Hujjatlarni sistemaga keltirish va saqlash

Xodimning shaxsiy yig’majildida to’planadigan hujjatlar quyidagilar:

• yig’majilddagi hujjatlarning ichki ro’yxati;
• mehnat shartnomasi;
• kadrlar hisobini yuritish bo’yicha shaxsiy varaqa(so’rovnoma);
• rahbariyatning boshqa lavozimga o’tkazish, yuqori lavozimga ko’tarish, rezervga kiritish to’g’risidagi taqdimnomalari;
• attestatsiya varaqalari;
• tarjimai hol;
• ma’lumot to’g’risidagi hujjatlarning nusxalari;
• tavsifnomalari yoki tavsiya xatlari;
• faxriy unvonlar, ilmiy darajalar berish, davlat mukofotlari bilan taqdirlash to’g’risidagi hujjatlardan ko’chirmalar(nusxalar);
• taqdirlash varaqalarining nusxalari;
• fotosuratlar;
• tibbiy tekshiruvlarning natijalari;
• T-2 shakldagi kartochkalar;
• Xodimga tegishli bo’yruqlarning nusxalari.

Xozirgi davrda hujjatlarni saqlash ikki turga bo’linadi:
1 .Gorizontal;
2.Vertikal.
Gorizontal usulda - hujjatlar ustma-ust quyilib saqlanadi. Vertikal usulda - esa yigmajildlarni kitoblarga o’xshab javonlarga taxlab saqlanadi. Yig’majildlarning muqovasida ularni tez va oson topish uchun raqam va indekslar quyib chiqiladi. Ba’zan, muqovalarda, chapki past burchaqdan boshlab o’ng yuqori burchakkacha diagonaliga signal chiziqchasi o’tqaziladi. Ko’pincha bu chiziqchaga raqam va indekslar quyiladi. Agar shkafdan birorta ish qog’ozi olinsa, chiziqcha bo’lib, bir qatorda turgan ish qog’ozlarning buzilganligi ko’rinib qoladi. Yig’majildning ichidan biror bir hujjatning olinishi ta’qiqlanadi. Ammo ba’zi istisno xollarda raxbarning yozma yoki og’zaki ruxsati bilan hujjatlar olinishi mumkin. Bu xollar belgilangan shaklda vaqtinchalik qo’llanishi uchun hujjatni berish to’g’risida (akt) dalolatnoma tuziladi. Bu tuzilgan dalolatnoma hujjatni qo’llanishi uchun olgan va qo’llanishi uchun bergan korxonalarning gerbli muxrlari bosilgan bo’lishi shart. Bu dalolatnoma hujjat chiqarilgan yerga quyiladi va hujjat qaytarilgo’nga qadar usha yerda saqlanadi. Dalolatnoma hujjat qaytishi bilan yo’q qilinadi. Xo’jatlar faqat xuquqli kishilargagina beriladi va muddati tugagan kuni bo’linmalardan olib chiqib qetish faqat raxbar xodimning yozma ruxsati bilan amalga oshiriladi.