Davlat tili haqida

15. HUJJATLAR YIG‘MA JILDI
Hujjatlar yig'ma jildini shakllantirish - hujjatlar yig'ma jildlari nomenklaturasiga muvofiq hujjatlar yig'majildlaridagi ijro etilgan hujjatlarni guruhlarga boiishdir. Hujjatlar yig'majildlarini shakllantirishda quyidagi qoidalarga rioya qilish zarur: hujjatlar yig'majildiga nomenklaturasi bo'yicha hujjatlar yig'majildi sarlavhalariga muvofiq faqat ijro etilgan, to'g'ri rasmiylashtilgan hujjatlarni joylashtirish; - bitta masalaning hal qilinishiga taalluqdi barcha hujjatlarni birgalikda joylashgirish, ilovalarni asosiy hujjatlar bilan birgalikda joylaishtirish: - hujjatlar yig'majildida bitta kalendar yilning hujjatlarini guruhlash (yildan-yilga o'tuvchi hujjatlar yig'majildlari bundan mustasno); - hujjatlar yig'majildlarida doimiy va vaqtincha saqlanadigan hujjatlarni alohida guruhlash; - hujjatlar yig'majildiga mashina yozuvlarini umumiy asoslarda joylashtirish.
Hujjatlar yig'majildiga qaytarish lozim boigan ortiqcha nusxalar, xomaki qoiyozmalar joylanmasligi kerak. Hujjatlar yig'majildi 250 varaqdan oshmasligi kerak. Boshqaruv hujjatlari hujjatlar yig'majildlari turlari bo'yicha va unga taalluqli ilovalar bilan xronologik tarzda guruhlanadi. Boshqaruv hujjatlari bilan tasdiqlangan ustavlar, nizomlar, yo'riqnomalar ularga ilovalar bo'lib hisoblanadi va ko'rsatib o'tilgan hujjatlar bilan birgalikda guruhlanadi. Agar ular mustaqil hujjat sifatida tasdiqlangan bo'lsa, u holda ular alohida hujjatlar yig'majildlarida guruhlanadi. Asosiy faoliyatlar bo'yicha buyruqlar shaxsiy tarkib bo'yicha buyruqlardan alohida guruhlanadi. Yuqori tashkilotlar topshiriqlari va ularni ijro etish bo'yicha hujjatlar tashkilotlar faoliyati yo'nalishlari bo'yicha hujjatlar yig'majildlarida guruhlanadi. Tasdiqlangan rejalar, hisobotiar, smetalar, limitlar, titul ro'yxatlari ularning loyihalaridan alohida guruhlanadi. Shaxsiy hujjatlar yig'majildlaridagi hujjatlar ularning kelib tushishiga ko'ra xronologik tartibda joylanadi. Muayyan tashkilot va uning tasarrufidagi tashkilotlar ishlari masalalari bo'yicha fuqarolarning takliflari, arizalari va shikoyatlari, ularning ko'rib chiqilishi va ijro etilishi bo'yicha hujjatlar fuqarolarning shaxsiy masalalar bo'yicha arizalaridan alohida guruhlanadi. Hujjatlar www.ziyouz.com kutubxonasi ushbu hujjatlar yig'majildlariga xronologik yoki alifbo tartibida joylanadi. Yozishmalar, qoidaga ko'ra, kalendar yil davri bo'yicha guruhlanadi va xronologik tartibda ketma-ket turkumlanadi. Javob hujjati so'rov hujjatidan keyin joylashtiriladi. O'tgan yilda boshlangan muayyan masala bo'yicha yozishmalar qayta boshlanganda, hujjatlar o'tgan yilgi hujjatlar yig'majildi indeksi ko'rsatilgan holda, joriy yilning hujjatlar yig'majildiga kiritiladi. Tashkilotlar faoliyatining xususiyaga ko'ra yozishmalar o'quv yili, chaqirish muddati doirasida ham guruhlanishi mumkin. Hujjatlarni idoraviy arxivga topshirishga tayyorlash Tashkilotlarda ish yuritish jarayonida to'plangan hujjatlar keyinchalik yo uzoq muddatda arxivda saqlab qolinadi, yoki qisqa muddat saqlanib, keyin yo'q qilib tashlanadi.
Tashkilotlar ularning va tasarrufidagi tashkilotlarning faoliyatida vujudga keladigan, doimiy saqlanadigan hujjatlarning tanlab olinishini, hisobga olinishini, saqlanishini, ishlanish sifatini va ushbu hujjatlarni o‘z vaqtida davlat saqloviga berilishini ta’minlaydilar. Doimiy va uzoq vaqt (10 yildan ko'proq) saqlanadigan hujjatlarni saqlash uchun tashkilotlarda idoraviy arxivlar tashkil etiladi yoki ularning vazifalari boshqa tarkibiy bo'linma (maxsus ajratilgan mansabdor shaxslar)ga yuklanadi. Doimiy va uzoq muddat saqlanadigan, tugallangan hujjatlar yig'majildlari ma’lumot ishlari uchun tarkibiy boiinmalarda ikki yil davomida qoldiriladi, keyin esa tashkilotlar rahbarlari bilan kelishilgan holda idoraviy arxivga topshiriladi. Hujjatlarni idoraviy arxivga topshirishga tayyorlash quyidagilarni o'z ichiga oladi: - hujjatlarning muhimlik qiymati ekspertizasini o'tkazish; - hujjatlar yig'majildlarini rasmiylashtirish; - hujjatlar yig'majildlarining ro'yxatini tuzish; - hujjatlarni yo'q qilishga ajratish to'g'risida dalolatnomalar tuzish. Hujjatlarning muhimlik qiymatini ekspertiza qilishni tashkil etish va o'tkazish, shuningdek, tobe tashkilotlarning ekspert xizmati www.ziyouz.com kutubxonasi faoliyatini nazorat qilish uchun tashkilotlarda doimiy faoliyat ko'rsatuvchi markaziy ekspert komissiyalari (MEK) tashkil etiladi. Vazirliklar, idoralarga qarashli tashkilotlar va tarkibiy boiinmalarda hamda jamoat tashkilotlarining markaziy organlarida doimiy faoliyat ko'rsatuvchi ekspert komissiyalari (EK) tashkil etiladi. Ekspert komissiyalari haqidagi nizomlar amaldagi namunaviy nizomlar asosida ishlab chiqiladi, arxiv muassasalari bilan kelishiladi va tashkilot rahbari tomonidan tasdiqlanadi. Ekspert komissiyalari maslahat organlari hisoblanadi, ularning qarorlari tashkilotlar rahbarlari tomonidan tasdiqlanadi. Muhimlik qiymati ekspertizasi natijalari bo'yicha doimiy va uzoq vaqt saqlanadigan hujjatlar ro'yxati tuziladi. Hujjatlar va hujjatlar yig'majildlarini yo'q qilishga tanlab olish dalolatnoma bilan rasmiylashtiriladi, hujjatlar va hujjatlar yig'majildlarini yo'q qilishga ajratish to'qrisidagi dalolatnomalar ekspert komissiyasi majlislarida hujjatlar yig'majildlari ro'yxatlari bilan bir vaqtning o'zida ko'rib chiqiladi. Hujjatlarni davlat saqloviga topshiruvchi tashkilotlar uchun dalolatnomalar, doimiy saqlanadigan hujjatlar yig'majildlari ro'yxati arxiv muassasalarining ETK tomonidan tasdiqlangandan so'ng, tashkilot rahbari tomonidan tasdiqlanadi. Dalolatnomalar tasdiqlangandan keyin, yo'q qilishga ajratilgan hujjatlar va hujjatlar yig'majildlari hujjatlashtirishni ta’minlash xizmati yoki tashkilotning idoraviy arxivi xodimlari tomonidan ikkilamchi xom ashyo tayyorlovchi idoraga topshiriladi.
Doimiy va uzoq vaqt saqlanadigan hamda shaxsiy tarkib bo'yicha hujjatlar yig'majildlari to'liq rasmiylashtiriladi, unda quyidagilar nazarda tutiladi: hujjatlar yig'majildlarini tikish va muqovalash; hujjatlar yig'majildidagi varaqlarni tartib raqamlari bilan belgilash; hujjatlar yig'majildini tasdiqlovchi varaqni tuzish; zarur hollarda hujjatlarning ichki ro'yxatini tuzish; hujjatlar yig'majildi muqovalari rekvizitlarini rasmiylashtirish. Hujjatlar yig'majildlari varaqlari qora grafit qalam bilan yoki raqamlagich bilan varaqning yuqoridagi o'ng burchagiga, hujjat matniga tegib ketmasdan, «bet» (b) so'zisiz va tinish belgilarisiz arab raqamlari bilan belgilanadi. www.ziyouz.com kutubxonasi Doimiy va uzoq vaqt saqlanadigan hujjatlar yig'majildi muqovasi belgilangan shakl (46-ilovaga qarang) bo'yicha rasmiylashtiriladi. Doimiy va uzoq saqlanadigan hujjatlar yig'majildlari muqovalaridagi yozuvlarga yil tugagach aniqliklar kiritiladi: hujjatlar yig'majildlari muqovasidagi sarlavhalarning tikilgan hujjatlar mazmuniga muvofiqligi tekshiriladi, zarur hollarda hujjatlar yig'majildi sarlavhalariga qo'shimcha ma’lumotlar kiritiladi (buyruqlar, bayonlar, hisobot turlari va shakllarining tartib raqamlari qo'yib chiqiladi va h.k.). Muqovadagi sana hujjatlar yig'majildining yuritila boshlangan va tugallangan yiliga muvofiq kelishi kerak. Hujjatlar yig'majildi yuritila boshlaganidan ancha oldingi yillarga oid hujjatlar mavjud bo'lgan hujjatlar yig'majildida sana ostida «...yillarga doir hujjatlar mavjud» deb yozib qo'yiladi. Bir necha jildlar (qismlar)dan iborat bo'lgan hujjatlar yig'majildlari muqovalariga har qaysi jild (qism) hujjatlarining oxirgi sanasi qo'yib chiqiladi. Aniq kalendar sanasi belgilanganda yil, kun, oy ko'rsatiladi. Yil va kun arab raqamlarida belgilanadi, oy nomi so'z bilan yoziladi. Tashkilot (uning tarkibiy bo'linmasi) nomi hujjatlar qamrab oladigan davr davomida o'zgarganda yoki hujjatlar yig'majildi boshqa tashkilot (tarkibiy bo'linma)ga berilganda, muqovaga ushbu tashkilot (tarkibiy bo'linma)ning yangi nomi yozib qo'yiladi.
Doimiy va uzoq vaqt saqlanadigan hujjatlar yig'majildlari muqovalaridagi yozuvlar aniq, o'chmaydigan qora siyoh yoki tush bilan yozilishi lozim. Hujjatlar yig'majildi oxirida alohida varaqqa tasdiqlovchi yozuv joylanadi, unda hujjatlar yig'majildining raqamlangan varaqlari soni raqam va so'z bilan ko'rsatiladi. Tasdiqlovchi yozuv uni tuzgan xodim tomonidan lavozimi va tuzgan sanasini ko'rsatgan holda imzolanadi. Doimiy va uzoq vaqt saqlanadigan hamda muhimlik qiymati ekspertizasidan o'tkazilgan, mazkur talablarga muvofiq rasmiylashtirilgan, shaxsiy tarkib bo'yicha tugallangan hujjatlar yig'majildlari bo'yicha har yili ro'yxatlar tuziladi. Vaqtincha saqlanadigan hujjatlar yig'majildlariga ro'yxatlar tuzilmaydi. www.ziyouz.com kutubxonasi Tarkibiy tuzilmalarning hujjatlar yig'majildlari ro‘yxatlari hujjatlar uchun javobgar xodim tomonidan, bevosita idoraviy arxivning metodik rahbarligi ostida tuziladi. Ro'yxatlar doimiy saqlanadigan, uzoq vaqt saqlanadigan hujjatlar yig'majildlariga, shaxsiy tarkib bo'yicha hujjatlar yig'majildlariga va bir turdagi (mavzular bo'yicha hisobotiar, ratsionalizatorlik takliflar va h.k.) hujjatlar yig'majildlariga alohida-alohida tuziladi. Hujjatlar yig'majildlarining ro'yxatlari tashkilotlarning har bir tarkibiy boiinmalari hujjatlar yig'majildlariga, tarkibsiz tashkilotlarda uning faoliyati jarayonida tashkil topgan har bir kalendar yilda yuritilgan barcha hujjatlar yig'majildlariga tuziladi..