8-mavzu: rasmiy hujjat turlari. Ma’lumot-axborot hujjatlari: ariza, tarjimayi

8-MAVZU:RASMIY HUJJAT TURLARI. MA’LUMOT-AXBOROT HUJJATLARI: ARIZA, TARJIMAYI HOL,MA’LUMOTNOMA MATNI
Hujjatlar matniga qo‘yiladigan eng muhim talablardan biri xolisliktlir. Hujjatlar rasmiy munosabatlarni ifodalovchi va qayd etuvchi rasmiy yozma vositalar sifatida axborotni xolis aks ettirmog‘i lozim. Shuning uchun hujjatlar tilida so‘z va so‘z shakllarini qo‘llashda muayyan chegaralanishlar mavjud. Xususan, rasmiy ish uslubida kichraytirish-erkalash qo‘shimchalarini olgan so‘zlar, ko‘tarinki-tantanavor yoki bachkana, dag‘al so‘zlar, shevaga oid so‘zlar, tor doiradagi kishilargina tushunadigan so‘zlar, o‘xshatish, jonlantirish, mubolag‘a, istiora, tashxis kabi obrazli tafakkur ifodasi uchun xizmat qiluvchi usullar ishlatilmaydi. Ularning ishlatilishi hujjatlar matnidagi ifodaning noxolisligiga olib keladi.
Hujjat matni aniqlik, ixchamlik, lo‘ndalik, mazmuniy to‘liqlik kabi lalablarga ham javob berishi kerak. Bu talablarga javob bera olmaydigan hujjat chinakam hujjat bo‘la olmaydi, bunday hujjat ish yuritish jarayoniga xalaqit beradi.
Hujjatlar tilida ot turkumiga oid so‘zlar ko‘p qo‘llanadi. Hatto fe’l bilan ifodalanuvchi harakat va holatlar ifodasi uchun ham otga yaqin so‘z shakllari tanlanadi, ya’ni “harakat nomi” deb ataluvchi so‘z shakllari faol ishlatiladi. “....tayyorgarlikning borishi haqida”, “....qarorning baiarilishi to‘g‘risida”, “....yordam berish maqsadida”, qabul qilishingizni so‘rayman” kabi.
Hujjatlarning mohiyati va maqsadiga muvofiq rarvishda, ularda so‘roq va
undov gaplar deyarli qo‘llanmaydi, asosan, darak va buyruq gaplar ishlatiladi. Zero, hujjatlarda tilining ikki vazifasi – xabar berish va buyurish vazifalari amalga oshadi. Masalan, ma’lumotnomada axborot ifodalanadi, buyruqda buyurish aks etadi, bayonnomada esa ham axborot (“eshitildi” ,“qaror qilindi...”) o‘z ifodasini topadi. Hujjatlar mazmuniga ko‘ra ikki turli bo‘ladi:
1) sodda hujjatlar muayyan bir masalani o‘z ichiga oladi;
2) murakkab hujjatlar ikki yoki undan ortiq masalani o‘z ichiga oladi.
Mazmun bayonining shakli jihatidan xususiy, namunaviy va qolipli (yoki trafaretli) hujjatlar farqlanadi.
Hujjat turlari va xususiyatlari
Matnning o‘ziga xosligi, betakrorligi, hamisha ham bir and zada bo‘lmasligi xususiy hujjatlarning asosiy belgilaridir (masalan, xizmat yozishmalari va shu kabilar).Bunday hujjatlarda ham muayyan doimiy tarkib mavjud bo‘lsa-da,
bevosita mazmun bayoni bir qadar erkin bo‘ladi. Namunaviy
hujjatlar boshqaruvning muayyan bir xil vaziyatlari bilan
bog‘liq, bir-biriga o‘xshash va ko‘p takrorlanadigan masalalar
yuzasidan tuzilgan matnlarni o‘z ichiga oladi. Qolipli hujjatlar, odatda, oldindan tayyorlangan bosma ish qog‘ozlariga yoziladi, bunday hujjatlarda ikki turli axborot aks etadi, ya’ni o‘zgarmas (oldindan tayyor bosma matnda ifodalangan)
va o‘zgaruvchi (hujjatni tuzish paytida yoziladigan) axborotlar; shuning uchun bu tur hujjatlarga nisbatan ko‘pincha «yozmoq» emas, balki «to‘ldirmoq» so‘zi ishlatiladi. Shu o‘rinda aytish kerakki, hujjatlarning qolipli turlari doirasini kengaytirish – ish yuritishni takomillashtirishdagi maqbul yo‘llardan biridir. CHunki bu tadbir hujjat matnlarini bir xil qilish va hujjat tayyorlash uchun ketadigan vaqt hamda mehnatni anchagina tejash imkoniyatini beradi.
Qolipli hujjatlar sirasiga, masalan, ish haqi yoki joyi
haqidagi ma’lumotnomalar, ayrim dalolatnomalar, xizmat
safari guvohnomalari va boshqa ko‘plab hujjatlarni kiritish mumkin.
Hujjatlar tegishlilik jihatiga ko‘ra, xizmat yoki
rasmiy hujjatlar va shaxsiy hujjatlarga ajratiladi.
Xizmat hujjatlari tayyorlanishiga ko‘ra, muassasa yoki mansabdor shaxslarga tegishli bo‘lsa, shaxsiy hujjatlar yakka
shaxslar tomonidan yozilib, ularning xizmat faoliyatlaridan tashqaridagi yoki jamoat ishlarini bajarish bilan
bog‘liq masalalarga tegishli bo‘ladi (masalan, shaxsiy ariza, shikoyat va h.k.).
Hujjatlarning tayyorlanish xususiyati va darajasi
ham benihoya muhim. Bu jihatiga ko‘ra hujjatlar quyidagicha tasniflanadi: qoralama; asl nusxa; nusxa; ikkinchi nusxa (dublikat); ko‘chirma.
Ma’muriy-boshqaruv faoliyatida xizmat mavqeiga ko‘ra
hujjatlar hozirgi kunda, asosan, quyidagicha tasniflanishi mumkin: tashkiliy hujjatlar; farmoyish hujjatlari; ma’lumot-axborot hujjatlari; xizmat yozishmalari.
Ushbu qo‘llanmada ish yuritishda ko‘p uchraydigan asosiy hujjatlar mazkur tasnif asosida berildi. Bularni yorittishga o‘tishdan oldin aksariyat hujjatlarga xos bo‘lgan zaruriy qismlar ustida to‘xtalib o‘tish joizdir.