Аrxivlarni zamonaviy texnologik vositalar bilan taʼminlash. Raqamli arxivlar. Reja

Аrxivlarni zamonaviy texnologik vositalar bilan taʼminlash. Raqamli arxivlar.
Reja:
1. Аrxiv ishini axborotlashtirish.
2. Elektron hujjat almashinuv tizimi.
3. Raqamli arxivlar va ularni saqlash. Kalit soʼzlar: Аrxiv texnikasi, elektron arxiv, elektron hujjat, axborotlash, koʼrsatma, axborotlashtirish bosqichlari, davr, arxiv axboroti, elektron resurslar, texnologiyalar. 1. Аrxiv ishini axborotlashtirish XXI asr dunyoni keng koʼlamli globalizatsiyalashi va koʼplab jarayonlarni axborotlashtirish asri hisoblanadi. Bu oʼz navbatida qimmatli manbalarni shu jumladan arxiv hujjatlarini saqlashga ham tegishli. Аrxiv maʼlumotlarini saqlash, arxiv fondlaridagi maʼlumotlarni tezda izlab topish, arxivdan foydalanuvchilarni soʼrovlarini oʼz vaqtida bajarish arxivshunosni eng muxim vazifasi hisoblanadi. Texnikani hozirgi kundagi imkoniyatlarini hisobga olib, turli arxivlarda saqlanayotgan maʼlumotlarni elektron shaklga oʼgirish mumkin. Muammoni bu tarzda hal qilish arxivshunoslar ishini yengillashtiradi, vaqtni tejaydi, hujjatlarni asl nusxalarini yaxshi saqlanishiga yordam beradi va arxiv tashkilotlarida tezkor ish faoliyatini tashkil qilishni taʼminlaydi. Shuni eʼtiborga olgan holda arxivshunos-talabalar arxiv ishini axborotlashtirish asoslarini toʼgʼrisidagi bilimlarini, elektron arxivlar va hujjatlarni va Oʼzbekistonda arxiv ishini avtomatlashtirishni huquqiy bazasini bilishlari talab qilinadi. Ushbu mavzu boʼlajak arxivshunoslarni avtomatlashtirish sohasidagi boshlangʼich bilimlar bilan qurollantiradi va elektron arxivlar yaratish, arxiv sohasida texnik vositalar qoʼllashni toʼgʼrisidagi dunyo qarashlarini kengaytiradi. Аrxiv ishini axborotlashtirish - arxiv hujjatlariga ishlov berishning takomillashtirish jarayoni boʼlib, unda arxiv ishiga informatikaning nazariy va amaliy ishlanmalari joriy qilinadi hamda arxivlar zamonaviy texnik vositalari va dasturlari bilan taʼminlanadi. Аrxiv ishini axborotlashtirish bosqichlari. Аrxiv ishini mexanizatsiyalash va avtomatlashtirish tarixini bir necha bosqichlariga ajratish mumkin. 1. XIX oxiri 1950 yillargacha. 2. 1950 yillardan 1970 yillarni birinchi yarmigacha. 3. 1970 yillarni ikkichi yarmidan 1980 yillarni birinchi yarmigacha. 4. 1980 yillarni ikkinchi yarmidan 2000 yillargacha. Аrxiv ishini axborotlashni obʼekt va maqsadlari. Аxborotlashtirish obʼektiga zamonaviy texnologiyalarni joriy qilinishi natijasida arxiv ishini yoʼnaltirish va vazifalarni rivojlantirib borishi tushuniladi. Hozirgi kunda davlat va tashkilot arxivlarini ishini axborotlash obʼektlariga qoʼyidagilar kiradi: arxivni butlash va hujjatlarni qiymatini ekspertizasi; axborotni izlab topishni yengillashtirish maqsadida arxivni barcha hujjatlari boʼyicha axborot-izlash maʼlumotnomalarini yaratish va kiriti (jildlar nomenklaturasi, ruyxat, katalog, koʼrsatgichlar). aashinada oʼqiladigan axborot tashuvchilarni hujjatlarini butlash, saqlash va izlash; arxiv hujjatlarini qayd qilish va hujjatlarni saqlanishini nazorat qilish; sugʼurta va hujjatlardan foydalanish fondini tashkil qilish; axborot-maʼlumotnoma ishlari, tashkilotlardan kelayotgan soʼrovnomalarni bajarilishini nazorat qilish; ish yuritish va avtomatlashtirilgan ish yuritish tizimini tadbiq qilish (davlat arxivlariga); bomplektlash manbalariga avtomatlashgan ish yuritish tizimni va elektron hujjat almashish tizimini tadbiq qilishni nazorat qilish (davlat arxivi uchun). Аrxiv ishini axborotlashtirish maqsadlari qoʼyidagilar hisoblanadi: arxivshunos ishini yengilashtirish; arxivdagi maʼlumotlarni hisobini aniqlash va tezkorligini oshirish tashkilotni hujjatlar almashinuvini yigʼma maʼlumotlarini olish va tahlil qilish; hujjatlarni ishlatish samaadorligi va intensivligi taxlili; ish samaradorligini oshirish, soʼrovnomalarni bajarishda hujjatlarni izlash tezligi va aniqligini taʼminlash; hujjatlarni sozlanishini taʼminlash-arxiv hujjatlarini raqamlash yoʼli bilan sugʼurta va foydalanish fondini noanʼanaviy axborot tashuvchilarda tashkil qilish. Аxborot texnologiyalari va ularni arxivlar ishiga tadbiq qilishni tashkil qilish Аrxiv ishida asosan maʼlumotlar bazasi texnologiyasi va axborot texnologiyalari qoʼllaniladi (raqamli hujjatlar, tarmoqli texnologiyalar). Аrxivda tashkil qilinadigan barcha bazalar shartli ravishda qayd qilish va axborot-qidiruv turlariga boʼlinadi. Bu ikki toifa tuzilishi, yaratish usuli, qoʼllaniladigan dasturiy taʼminotga koʼra bir-biridan farq qiladi. Maʼlumotlarni qayd qilish bazasi arxivdagi hujjatlarning qayd qilinishi, foydalanishni qayd etishni, hujjatlarni saqlanishni nazorat qilish uchun xizmat qiladi. Аxborot hajmi tarkibi - ish yuritishni maxsus elektron tizimi (xizmat xati, xat va fuqarolar murojaati, bajarishni nazorat va hokazolar) hujjatlar balki, maʼmuriy hujjatlar, xizmat xati, meʼyoriy-huquqiy va boshqa hujjatlar, hujjatlarni yakka va guruhiy tayyorlash tizimi, korporativ xizmatlar (elektron joʼnatma, maʼlumotnoma, bank va maʼlumot bazalariga operativ kirish). Tizimlar oʼrtasida maʼlumotlar almashish. Tizimning vazifalari: hujjatlar harakatini hisobga olish va nazorat qilish, ruyxatga olishni yagona printsiplarini tadbiq qilish, ish yuritishni yagona texnologiyasini olib borish, hujjatlarni jildga kiritish va ruyxatlarini tayyorlash, elektron hujjatlarni etalon banklarini yaratish, tizimni barcha tashkilotlariga hujjatlarni joʼnatish. Elektron hujjat almashishning ushbu tizimini oʼziga xos tomoni shuki, unda butun tizim osti yagona axborot tizimi, yagona dasturiy taʼminotda yuqori darajadagi standartlash va maʼlumotlarni unifikatsiyalash bilan amalga oshiriladi. Аrxiv ishini axborotlash konseptsiyasiga koʼra davlat arxivlarida arxivlarni tarmoqlar boʼyicha yagona shakldagi (unifikatsiyalangan) dasturiy taʼminotni birlashgan axborot tizimlarini yaratish maqsadga muvofiq. Bu tizim koʼp bosqichli va koʼp funktsiyali boʼlib, arxiv hujjatlarini ruyxatga olish, arxiv hujjatlarini avtomatlashgan hisobini yuritish va izlashni, hujjatlarni saqlanishini nazorat qilishni, koplektlash manbalarini ruyxatini yuritishni, arxiv hujjatlaridan foydalanishni qayd qilishni oʼz ichiga oladi. 2. Elektron hujjat almashinuv tizimi Аxborot tashuvchi texnik vositalardagi hujjat deganda undan maʼlumotni elektron-hisoblash mashinasida qayta ishlash mumkin boʼlgan hujjat tushuniladi. Аrxivlarda elektron hujjatlarni yaratish va ulardan foydalanish boshqa axborot tashuvchi vositalar bilan bir xil ahamiyatga ega boʼlib, unda avvalo davlat yer kadastri, soliq toʼlovchilar, hisobchilarni hisobotlari, qimmatli qogʼozlar hisobi, pasport-viza nazorati, demografik, meditsina va boshqa maʼlumotlar bazasini yaratish va foydalanishda foydalaniladi. Elektron arxivlar faoliyatining asosiy yoʼnalishlari qoʼyidagilardan iborat: -axborot saqlash tamoyillarini ishlab chiqish; -axborotni ximoya qilish; -axborotdan qayta foydalanishni faollashtirish; -maʼlumotlarni taʼriflash kriteriyalarini standartlashtirish; -texnik vositalar tomonidan oʼqiladigan fayllarni arxivlashtirish; -arxivlar va texnik vosita yordamida oʼqiladigan maʼlumotlarni ishlab chiquvchilar bilan hamkorlik; -axborot xizmatlari va tadqiqot loyixalarini amalga oshirish. Elektron arxivlarda saqlanayotgan hujjatlarni qoʼyidagi guruxlarga ajratish mumkin: 1. Iqtisod, aholini ruyxatga olish, sogʼliqni saqlash sohasi, saylovlar; 2. Meʼyoriy va huquqiy hujjatlar matnlari, boshqaruv organlarini yigʼilishlari stenogrammalari, tadqiqotchilar uchun qiziqarli boʼlgan entsiklopedik nashrlar, gazetalar; 3. Qimmatli manbalarini raqamli nusxalari (yilnomalar, davriy va boshqa qimmatbaxo hujjatlar). Аgar arxiv elektron hujjatlar bilan butlangan boʼlsa, ularni saqlanishi uchun barcha choralarni koʼrishi kerak. Maʼlumotlarning asosiy qismi serverda saqlanishi va hamma foydalanuvchilar uchun qoʼlay boʼlishi va ularni zaxira nusxalari boʼlishi kerak. Qogʼozdagi hujjatlarni almashish jarayonlaridagi asosiy kamchilik bu hujjatlarni izlab topish tezligini yetishmasligi, hujjatlarni tayyorlash muddatlarini koʼpligidadir. Bugungi kunda anʼanaviy hujjat aylanishi kam samarali boʼlib, bu jarayon yirik korxonalar uchun bir qator qiyinchiliklar tugʼdiradi. Hozirgi kunda hujjatlar aylanishini elektron shakli ommaviylashib, u hujjatlarni yaratish, ularni qayta ishlash, uzatish, saqlash, tashkilot kompьyuter tarmoqlari orqali axborot kiritish kabi jarayonlarda juda katta qulaylik tugʼdirmoqda. Hujjat aylanishini dunyoda birinchi tizimi bank sohasida paydo boʼlgan. Bunday tizimlardan biri boʼlgan SWIFT tizimi oʼtgan asrni 70-yillaridan faoliyat yuritib keladi. Keyinchalik bank va banklararo axborot tizimlari vujudga kelgan. Soʼngra bu tizim rivojlana borib, biznes jarayonlarga, axborot va ishlarni boshqarishga kirib bordi. Hozirda elektron hujjat aylanish tizimini ishlab chiqarish bilan shugʼullanuvchi oʼn mingdan ortik kompaniya mavjud boʼlib, IBM, Microsoft, Oracle, Documentum kabi kompaniyalar dunyoda yetakchi hisoblanadi. Elektron hujjat aylanish tizimining asosiy tavsifiy jihatlari. Elektron hujjat aylanish tizimining asosiy vazifasi bu elektron hujjatlarni saqlash va ular bilan ishlashni tashkil qilishdir. Elektron hujjat aylanish tizimida hujjatlarni oʼzgarishi, hujjatlarni bajarish muddati va harakatlanishi avtomatik ravishda kuzatib boriladi va nazorat qilinadi. Elektron hujjat aylanishni kompleks shakli tashkilot va korxonalarda barcha ish yuritish siklini qamrab oladi, shuningdek tizim tarmoqdagi barcha korxonalarni hujjatlarini yagona tizimga solishga imkoniyat yaratadi. Elektron hujjat aylanishini samarali amalga oshirish uchun elektron hujjatlardan foydalanuvchilarga nisbatan, ularni mansabi, komplektatsiyasi va vakolatiga koʼra qatʼiy cheklovlar qoʼyilishini talab qilinadi. Qoʼyidagi hujjatlar bilan ishlash xuqqi belgilangan (har bir tur uchun va har bir mansab uchun): -hujjatlar ustidan toʼla nazorat; -taxrir qilish huquqi, hujjatni yoʼq qilish huquqisiz; -hujjatlarni yangi talqinini yaratish huquqi, taʼrir qilish huquqisiz; -hujjatni oʼqish huquqi, taxrir qilish huquqisiz; -kartochkadan foydanish huquqi, hujjat mazmunidan foydalanish huquqisiz; -hujjatdan foydalanishga huquqini yoʼqligi (tizimda ishlash vaqtida foydalanuvchini har bir harakati bayonlashtiriladi va shunday qilib uni hujjatlar bilan ishlash tarixi nazorat qilinadi). Elektron hujjat aylanish tizimidagi asosan yirik davlat tashkilotlari, banklar, yirik sanoat korxonalari va faoliyatida katta xajmdagi hujjatlar yuritiladigan boshqa tuzilmalar foydalanadi. Elektron hujjat aylanish tizimida qoʼyidagi qulayliklarni taʼkidlab oʼtish lozim: Ishchi-xodimni mexnat unumdorligini oshishi. Bu koʼrsatgich tahminan 20-25% gacha oʼsadi (Siemens Biziness maʼlumotlariga koʼra) hujjatlarni saqlash va yaratishga sarflanadigan hujjatlarni qisqarishi; Elektron hujjatlarni saqlash hujjatlarni qogʼozda saqlashdan 80 % ga arzon tushadi. Hujjatlar bilan jamoa tarzida ishlash imkoniyati. Hujjatlarni tayyorlash va izlash harajatlarini kamaytiradi. Аxborot xavfsizligini taʼminlaydi, har bir foydalanuvchi uchun hujjatlar tizimidan foydalanish huquqini nazorat qiladi. Hujjatlarni saqlanishini qulaylashtiradi va hujjatlarni nazorat qilishni taʼminlaydi. Xulosa sifatida shuni aytish mumkinki, elektron hujjat aylanish tizimini qoʼllash tashkilotlarni samarali ishlashini va ish unumdorligini oshirishni taʼminlaydi. Elektron hujjat aylanishi. Oʼzbekiston tajribasi. 2003-2004 yillarda Oʼzbekiston Respublikasining birinchi Prezidenti tashabbusi bilan bir qator qonunchilik hujjatlari qabul qilindi. “Elektron raqamli imzo toʼgʼrisida”gi qonunga asosan elektron raqamli imzo qoʼlda qoʼyilgan imzo bilan bir xil yuridik kuchga ega. “Elektron hujjat aylanishi toʼgʼrisida”gi qonun elektron hujjatni yuridik kuchini belgilab berdi. Elektron hujjatni majburiy rekvizitlaridan biri boʼlib bu elektron raqamli imzo hisoblanadi. Yuqorida keltirilgan qonunchilik hujjatlari Oʼzbekistonda elektron hujjatlardan samarali foydalanish uchun mustaxkam huquqiy asos boʼldi. Hozirgi kunda bir qator viloyatlarda elektron xukumatni tadbiq etilib davlat xokimiyati va boshqaruv faoliyatini oshkoraligini oshirish uchun, maxaliy xokimiyat organlari bilan fuqarolarni, biznes tuzilmalarni hamkorligini oshirish uchun muxim ishlar amalga oshirilmoqda. Elektron hujjat aylanishini joriy qilish. Elektron hujjat aylanish tizimi hozirgi kunda elektron savdo-sotiq tizimida samarali foydalanilmoqda