Xizmat yozishmalari
taqozo etadi. Ushbu talablami bajarmaslik, birinchidan, xatlar
bilan ishlashni qiyinlashtiradi, ikkinchidan, ulaming huquqiy
va amaliy ahamiyatini yo‘qotadi.
Rasmiy xatlar matnida ikki xil mazmunda tushuniladigan
jumlalar bo‘lmasligi uchun ko‘chma ma’nodagi so‘z va ibo-
ralami qo‘llashda ehtiyotkorlik, sinchkovlik talab etiladi.
Rasmiy xatlar tilida aniqlik va qisqalik asosiy mezon
hisoblanadi. Bunday xatlar tili va uslubi qonunlar tiliga
qo‘yiladigan talablar darajasida bo‘lishi zarur.
Xizmat xatlari ikki nusxada yoziladi va imzolanadi. Bi-
rinchi nusxa jo ‘natilib, ikkinchi nusxa muassasaning o‘zida
saqlanadi. Agar xat ikki va undan ortiq joyga yo‘llansa, xat
jo ‘natilayotgan asosiy muassasa yoki rahbar xodimning no
midan so‘ng boshqalari beriladi. Birgina hujjatda uni oluv
chilaming nomi to‘rttadan oshmasligi kerak. Xizmat xatlari,
odatda, muassasa nomiga yuboriladi. Faqat masalaning hal
qilinishi bevosita rahbarga bog‘liq bo‘lsa, xat rahbar nomiga
jo ‘natilishi mumkin.
Xizmat xatlarida matn uchun sarlavha katta ahamiyat-
ga ega. Ular hujjatning qisqacha mazmunini, ya’ni xat nima
haqda ekanligini ko‘rsatadi. Masalan:
«Maktab ta ’miri uchun
qo'shimcha mablag‘ ajrat ish haqida», «To ‘lovlarga kafolat
berish haqida».
Matn uchun sarlavhalaming aniq va qisqa be-
rilishi ish yuritishda qator qulayliklar yaratadi.
Sarlavha bir jumladan iborat bo‘lib, xat matnidan oldin
chap tomonda joylashadi. Odatda, sarlavha
«haqida»
yoki
«to ‘g ‘risida»
kabi ko‘makchilar yordamida tugatiladi.
Sarlavha ikki qatordan oshmasligi zarur.
Xizmat xatlari matnidan so‘ng xatga imzo chekuvchi rah
bar lavozimining nomi aniq ko‘rsatilishi kerak. Agar xat xos ish
qog‘ozida yozilmagan bo‘Isa, xatning imzo qismida lavozim
nomidan tashqari muassasa nomi ham to‘liq ko‘rsatiladi.
Hujjat muassasa rahbari tomonidan imzolanadi. Ish yuri-
tish jarayonida ba’zan xatga rahbar vazifasini bajaruvchi shaxs
Dostları ilə paylaş: