşağıda sol sahədə “Düzdür” təsdiqləyici imza əlavə edilir, surəti təsdiqləmiş şəxsin vəzifəsi, onun şəxsi imzası, adı və
soyadı təsdiq edilmə tarixi göstərilir və möhür vurulur (məsələn:
Düzdür: (imza) (ad və soyadı)
Kargüzarlıq xidmətinin rəhbəri (Tarix)
50. Surətçıxaran texniki vasitələrin köməyi ilə çoxaldılmaq üçün sənədin
əsli verilir , surətləri
çıxarıldıqdan sonra qaytarılaraq işlərə daxil edilir. Sənədin əsli və çoxaldılmış əlavəsinin nüsxələri eyni
nömrə ilə qeydə alınır.
51. Təşkilat rəhbərinin yanında keçirilən iclasların və müşavirələrin stenoqramları hazırlanır, müvafiq
qaydada rəsmiləşdirilir və kargüzarlıq xidmətində saxlanılır.
52. Rəhbərliyin tapşırığı ilə müvafiq səs yazısını əks etdirən audio, video yazılar və elektron daşıyıcılarda olan yazılar daimi saxlanmaq üçün arxivə verilə bilər və ya maqnitsizləşdirmək yolu ilə silinə
bilər. Bu barədə akt tərtib olunur və ya müvafiq kitabda qeydiyyat aparılır.
