Tashkiliy hujjatlar Yo‘riqnoma Guvohnoma Ustav Nizom Shartnoma Qoida Bitim Ish hujjatlarini tayyorlash va ularga qo‘yiladigan talablar Nutq madaniyati madaniyatli, ma’lumotli, ziyoli insonning muhim fazilati hisoblanadi. Bunday inson tafakkur qila bilishi va o‘z tafakkurini to‘g‘ri, aniq, chiroyli ifodalay bilishi kerak. Buning uchun esa fikr aniq, izchil, asosli bo‘lib, tilning grammatik, so‘z va orfografik me’yorlariga rioya etilishi muhimdir.
Ma’lumki, har bir kishi mustaqil ishlab chiqarish faoliyatini boshlar ekan, turli-tuman hujjatlar yozishga to‘g‘ri keladi. Ish hujjatlarini yoza bilish – olingan bilimlarni amaliy hayotga bevosita qo‘llash demakdir. Ish hujjatlarisiz birorta muassasa va tashkilot faoliyat ko‘rsata olmaydi. Ish qog‘ozlari kishilarning uzoq ish va mehnat munosabatlari jarayonida tarkib topgan muayyan shakl va izchillikda tuzilgan yoki yozilgan hujjatlardir.
Hujjatlar xizmat va shaxsiy hujjatlarga bo‘linadi.
Xizmat hujjatlari muassasa, tashkilot, korxona yoki ularning vakolatiga ega bo‘lgan mansabdor shaxslari nomidan bo‘ladi. Bayonnoma, tavsifnoma, dalolatnoma shular jumlasidandir.
Alohida fuqarolar nomidan yozilgan hujjatlar – tarjimayi hol, ariza, ishonchnoma va shu kabi shaxsiy hujjatlardir.
Hujjatlar mazmuniga ko‘ra ikki xil bo‘ladi:
sodda hujjatlar – muayyan bir masalani o‘z ichiga oladi;
murakkab hujjatlar – ikki yoki undan ortiq masalani o‘z ichiga oladi.
Mazmun bayonining shakli jihatidan xususiy (in dividual), namunali (tipovoy) va qolipli (trafaretli) hujjatlar farqlanadi. Matnning o‘ziga xosligi, betakrorligi, hamisha ham bir andozada bo‘lmasligi xususiy hujjatlarning asosiy belgilaridir (masalan, xizmat yozishmalari va shu kabilar). Bunday hujjatlarda ham muayyan doimiy tarkib mavjud bo‘lsada, bevosita mazmun bayoni bir qadar erkin bo‘ladi. Namunali hujjatlar boshqaruvning muayyan bir xil vaziyatlari bilan bog‘liq, bir-biriga o‘xshash va ko‘p takrorlanadigan masalalar yuzasidan tuzilgan matnlarni o‘z ichiga oladi. Qolipli hujjatlar, odatda, oldindan tayyorlangan bosma ish qog‘ozlariga yoziladi, bunday hujjatlarda ikki turli axborot aks etadi, ya’ni o‘zgarmas (oldindan tayyor bosma matnda ifodalangan) va o‘zgaruvchi (hujjatni tuzish paytida mashinkada yoki qo‘lda yoziladigan) axborotlar; shuning uchun bu tur hujjatlarga nisbatan ko‘pincha «yozmoq» emas, balki «to‘ldirmoq» so‘zi ishlatiladi. Shu o‘rinda aytish kerakki, hujjatlarning qolipli turlarini kengaytirish ish yuritishni takomillashtirishdagi istiqbolli yo‘llardan biridir. Chunki bunday qilish hujjat matnlarini bir xillikka olib kelish va hujjat tayyorlash uchun ketadigan vaqt hamda mehnatni anchagina tejash imkoniyatini beradi. Qolipli hujjatlar sirasiga, masalan, ish haqi yoki yashash joyi haqidagi ma’lumotnomalar, ayrim dalolatnomalar, xizmat safarlari guvohnomalari va boshqa ko‘plab hujjatlarni kiritish mumkin.